見える化とは？見える化すべき項目やその重要性をくわしく解説！

この記事の概要

見える化とは、いつ・誰が・何をしているかを可視化し、客観的な視点で管理することです。
1998年に、トヨタ自動車株式会社の岡本渉氏が発表した論文で紹介されたのが起源とされています。

見える化するメリットとして、主に以下が挙げられます。

• 業務実態を把握しやすくなる
• トラブル発生を早期発見できる
• 業務の標準化を図れる
• 共通認識をもって業務に取り組める
• 公平な人事評価が可能になる

見える化を成功させるには、管理ツールの活用がおすすめです。

見える化は生産性の向上や業務効率化につながる、企業にとって重要な施策の一つです。

見える化とは企業が持っているさまざまな情報やデータ、リソースなどを収集して見える状態にすることです。
これにより、経営に関わる重要な意思決定の判断材料になるほか、日々の業務も効率的にこなすことができるようになります。

ビジネスシーンにおける「見える化」とは具体的にどういったものなのか、メリットやプロセスなども含めて解説します。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

「見える化」とは

見える化（英：visualization）とは「目で見る管理」のことで、いつ、誰が、何をしているのかを可視化し、客観的にとらえて管理することを指します。
業務フローや進捗、顧客情報、ナレッジなどを見える化することで、普段は目に見えていないものが、チーム全体で共有でき、業務効率化を実現し、企業活動の生産性・品質向上につながります。

「見える化」が注目されるようになったきっかけ

「見える化」という言葉は、トヨタ自動車の岡本渉氏が1998年に発表した論文「生産保全活動の実態の見える化」が起源だといわれています。
トヨタ自動車の製造現場でおこなわれているリーン生産方式（トヨタ生産方式：TPS）では、目で見て管理を行うことが重要視されています。
生産ラインに設置されている「アンドン（行灯）方式」と呼ばれるランプが点灯する仕組みが代表的な例で、アンドン（行灯）によってリアルタイムの稼働状況などが、誰でも一目でわかるようになっています。

トヨタ自動車からはじまった「見える化」は、工場などの生産現場以外にもさまざまな業種で有効な手法として広がっていきました。

見える化する目的

ビジネスにおける「見える化」の目的は、業務上の課題を解決することです。
企業活動を目に見える形にすることで、問題点や課題を顕在化させたり、原因を突き止めたりできるようになります。

例えば、プロジェクトの進捗管理を見える化していない場合、遅延が発生したときに早期に原因を突き止めにくいことがあります。
一方、進捗を見える化しておくと、どこがボトルネックとなり遅延が起こったかを視覚的に突き止めることが可能です。

「見える化」は、単に情報を把握するだけでなく、問題点や課題の解決に活かすのかも重要で、結果的に業務の最適化にもつながります。

見える化が進められる背景

近年、見える化が進む背景には、政府によって推進されている働き方改革や、人材不足などの社会情勢の影響、そしてIT・デジタル技術の進化があげられます。

少子高齢化が進んだことで生産年齢人口が減少し続けており、人手不足が深刻化しています。
また、働き方改革において、長時間労働の防止は重要な課題の一つです。
見える化によって業務効率化を図ることで、少ないリソースでも生産性の向上を実現させることが可能になります。

そして、見える化の実現に欠かせない要素の一つである、IT・デジタル技術の進化も見える化促進の一助となっています。

「可視化」との違い

「見える化」と「可視化」はニュアンスが似ており、同じ意味で使われることも多い言葉ですが、ビジネスの現場では、微妙に概念が異なります。

どちらも「見えていないもの・見えにくいものを見えるようにする」という意味は同じですが、「可視化」は特定の情報を見ようとする意思があるのに対し、「見える化」は意思とは関係なく、強制的に見えている状態にすることです。
可視化では、任意のタイミングで情報を把握しますが、見える化は否応なしに見える状態にあるため、必要となったタイミングで必然的に把握できます。
そして、見える化は、情報に対する判断基準が共通認識として認知されているという点も可視化とは異なります。

