ワークフローとは、業務の一連の流れのことを指します。
従来は、押印による証跡・紙保管といった社内独自のルールや顧客の都合などにより、紙ベースで一連の業務をおこなっていた企業が多くありました。
また、日本の企業の多くではハンコ文化が定着しており、コロナ禍においてもハンコのために出社する「ハンコ出社」が話題となったほどです。
しかし、働き方改革の推進による業務効率化や、急速に進むデジタル化などの環境変化を背景に、稟議書などの文書を紙に出力して申請者・承認者・決裁者が押印し回付・回覧するシステムは、時代にそぐわない方法になってきています。
さらに、2022年には電子帳簿保存法が改正され、2024年から電子取引データの保存が完全義務化されました。
これにより、これまで電子データで受け取った書類を紙に出力して保管していた企業は、電子データでの保存へ切り替える必要があります。
紙ベースでの業務遂行からデジタル化への流れは、時代の要請ともいえるでしょう。
本記事では、ワークフローシステムの基礎知識や導入手順、導入のメリット、システムを選ぶ際のポイントなどを解説します。
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目次
ワークフローとは
ワークフローとは、Work（ワーク：仕事）とFlow（フロー：流れ）を組み合わせた言葉で、組織内の仕事の流れという意味や、ビジネスプロセスの一連の流れを図式化したものを指します。
業務改善のためには、ワークフローの見直しが不可欠です。
一定以上の規模の組織では、仕事を遂行するにはまずは申請（起案）し、その後、上長に回付し承認・決裁（意思決定）という、複数人が関わる一連の流れが存在します。
具体的には、社内稟議や経費の精算、総務・人事に関する手続きなどはまさにワークフローであり、申請・承認・決裁という一連の流れに沿っておこなわれています。
ワークフローが適切に機能していなければ、組織内の意思決定は遅れ、生産性の低下など、企業の経営に深刻な影響を与えかねません。
ワークフローがスピードアップすれば業務効率化が実現でき、生産性向上へつながっていくでしょう。
なお、ワークフローと似た概念の言葉に「業務フロー」がありますが、業務フローとは、業務の一連の作業や流れを目に見えるように図式化したもののことです。
ワークフローには承認や決裁の概念が含まれますが、業務フローには含まれません。
アナログな方法でのワークフローの問題点
申請書などの書類を手書きで記入し、署名や押印するというアナログなワークフローをおこなっている企業も、まだまだ多いでしょう。
しかし、アナログな方法には問題点が多数あります。
第一に、手書きの文書では、記入すべき事項の抜け漏れを防ぐことができません。
また、紙の申請書や帳票、稟議書を回付・回覧することによって承認・決裁をおこなうとなると、決裁の進捗状況が把握しづらい点も問題です。
不備があった際に差し戻しまでに時間がかかり、業務に遅れが生じてしまうことも想定できるでしょう。
申請件数が多く回付経路が複雑な企業の場合、書類の紛失などといったトラブルも起こりかねません。
また、紙ベースで決裁までおこなわれた場合、一連の書類はすべてファイリングし保管する必要があり、膨大な量の書類を保管・管理するスペースや担当者が必要になります。
ワークフローシステムとは
ワークフローをデジタル化・システム化したものが、ワークフローシステムです。
ワークフローシステムの代表例が、稟議のためのワークフローです。
多くの企業では、意思決定の際は稟議書を作成し、関係部門の責任者の合議を取ります。
稟議書が必要となるケースは企業によってさまざまですが、物品の購入や契約の締結、従業員の採用、異動の決定などがあります。
重要な決定であればあるほど、複数の関係者や関係部門の合議を取らなくてはならないため、稟議書の回付・回覧には時間がかかります。
とくに、合議が支店をまたぐ場合や、承認者が出張などで出社していない場合には、想定以上に時間がかかり、期限に間に合わないこともあるでしょう。
企業によっては、事前に稟議書を持ち回って根回しする文化が残っている場合もあり、根回しをしていると、さらに合議に時間がかかることになります。
ワークフローを電子化して可視化できれば、稟議書や申請書・帳票などの進捗が一目でわかるようになります。
