プロジェクト管理の基本ツールWBSとは？テンプレートをお探しならJooto！

この記事の概要

WBS（作業分解図）とは、プロジェクトを実行可能な最小単位のタスクまで分解し、構造化して管理する手法です。
必要な作業を洗い出すことで全体像が可視化され、タスクの抜け漏れ防止や工数見積もりの精度向上、役割分担の明確化に役立ちます。

WBSを作成する際は、プロジェクトの目的から逆算して成果物やプロセスを階層化し、100％ルールなどの基準を用いて粒度のばらつきを防ぐことが重要です。
さらに、進捗を可視化するガントチャートなどの管理ツールを組み合わせ、計画をリアルタイムに更新・管理できる体制を整えることが、プロジェクトの成功につながります。

プロジェクトを順序立てて進めるには、何よりまずWBSを作成するということも多いのではないでしょうか？

本記事では、WBSの定義やガントチャートとの違い、それぞれの手法やメリットを詳しいサンプル図を用いて解説します。
またWBSやガントチャートのテンプレートとして活用できるJootoを紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

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WBSとはWork Breakdown Structureの略語

WBSは、Work Breakdown Structureの頭文字で「作業分解構成図」と訳すことができます。
文字通り作業（Work）を分解（Breakdown）して、構造化（Structure）するプロジェクトの管理手法です。
プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、それらを層分けしツリー構造に列挙することで、タスク同士の関係性やタスク処理にかかるリソースの把握に役立ちます。

WBSでは、まずプロジェクト全体を大きなタスクに分解し並べます。
その大きなタスクを細分化していき、細分化されたタスクは実施順に上から下へツリー構造に組み立てます。
ツリー構造にすることで、タスク同士の関係性やタスク処理に必要な所要時間とリソース把握にも役立ちます。
何よりタスクを粒度の大きなものから小さなものへと分解していくため、重要なタスクの抜け漏れや、重複を回避できます。

WBSの種類

WBSは構造化の型によって、以下の２つのタイプに分けられます。

• 成果物型の作業分解構造図
• プロセス型の作業分解構造図

どちらもプロジェクトのスコープ定義に役立ち、両者を併用することでプロジェクトの管理プロセスを独自の視点から俯瞰して見ることができます。

成果物型の作業分解構造図

成果物型の WBS は、プロジェクト達成に最終成果物の完成が設定されているような、短期プロジェクトに用いられます。
プロジェクトの達成から逆算してタスクを分解し、順序立ててタスクをツリー構造に構成します。
成果物型WBSはプロジェクトの全体的なスコープを把握でき、中間成果物同士の関連性を明らかにします。
また費用感やリソースの見積もり精度を高めることにも役立ちます。

プロセス型の作業分解構造図

プロセス型のWBSは成果物型のWBSとは違い、明確な成果物が設定されていない中長期プロジェクトに用いられます。
プロセスやフェーズ、部門といったプロジェクトの階層に視点を置き、タスクの内容を細分化・構造化します。
プロジェクト内で中間成果物などが発生する場合、成果物型 WBS と組み合わせることで、作業を完全に分解でき、より一貫したプロジェクトのスコープを定義できるようになります。

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WBSを作成する3つの目的

WBSは単なる作業の書き出しではなく、プロジェクトを計画通りに完遂させるために不可欠な手法です。
なぜ作業を細分化・構造化するのか、その目的を正しく理解していなければ、リストを有効活用できません。
WBSを作成する目的として、主に以下の3つが挙げられます。

• プロジェクトの全体像を可視化する
• タスク間の関係性を構造化する
• 作業範囲の共通認識を深める

作業に入る前に、なぜWBSが必要なのかという本質を押さえておきましょう。

プロジェクトの全体像を可視化する

WBSを作成する目的は、プロジェクト全体を可視化することです。
作業の大枠を細かい単位に分解することで、どのような作業が必要なのか、それぞれの作業にどれだけの工数がかかるのか、担当者を誰にするかが目に見える形で表されます。
そのため、進捗や責任の所在といったプロジェクトの円滑な進行に欠かせない情報を、チーム全体で正確に把握できるようになります。

プロジェクト開始前に全体を整理しておくことで、作業の抜け漏れや担当者が曖昧なタスクの発生を防ぐ狙いがあります。

タスク間の関係性を構造化する

WBSで作業をタスクとして洗い出す目的は、それぞれの関係性を正しく構造化することにあります。
「この作業が終わらないと次のタスクに進めない」といった依存関係を整理し、優先すべきタスクを把握するために実施します。

例えば製造業なら、部品の仕入れが完了しなければ組立作業には進めませんが、設備の整備は並行して実施可能です。
このように、タスクの関係性や順序を整理しておくことで、スケジュール変更や担当者の追加が必要になった際、チーム全体で状況を正確に判断できる状態にすることがWBS作成の狙いです。

