ビジネスシーンでの適切なスケジュール管理は、仕事の効率化や優先順位の決定、効果的なコミュニケーションの確保に役立てることができます。
プロジェクトにおいても、チーム全体のタスク管理が上手くいかず計画倒れになったり、的確なスケジュール管理がおこなわれないと、リソースが確保できず納期に間に合わなかったりと失敗するケースがあります。
適切なスケジュール管理をおこなうことは、ビジネスの基本ですが、その管理の仕方に課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。
自身のスケジュールだけではなく、チーム全体のスケジュール管理をおこなうことで、複数人でおこなう業務やプロジェクトを効率的に進めることができます。
適切なスケジュール管理をするためにはどうすればよいのか、スケジュールの立て方や管理の手法について解説いたします。
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目次
スケジュール管理とは
スケジュール管理は、個人が自身の業務を把握し、いつまでにどのタスクを終わらせるべきなのかを計画し実行したり、組織全体で業務が滞りなく進むように計画・実行するプロセスです。
そのためプロジェクトにおいても、スケジュールの管理は重要な位置づけとなっています。
期限や進捗などの管理のほか、チームメンバーが抱えているタスクの進捗や作業時間などの管理も含まれており、スケジュール管理を適切におこなうことで、プロジェクト成功のカギとなります。
また、多くの人が関わるプロジェクトでは、メンバーが連携してスケジュールを管理できるようなコミュニケーション環境も必要になります。
スケジュール管理のメリット
適切なスケジュール管理をおこなうことには大きなメリットがあります。
考えられるメリットは以下のとおりです。
- 納期の遵守
- 業務効率化
- 優先順位が明確になる
- 情報共有がスムーズになる
詳しく見ていきましょう。
納期の遵守
ビジネスシーンにおけるスケジュール管理の最大の目的は、期日までにタスクを完了させることでしょう。
成果物の品質を落とさず、効率的にタスクを完了するためには、取りかかる順序や作業にかかる時間を管理して確実に実行する必要があります。
また、納期を遵守するだけではなく、スケジュールを管理することで、タスクの漏れや遅れ、Wブッキングなどが生じていないかを確認でき、トラブルが起きた場合に素早く対応することができます。
業務効率化
適切なスケジュール管理がおこなわれることで、業務効率化を図ることが可能になります。
スケジュールの立案の時点で、いつどのタスクをおこなうべきなのか、適切なタイミングの計画ができていれば、業務の手戻りなどを防ぐことができ、無駄を省くことができます。
作成されたスケジュール表に則って仕事をおこなうことで、重要な仕事を見落とすこともありません。
効率よく業務がおこなわれることで、残業時間の軽減や、生産性を高めることにもつながります。
優先順位が明確になる
スケジュール管理において、タスクの洗い出しは必須です。
タスクの洗い出しをおこなうことで、優先順位を明確にすることができます。
タスクの緊急性や所要時間ばかりに気を取られていると、タスクの依存関係を見誤ったり、重要性の高いタスクに時間を割けなかったりといったことになりかねません。
洗い出しをおこない、全てのタスクが明らかになることで、タスクの依存関係や、重要性・緊急性・所要時間・影響度などから、優先順位を割り出すことができます。
優先順位の決定には、緊急度と重要度のマトリクスが役立ちます。
情報共有がスムーズになる
一人ひとりがスケジュールを管理できていれば、チームで仕事をする場合の連携や協力も円滑におこなえます。
タスク同士はつながりがあることがほとんどなので、ひとつのタスクが終わらなければ次へ進めないということも多々あります。
チームメンバーの誰がどのタスクを担当していて、いつ終わるのか、などの情報共有がおこなわれないと、チーム全体の進捗も停滞してしまいます。
スケジュール管理で、自分の状況をチーム全体に知らせることができるシステムを構築したり、リアルタイムでメンバー全員の進捗状況を把握できるようにしたりすることで、スムーズに情報共有することが可能になります。
スケジュール管理が上手くいかない原因とは
どのようなタスクやプロジェクトにおいても、スケジュール管理は欠かせないものであることがわかりました。
しかし、スケジュール管理を適切におこなっているつもりでも、思うように業務が進まず、期日に間に合わないというトラブルが発生してしまうことがあります。