決裁者が離れた場所にいる場合でも、システムを通じてすぐに確認・承認が可能です。
もし書類に不備があって差し戻し処理をする場合でも、どこに不備があり承認されないのかがすぐに確認できるため、合議にかかる時間を大幅に短縮できます。
まさに、ワークフローシステムは迅速な意思決定の基盤となるものです。
ワークフローシステムの導入効果が大きい部門
社内の稟議は部門にかかわらず共通して導入効果が見込める業務ですが、部門別にワークフローシステムの導入効果を考えると、とくに総務や人事などの管理部門における導入効果が大きいといえます。
従業員情報の変更手続きや休暇の申請、各種手当の支給申請、交通費の請求など、総務・人事部門には日々さまざまな申請や手続き業務が発生します。
内容に不備がある場合は対象者に説明し、差し戻ししなければなりません。
それらの処理をすべて電子化できれば、確認や承認に要する時間を削減でき、大きな業務改善となるでしょう。
ワークフローシステムの機能
ワークフローシステムは、業務内容や企業の規模などによって必要となる機能や役割が異なります。
多くのワークフローシステムがリリースされており、グループウェアやポータルサイトと連携して使えるものなど、装備されている機能はさまざまです。
ワークフローシステムの代表的な機能は、以下のとおりです。
- 申請書の作成
- 承認ルート（回付経路）の設定
- 進捗状況の可視化
- アーカイブ機能
- SSO（シングルサインオン）
詳しく見ていきましょう。
申請書の作成
各種申請に必要な書類や報告書のフォーマットを登録しておくことで、文書作成に要する時間を短縮できます。
システムによってはテンプレートを活用してフォーマットを作成したり、ExcelやWord形式の文書をテンプレートとして登録できたりします。
紙ベースのワークフローでは、必要な申請書や帳票を探す手間や時間がかかりますが、システム上に申請書や帳票を集約しておくことで、必要な情報にスピーディーにアクセスできるようになります。
また、テレワーク中でも申請業務ができるため、申請書を入手するために出社するといった手間も不要です。
承認ルート（回付経路）の設定
ワークフローシステムには、稟議書や経費精算、休暇届など、申請の種類に応じた承認ルートを設定しておける機能があります。
人事システムと連携させてユーザー情報を取得し、承認ルートに反映させることも可能です。
システムによっては、1つの承認ステップに複数の承認者を指定したり、契約金額に応じて承認者の役職を変更したりといった、条件分岐による承認経路の設定もできます。
また、ワークフローシステムは、企業内の基幹システムをはじめとするあらゆるシステムのなかでも、組織改編の影響を強く受けることが特徴です。
ワークフローシステムを導入していないと、組織改編によって承認経路に変更が生じた場合、承認者一人ひとりに対して周知する手間が発生します。
連絡の抜け漏れなどにより、現場に混乱が生じる場合もあるでしょう。
システムを導入することによって、組織改編や人事異動にスムーズに対応できるようになります。
進捗状況の可視化
進捗状況の可視化は、ワークフローシステムに欠かせないものです。
申請後、いずれかのステップで滞留してしまい、催促したくても、どこで滞留しているのかわからないというケースがあるでしょう。
システムを導入すれば進捗が可視化されるため、稟議書や申請書などがどこで滞留しているか一目でわかります。
また、ワークフローの電子化によってフロー全体が可視化されると、無駄なプロセスを客観的に評価できるため、業務改善に向けた取り組みがしやすくなります。
さらに、申請日や承認者、承認された経緯などを証跡として残せることから、内部統制の強化にもなります。
アーカイブ機能
過去の申請書を確認したい場合、紙ベースでは膨大な書類のなかから探し出す必要があり、時間と手間がかかってしまいます。
ワークフローシステムに高度なアーカイブ機能があれば、検索をかけることで、必要な書類をすぐに発見することが可能になります。
SSO（シングルサインオン）
SSO（シングルサインオン）とは、一つのID・パスワードで複数のシステムが利用できる機能です。
たとえば、グループウェアとワークフローシステムのログインを共通化できれば、ワークフローシステムを立ち上げる際に再度IDとパスワードを入力する手間を省けます。
