ChatGPTを使ったタスク管理の方法について解説します。
2022年11月にOpenAI社によって公開されて以来、世界中から注目を集めている対話型のAI（人工知能）であるChatGPT。
ChatGPTをビジネスに活用することで、業務を効率的に進められ、生産性を向上できると話題になっています。
より機能が向上した有料版の「GPT-4」も公開され、仕事やプライベートで使用しているという人や企業も増えてきました。
ChatGPTを使ったタスク管理や、効果的なプロンプトの例について解説しますので、ビジネスにChatGPTを活用して、効率化を図りたいという方はぜひ参考にしてください。
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目次
ChatGPTとは
ChatGPTは、米国の研究機関であるOpenAIが開発した言語モデルです。
使い方は容易で、アカウントを登録すれば誰でもすぐに無料で始めることができます。
AI（人工知能）相手にまるで人間と会話しているようなチャット形式での対話が可能で、さまざまな場面での活躍が期待できます。
GPTとは開発元であるOpenAIが公開している言語プログラム（文章生成モデル）で、無料版で使えるのは「GPT‐3.5」になります。
英語・日本語以外にも多くの言語に対応しており、世界中で使われています。
プロンプト（AIに対する質問）をテキスト入力すると、ChatGPTがWebページで公開されている膨大な情報から適切な回答を予測し、導き出してくれます。
これにより、タスク管理の効率化や品質向上が期待できます。
対話型AIサービスは、ChatGPTの他にもGoogle社が開発した「Google Bard」も有名です。
参照：ChatGPT
ChatGPTでできること
ChatGPTは主に以下のことに活用できます。
- アイデア出し
- 会話・相談
- 要約・まとめ
- 翻訳
- 相談
- プログラミング
- スケジュール生成
- タスク管理
これらを利用すれば、プライベートからビジネスまで、広く活用できることから世界中で高い関心を集めています。
アイデア出しでは、自分のアイデアをChatGPTに提示して他によいアイデアがないかとプロンプトを入力することで、面白いアイデアを得られるかもしれません。
相手はAI（人工知能）なので、気軽に人には言いにくい悩みの相談もできます。
多言語に対応していることから、翻訳も得意ですし、長い文章を要約させることで効率的に仕事を進められます。
注意しなければいけないのは、情報の正確性が保証されていないことです。
ChatGPTの特性上、質問によっては誤った回答が返ってくることも珍しくありません。
必要に応じて専門家の判断を仰ぐことも視野に入れてください。
ChatGPT Plusとは
ChatGPTには、「ChatGPT Plus」という有料プランがあり、上位モデルであるGPT‐4を利用することができます。
有料プランは無料版と比較して、主に下記の点で優れています。
- 画像入力ができる
- Webに接続できる
- プラグイン機能が利用できる
無料版である「GPT-3.5」は2022年1月時点の情報から更新されていません。
無料版とは違い、「GPT‐4」はネットに接続できることから、最新の情報を得ることが可能になり、回答の精度や正確性が向上します。
さまざまなプラグイン機能（拡張機能）を利用できるので、リマインダーなど、使いたい用途に合わせて活用できる点もポイントです。
ChatGPTを自社ツールに組み込むことで、新たなサービスを展開している企業も増えています。
詳しい使い方は関連記事を参考にしてください。
ChatGPTを使ったタスク管理の方法
タスク管理とは、仕事を進める際に必要なタスク（作業・仕事）を適切に管理して目標達成までの道筋を明確にする仕事術で、ビジネスパーソンにとって重要なスキルの1つです。
ChatGPTは会話の中からタスクを抽出し、情報を整理してくれます。
タスクの細分化や優先順位の決定、スケジュール計画などをChatGPTにさせることで、効率的にタスク管理を行うことが可能になります。
しかし、ChatGPTはあくまでチャットボットであるため、本格的なタスク管理には別のツールを使うほうがよいでしょう。
補助的な役割でChatGPTを活用することで、業務を効率化できます。
