デジタル化やDX推進を背景に、様々なプロジェクトが計画され、同時並行で進められることも珍しくありません。
不確実性の高い状況のなかでプロジェクトを遂行するにあたっては、プロジェクトマネージャーやリーダー、PMOにはより効率的なプロジェクトマネジメントが求められます。
プロジェクトを確実に実行するためには、スケジュールや予算、人員、品質など、多岐にわたる項目を適切に管理し続けなければならず、進め方も様々です。
どのようなマネジメント方法が正解なのか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
本記事では、プロジェクト管理の目的や手順、PMBOKの概要、具体的なプロジェクトマネジメントの手法などを解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
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目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）とは、目標達成するために、プロジェクトの立ち上げから実施後のフィードバックまで、プロジェクトの全体を管理する仕組みのことです。
具体的には、人・モノ・予算・時間などを監視し、適切にコントロールしていくことを指します。
限られたリソースのなかでプロジェクトの予算や期日（納期）、品質などを守るために、プロジェクト管理は不可欠です。
通常、プロジェクトはプロジェクトチーム単位で進行され、チーム全体のプロジェクト管理は主にPM（プロジェクトマネージャ）が担います。
PM（プロジェクトマネージャ）はメンバー全員のタスクや進捗、スケジュールなどを把握することに加え、タスクの優先順位を決めたり、関係者との連絡調整に努めたりと、プロジェクト全体をコントロールする必要があります。
管理すべき内容は、スケジュール、コスト、進捗、リスク、ステークホルダー（利害関係者）など多岐にわたり、PM（プロジェクトマネージャ）の負担は大きくなりがちです。
首尾よくプロジェクト管理を進めるためにはPMBOKなどの知識体系の活用がポイントとなります。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）は、プロジェクトを成功へ導くために行います。
プロジェクトの成功とは、求められている要件を達成することです。
それによって、最大限の利益を出すこともプロジェクト管理の大切な目的の１つといえます。
計画通りにプロジェクトを進行するためには、QCD（品質・コスト・納期）の管理とコントロールが必要です。
プロジェクトを適切に管理することで、計画通りに進行できていないなどのトラブルが発生した場合でも、すぐに対処したり軌道修正を図ったりできます。
PMBOKに基づくプロジェクト管理の管理項目
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）とは、プロジェクトマネジメントに関する手法やノウハウを体系的にまとめた参考書のことです。
アメリカに本部を置くPMI（Project Management Institute）が「A Guide to the Project Management Body of Knowledge」というガイドブックを発表してから世の中に認知されるようになり、PMBOKを学ぶ人が増えました。
現在では、プロジェクトマネージャのための技法として世界標準となっています。
PMBOKの知識を活用することで、チーム内で共通のフレームワークを持つことができ、無駄なく効率的なマネジメントが実現します。
PMBOK（第6版）は、プロジェクト管理の目的を「プロセス管理によるQCDの達成」と定義しており、以下の10個の知識体系をプロジェクトマネジメントの管理項目として定めています。
- 統合管理
- スコープ管理
- スケジュール管理
- コスト管理（原価管理）
- 品質管理
- 資源管理（要員管理）
- コミュニケーション管理
- リスク管理
- 調達管理
- ステークホルダー管理
なお、最新版のPMBOK（第7版）では、10個の知識体系に関する記載が「8つのパフォーマンス・ドメイン（行動領域）」へと変更されました。
しかしながら、プロジェクトによっては継続的に第6版を参照して進行されるケースが多くあるでしょう。
第6版の手法を参考に計画されたプロジェクトを無理に第7版へ移行することによって、余分な手間やコストがかかることも想定されます。
この記事では、第6版に掲載されている「10の知識エリア」についてさらに詳しく解説します。
統合管理
統合管理はその名の通り、プロジェクト全体の進捗をマネジメントする分野です。
ほかの９つの知識エリアとプロセスを統合し、全体的な調整を行います。
スコープ管理
プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは、「プロジェクトで取り組むべき作業の明確な範囲や一つひとつの作業、成果物、期限」などを意味します。
スコープが曖昧なままプロジェクトをスタートさせてしまうと、途中で追加のタスクが発生するリスクが高くなり、計画通りにプロジェクトが進まなくなってしまいます。
「システム開発のみを最終目的とするプロジェクトなのか」「システム開発に加えて導入や現場での教育も含まれるのか」といったプロジェクトの範囲を明確にすることが大切です。
スコープが定義できたら、WBS（Work Breakdown Structure）を活用して実際の作業内容を具体化していきます。