上記のような違いはありますが、厳密には使い分けられておらず同じ意味で使用されていることも多いため、「見える化」「可視化」について話し合うときは認識にずれが生じないように注意しましょう。

見える化のメリット

見える化の実現によって以下のようなメリットがあります。

• 業務実態を把握しやすくなる
• トラブルの発生を早期発見できる
• 業務の標準化を図れる
• 共通認識のもとで業務を進められる
• 公平な人事評価に役立つ

詳しく見ていきましょう。

業務実態を把握しやすくなる

組織のトップや管理者は、大まかな業務内容やフローはわかっていても、細かいところまでは見えていないということがよくあります。
業務の細かいフローまで見える化されることで、業務の実態を把握でき、業務改善するきっかけになるほか、重要な意思決定の際には判断材料にもなります。

また、個人の暗黙知が見える化されることで、業務の実態を把握することが可能になります。
暗黙知とは、言語化や数値化が難しく、人に伝えるのが難しい主観的な知識のことです。
長くその業務に就いている人員が持っているノウハウなどが暗黙知となります。
暗黙知を見える化することで、ナレッジとして全体に共有でき、業務の属人化の解消が可能です。

トラブルの発生を早期発見できる

進捗状況などを見える化することによって、遅れ・ヌケモレなどのトラブルや、不良品の頻発などの異常が発生したときに、早期の発見が可能になります。

例えば、あるラインで不良品が多く出ていたり、機械のトラブルが頻発していたりといった事例があったとします。
見える化によって進捗や品質などの状況を常に把握できる状態であれば、担当者以外でも、すぐに異常に気が付き、行動に移すことができます。
発見が早ければ早いほど、迅速な対応が可能になるのです。

業務の標準化を図れる

社員は一人ひとり、能力もスキルも違います。
同じ業務をしていても、作業時間や結果が異なるという事態を防ぐために見える化が役立ちます。
業務内容を見える化し、組織内の業務プロセスや手順を一定の基準やルールで統一することで、業務を標準化できます。

共通認識のもとで業務を進められる

見える化によって、すべての業務内容・フローが一見してわかるようになるため、組織全体に共通認識が生まれるのも、見える化の大きなメリットの一つです。

自分のしている業務以外に何がおこなわれているのかわからないという人は意外と多くいます。
見える化によって、業務の全体像が把握できるようになることで、普段は見えていなかった部分が見えるようになり、共通認識が生まれます。

公平な人事評価に役立つ

業務が見える化されていないと、正当な評価が得られていないと不満を抱える社員がいるかもしれません。
見える化によって、今までは認知されていなかった業務などがわかるようになり、個人の作業量や作業時間が明確になります。
結果として、社員の能力や成果を把握でき、正確で公平な人事評価につながるのです。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

見える化するデメリット

見える化には、業務実態の把握やトラブルの早期発見、業務の標準化、公平な人事評価などのメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあることに注意が必要です。

• 導入時にコストや手間がかかる
• 業務進行の自由度が低くなる
• すべての課題が解決するわけではない
• 継続的に運用するための工夫が必要になる

企業活動の見える化は、ここで詳しく解説するデメリットを抑えたうえで進めていきましょう。

導入時にコストや手間がかかる

ビジネスで見える化を導入するためには、対象となる業務の決定や従業員への説明、データ分析、施策立案などの事前準備が欠かせません。
事前準備には人員やコストが必要になるため、場合によっては新たな人材の確保・育成、資金調達が求められることがあります。

業務進行の自由度が低くなる

見える化によりルールやマニュアルが増えると、業務を個人の裁量で進める場面が減るため、自由度が低くなったと感じる従業員が出る可能性があります。
業務が見える化することで、「監視されている」と感じる従業員もいるため、生産現場の声をヒアリングしながら慎重に進めることが重要です。