SSO（シングルサインオン）が導入されているシステムを選ぶことでログイン作業を効率化できるとともに、パスワードの使いまわしも防げるため、安全性の向上も期待できます。
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ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムの導入を成功させるためのプロセスを紹介します。
推進体制が整ったら、以下の手順で進めていくとよいでしょう。
- 現状のワークフローを洗い出す
- 利用範囲、承認ルート、決裁ルールの確認
- ワークフローシステムの選定
- 申請書類の準備・権限の設定
- スケジュールの決定
- 使い方のセミナーなどをおこなう
進め方について詳しく解説します。
1.現状のワークフローを洗い出す
まずは現状のワークフローを洗い出すことから着手します。
洗い出しの際は、業務フローに問題点や改善すべき点がないかを確認し、どのフローから電子化に着手すべきかの優先順位付けをおこないます。
改善が必要な業務フローについては、必要に応じて現場の責任者への相談やヒアリングの機会を設けるとよいでしょう。
2.利用範囲、承認ルート、決裁ルールの確認
現状のワークフローの洗い出しができたら、ワークフローの利用範囲を確認します。
承認ルートや決裁ルールについても同様です。
複数の部署が意思決定に関わる場合、承認ルートが分岐したり承認者の数が増えたりといったさまざまなパターンが考えられます。
利用範囲や承認ルートに課題が見つかった場合は曖昧にせず、しっかりとルールを定義しておくことが重要です。
3.ワークフローシステムの選定
自社のニーズに合ったシステムを選定します。
情報システム部門がある場合は、相談しながら進めるようにします。
ワークフローシステム選定のポイントは、価格やスペック面だけではありません。
多くの従業員が使用するものであることと、一度導入したら継続的に使用するシステムである点を考慮して、できるだけシンプルかつ直感で操作できるシステムを選ぶことが重要です。
必要な機能を十分に検討し、現場で使う人のことを考えて選定します。
また、保守の面からも、製品の操作性やわかりやすさは重要なポイントです。
選定にミスがあると、システムを導入しても現場で活用されないといった事態になりかねません。
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4.申請書類の準備・権限の設定
申請書類のフォーマットを用意します。
システムによっては、フォームに必要事項を入力する形式のものもありますが、ExcelやWord、Googleドキュメント、スプレッドシートなどで作成した申請書をシステム上に保存しておき、必要な人が必要なときにダウンロードして使う方法もあります。
すでにある文書を活用する場合は、選定したワークフローシステムでも使用できるか確認しましょう。
フォーマットの統一が可能な文書は、システム導入を機に統一を図るとよいでしょう。
申請書類の準備が整ったら、権限の設定をおこないます。
権限の設定とは、誰が何をできるのかを制限することです。
申請書類やフォルダごとに、権限の設定をおこないましょう。
5.スケジュールの決定
どのようにワークフローシステムを導入し、現在のやり方から変えていくのか、スケジュールを決定します。
最初から全社で取り組むとなると混乱を招く恐れがあるので、一つの部署から試験的に始めるなどの工夫が必要となります。
6.使い方のセミナーなどをおこなう
ワークフローシステムを実際に使う従業員に対して、どのようなシステムなのか周知し、使い方の説明をおこないます。
社内でセミナーを開催したり、マニュアルを作ったりといった根回しをしておくとよいでしょう。
ワークフローをシステム化するメリット
紙ベースだったワークフローをシステム化することには大きなメリットがあります。
主なメリットは以下の5つです。
- 業務効率化
- 意思決定の時間短縮
- 内部統制の強化
- ナレッジの蓄積や活用の促進
- ペーパーレス・脱ハンコ文化の実現
詳しく見ていきましょう。
業務効率化
ワークフローシステムを導入することで、稟議や申請手続きがシステム化され、業務効率化が進みます。
働き方改革の推進にも大きく寄与するでしょう。
