ワークフローの基本を徹底解説！業務改善に適したツールもご紹介

自社のワークフローが複雑になっていませんか？

働き方改革の推進による業務効率化や、テレワークの影響もあって、今まではアナログでおこなっていたワークフローをデジタル化しようという動きが高まっています。
確かに、紙を印刷して記入し、申請者・承認者・決裁者が捺印し回付するシステムはペーパーレス化を推し進めている現代にはそぐわない方法といえるでしょう。

ワークフローの基礎知識やシステムを構築するにはどのような方法がよいのか、導入手順やメリットデメリットについて詳しく解説いたします。

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ワークフローとは

ワークフローとはWork（ワーク：仕事）とFlow（フロー：流れ）を組み合わせた言葉で、組織内の仕事の流れという意味や、ビジネスプロセスの一連の流れを明確に図式化したものを指す言葉です。

どのような企業であっても、業務についてまずは、申請（起案）、そして上長に回付し承認・決裁という、複数人が関わる一連の流れが存在します。

ワークフローには企業が起案した内容を承認するという、企業の意思決定の役割があります。
ワークフローが適切に機能していなければ、組織内の意思決定は遅れ、生産性の低下など、企業の経営に深刻な影響を与えかねません。
逆にワークフローがスピードアップすれば、業務効率化が実現でき、生産性の向上なども期待できます。

アナログな方法でのワークフローの問題点

申請書を手書きで記入し、署名や押印をするというアナログなワークフローをおこなっている企業も、まだまだ多いかと思います。
しかし、アナログな方法にはデメリットが多数あります。

手書きの文書では、記入漏れが起こることがしばしば見られます。
また、申請書や帳票、稟議書は回付・回覧によって承認・決裁までおこなわれるケースが多く、今どこを回っているのかわからないなど進捗状況が把握しにくくなってしまうことがあります。
そして、もし不備があっても、差し戻しまでに時間がかかり、業務に遅れが生じてしまうことも。
申請が大量におこなわれているような企業の場合、一連の経路がわかりづらく、書類の紛失などといったトラブルも起こりかねません。

また紙ベースで決裁までおこなわれた場合、書類は全てファイリングし保管する必要があり、膨大な量の書類を保管・管理するスペースや担当者が必要になります。

ワークフローシステムとは

ワークフローをデジタル化・システム化したものが、ワークフローシステムです。
システムによって、ワークフローが可視化されることで、稟議書や申請書・帳票などが今だれの承認・決裁を待っているのか一目でわかるようになります。
もし、書類に不備があった場合でも、どこに不備があり承認されないのかがすぐに確認でき、無駄な時間が生じません。
ワークフローシステムを確立することによって、BPM（業務改善）につながり、業務効率化などの効果がのぞめるのです。

ワークフローシステムの機能

ワークフローの改善にグループウェアを使って、稟議書の回付経路や決裁ルートを明確にし内部統制を図っている男性

ワークフローシステムは業務内容や企業の規模などによって必要となる機能は違ってきます。
さまざまなワークフローシステムがリリースされており、備わる機能もさまざまです。
グループウェアやポータルサイトと連携して使えるものもありますが、自社の目的に沿うシステムを選ぶことが大切です。

代表的な機能は以下のとおりです。

書類・申請フォーマット（テンプレート）
承認ルート（回付経路）の確認
進捗状況の可視化
アーカイブ機能
SSO（シングルサインオン）

詳しく見ていきましょう。

書類・申請フォーマット（テンプレート）

申請内容によって記載するべき内容は異なります。
各種申請に必要な書類などは電子化し、すぐにフォーマットを取り出せるようにしておく必要があります。
紙ベースのワークフローでは、申請書・帳票などの種類が多岐にわたるため、申請書・帳票がどこにあるのか、どのフォーマットを選べばよいのかわからないということが多々あります。

ワークフローシステム上に申請書・帳票を集約しておくことで、探す手間がなくなり、時間の短縮になり、コスト削減にもつながります。

また、テレワーク（リモートワーク）などで、申請書をもらうためにわざわざ出社する必要はなく、ワークフローシステムにアクセスすることで、必要な書類をすぐに手に入れることができます。

承認ルート（回付経路）の確認

申請する内容によって書類のフォーマットが違うように、承認ルートや回付経路も違います。
社内稟議や経費精算、休暇届など、種類が多くある場合、すべての承認ルートや回付経路を把握することは難しいことです。
間違いを防ぐためにも提出する申請書や稟議書が、どのような承認者をたどっているのか確認できるシステムが必要です。
また、人事異動や、組織の改編などで、承認ルートや回付経路が変更になることはよくあるので、変更の際にはすぐに対応できるシステムがよいでしょう。

進捗状況の可視化

ワークフローの進捗状況の可視化は、ワークフローシステムには欠かせないものです。
申請したものの、どこかで止まってしまい、催促しようにも、どこで停滞しているのかわからないというケースでも、進捗状況が可視化されることで、申請がどこまで通っているのかわかるため、見通しがつきやすくなります。
また、申請日や承認された経緯などについても証跡として残せることから、内部統制の強化にもなります。

