標準化の鍵となるSOP（標準作業手順書）とは？作成方法やポイントを解説！

人手不足や人件費の高騰が続くなか、コスト削減に励みながら生産性を維持していくことは容易ではありません。
例え一時的なものであっても、業務の遅延や停滞は企業にとって大きなリスクとなります。

業務効率化や生産性向上に欠かせないのが、業務の標準化です。
標準化を実現するための手段として効果を発揮するのが、SOP（標準作業手順書）の作成です。
作業手順が分かりやすくまとめられたSOPを活用すれば、現場経験の少ない従業員や新人であっても統一された手順で業務を遂行できるようになります。

当記事では、SOP（標準作業手順書）の概要や作成のメリット、具体的な作成手順を解説します。
SOPの効果を高めるポイントやおすすめの管理ツールの紹介もするので、ぜひ参考にしてみてください。

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SOP（標準作業手順書）とは

SOPとは、「Standard Operating Procedures」の略語で、日本語では「標準作業手順書」と呼ばれます。
標準作業とは、「高品質な製品をより早く安全にムダなく製造する作業方法」のことを指し、SOP（標準作業手順書）は、すでに確立された製品の仕様や作業手順などの基準を文書でまとめたものです。

SOPによって誰が作業を担当しても同じ手順でスムーズに進められるようになるため、「作業者によって成果物の質に差がある」といった状態に陥ることがなくなり、品質が均一化されます。

SOPは製造業をはじめ、医療や農業の分野など、さまざまな業界で活用されています。

SOP（標準作業手順書）とマニュアルの違い

SOPとよく似た文書にマニュアルがあります。
SOPもマニュアルも業務や作業を統一し標準化する効果がありますが、厳密には役割が異なります。
SOPは、業務単体の手順を詳細に記した文書のことで、初めて業務に携わる人が操作方法や手順を覚えたり、確認したりする際に活用するものです。

これに対してマニュアルは、作業の手順だけでなく、業務に関するノウハウやナレッジなどの関連情報も記載されています。
一通り業務の手順を把握している人が、主にイレギュラーが発生した際やより効率的に作業を進めたいときに活用します。
つまり、業務全体を大枠でとらえ解説している文書がマニュアル、業務を作業単体でとらえ、より具体的な手順を説明しているのがSOPです。

ただし、SOPに決められた型は存在しないため、企業によってはSOPにノウハウやナレッジなども書き込み、マニュアルに近いものとして運用している場合があります。

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SOP（標準作業手順書）を作成するメリット

SOPの作成は、企業や従業員にさまざまなメリットをもたらします。

具体的なメリットは、以下の3つです。

ムリ・ムダ・ムラが解消され業務効率が向上する
業務の属人化防止になる
成果物の品質向上や均一化につながる

それぞれについて詳しく解説します。

ムリ・ムダ・ムラが解消され業務効率が向上する

SOPを作成して業務を標準化することにより、ムリ・ムダ・ムラが解消され、業務効率が向上します。

標準化されていないと特定の時期や人に仕事が集中し、ムリが生じます。
さらに人によって作業手順にバラつきが生じるため、ムダな作業が発生しやすくなります。結果として成果物の品質が一定に保たれず、ムラが生じるのです。
業務効率化のためには、このムリ・ムダ・ムラを取り除き、作業や品質を均一化することがポイントとなります。

標準化は、従業員のスキルの底上げにもつながります。
全員が一定以上のスキルを身につければ、タイムロスが減ったり成果物の質が向上したりといった効果が見込まれます。

結果として、コスト削減が実現するとともに職場全体の生産性向上へつながっていくでしょう。

業務の属人化防止になる

業務の属人化とは、業務が特定の個人の経験やスキルに依存した状態のことを指します。
業務の手順やノウハウを特定の社員が抱え込み、他のメンバーに情報共有されていない状態のことです。
業務が属人化してしまうと、その従業員が何らかの理由で不在になった場合に業務の遅延が発生します。
また、担当者が不在の期間にトラブルが生じた場合、他の従業員が対応できず、大きな問題に発展するリスクも高くなるでしょう。