WBSは、プロジェクトの完遂に必要な作業を洗い出し、構造的に示したもので、WBSを作成することによって作業内容の詳細や所要時間などが明確化されます。
スケジュール管理
スケジュール管理は、タスクの所要時間を見積り、プロジェクト完了までのスケジュールを決めて管理する知識エリアです。
多くの場合、プロジェクトをスタートさせる時点で、最終的な成果物の納期が決まっています。
そのため、納期から逆算してスケジュールを立てていきます。
「どうすればより効率化できるか」といった視点で考え、適切な計画を立てることが大切です。
プロジェクトがスタートした後も、遅延が発生した場合に迅速にリカバリーできるように、常に進捗状況を追跡する必要があります。
コスト管理（原価管理）
コスト管理は、プロジェクトに必要な外注費や人件費などのコスト（予算）を見積り、予算内で成果物が完成するように管理する知識エリアです。
想定以上にコストが膨らみ予算超過にならないように各プロセスに適切に予算を割り当て、管理する必要があります。
品質管理
品質管理は、プロジェクトの各プロセスや成果物の品質を管理する分野です。
クライアントからの信頼や満足度に直結する大切なポイントです。
品質管理のポイントは、クライアントが求める成果物のレベルを正確に把握することです。これが不十分だと、品質を正確に評価できません。
また、成果物の品質だけでなく、プロジェクトの進め方に対する品質確保も大切な要素です。
資源管理（要員管理）
資源管理は、プロジェクトに必要な人的資源や物的資源を見積り、適切な割り当てを行うエリアです。
スコープ管理で作成したWBSに基づいて資源を見積もっていきます。
特定のスキルを持った人材の配置が必要な場合は、プロジェクトが始まる前に人材を確保する必要があるでしょう。
また、メンバーの教育やモチベーションの維持・向上、チームワークの強化、十分な物的資源の獲得なども資源管理に含まれます。
コミュニケーション管理
コミュニケーション管理とは、ステークホルダーとの円滑なコミュニケーションのための管理のことです。
具体的には、プロジェクトの進行に必要な情報の収集、提供、保管、会議の開催などがあげられます。
プロジェクトの成功率を高めるためには、単に情報を伝えるだけでなく、ステークホルダーと良好な関係を築き、理解を得ながら進めることが大切です。
リスク管理
リスク管理は、プロジェクトの進行中に発生する恐れがあるリスクを管理する分野です。
未知のリスクにも適切に対応できるよう、リスクを細かく洗い出すことがポイントです。
リスク管理には、プロジェクトに悪影響を与える要素だけでなく、プロジェクトの実行に影響を及ぼす可能性のあるすべての事柄のマネジメントを含みます。
そのため、チャンスになりうる要素も特定し、管理していきます。
調達管理
調達管理とは、プロジェクトに必要な資源を外部から仕入れ、管理することです。
仕入れ先の選定および契約、納品物の保管、検収など、調達に関するすべてのプロセスを管理します。
資源管理と連携して進めていくことがポイントです。
ステークホルダー管理
ステークホルダー管理は、お客様やプロジェクトチームのメンバーなど、プロジェクトに関わるすべての利害関係者を管理するエリアです。
規模の大きなプロジェクトでは、ステークホルダーの範囲も広くなります。
ステークホルダーをプロジェクトへの影響度を軸に分析し、貢献度を最大化できるように調整することが大切です。
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プロジェクト管理の手順
プロジェクトマネジメントの管理項目は多岐にわたることを解説しました。
ここからは、具体的にどのような流れでプロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）を進めればよいのか、手順を説明します。
具体的な手順は、以下の通りです。
- 目的（ゴール）の決定
- タスクの洗い出し
- スケジュールの決定
- 進捗管理・スケジュールの見直し
それぞれのステップについて詳しく解説します。
1.目的（ゴール）の決定
まずは、プロジェクトの目的（ゴール）を決定し具体化します。
目標が曖昧では、メンバーそれぞれの基準がバラバラになってしまい、どこに向かって進めればよいのかわからず、モチベーションの低下を招いてしまう事態になりかねません。
特にQCD（品質・コスト・納期）の目的（ゴール）を明確に設定しておくことで、タスクの優先順位を決定しやすくなります。
2.タスクの洗い出し
プロジェクトの開始から終結までに必要なタスクをすべて洗い出します。
このフェーズでは、タスクに抜けや漏れがないようにしなければなりません。
万が一、プロジェクトの進行中に抜け漏れが生じた場合、大幅な軌道修正が必要になり、新たにステークホルダーとの調整が必要になる場合があります。
洗い出したタスクは、何から手をつけるべきかすぐにわかるレベルまで細分化しましょう。
そうすることで、タスクにかかる作業時間を見積もる際に役立ち、スケジュールの計画立案や、タスクを割り振るときにも有効です。
また、タスクの洗い出しをすることで無駄なタスクが見えてきます。
無駄を排除することはコスト削減にもつながります。
3.スケジュールの決定
洗い出したタスクをもとにスケジュールを決定します。
各タスクを期日までに終わらせるためにどのくらいの人員が必要なのかを割り出し、リソースを確保します。