スケジュール管理が上手くいかない原因とはどのようなものでしょうか。
いくつか代表的な原因と注意点について説明します。
余裕のないスケジュール設定
余裕のないスケジュールを設定すると、なにかトラブルがおきてもそれに対処する時間の確保ができなくなってしまいます。
スケジューリングの際に、バッファ（余裕）を設けることでトラブルに対応できます。
具体的には、各タスクの間に調整時間などをはさみます。
問題がなければスケジュールを前倒しすることもできますし、重要性の高いタスクにその時間を当てることも可能です。
緊急性の高いタスクが発生したときに割り込ませることもできます。
全体の工数が把握できていない
スケジュールの立案の時点で、タスクやプロジェクトのスタートからゴールまでにかかる工数の把握ができていなければ現実的なスケジュールを組むことはできません。
タスクやプロジェクトが動き出してから、想定していた工数と違ったとしても、すぐに対処することは難しいでしょう。
まずは全体のタスクや所要時間を把握し、実現可能なスケジュールを組みましょう。
コミュニケーション不足
チームでの連携が必要な場合、スケジュール通りに業務を進めるためには情報共有は欠かせません。
コミュニケーションが不足していると、メンバーの状況を理解することができず、自分がどこまで作業を進めればよいのかもわかりません。
また作業に遅れが生じたときに、代わりにタスクを担当してもらうなど、応援を頼むことも困難になってしまいます。
定期的に会議をおこない、メンバーそれぞれの進捗状況を共有する、ビジネスチャットツールを活用するなど、上司と部下がお互いに相談しやすい環境を整えておくなどの工夫が必要になります。
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スケジュール管理の手順
スケジュール管理は以下の手順でおこないます。
- タスクの洗い出しと統合・分割
- 作業時間を想定する
- 優先順位の決定
- スケジュールの設定
- 最新の進捗状況を共有する
順序を踏まえて、効果的にスケジュールを管理しましょう。
スケジュール管理の手順1
タスクの洗い出しと統合・分割
まずは、タスクの洗い出しからはじめます。
担当する業務のすべてを洗い出し、細分化することで、おこなうべき工程の全体像・タスク量が明確に見えてきます。
必要なタスクの洗い出しをおこない、順序付けることで、詳細なスケジュール表が出来上がっていきます。
タスクの洗い出しのあとは、統合や分割をおこない、効率よく業務を進めることができるようにしましょう。
タスク一つひとつの所要時間なども把握しておくと、スケジュール設定や担当者を決める場合にもスムーズです。
スケジュール管理の手順2
作業時間を想定する
タスクを洗い出すことで、一つひとつのタスクにかかる時間の想定はできますが、想定より時間がかかってしまうケースは多々あります。
作業時間には個人差もあり、担当者によって完了までにかかる時間が異なります。
実際やってみないと正確な作業時間は計れないこともあるため、作業開始後も定期的にタスク別の所要時間を見直し、逆算してスケジュール設定をする必要があります。
スケジュール管理の手順3
優先順位の決定
タスクやプロジェクトの完了までに、こなすべきタスクとその作業時間が明確になったら、優先順位を決定します。
メンバー間でやり取りが必要になる場合や、タスク同士の依存関係なども考慮して優先順位を決定します。
リスト化したり、カレンダー機能のついたアプリを活用したりといった工夫をすることで、決定した優先順位を可視化し、チーム全体に周知することも大切です。
スケジュール管理の手順4
スケジュールの設定
タスクの把握、作業時間の想定ができたら、次に具体的なスケジュールの設定をおこないます。
タスクやプロジェクト全体にかかる時間や日程を少し多めに見積もるなど、できるだけ余裕のあるスケジュール計画を立てることで、何かトラブルが起きたときなどにも迅速に対応することができます。
チームで連携する場合は、どのタスクを誰がおこなうのか担当者を明確にしておくことが大切です。
責任の所在を明確にしておくことで、イレギュラーやトラブル発生時にも早期に対処できます。
スケジュール管理の手順5
最新の進捗状況を共有する
チームで業務をおこなう場合は、誰がどのタスクを担当しているか、またタスクの漏れや遅れは出ていないかなどの進捗情報は、常に最新のものに更新するようにしましょう。