稟議や申請手続きが電子化されれば、手書きで書類を作成する労力を省けるとともに、誤記入や記入の抜け漏れなどのミス防止につながります。
また、過去に作成した文書を活用して新たな文書を作成したり、文書の一部を転記することも簡単にできるため、文書作成を迅速におこなうことができます。
意思決定の時間短縮
ワークフローシステムの導入により、決裁（意思決定）に要する時間を短縮できます。
紙で文書を作成する場合、過去に作成した文書を確認しながら承認者や承認経路を転記する必要がありますが、システムを導入すればシステムが自動で承認者および承認経路を判別します。
また、承認者はスマホやタブレットなどのさまざまなデバイスで文書を確認できるため、出社していなくても決裁が可能です。
支店をまたぐような複雑な決裁であっても、郵送の手間が省けるため、決裁に要する時間が大幅に短縮されるでしょう。
意思決定の効率化は、職場の働き方改革を大きく後押しします。
内部統制の強化
内部統制とは、企業が事業活動を健全かつ効率的に運営するための仕組みのことです。
たとえば、物品を購入する場合、50万円未満は課長決裁、50万円以上は部長決裁などと決められているのが一般的です。
上場企業では、内部統制報告書の提出が義務付けられています。
ワークフローシステムを導入すれば、申請書・帳票などのアーカイブを一元管理できるほか、ワークフローが視覚化されることで、不適切な申請処理の発生を防ぐことが可能です。
また、ワークフローシステムによって申請から承認までの経緯を証跡として記録することができるため、財務を含めた企業活動が健全におこなわれているかモニタリングでき、内部統制の強化につながります。
ナレッジの蓄積や活用の促進
ナレッジの蓄積や活用の促進という点でも、ワークフローシステムは有効です。
システム上で決裁されたデータはすべて履歴として残るため、後から検索したり参照したりといったことが簡単にできます。
データの自動集計機能を活用すれば、全社の傾向を把握し、そこから報告書を作成するといった業務も大幅に効率化可能です。
ペーパーレス・脱ハンコ文化の実現
働き方改革の一環として、テレワークの仕組みを構築する企業は多くあるでしょう。
しかし、ペーパーレスと脱ハンコが実現できていなければ、テレワーク導入の大きな障壁となります。
ワークフローシステムの導入によって各種の申請や承認業務を電子化できれば、ペーパーレスが加速し、脱ハンコ文化の実現に近づけます。
ワークフローシステム選定のポイント
ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがあることを解説しました。
システムを選ぶ際は、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
他社の導入事例も参考にしながら、複数のシステムを比較検討して選ぶとよいでしょう。
システム選定のポイントは、以下の4つです。
- 必要な機能が網羅されているか
- 導入形態が自社のニーズに合っているか
- 承認経路を柔軟にカスタマイズできるか
- 誰にとっても使いやすいか
詳しく見ていきましょう。
必要な機能が網羅されているか
ワークフローシステムの基本的な機能の他に、自社が求める機能が備わっているかは大切なポイントです。
たとえば、テレワークを推進したい場合には、出社していなくても業務が滞ることがないように、さまざまなデバイスに対応できることは必須条件でしょう。
また、ワークフローシステムを業務改善に活かしたい場合は、検索や集計機能の充実もチェックしておきたいポイントです。
導入形態が自社のニーズに合っているか
ワークフローシステムの導入形態には、クラウド版とパッケージ版の2つがあります。
クラウド版は、インターネットを介してシステムを利用する形態です。
月額制や年額制のシステムが多く、コストを抑えることが可能です。
できるだけ初期費用をかけずにスモールスタートで始めたい場合に適しているでしょう。
パッケージ版は、「オンプレミス型」とも呼ばれ、サーバーや回線などのシステムを構築し、自社で運用する形態です。
セキュリティ面での安全性が高くカスタマイズ性の高さは魅力ですが、導入コストが高い点がボトルネックになりやすいでしょう。
パッケージ版（オンプレミス型）は、システム運用に一定のリソースを割けることが前提となります。