作業範囲の共通認識を深める

WBSを作成する目的には、チーム全体で作業範囲の共通認識を持つことも含まれます。
個々のタスクを細かく定義することで、各メンバーが担当する範囲を明確にし、作業範囲の重複やズレを防ぐためにおこないます。

チームで1つの目標に向かっているという意識を醸成し、連携を強化する狙いもあります。
このように、あらかじめ作業の境界線をはっきりさせておくことで、各自の役割を正しく理解し、迷いなく協力し合える体制を整えることが、WBSを作成する目的です。

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WBSの作成方法

WBSの基本について理解したところで、WBSを作る時の手順について見ていきますが、ここで重要なのはプロジェクトの目的を明確化することです。
何を達成するプロジェクトなのかによって、タスクの内容や工程数は変動するからです。
成果物の形を描いたうえで、そこから必要な作業を細かく分解し構造化できれば、漠然としたWBSとなることを防げるでしょう。

プロジェクトの目的が決まれば、WBSは以下の４ステップで作成していきます。

• タスクの洗い出しと分解
• タスクの順序設定
• タスクの構造化
• 担当者と期日の割り当て

解説していきます。

タスクの洗い出しと分解

まずはプロジェクトに必要なタスクを洗い出すことからです。

優先度や期日など詳しい内容は考えずに、プロジェクトに必要なタスクを挙げていきましょう。
分解したタスクはフェーズごとに分け、さらに細かい要素に再分解していきます。
洗い出す時のポイントとしては、タスク一つひとつの所要時間（期間）がわかるまで分解することです。

所要時間を明確にするには、作業範囲が把握できなければ明確にはなりません。
タスクを洗い出すことで、所要時間と作業範囲の明確化につながるのです。

一つ例に取ってみましょう。
「図書館の管理システムを開発するプロジェクト」であれば、次のようなタスクが考えられます。

• トップ画面の作成
• 図書検索ページの作成
• 結果出力ページの作成
• データベースの設計・作成

タスクの順序設定

次に、タスクの順序を決めていきます。

あるタスクが終わらないと取りかかれないタスクもあれば、他のタスクに関係なく独立して開始できるタスクもあります。
タスク間の関係性を見極めながら、順序を決めていきましょう。

システム開発であれば、ユーザーが使用する画面の設計と、実際に検索するプログラムは並行して進めることができる作業なのでスケジュールの日程が重複しても問題ありません。
タスク間の関連性だけでなく、担当者のスケジュールも無理がないかを確認しながら順序を整理していきましょう。

タスクの構造化

タスクを順序にしたがって並び替えたら、最後はタスクの構造化を行います。
「構造化する」とは同じレベルのタスクをまとめ、さらに下に小さなレベルのタスクをまとめて、タスクを階層化させていくことです。

図書館の管理システムのプロジェクトでは、トップ画面を作成するためには、画面のデザイン（UIの作成）や、他の画面へ切り替えるためのボタンのプログラム開発が必要です。
これらのタスクは「トップ画面の作成」を親タスクにもつ子タスクとなります。

下のタスクを足し合わせると上の階層のタスクになります。
上と下のタスクは親子関係になり、1対多（あるいは1対1）の関係になります。
構造化することで、タスクの抜け漏れを防ぐことができるのがメリットです。

担当者と期日の割り当て

タスクの構造化が終わったら、担当者を割り当て、期日を決めていきましょう。
タスクの項目や、そのタスクを任せる担当者などを日程に落とし込む作業です。

この時に注意すべき点は、タスクの担当者に確認・合意をとることです。
通常、WBSを作成するのは、プロジェクトマネージャーですが、プロジェクトマネージャーと担当者の間にタスクを完了する工数にギャップがあれば、進捗にズレが生じます。
予定と実績のギャップを最小限に抑えるために、担当者に確認をとり、納期を相談して決めることが重要です。

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WBS作成時に押さえたい3つのルール

WBSの効果を最大限に引き出し、管理の形骸化を防ぐためには、作成時の指針となる基準が欠かせません。
精度の低いWBSによるトラブルを回避するためにも、以下の3つのルールを意識しましょう。

• 100％ルール
• 8/80ルール
• 7×7ルール

ここでは、WBSの質を左右するそれぞれのルールを詳しく見ていきましょう。

WBSの「100％ルール」

100％ルールとは、プロジェクトの全容を漏れなく、かつ重複なくWBSに反映させるための基本原則です。
WBS作成時に分解した個々のタスクをすべて足し合わせたときに、それらが過不足なくプロジェクト全体の範囲と一致するように構成します。