SOPによって業務を標準化すれば、他の従業員にも業務の詳細が共有されるため、属人化防止につながります。
担当者が異動や退職などで不在になっても業務が滞る心配がありません。

成果物の品質向上や均一化につながる

成果物の品質向上や均一化は顧客満足度向上へつながるため、重視すべきポイントです。
特に製造業では、同じ製品を生産するためのラインが複数存在したり、複数の顧客に対して同じ業務を行ったりする場面が多くあるでしょう。

業務が標準化されていないと、作業者によって作業の手順に違いが生じたり、判断基準がズレたりしてしまい、成果物の品質が一定に保たれなくなります。
SOPを活用して標準化を進めれば、作業の詳細な手順が共有されるため、品質を均一化できます。

SOP（標準作業手順書）の作成方法

SOPは、以下の5つのステップで作成します。

対象業務や作業内容を洗い出す
フォーマットやテンプレート、作成ツールを決める
文章や動画を作成する
作成した手順書をトライアルとして運用する
定期的に見直す

それぞれのステップの詳細を解説します。

1. 対象業務や作業内容を洗い出す

まずは、SOPの対象業務や作業フローを洗い出し、整理していきます。

SOPの完成度を高めるために、漏れなく洗い出すことが大切です。
既存の業務手順をフローチャートなどを用いて見える化し、追加したほうが良い項目や作業手順が分かりにくい部分などをチェックしていきます。
特に、従業員によって作業内容にバラつきが生じているポイントがあれば、フローに問題があるか情報が不足している可能性が高いため、見直す必要があるでしょう。

洗い出しのステップは、複数人で行ったほうが効率的です。
実際に作業を担当している人や新人の意見にも耳を傾け、徹底的に洗い出します。

2. フォーマットやテンプレート、作成ツールを決める

SOPのフォーマットやテンプレート、作成ツールを決めます。
フォーマットやテンプレートを統一することで、情報の抜け漏れ防止になります。
フォーマットやテンプレートは、「ステップ式」と「フローチャート式」の2つが一般的です。

ステップ式とは、箇条書きで必要事項を埋める形式のことをいいます。
フローチャート式は、順番や分岐をつけて、複雑な工程を分かりやすく見える化したものです。
作業内容が単純で、箇条書きで情報を記載すれば足りる場合はステップ式、作業しながら随時判断が求められる場合はフローチャート式を採用するとよいでしょう。

作成ツールとしては、WordやExcel、PowerPointなどはすでに導入されている企業が多く、初期費用をかけずに運用できるでしょう。
あるいは、管理ツールを導入してデジタル化する方法もあります。

3. 文章や動画を作成する

文章や動画を活用して実際にSOPを作成していきます。
SOPに記載する文章は冗長な表現は避け、簡潔で読みやすいことが重視されます。
文章だけでは分かりにくい複雑な作業については図や映像を取り入れたり、SOPに動画キャプチャを掲載したりするとイメージしやすいでしょう。

初心者でも内容を理解しやすいように、専門用語や業界用語の羅列は避け、分かりやすい言葉に置き換えて説明する工夫も必要です。

SOPは、作業手順の認識を統一するために作成します。
そのため、「ここまで書かなくても分かるだろう」といった憶測によって情報を省くことは適切ではありません。
できるだけ認識の齟齬が発生しないように具体的に記す必要があります。

4. 作成した手順書をトライアルとして運用する

SOPが完成したら、トライアルとして運用して問題点がないかチェックしましょう。
実際に運用してみると、作成時点では気づかなかった課題が見つかることがあります。
追記すべき事項や修正項目が発生した場合は、その都度SOPに反映させ、完成度を高めていきます。