ChatGPTを使った効果的なタスク管理の主な方法は以下の通りです。
- プラグインを活用してリマインダーを設定
- タスクのリスト化
- 優先順位を判断してもらう
- スケジュールの自動生成
詳しく解説します。
ChatGPTを使ったタスク管理の方法1
プラグイン（拡張機能）を活用したリマインダー設定
ChatGPTを使ったタスク管理にはプラグイン（拡張機能）の活用が便利です。
ChatGPTのプラグインである「Reminders」を使えば、リマインダーの追加や削除、タグ付けなどができるようになり、タスク管理を効率化させることができます。
リマインダーの設定を行うことで、タスクの期日が近づくとリマインドが送られてきます。
タスクの遅延や漏れを防止できるほか、目標達成へのモチベーションの向上にも繋げることができ、進捗管理に役立ちます。
プラグインは（拡張機能）は有料版のGPT-4 でしか使うことができないため、注意が必要です。
ChatGPTを使ったタスク管理の方法2
タスクのリスト化
タスク管理を行う際、その仕事やプロジェクトを実行するためにどれだけのタスクがあるのか、洗い出すことからはじめます。
ChatGPTをつかってタスクをリスト化することで、洗い出しの作業を簡略化できます。
タスクをリスト化するための例として、以下のプロンプトを入力します。
- クライアントとの企画会議のタスクをリスト化してください
ChatGPTからは下記の画像のような回答がありました。
事前準備やアジェンダの作成から会議のフォロー、プロジェクトの進捗報告まで細かく、ToDoをリスト化してくれます。
粒度の大きなタスクを細分化するのに役立ち、読むだけで今から何をするべきなのかがすぐにわかります。
ChatGPTを使ったタスク管理の方法3
優先順位を判断してもらう
タスク管理において、優先順位の決定は非常に重要です。
ChatGPTに複数のタスクを提示することで、優先順位を判断してもらえます。
例として以下のようなプロンプトを入力します。
- 会議室の予約
- 請求書の作成
- メール確認と返信
- 報告書の作成
- 予算見積もり
- クライアントへのアポ取り
以上の優先順位を教えてください。
ChatGPTからは以下のような回答がありました。
優先順位がつけられ、その理由も記載されています。
大切なのは、ChatGPTが回答した優先順位を鵜呑みにせず、自分でもよく考えて判断するように気を付けるということです。
ChatGPTを使ったタスク管理の方法4
スケジュールの自動生成
ChatGPTをスケジュール管理に活かすことも可能です。
やるべきタスクと期限を提示することで、スケジュールを自動で生成してくれます。
その日のToDoと勤務時間を入力すれば、スケジュールが作成されます。
前項で優先順位の判断を依頼した後、例として以下のプロンプトを入力しました。
- 会議室の予約
- 請求書の作成
- メール確認と返信
- 報告書の作成
- 予算見積もり
- クライアントへのアポ取り
先ほどの優先順位をもとに今日のスケジュールを生成してください。
勤務時間は9時から18時です。
ChatGPTからは以下の画像のような回答を得ることができました。
上記の画像のように時間配分もしてくれるため、遅れが生じにくくなり、進捗の管理に役立ちます。
この通りにスケジュールを組む必要はありませんが、一から考える必要がなくなるため、時短になり、業務を効率化できます。
今回は「今日の予定（ToDo）」を生成しましたが、長期にわたるプロジェクトの場合でもやるべきことと完了までの期限を指定してプロンプトとして投げかけることで同じようにスケジュールを生成できます。
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ChatGPTでタスク管理をするメリット
ChatGPTを使用したタスク管理には以下の3つのメリットがあります。
- タスクの漏れ・抜け防止
- スケジュール管理の効率化
- 優先順位の明確化
詳しく解説します。
ChatGPTでタスク管理をするメリット1
タスクの漏れ・抜け防止
目の前の仕事に追われていると、タスクの漏れや抜けが発生してしまうことがあります。
これらの課題を解決するため、ChatGPTの活用が役立ちます。