すべての課題が解決するわけではない

業務や進捗管理、スケジュールを視覚的に見えるようにするだけでは、自社の課題がすべて解決するわけではありません。
効果を実感するためには見える化したうえで、得られた情報を分析・活用して業務改善やリスク対策をする必要があります。

継続的に運用するための工夫が必要になる

見える化は一度実行したら終わりというものではなく、継続的に運用できるような工夫が重要です。
見える化により顕在化した問題点を解決したとしても、新たな課題やリスクが発生する可能性があるため、定期的なデータ分析と施策立案、見直しが必要になります。

見える化で課題改善できる項目の具体例

「見える化」と一言でいってもその項目は多岐にわたります。
どの項目から見える化を進めるべきなのかは、目的によって異なります。

見える化させるべき主な項目は以下のとおりです。

• 業務の見える化
• 進捗管理の見える化
• スケジュールの見える化
• 人事の見える化
• 顧客情報・営業管理の見える化
• ナレッジの見える化

詳細を見ていきましょう。

業務の見える化

同じ組織で働いていても自分以外の人がどのような業務をしているのか、認識できていないということはよくあります。
担当している業務以外の作業が見えることで、どのように仕事をすればより効率的に進めることができるのかがわかります。

業務内容や業務フローを見える化することで、作業を標準化でき、共有しておくことで、属人化を防ぐ効果が見込めます。
また、業務の偏りや無駄を発見し見直すきっかけにもなるため、見える化を実施する際、最も重要な項目といえます。

進捗管理の見える化

進捗状況の見える化とは、チームメンバー全員の抱えているタスクとその進捗状況を見える化することです。
進捗状況を見える化することで、プロジェクトが滞りなく進んでいるのかが一目でわかります。
誰がどの作業をしているのか把握することで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、結束も強くなります。

他にもヌケモレなどのトラブルを防止できるほか、ボトルネックとなっている箇所や、不良品ができてしまう要因などの課題を発見でき、業務改善への取り組みを進めるきっかけにもなるなどのメリットがあります。

スケジュールの見える化

スケジュールの見える化も重要です。
誰が何をしているのか、チーム全員の共通認識とすることで、適切なスケジュールの管理ができます。
また、誰か一人に業務が偏ってしまうのも防げます。

長期のスケジュールのほか、最新のタイムスケジュールも見える化して共有しておくことで、協力しながら業務を進められるようになります。

人事の見える化

勤怠情報などの人事領域に関わる業務も見える化することで、公平な人事評価につながります。
テレワークが広がったことで、社員の勤務状況が把握しにくくなっています。
勤務時間などを見える化する仕組みをつくることで、長時間労働の防止や、有給休暇の未消化を防ぐことができます。

また、人事処遇の情報が不透明だと、社員はどこを目指して仕事をすればよいのかがわからず、不満が溜まってしまうことがあります。
評価基準などが明確になることで、社員のモチベーションアップにもつながります。

顧客情報・営業管理の見える化

顧客情報や営業管理を見える化することで、チーム全体で、顧客のニーズに応えることができます。

営業活動の進捗や目標などを見える化することで、チームで戦略を練ることや、全員が一体となって顧客獲得や売上の向上に取り組めます。

また、顧客情報を見える化しておけば、担当者が不在の時にも、顧客に対して適切に対応することができるようになります。
働き方改革が推進されるなか、有給休暇の取得もしやすくなります。

ナレッジの見える化

ナレッジは組織にとって大きな財産ですが、眠らせているだけでは役に立ちません。

蓄積された知識や経験をまとめて見える化して、ナレッジとして共有することで、類似の案件が発生した際などに効率化でき、ミスの回避にも役立てることができます。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

見える化を成功に導くプロセス

見える化の進め方（プロセス）について解説しますので、見える化を導入して業務効率化を図る際の参考にしてください。

見える化の目的を明確にする

一度にすべてのデータを見える化することはできないため、何のために見える化するのか、目的を明確にします。
目的を明確にすることで、本質を見失うことなく、「見える化」を推進していくことができます。
また、見える化を進めていくと、なかには監視されていると感じる社員がいるかもしれません。
改革の目的を組織全体で共有することで、社内の協力も得やすくなるでしょう。