なぜなら、重複が発生したり、遅延に気が付きにくいなど、スケジュール通りに作業が進まないという不具合が起こるからです。
この最新の進捗状況は、常にチーム全体に共有することも大切です。
スケジュール管理をおこなうためのツール
業務の可視化を目指す時、専用の管理ツールを使うことが一番簡単でしょう。
ツールを使うことで、効率的なスケジュール管理をおこなえ、業務に集中することができます。
Excel・Googleスプレッドシートなどの表計算ソフトや専用の管理ツールを用いる場合が多いですが、個人の管理であれば手帳を用いることも一般的です。
スケジュール管理がおこなえるツールとして、以下の5つをご紹介します。
- 手帳
- Excel
- Googleカレンダー
- Microsoft Teams
- プロジェクト管理ツール
ひとつずつ見ていきましょう。
手帳
手帳（ノート）は、スケジュール管理や日記として古くから多くの人に使われているToDoツールです。手書きの日報をスケジュール管理や、タスク管理に使っているという企業もありますし、ビジネスのみならず、習慣としてプライベートで手帳を使っているという社会人も多いのではないでしょうか。
手帳は手軽に持ち運べるため、時と場所を選ばず書き込むことができ、パソコン操作が苦手な人でも活用できます。
手帳には、六曜が書かれたものや、タイムマネジメントに役立つ週間バーティカルタイプなど、さまざまな種類があるので、好みや使い勝手で選ぶとよいでしょう。
自分自身で、見やすいようにカスタマイズできる「バレットジャーナル」も近年、話題です。
しかし、手帳などの紙を使ったスケジュール管理は、自分自身のToDoや日程を管理・記録するのには向いていますが、情報共有が難しいため、チームでのスケジュール管理には不向きです。
Excel
Windowsユーザーにはなじみ深いツールであるExcelは、すでに活用している企業も多く、高額な設備投資などが不要のため、導入ハードルが極めて低いことが特徴です。
加えて基本的な操作であれば、ほとんどの人がExcelを扱えるでしょう。
Excelと同じような使い方ができるGoogleスプレッドシートを用いるケースもよく見られます。
スプレッドシートは、Googleアカウントがあればだれでも使えるため、すぐにスケジュール管理に活用することができます。
専門的な知識は必要になるものの、関数を用いればガントチャートや計算システムなどの作成も可能となりますので、テンプレート化しておくと便利です。
ただし、プロジェクトにおいて計画変更が発生する都度、チャートの変更を手動で操作しなければならず、これは手間が掛かる上に、どの箇所をどのように変更をしたかなど、履歴を追えなくなるというリスクもあります。
さらに、タスク間における作業の順序や関連付けができないというデメリットもあり、実績を元にした担当者ごとの工数集計や負荷管理がしづらかったりと、管理上の難しさが目立つツールです。
Googleカレンダー
カレンダーアプリとして有名なGoogleカレンダーは、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で活用できるため、すでに利用しているという方も多いのではないでしょうか。
ChromeでGoogleアプリを開き、Googleカレンダーのアイコンをクリックするだけですぐに使えます。通常では週表示ですが、画面右上の「週」と書かれたボックスをクリックすると、日・週・月・年・スケジュール・4日と表示をカスタムできるので、月単位、年単位で確認したい場合や、予定が多すぎて画面が見にくい場合に便利です。
カレンダーには、日時だけではなく時刻も入力でき、リマインダー設定も可能です。
Googleアカウントを持っているユーザー同士であれば、招待することで、スケジュールを共有できます。
GmailやGoogleドライブ、Google Meet、Googleマップなど、Googleの他のツールとも連携して使うことができるのが特徴です。
Gmailから予約や予定なども自動で追加することもできるほか、Googleマップと連携させることで、目的地の情報をカレンダーに表示することも可能です。
Google Meetで打ち合わせをおこなう予定ができたときも、自動的にカレンダーに追加することができます。
スタンプ機能はありませんが、ラベル機能で色分けをして視覚的に管理したり、機種によりますが、Smart Watch（スマートウォッチ）と連携させ、リマインダー通知を送ったりもできるため、スケジュールを忘れるなどもミスを防ぐことができます。