アーカイブ機能

過去の申請書を確認したい場合、紙ベースでは膨大な書類のなかから探し出す必要があり、時間と手間がかかってしまいます。
ワークフローシステムにアーカイブ機能があれば、検索をかけることで、必要な書類をすぐに発見することが可能になります。

SSO（シングルサインオン）

一つのID・パスワードで複数のシステムが利用できる機能です。
使っているシステムごとにIDとパスワードを入力するのは手間がかかってしまいます。
SSO（シングルサインオン）が導入されているシステムを選ぶことで、従業員の負担を軽減することができます。

ワークフローシステムの導入手順

グループウェア導入にあたり、ワークフローを図式化して稟議書の回付ルートを検討している男性

ワークフローシステムの導入を成功させるためのプロセスを紹介します。
推進体制が整ったら、以下の手順で進めていくとよいでしょう。

必要な機能の洗い出し
利用範囲、承認ルート、決裁ルールの確認
ワークフローシステムの選定
申請書類の準備・権限の設定
スケジュール決定
使い方のセミナーなどをおこなう

進め方について詳しく解説します。

ワークフローシステムの導入手順1
現状のワークフローの洗い出し

まずは現状のワークフローを洗い出すことからはじめましょう。
そこからシステム化するものを選びます。
洗い出しをおこなう際、現状の課題や、不要なフローや簡略化を図れるフローについても精査して改善する必要がでてくるかもしれません。できるだけシンプルな方がシステム化はしやすくなります。

ワークフローシステムの導入手順2
利用範囲、承認ルート、決裁ルールの確認

現状のワークフローの洗い出しができたら、ワークフローについての利用範囲を確認します。

承認ルートや決裁ルールについても確認します。
複数の部署が関わるような場合、承認ルートが分岐する、承認者の数が増えるなどさまざまなパターンが考えられます。
そのような課題が見つかった場合は曖昧にせず、しっかりとルール化しておくことが重要です。
ワークフローシステムを導入しても、滞りなく進められるように、場合によっては変更が必要になることもあります。

ワークフローシステムの導入手順3
ワークフローシステムの選定

どのようなシステムを利用するのか選定します。

情報システム部門がある場合は、相談しながら進めるようにします。
ワークフローシステムはさまざまな従業員が使用するため、できるだけシンプルで操作性のよいシステムを選ぶことが重要です。
必要な機能が何なのかを十分考慮し、使う人のことも考えて選定します。
また保守の側面から見ても、使いやすさ、わかりやすさは重要でしょう。

選定を間違えると、ワークフローシステムを導入した後に、なかなか定着してくれないということもありえます。
まずは無料でトライアルできるようなツールだと安心です。

ワークフローシステムの導入手順4
申請書類の準備・権限の設定

申請書類の文書（ドキュメント）を用意します。

システムによっては、フォームに必要事項を入力する形式のものもありますが、Excel（エクセル）やWord（ワード）、Googleドキュメント、スプレッドシートなどで作成した申請書をシステム上に保存しておき、必要な人が必要なときにダウンロードして使えるような方法もあります。
すでにある文書（ドキュメント）を活用する場合は、選定したワークフローシステムでも使えるものかどうか見直すようにしましょう。

次に権限の設定をおこないます。
権限の設定とは、誰が何をできるのかを制限することです。
申請書類やフォルダ毎に、権限の設定をおこないましょう。

ワークフローシステムの導入手順5
スケジュール決定

どのようにワークフローシステムを導入し、現在のやり方から変えていくのか、スケジュールを決定します。
いきなり全社で取り組むとなると混乱を招く恐れがあるので、一つの部署から試験的に始めるなどの工夫が必要となります。

ワークフローシステムの導入手順6
使い方のセミナーなどをおこなう

ワークフローシステムを実際に使う従業員に対して、どのようなシステムなのか周知し、使い方の説明をおこないます。
社内でセミナーなどをひらいて教育したり、マニュアルを作ったりといった根回しをしておくとよいでしょう。
特に今まですべて紙ベースで行っていた場合、電子化された書類に戸惑いが起こるかもしれません。
電子化に慣れていない人にとって、ワークフローがハードルの高い作業となってしまう可能性もあります。

できるだけシンプルで使い方が簡単なシステムを選定することで、セミナーなどの時間を短縮することもでき、システムの定着へもつながります。

ワークフローをシステム化するメリット

紙ベースだったワークフローをシステム化することには大きなメリットがあります。
主なメリットは以下のとおりです。

業務効率化
時間の短縮
内部統制の強化
テレワークへの対応

詳しく見ていきましょう。

ワークフローをシステム化するメリット1
業務効率化

ワークフローシステムを導入することで、業務効率化を図ることが可能です。
どの申請書を利用すればよいのか一目でわかりますし、いま申請がどのような進捗になっているのかもわかります。
情報が一元化されれば、必要な人が必要な情報をすぐに入手できるほか、進捗状況も可視化されるため、書類が滞留したり、いつまでも停滞した状態にある申請書の承認を催促したりといった無駄な時間を削減できます。

