業務の細分化と担当の特性を洗い出す業務分担表で、プロジェクトの業務効率化・生産性向上を図る！

ワークライフバランスの推進、コロナ禍におけるテレワークの普及などにより、チーム運営の指揮が難しくなっています。
チームの業務効率化を図る上で、メンバーの業務分担を見直すことは、とても重要です。

そこで有効な施策が、「業務分担表」の作成です。
業務分担表をメンバー全員で共有することで、チーム全体のタスク量が把握でき、また個々人の役割・チーム全体の役割もそれぞれ明確になります。

 

業務分担表とは

業務分担表とは、業務を洗い出し、誰に何の業務を割り振るかを示した表のことを指します。

業務分担表は、主に業務の割り振りを、見える化するために作成します。
あらゆるオフィスワークにおいて機能する業務分担表ですが、同時に複数のタスクを担当することが多いバックオフィス部署、例えば人事部や総務部などでも、非常に有効な手段と言えます。

 

業務分担表の作成メリット

業務分担表で業務完了までのプロセスが明確になる

業務分担表を作成すると、目標達成までのプロセスが明確になります。
そしてプロセスが明確になることで、業務の優先度も自ずとはっきりするでしょう。

つまりプロジェクト遂行する上での、「やるべきこと＝タスク」が見える化します。

また完了したタスクも可視化されるため、それに伴う達成感が社員のモチベーションを高めます。
このように見える化は、業務の効率化、生産性の向上に繋がるのです。

業務の抜け漏れが防げる

発生した業務を、場当たり的に割り振りすると、業務の対応漏れを起こしたり、見落とす可能性があります。

これを回避するためには、まず必要な業務を洗い出すことです。
洗い出した業務に対し、適材適所のアサインを行います。
追加業務が発生すれば、同様の割り振りを随時行うというスタンスを崩さない限り、業務を取りこぼすことはありません。

また業務分担表を作成し共有しておくことで、他メンバーも適宜チェックできる体制が構築されます。
つまり業務分担表はセーフティネットとしての役割を持ち、業務を取りこぼすことを二重三重で防ぎます。

業務に対して責任感を持てる

業務分担表で業務の割り振りを行い、タスク担当者を明確にすることで、業務における責任の所在が明らかになります。
その結果、良い意味で仕事に責任感と緊張感を促すこととなり、無責任なタスク遅延などを削減することに繋がります。

進捗共有によるサポート体制の強化

業務分担表では、メンバー各人の進捗状況が可視化されます。
業務に遅れが出ているメンバーがいれば、手の空いたメンバーが適宜サポートに回ることができます。

社員同士でのサポート体制の構築は、良いチームワークを生み、ひいては生産性向上を期待できるでしょう。

 

業務分担表の作成手順

業務の全体像の洗い出し

業務分担表を作成するにあたって、まず行うべきことは業務の全体像を明確化することです。

メンバー全員の作業内容と、それにかかる時間を記録することから始めます。
業務全体の作業内容を把握し、誰がどの役割に割り振られているのかも確認することができます。

作業のリストアップ

業務は細分化してみないと、実際の作業が見えにくい場合があります。
細分化することで、行うべき業務がより明確になり、進捗もマネジメントしやすくなります。

また業務は期限内に完了させねばなりませんが、イレギュラーな仕事が入った場合や、休職者が出た場合などに進行を変えなければならないこともあります。

作業には優先順位を付け、リストアップすることが大切です。

作業完了日の記入

それぞれ細分化された作業の、毎月の予定完了日を記入します。
数か月にわたるプロジェクトなどの場合、目標達成や最終納期などのデッドラインを考慮し、完了日を決定しましょう。

その際、業務分担表の作成後に、追加業務や遅延が発生するリスクを想定し、期日設定や人数分配などは、余裕のある数値にすることが大切です。
そのため業務分担表は、タスクや担当者を簡単に変更・追加できるフォーマットにすると便利です。

雑務の洗い出し

忘れられがちなのが、日々の雑務です。

電話応対や清掃など、特定の誰かが善意で行っているような、分担の曖昧な雑務が増えている場合は要注意です。
一つ一つは取るに足らない作業量でも、いつの間にか雑務が増えて、本来の仕事が回せなくなるということもあります。
簡単な雑務ほど、誰が何を役割分担するか、公平に決めておきましょう。

担当者の決定

業務分担表を作成するにあたり、必要な要素を全て洗い出せたら、各々の作業に適した人材をアサインしましょう。

業務分担は、適材適所に人員配置をすることと、プロジェクト全体の人員リソースの最適化のために行います。
業務分担に当たりヒアリングを行うと、個々人の得意不得意が見えてきます。

それぞれのリソース・状況を考慮した上で、担当者を決定し、PDCAを回していくことが重要です。

タスク管理で業務分担がわかる「Jooto」

企業では、プロジェクトは基本的に一人では行いません。
プロジェクトにおいて関わる人数が増えると大変になるのが、社員一人ひとりのタスク管理です。

この課題を解決するために、タスク管理として役立つ業務分担表を作成します。
タスク管理とは、ToDoリストマネージメントやスケジューリングにより、仕事の優先度を見える化し、業務の平準化・進捗管理を行う手法です。

特にプロジェクトメンバーの姿が見えないテレワーク環境下においては、メンバー各人の業務の進捗状況をチーム全体で共有することは、リスク管理の側面から見ても有効な施策です。

クラウド型プロジェクト・タスク管理ツール「Jooto」は、「時間や場所にとらわれずに多様な働き方を可能に」することをコンセプトに、メンバー全員がタスクのステータス・プロジェクトの進捗状況を、ひと目で把握できることを目指して作られています。

ホワイトボードに付箋を貼るようなシンプルなユーザビリティで、タスク担当の振り分けやタスク納期など、タスクのステータス操作ができ、チーム全体で、メンバー各人のタスクをリアルタイムで把握することが可能です。

テレワーク環境下での、最適な「クラウド型業務分担表」としてJootoはお役に立つことができます。
タスク・進捗の状況を、表型・ガントチャート型、それぞれで可視化することができ、ユーザー様の用途に合わせて、サポートいたします。

Jootoならタスクの見える化により、テレワーク下でも効率的な業務の洗い出し、効果的な業務の割り振りから、チームの生産性向上まで、お手伝いすることが可能です。