余裕を持ったスケジューリングを心がけることで、プロジェクトの進行中にトラブルや遅延が生じた場合でも対処する時間を設けることができ、納期（期限）を守ることにつながります。
4.進捗管理・スケジュールの見直し
プロジェクトが動き出したら、常に進捗状況を追跡し、確認するようにしましょう。
遅延やトラブルの発生に素早く気づくことで、早い段階でリカバリーが可能になります。
プロジェクトが何の問題もなく計画通りに進むことはまずありません。
１つのタスクの遅延が全体に影響を及ぼすこともあります。
リアルタイムで進捗管理をし、チーム内でコミュニケーションを取りながら、何かトラブルが起きたらすぐにスケジュールを見直せる環境を整えておきましょう。
また、プロジェクト終結後には、適切な管理が行われたかどうかの振り返りを実施しましょう。
得られた反省点や課題をナレッジとして蓄積することで、次回のプロジェクトに活かしていけます。
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プロジェクト管理の手法
プロジェクト管理を効率化するためには、表やツールを使うなど、様々な手法があります。これらの手法を上手く活用することでプロジェクトの全体像が明確になり、タスクの追跡や進捗管理が容易になります。
有効とされている代表的な手法は以下の通りです。
- WBS（Work Breakdown Structure）
- ガントチャート（Gantt chart）
- EVM（Earned Value Management）
- CCPM（Critical Chain Project Management）
- アジャイル（AGILE）
- ウォーターフォール
- カンバン
- プロジェクト管理ツール
詳しい内容を解説しますので、プロジェクトに適した手法を実践してみてください。
WBS（Work Breakdown Structure）
WBS（Work Breakdown Structure）とは作業分解構造とも呼ばれ、プロジェクトの全体像を必要な作業（タスク）に分解して洗い出し、層分けしてツリー構造にすることで、全体の工数を把握できます。
タスク同士の関係性やタスク処理に必要なリソースも確認できるため、タスクの優先順位を決定するのに役立つほか、ガントチャートの縦軸を作成するためにも必要な手法です。
全体の工数を把握することで、スケジュールの計画やタスクの振り分けにも役立ちます。
ガントチャート（Gantt chart）
ガントチャート（Gantt chart）とは、縦軸にタスクや担当者、横軸に日時などを記載した棒グラフのことです。
タスクごと、担当者ごとの進捗状況を可視化することで、プロジェクトの全体像を視覚的に把握するのに役立ちます。
ガントチャートは、Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを活用して手軽に作成できます。
Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートを使用するメリットは、コストをかけずに作成できることですが、一から作るとなると手間も時間もかかるでしょう。
適宜テンプレートを活用することで、時間の短縮になります。
また、ガントチャート機能の搭載されているプロジェクト管理ツールを活用することで作成の手間が省け、リアルタイムで進捗状況を把握しやすくなります。
EVM（Earned Value Management）
EVM（Earned Value Management）とは、プロジェクト全体の工数やコスト、出来高（実績）などをすべて金銭価値として分析するプロジェクト管理の手法です。
コストとスケジュールを一緒に管理することで、プロジェクトを遂行するなかで予算がオーバーするリスクを防げます。
EVMは、主に下記の4つの指標で構成されています。
- PV（計画予算）
- EV（出来高）
- AC（発生したコスト）
- BAC（完了時の総予算）
これらを比較することで、スケジュール差異（SV）やコスト差異（CV）を一目で把握できます。
CCPM（Critical Chain Project Management）
CCPMは「Critical Chain Project Management」の略です。
プロジェクト内の各タスクの期限を可能な限り短く設定し、プロジェクト全体で時間的に余裕を持たせる手法です。
長期のプロジェクトに有効とされ、時間の余裕があることで想定していなかったリスクの発生に備えられます。
一方で、短期のプロジェクトには不向きなことや、メンバー全員の協力意識が不可欠な点に注意が必要です。
アジャイル（AGILE）
アジャイル（AGILE）とは、作業をいくつかの工程に切り分け、工程ごとに評価する管理手法です。
従来の開発手法と比較し、柔軟性と迅速性に重きを置いていることが特徴です。
主にソフトウェア開発で用いられる手法ですが、多様な分野で活用されています。
小さな工程ごとにフィードバックを得ながら検証できるため、細かい確認・修正を入れることができ、成果物の品質向上に役立ちます。
顧客ニーズをリアルタイムで反映しやすい手法と言えるでしょう。
また、計画通りの品質が得られない可能性がある場合にも、いち早く気づき、軌道修正できます。
ただし、工程ごとでの管理に気を取られすぎると全体を俯瞰で見られなくなるので、注意が必要です。
ウォーターフォール
ウォーターフォールとは、ソフトウェア開発ライフサイクル（SDLC）とも呼ばれ、開発に必要な工程を細かく区切って順番に実行していく管理手法のことです。