また、ペーパーレス化で保管場所が不要になったり、脱ハンコによって無駄が排除されたりすることで事業活動を効率化することが可能になります。

ワークフローをシステム化するメリット2
時間の短縮

申請から決裁までにかなりの時間がかかってしまっているという企業は多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムを導入することで、大幅に時間を短縮できます。
働き方改革の推進のため、長時間労働の是正が叫ばれるなか、ワークフローの時間短縮は大きなメリットになるでしょう。

ワークフローをシステム化するメリット3
内部統制の強化

内部統制とは、企業が事業活動を健全かつ効率的に運営するための仕組みのことです。

申請書・帳票などのアーカイブをワークフローシステムによって一元管理できるほか、ワークフローが見える化されることで、適切なフローをおこなえていない申請の発生を防ぐことが可能になります。

また、ワークフローシステムによって、財務を含めた企業活動が健全におこなわれているのかモニタリングすることが可能になり、内部統制の強化につながります。

ワークフローをシステム化するメリット4
テレワークへの対応

働き方改革などの影響もあり、テレワークを始めとした多様なワークスタイルを導入しているという企業も多いかと思います。
しかし、せっかくテレワーク（リモートワーク）をしているのに、紙ベースに手書きの記入によってワークフローを運用していると、書類の提出や押印のためだけにわざわざ出社することになり、大変非効率的です。
申請内容に不備があったときも、書き直しや訂正印を押す作業などが生じてしまいます。

ワークフローシステムを導入することで、すべての手続きがシステム上でおこなえるようになり、テレワークなどの多様な働き方に対応することが可能になります。
提出方法や差し戻しや修正が発生したときにどのような対応をするのか、ルールを定めておきましょう。

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムのデメリットとしては、デジタル化に慣れていない従業員にとって、従来のやり方の方がスムーズに感じることもあるでしょう。
システムの導入にあたって、できるだけシンプルで操作性の高い、使いやすいシステムにすることで、従業員の負担を軽減できます。

これらのデメリットを解消するためには「Jooto」がおすすめです。
Jootoを使ってどのようにワークフローシステムを実現させるのか、次項にてご紹介いたします。

ワークフローのシステム化にはJootoがおすすめ！

Jootoは直感的に使うことができるシンプルなタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ＆ドロップだけと操作性のよさがJootoの魅力の一つです。
まるで付箋を張ったり剥がしたりするような感覚で使えるため、デジタルに慣れていない人でもすぐに使えるようになります。

Jootoは、タスク・プロジェクト管理ツールではありますが、ワークフローシステムとして活用することも可能です。

稟議・決済が電子化できるcrowd型ワークフローツールであるworkflowii、smartdb（ドリーム・アーツ）、hotbiz、kickflow、wfms、
nciwf（エヌシーアイ総合システム）、compliance、cybozuと同じようにワークフローを助けるJooto1

タスクにファイルを添付できるので、申請書類の文書（ドキュメント）をタスクに添付して各ステータスごとのリストに移動させることで、現在の進捗状況が一目でわかります。
上記の画像では、経費精算の申請書のフォーマットを添付してあるタスクカードから申請書を入手し、必要事項を記入したあと、タスクカードに書類を添付して申請中のリストに置いています。
承認ルートごとにリストを作成し、申請の段階に応じてタスクカードを移動させることで、進捗状況が一目でわかります。
また、タスクカードには、期日も指定できるほか、優先度や保留中などといったラベルを貼ることができ、コメントを入力することもできます。
申請が却下になった際の理由や、書類（添付ファイル）に不備があり差戻しになった際などにも、コメントを残すことで、スムーズに意思疎通を図ることが可能です。

複数のプロジェクトを設定できるため、承認ルートや申請書類ごとにプロジェクトを分けることもできます。

プロジェクトのなかから、必要なワークフローを選択し、利用することができます。
申請書類の種類がたくさんある場合も、検索することができるので、容易に探すことができます。

さらに、Jootoでは、プランによりますが、SSO（シングルサインオン）を設定することも可能です。

マルチデバイス対応で、外出の多い営業職などの場合でも、モバイル端末から申請書の進捗を確認することができます。
データはクラウド上に保存されるため、承認者が出張などで不在の場合でも、出張先から作業することができるなど柔軟な対応が可能になるため、停滞の防止につながります。

人数の多い企業には「タスクDXプラン」

従業員の人数やワークフローに携わる関係者が多い企業には「タスクDXプラン」がおすすめです。
利用人数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限、定額で利用できます。
従業員の数の多い大企業でも、従業員全員をフォローすることができます。

法人向けに提供をしているエンタープライズプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもエンタープライズプランの強固なセキュリティが適用されるため、稟議書や報告書などの機密情報を扱う場合でも、安心です。

また、サポート体制が充実している点も「タスクDXプラン」の嬉しいポイントです。
Jooto導入時の説明や指導などの業務を、Jootoメンバーが伴走して支援・代行します。
これにより、担当者の負荷を大きく減らすことができます。

外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、顧客管理などの情報システムと連携させることで、業務の自動化を実現することが可能です。

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ワークフローの効率化で、内部統制の強化を実現させる方法