設定した目的に応じて、何から見える化するのが効率的なのか、優先順位などを精査して改革を進めていきましょう。

社員からヒアリングする

業務内容などについて調査するため、各工程の担当者からヒアリングをおこないます。
今までは把握できていなかった作業が出てくるかもしれません。

ヒアリングの際は、作業内容だけではなく、作業標準時間や担うことができる人員がどれくらいいるかなど、詳しい聞き取りを徹底しましょう。

日々のデータを収集する

進捗管理などを見える化するプロセスのなかで、日々のデータを収集する必要がでてきます。
社員にタイムスケジュールやタスクの状況を報告してもらう必要があるため、そのためのシステムを構築する必要があります。
製造現場では、AIやIoTを導入することで、進捗管理や在庫管理を見える化するとよいでしょう。
システム開発やプロジェクトチームなどでは、情報を収集するためのツールを適宜導入するとスムーズに進めることができます。

情報の分析を行う

収集した情報を定期的に評価し、分析します。
業務フローに無駄がないかや、人員などのリソースが適切に配分されているかなどを判断します。

マニュアル・ルールを作成する

次に、データ分析の結果をマニュアルやルールに落とし込む作業をおこないましょう。
必要に応じてマニュアルの改定や新しいルールの追加をおこない、課題解決のための業務改善を実施します。
また、見える化により顕在化したリスクに対するルールの策定にも着手します。

運用後に見直し・改善を行う

新規作成あるいは追加したマニュアルやルールを運用し、問題が生じたら都度変更して改善します。
一度作ったマニュアル・ルールはそのままにせず、定期的に見直して必要な改定をおこない、柔軟性の高い運用を実行することで、形骸化するのを防げます。

見える化を成功させるポイント

見える化を実現するためのポイントをまとめましたので参考にしてください。

共通の判断基準を設定する

見える化しただけでは、ゴールではありません。
同じ情報を見たとしても、判断基準が曖昧だと人によってさまざまな受け取り方ができてしまうため、それに対する対応も違ってきてしまいます。
見える化された情報をどのように判断するのか、誰が見ても同じ対応となるよう、判断基準を明確に設定し、必要に応じて業務改善をおこないましょう。

共通の判断基準を周知するためにも、業務フローや基準はマニュアル化しておくと間違いがおこりにくくなります。

全員が認識できるようにする

大きな企業になればなるほど、見える化の重要性が増しますが、見える化された情報は誰が見ても認識できる状態にしなければ意味がありません。
前述したトヨタのアンドン（行灯）方式のように、誰が見てもその場で理解できるような仕組みが必要です。

見える化によって得られた情報を分析して共有する際にも、数値だけではなく、グラフや図形などを用いて、できるだけわかりやすいシンプルな形にする必要があります。

フレームワークを活用する

見える化を実施する際に役立つフレームワークについて解説します。

・バリュー・チェーン分析

バリュー・チェーン分析とは企業の各事業活動を機能別に分類して分析するフレームワークのことです。
自社の製品について、原材料などの調達から、出荷・販売までの流れを「価値の連鎖」として考え、見える化し、事業の工程ごとに分析します。

・BSC（バランス・スコア・カード）

BSC（バランス・スコア・カード）とは「財務」「顧客」「業務プロセス」「学習と成長」の4つの視点を定義し、テーマごとにバランスよく管理する経営管理手法です。
4つのテーマごとに、KGI、KSF、KPI、目標などを設定することで、全体的な経営戦略の立案に役立ちます。

・ロジックツリー

ロジックツリーとはある事柄に対する課題や問題点、その原因をツリー状に書き出していくフレームワークです。
何が問題で何が原因なのか、物事の全体像が見える化されます。