アジャイルと比較すると直線的なプロセスであり、１つの工程が完了したら次の工程へ移り、前の工程へは戻りません。
ウォーターフォールではあらかじめすべての工程が決まっており可視化されるため、基本的に顧客がプロジェクトへ関与しないことも特徴の１つです。
昨今では、ウォーターフォールはアジャイルと比較して古いアプローチと見なされることがあります。
近年ではテクノロジーの変化が激しく、競合他社の状況によって顧客ニーズが変化することが多いため、プロジェクトの不確実性が高まっています。
このような状況では事前にすべてを計画することが難しく、顧客ニーズの変化に柔軟に対応しながらプロジェクトを進める方法が主流になりつつあるためです。
しかしながら、要件が明確に定まっていてゴールが明確なプロジェクトに関しては、ウォーターフォールの方が適す場合があります。
ウォーターフォールとアジャイルのメリット・デメリットを理解した上で使い分けることが大切です。
カンバン
カンバンは生産管理方法の１つですが、プロジェクトマネジメントのフレームワークとして活用されています。
タスクを「作業前」「作業中」「完了」などと時系列で分類し、進捗状況で管理していきます。
プロジェクトのバックログ（積み残し）を視覚的に把握でき、ワークフローやチーム全体が取り組むべきタスクの状況を可視化できることがメリットです。
一方で、タスク間の依存関係や重要度が把握しにくい側面があります。
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プロジェクト管理ツールの活用
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況などを可視化し、効率的に進捗管理や工程管理ができるツールです。
プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）は、管理項目が多岐にわたり、PM（プロジェクトマネージャ）の負担が大きくなるため、ツールの活用は欠かせません。
自社で独自のシステムを開発している企業もありますが、ゼロからの立ち上げとなると手間もコストもかかります。
プロジェクト管理ツールであれば、すぐに効率的なマネジメントをはじめることが可能です。
ツールを活用することで、PM（プロジェクトマネージャ）への負荷を減らすことができ、メンバー間での情報共有がしやすくなります。
ツールには、オンプレミス型と、クラウド型があります。
オンプレミスとは、サーバーやソフトウェアなどの情報システムを、ユーザー担当者が管理できる施設の構内に設置して運用することです。
自社の管理下におけることから安全性が高い点が特徴ですが、保守運用をしなければならないため、専門的な知識を持った人員の確保と配置が必要になります。
一方、クラウド型は、クラウド上にデータを保存します。
料金プランは様々で、すぐにでもはじめられる点が強みと言えるでしょう。
ガントチャート機能やタスク管理機能などが搭載されているクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を使えば、業務効率化を実現できます。
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインで、基本操作はドラッグ&ドロップだけのため、誰でも簡単に使いこなせます。
プロジェクトの進捗を「カンバン方式」と「ガントチャート方式」で可視化でき、チーム全体のスケジュール管理にも役立ちます。
タスクに担当者や期日、優先順位などの情報を入力すれば、自動的にガントチャートを作成可能です。
また、一つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理することが可能なため、複数のプロジェクトを抱えている場合にもJootoは効果的です。
さらに、Jootoをコミュニケーションツールとして使うこともできます。
プロジェクトを円滑に遂行するためには、素早い連絡や報告が不可欠です。
タスクカードごとにコメントを残せるため、チャットのように使うことができます。
タスクの実行に必要なドキュメント（文書）などの資料を共有することも可能なため、必要な情報がすぐに取り出せて効率よく次のアクションにつなげられます。
予期せぬトラブルが発生した際も、タスクにトラブル発生から解決までのやりとりや経緯を資料として残せるため、ナレッジの蓄積にも役立つでしょう。
大企業向け「タスクDXプラン」
Jootoには様々なプランがありますが、なかでも「タスクDXプラン」は従業員数の多い大企業におすすめしたいプランです。
利用人数に応じて料金が変わるほかのプランとは異なり、ライセンスを無制限かつ定額で利用できるため、社内全体の従業員をフォローできます。
大企業で実施される大規模プロジェクトでも、チームメンバー全員がJootoを使うことで情報共有や進捗管理がスムーズになります。
従来から法人向けに提供しているビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、プロジェクトで機密情報を扱うときも安心です。
サポート体制が充実している点もポイントです。
キックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などの支援をさせていただけるため、担当者への負担がなく、スムーズに導入・運用していただけます。
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