Googleカレンダーはモバイルデバイスにも対応しており、Google Play（Android）・App Store（ios）から無料でアプリをダウンロードできます。
同一アカウントでログインすることで、パソコンとスマホ・タブレットを同期できるため、いつでも予定を確認・編集できます。
Microsoft Teams
「Microsoft Teams」は、Microsoft社が提供しているグループウェアです。
チャネル毎や1対1のチャットのほか、ビデオ会議、複数人でのファイルの共有などが可能で、世界中で広く使用されています。
Microsoft社のさまざまなツールと連携させることが可能です。
例えば、Microsoft ToDoと連携させれば、チームでのタスク管理をおこなえるため、プロジェクト全体の管理に向いており、スケジュールを共有することで、プロジェクト全体のスケジュールを管理することが可能になります。
Outlookから直接、Teamsに予定を追加することもできるので、Outlookでアポイントメールをもらったときに、漏れなくスケジュールに組み込むことができます。
タスク・プロジェクト管理ツール
効率的なタスク管理・プロジェクト管理には、業務を一元管理できるツールが有効でしょう。
必要な要素を入力するだけで、ガントチャートなどが簡単に作成でき、変更履歴の把握やタスクの関連付けなど、Excelでは難しいことも簡単に解決できる場合が多いのが特徴です。
大局的なプロジェクトスケジュール管理のみならず、細分化したタスク管理もおこなえるため、タスクの優先度やタスク間の関係性なども考慮しつつ、適切な業務調整が可能となります。
進捗の可視化により、管理業務が効率的におこなえるため、プロジェクトメンバー間でのフォロー体制も確立しやすくなります。
パソコンだけではなく、スマホ・タブレットなどさまざまなデバイスで使えるツールであれば、外出時や移動のときの隙間時間にスケジュールを確認・編集することもできるので、おすすめです。
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スケジュール管理を支えるJooto
Jootoはタスクやプロジェクトの進捗を「カンバン方式」と「ガントチャート方式」で確認することができる、タスク・プロジェクト管理ツールです。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードを、ドラッグ＆ドロップのシンプルな操作性で、直観的にタスク管理できるカンバン方式のみならず、ワンクリックで自動的にガントチャートも作成することができます。
ExcelやGoogleスプレッドシートを利用したガントチャートのように、手間と時間がかからず、また簡単に共有もおこなえるため、業務効率化が実現されます。
さらに自分以外のチームメンバーがそれぞれ抱えているタスクを確認することができるので、誰がどのようなタスクを負っているかをチーム全体で把握することが可能です。
近年増えているリモートワークでプロジェクトを進めていく場合にも、非常に有効なツールといえます。
また、タスクごとにコメントの記入と、資料添付が可能なためコミュニケーションとファイル共有に役立てることもできます。
外部ツールとの連携も、Jootoなら可能です。
Googleカレンダーや、ビジネスチャットツールであるSlack、Chatworkなどと連携させることで、Jooto内でのタスクアクションを外部機能へと通知でき、タスク・プロジェクトの進捗状況を自動的に知ることができます。
大人数が関わるプロジェクトには「タスクDXプラン」
Jootoの「タスクDXプラン」なら、大人数が関わるようなプロジェクトの場合でも、すべての関係者を追加料金なしでフォローすることが可能になります。
Jootoに情報を一元化しておくことで、たとえば会議の議事録や企画書などを共有する際、これまでは、多くの人にメールで送るなどしていたものが、Jooto上にアップロードすることで、必要な人が自分で情報を見に行くことができるため、業務効率化につながります。
ワークフローの進捗状況や必要な書類などの情報をすべてJootoに集約することができます。
また「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携することで、業務自動化を実現することも可能です。
Jotooは無料で利用できるプランもあるので、まずはトライアルとしてはじめてみませんか。
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