プラグインを活用すればリマインダー機能を使うことができるため、タスクを忘れてしまうことを防ぐことができます。
また、粒度の大きなタスクを細分化できるため、タスクが漏れるのを防ぐ効果もあります。
特に大量のタスクを抱えている場合、ChatGPTによってタスクを整理することで、効率的にタスクを進めることができ、生産性も大幅に向上します。
ChatGPTでタスク管理をするメリット2
スケジュール管理の効率化
タスク管理とスケジュール管理は切っても切れないものですが、スケジュール計画を立てるのは時間も手間もかかります。
ChatGPTにタスクと期限を提示することで、簡単なスケジュールを組んでくれるため、時間の節約になり効率的にスケジュール管理をすることが可能です。
また、急なトラブルでスケジュールを変更しなくてはいけなくなったときにも、ChatGPTに伝えると、解説方法や対策を提示してくれ、柔軟なスケジュール調整が可能になります。
スケジュール管理や調整が苦手ない人は、試してみるとよい結果が得られるかもしれません。
ChatGPTでタスク管理をするメリット3
優先順位の明確化
タスク管理において、優先順位の決定は大変重要です。
ChatGPTは、タスクの重要度や緊急度の判定の手助けもしてくれます。
ChatGPTの導き出した回答に応じて、優先順位の高いタスクから取り組むことが可能になります。
ChatGPTはWeb上の膨大なデータを基にして予測して回答しているため、必ずしも優先順位が正しいわけではありませんが、逆にいえば一般的な優先順位を知ることができ、自社の業務と比較できるようになるため、より確度の高い順位決定を行うことが可能になります。
ChatGPTでタスク管理を行う注意点
ChatGPTを使ったタスク管理にはいくつか注意点があります。
主な注意点は以下の通りです。
- 段階的に指示を出す
- 指示を鵜呑みにしない
- 機密情報を入力しない
- タスク管理ツールとの併用がおすすめ
詳しく見ていきましょう。
段階的に指示を出す
ChatGPTを利用していると、的外れな回答だな、と思うことがあるかもしれません。
曖昧なプロンプトを送っても、曖昧な答えしか返ってこないため、具体的な質問をするようにしましょう。
また、「企画会議に必要なタスクは何ですか？」「優先順位を教えてください」「それぞれのタスクの所要時間を教えてください」など、段階的に指示を出すことで、回答の精度は向上します。
指示を鵜呑みにしない
ChatGPTはAI（人工知能）が膨大なデータを分析して回答を作るサービスで、必ずしも完璧な答えが得られるとは限りません。
あなたの質問を正しく理解しないこともありますし、回答が間違っていることもあります。
指示を鵜吞みにせず、おかしいと思ったことは自身で確認したり、タスクの修正を指示することも必要です。
機密情報を入力しない
ChatGPTは、入力されたデータを学習して蓄積していきます。
そのため、社内の機密情報を扱う際には十分な注意が必要です。
「〇〇社への〇〇件での提案資料作成」「〇〇さんへの〇〇についての連絡」など具体的な個人名や社名、売り上げなどの数字をプロンプトとして入力すると、情報漏洩につながる可能性があります。
ホーム画面の左下にあるユーザー名から設定を選択し「データ制御」の「チャット履歴とトレーニング」をオフにすることで、入力情報を学習させないように設定することもできます。
タスク管理ツールとの併用がおすすめ
ChatGPTは、タスクのリスト化や優先順位の決定、スケジュールの作成などに役立つことがわかりましたが、プロジェクトなどでチームのタスクを管理するには、タスク管理ツールとの併用をご検討ください。
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ChatGPTはタスク管理のサポートとして使えることがわかりましたが、本格的なタスク管理にはJootoをおすすめします。
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また、タスクごとにメッセージを残せるので、チャットとしても使うことができます。
タスクにファイルを添付することも可能で、情報共有や情報の一元管理に役立ちます。
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