これは、細分化された作業の合計が、親要素である上位タスクの内容を完全に網羅していなければならないことを意味します。
100％ルールを徹底してWBSを作成することで、作業の抜け漏れや無関係なタスクの混入を防ぎ、取り組むべき範囲を正確に定めることが重要です。

WBSの「8/80ルール」

8/80ルールは、タスクをどこまで細分化すべきかの判断基準となるルールです。
具体的には、一つのタスクを完了させるのに必要な作業時間を「最低でも8時間以上、最大でも80時間以内」の範囲に収めるよう設定します。

WBSで作業を細かく分解しすぎると管理が煩雑になり、反対に単位が大きすぎると進捗状況を把握しにくくなります。
8/80ルールを基準にタスクの粒度を調整することで、的確に進捗を把握・管理できるWBSの構築が可能です。

WBSの「7×7ルール」

7×7ルールは、WBSの階層構造を視覚的に整理し、適切に制御するための基準です。
一つの親タスク（階層）に含まれる子タスクを7つまでとし、全体の階層も7層以内に収めて構成します。

作業を無制限に細分化してしまうと、膨大な数の子タスクによって構造が複雑になり、全体像の把握が困難になります。
7×7ルールにしたがって階層の幅と深さを一定の範囲にまとめることは、プロジェクトの全体構造とやるべきことを正確に把握する際に有効です。

WBSを作成するメリット

WBS作成は手間のかかる作業ですが、実施することで以下のようなメリットがあります。

• タスクの抜け漏れを防止できる
• 工数・期間の見積もり精度の向上につながる
• 責任の所在と役割分担が明確になる
• 進捗管理を円滑におこなえる

ここでは、WBSを作成する4つのメリットを解説します。

タスクの抜け漏れを防止できる

WBSによってプロジェクトの全容を細かい作業単位に分解して整理することは、計画段階での見落としを未然に防ぐ有効な手段です。
大きな親タスクを最小単位の子タスクへと順に分解していくプロセスにより、個人の経験や記憶に頼ることなく、必要な全工程を抽出できます。

これにより、やるべきことが明確になり、プロジェクトの全範囲を網羅した精度の高い計画の策定が実現可能です。

工数・期間の見積もり精度の向上につながる

WBSで作業を細かく分解することで、個々のタスクに必要な工数や所要時間の目安、リソースを正確に見積もれるようになります。
大きな単位のままでは作業の実態が把握しにくく、具体的な工数の予測は困難です。

しかし、事前にタスクを具体化し、どこにどれだけの時間と人員が必要かが明確にすることで、見積もりの精度向上が期待できます。

責任の所在と役割分担が明確になる

WBSの導入は、作業の細分化により、各タスクの範囲と担当者の割り振りが明確になることがメリットです。
作業範囲の境界が不明瞭なままだと、担当者が曖昧なタスクが放置され、プロジェクトの遅延やトラブルを招く原因になります。

WBSで分解したタスクを適切に担当者へ振り分けることで、誰が責任を持つべきかがはっきりします。
メンバー全員が自分の役割を正しく認識することで、プロジェクトのスムーズな進行が可能です。

進捗管理を円滑におこなえる

WBS作成のメリットは、細かいタスクでプロジェクトを管理できるようになり、全体の進度を正確に可視化できることです。

作業単位が大きいままでは、作業の遅延を見落とすリスクが高まります。
一方、小さい単位で管理していれば「どこまで終わっているか」を客観的に把握できるため、遅延を早期に発見し、問題が深刻化する前に適切な対策を講じることが可能になります。

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WBSを作成する時の注意点

WBSを作成する時には、どのようなことに注意するべきか解説いたします。

作業を明確にする

タスクを洗い出す時に、不明確なタスクを作らないように注意しましょう。
タスクが不明確だと担当者は何をしていいかわからずに混乱してしまいます。
作業範囲のズレも生まれやすいので、タスクは明確に、具体的に作成してください。

しかしWBSを作成している時点では、どうしても曖昧なタスクというものが出てきます。
そのため、確定できないタスクは確定できない状態で残しておき、プロジェクトを進めながら分解していくようにしましょう。
曖昧にも関わらず推測で工数を出すと、予定とのズレが生じやすいので注意すべきです。

工数はできるだけ正確に見積もる

各タスクの工数は正確に見積もるようにしましょう。

タスク間の関連性を考えて、妥当な工数を出していきます。
余裕を持たせたスケジューリングは可能ですが、見積もり時にバッファを持たせすぎても、次のタスク担当者が作業を開始できない場合もあります。
そのため、WBSでは各タスクの所要期間を必要最低限に抑え、バッファは各タスクではなくプロジェクト全体に持たせ、WBSとは別で管理するようにしましょう。