さらに、業務に慣れていない第三者にもSOPに沿って作業してもらい、分かりにくい部分をピックアップしてもらうとよいでしょう。

5. 定期的に見直す

時間と手間をかけて作成したSOPを形骸化させないためには、定期的に見直しブラッシュアップさせることが大切です。
日々生じる業務をこなしていると、見直す作業は後回しになりがちです。

あらかじめ見直すサイクルを決め、継続的に取り組む必要があります。
決められたサイクル以外でも、手順の変更が生じたり新しい機械が導入されたときは、随時SOPを更新し、最新の状態を保つようにします。

SOP（標準作業手順書）の効果を高めるポイント

SOPは、手順を踏んで丁寧に作成することが大切です。

SOPの効果をさらに高めるポイントは、以下の5つです。

業務や作業の洗い出しを丁寧におこなう
誰が読んでもわかりやすい手順書を作成する
現場の従業員の意見を取り入れる
運用方法を周知する
管理ツールを導入する

それぞれの詳しい内容を解説します。

業務や作業の洗い出しを丁寧におこなう

分かりやすいSOPを作成するためには、現在の業務や作業の洗い出しを丁寧に行うことが重要です。
業務の棚卸しが不十分だと完成するSOPが不完全なものとなり、十分な効果を得られません。
業務の洗い出しは、作業者からヒアリングしながら行うと効果的です。

誰が読んでも分かりやすい手順書を作成する

誰が読んでも分かりやすいことは重要なポイントです。

以下のような手順書はスムーズな理解の妨げになるため、注意しましょう。

画像や映像による解説がなく、文字だけで読みづらい
文章が冗長で一度読んだだけでは理解できない
専門用語や業界用語が多く、調べながらでなければ作業が進まない
作業全体の流れが把握しづらい

理解に時間がかかるSOPは現場で敬遠され、活用されなくなってしまいます。
初めて作業を担当する人の立場になって作成すべきです。

現場の従業員の意見を取り入れる

SOPは、現場で活用されなければ意味をなしません。
作成の際は、現場で働く従業員を巻き込みながら進めることが大切です。
従業員から意見を聞く際は、管理職やリーダー、ベテラン従業員だけの意見に耳を傾けるのではなく、新人を含めた若手社員の意見も取り入れる必要があります。

特にベテランの技術者は、長年の経験によって築かれた勘を頼りに業務を遂行している場合があります。
たとえば、材料の分量を毎回計測しなくても、混ぜるときの感覚で作業できてしまうかもしれません。
しかし、作業に不慣れな人にとっては、正確な分量が明記されているほうが作業がはかどります。

感覚的に行っている業務を見える化していくステップが大切です。

運用方法を周知する

SOPが活用されるように、運用方法を全体に周知しましょう。
「誰が、どのようなときにSOPを活用するのか」といったルールを明確に示すことが大切です。

従業員のなかには、従来のやり方に固執し、新しい手順で作業することに抵抗感を抱く人もいるでしょう。
SOPの活用方法や効果について丁寧に説明することが大切です。

また、SOPの内容やルールに変更が生じた場合は、速やかに情報共有できる仕組みづくりも欠かせません。

管理ツールを導入する

SOPを作成する際は、現状の業務や作業を順番通りに細かく洗い出すステップが不可欠です。
紙に書き出したり、ホワイトボードに付箋を貼りつけたりして洗い出すことも可能ですが、管理ツールを導入すればより簡単に作業の洗い出しが完了します。

また、現場での使用方法としてはWordやExcel、PowerPointなどで作成したSOPを紙に印刷して手元に置いておく方法が一般的ですが、「保管場所が分からなくなる」「情報が更新される度に印刷し直す手間が生じる」といった問題があります。

管理ツールを導入すれば、スマホやタブレット、パソコンなどさまざまなデバイスからいつでも最新のSOPへアクセス可能です。

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入力したタスクの情報から自動的にガントチャートが作成できるため、業務の全体像を把握しやすく、業務フローの問題点を発見しやすくなるでしょう。

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