両者の違いを理解し、自社のニーズに合った導入形態を選びましょう。
承認経路を柔軟にカスタマイズできるか
承認ルートを柔軟にカスタマイズできるかも着目したいポイントです。
企業内の意思決定は、申請の種類や内容によって承認経路が細かく設定されていることがほとんどです。
金額の大きな契約や組織改編に関する意思決定などは複数部門の承認が必要な場合が多く、途中で承認ルートが分岐するなど、複雑な設定が必要になることがあります。
また、根回しや差し戻しが多く発生する場合は、イレギュラーなルートにも柔軟に対応できるかどうか確認が必要です。
誰にとっても使いやすいか
誰にとっても使いやすいシステムであることは大切なポイントです。
従業員のなかには、デジタル化に抵抗感を抱いている人も一定数存在するでしょう。
どんなに優れた機能をもつシステムでも、操作が複雑で難しいと現場での定着を妨げてしまいます。
たとえば、ドラック＆ドロップで操作できるなど、視覚的かつ直感で操作できるようなシステムなら、デジタルに苦手意識のある従業員でも、問題なく使いこなせるでしょう。
誰にとっても使いやすいシステムとしては、「Jooto」がおすすめです。
Jootoを使ってどのようにワークフローシステムを実現させるのか、次項にてご紹介いたします。
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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ワークフローのシステム化にはJootoがおすすめ！
Jootoは直感的に使うことができるシンプルなタスク・プロジェクト管理ツールです。
まるで付箋を張ったり剥がしたりするような感覚で使えるため、デジタルに慣れていない人でもすぐに使えるようになります。
Jootoは、タスク・プロジェクト管理ツールではありますが、ワークフローシステムとして活用することも可能です。
タスクにファイルを添付できるので、申請書類の文書をタスクに添付してステータスごとのリストに移動させることで、現在の進捗状況が可視化されます。
上記の画像では、経費精算の申請書のフォーマットを添付してあるタスクカードから申請書を入手し、必要事項を記入したあと、タスクカードに書類を添付して申請中のリストに置いています。
承認ルートごとにリストを作成し、申請の段階に応じてタスクカードを移動させることで、進捗状況が一目でわかります。
また、タスクカードには、期日も指定できるほか、優先度や保留中などといったラベルを貼ることができ、コメントを入力することもできます。
申請が却下になった際の理由や、書類（添付ファイル）に不備があり差し戻しになった際なども、コメントを残すことでスピーディーに意思疎通を図ることが可能です。
複数のプロジェクトを設定できるため、承認ルートや申請書類ごとにプロジェクトを分けることもできます。
マルチデバイス対応で、外出の多い営業職などの場合でも、モバイル端末から申請書の進捗を確認することができます。
データはクラウド上に保存されるため、承認者が出張などで不在の場合でも、出張先から作業することができるなど柔軟な対応が可能になるため、業務が滞る心配がありません。
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従業員の人数やワークフローに携わる関係者が多い企業には「タスクDXプラン」がおすすめです。
DX推進のためには、特定の部門に限定した業務改善ではなく、組織を横断した全社的な取り組みが必要になります。
利用者数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限、定額で利用できます。
従業員の数の多い大企業でも、従業員全員をフォローできます。
部署をまたいだ管理も可能なため、営業活動と基幹業務の連携を図ることも可能です。
法人向けに提供しているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティが適用されるため、稟議書や報告書などの機密情報を扱う場合でも、安心です。
また、サポート体制が充実している点も「タスクDXプラン」の嬉しいポイントです。
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