・マトリクス

マトリクスとは関連する情報について、縦軸と横軸に分類して記載するフレームワークです。
例えば、タスクの優先順位を決定するのには、「緊急度と重要度のマトリクス」を用いるように、物事を分類して見える化するのに役立ちます。

管理ツールを導入する

見える化には、現場からの情報収集が欠かせません。
そのためには、管理ツールの活用が便利です。
多くの従業員が使うことになるため、できるだけシンプルで使いやすいツールを選びましょう。

タスク管理ツール「Jooto」の導入で、従業員一人ひとりの抱えているタスクや進捗などのリアルタイムの情報をモニタリングすることができ、全体の俯瞰が可能になり、マネジメント判断のサポートになったという導入事例もあります。

---

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく
 
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
まずは無料で体験してみる

---

 見える化に適した管理ツールの選び方

見える化を実施するときは、自社に適した管理ツールを選ぶことが重要です。
どの管理ツールが適しているかは、見える化の対象や企業活動の特徴などによって異なりますが、以下のポイントを基本として選びましょう。

• 操作性がシンプルで使いやすいツールを選ぶ
• 情報を一元管理できるか確認する
• 情報共有しやすい仕様か確認する

ここでは、管理ツールの選び方を詳しく解説します。

操作性がシンプルで使いやすいツールを選ぶ

見える化に使う管理ツールは、誰でも操作できるようなシンプルで使いやすいものを選ぶことが重要です。

高度な分析が可能なデジタルツールは、一見すると便利なように思えますが、操作が複雑だと使いこなせず継続的な運用が困難になるケースがあります。
管理ツールは企業活動をサポートするものであるため、ツールを使うこと自体が目的になってしまわないよう注意しましょう。

運用に影響を与えずスムーズに導入できるように、単純な操作で使用できるツールを選ぶのがおすすめです。

情報を一元管理できるか確認する

見える化のために管理ツールを選ぶときは、情報を一元管理できるかを確認しましょう。
情報がバラバラの場所に保管されていると、必要な情報をすぐに引き出せず、機会損失につながる恐れがあります。

そのため、集めた情報を安全に管理し、必要なときに必要なものを取り出しやすいツールを選ぶとよいでしょう。

情報共有しやすい仕様か確認する

情報共有のしやすさは、管理ツールを選ぶうえで大切なポイントです。
見える化により得られた情報は、チームやプロジェクトごとに共有することで、共通認識を持って業務を進められます。

ファイルの共有や外部のコミュニケーションツールとの連携、コメント機能の有無を確認し、自社に必要な機能を持つ管理ツールを選びましょう。

見える化にはJootoの導入がおすすめ！

業務の見える化にはJootoが最適です。
Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的・視覚的に使えるシンプルなデザインで、基本操作はドラッグ&ドロップだけと、操作性のよさが特徴で、誰でもすぐに使いこなせるようになるため、教える手間がかかりません。

チームメンバーがそれぞれカンバンボードにタスクを書き込むと、進捗状況を見える化できるガントチャートが自動的に作成されます。
変更してもすぐに反映されるため、リアルタイムの進捗管理が可能になります。
ガントチャートは、プロジェクトを横断して表示することもでき、スケジュールの見える化にも役立ちます。

タスクDXプラン

社員の数が多い組織には「タスクDXプラン」をおすすめします。
膨大なオンラインストレージに、社内のデータを一元化することで、ナレッジの蓄積に役立ちます。

従来、法人向けに提供しているビジネスプランの全機能が提供され、強固なセキュリティもそのまま適用されるため、プロジェクトで機密情報を扱うときも安心です。

サポート体制も充実しており、導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施。
社内にJootoが定着するお手伝いをします。
せっかくツールを導入しても、社内に定着しなければ意味がありませんが、「導入支援プログラム」を活用することで、確実に定着させることができ、担当者の負担も大幅に削減できます。

見える化には、ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。

よくある質問

見える化に関する疑問をピックアップし、それぞれの質問に対して詳しく回答します。