プロジェクトバッファとなることで、プロジェクト全体の共有物との認識が付き、各タスクは所定期間内で完了せねばならないという意識が付くようになるでしょう。

このようなプロジェクト管理手法を、CCPM（Critical Chain Project Management）と言います。
CCPMの詳しい内容は関連記事をご覧ください。

WBSのテンプレートを用意しておく

WBSを作成するときは、プロジェクトごとに新規で作成するのではなく、テンプレートやフォーマットを用意しておくとよいでしょう。
似たプロジェクトごとにテンプレートやフォーマットを用意しておくことで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。
またWBSを作成する際の手間も省けますので、ぜひテンプレートやフォーマットを用意して活用してみてください。

WBSとガントチャートの違い

プロジェクトを管理する方法としては、ここまで紹介してきたWBS（Work Breakdown Structure/作業分解構造図）の他、ガントチャート（Gantt chart）が有名です。

ではWBSとガントチャートは、どう違うのでしょうか。
どちらもプロジェクト管理に使われている手法で、作成方法も確立しており、テンプレートや作成するためのツールも数多く提供されています。

ガントチャート（Gantt chart）とは

WBSは細分化したタスクリストですが、ガントチャート（Gantt chart）はそれらタスクの進捗を可視化するために作られます。
そもそもガントチャート（Gantt chart）とは、プロジェクトのタスクや工程の進捗状況を表したもので、具体的には「横軸に日付などの時間」を、「縦軸にはWBSで細分化されたタスクや工程」を並べた横向きの棒グラフです。

つまりガントチャートを作成するためのベースが、WBSで洗い出したタスクであり、どちらか一つを使えばよいというものではありません。
WBSで、タスク同士の関係性やタスク処理に必要なリソース管理をしながら、ガントチャートでプロジェクト全体のスケジュールを俯瞰し、タスクの進捗管理を行っていきます。

ガントチャートの目的・メリット

WBSを作成する最大の狙いは、タスク漏れを防ぐことであり、プロジェクト全体の遅れがタスクレベルでわかるため、進捗管理がしやすいというメリットがあります。
ガントチャートはWBSをもとに作られた棒グラフ型の「スケジュール表」であり、その狙いは進捗状況を可視化することです。

ガントチャートの目的やメリットは以下のとおりです。

• プロジェクトの全体像を把握できる
• 進捗状況が棒グラフで視覚的に理解できる
• 進捗状況を共有することでチームワークを発揮しやすい

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WBSを元にガントチャートを作る方法

WBSをもとにガントチャートを作る便利な方法として、以下の３つについて解説します。

• エクセル（Excel）やスプレッドシート（SpreadSheet）
• テンプレートを活用する
• Jooto

それぞれ解説しますので、参考にしてみてください。

エクセル（Excel）やスプレッドシート（SpreadSheet）

エクセルやGoogleスプレッドシートでガントチャートを作成する簡単な方法は、手動でセルに色を付けていくやり方でしょう。
ただし項目が多いほど時間と手間がかかってしまうため、条件付き書式を活用する方法もあります。
条件付き書式では、日時と関数を設定するだけでガントチャートが完成します。
効率的ではあるものの、エクセルに関する知識が必要です。

テンプレートを活用する

プロジェクト管理をエクセルで行う場合、テンプレートを導入するのも手です。
エクセルに使えるテンプレートはさまざまな種類があり、Microsoftで用意されているテンプレートやSmartsheetのテンプレートなど、無料有料、シンプルなもの、高機能なものなどさまざまです。
用途に合ったテンプレートを選択すると、手軽なプロジェクト管理が行なうことができるでしょう。

JootoをWBSとして活用する

WBSはタスクを分解・構造化してプロジェクトを管理することで、進捗を明確に管理し、作業が抜ける・漏れることを防ぎます。
しかしWBSは１度作ったら終わり、ではなくプロジェクトの達成までメンテナンスが必要です。
想定外のタスクが発生することもあれば、都度変更が必要になるため、デジタルツールを活用すると効率的です。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」のカンバンボードをWBSのテンプレート代わりに活用すれば、タスクの作成・順序の入れ替え（移動）・優先度の変更が容易になります。
AIタスク診断機能では、タスクの全体像の可視化や業務改善への反映なども可能です。

また、タスクの期日を設定すれば、ワンクリックでガントチャートが自動生成されます。
直感的な操作でスケジュールを簡単に変更ができ、また変更した期日はタスク一覧にも自動で反映できます。

基本機能は無料プランでも導入可能ですが、法人利用、特に大企業における大規模プロジェクトでの運用には「タスクDXプラン」が最適です。

現場で使いやすいWBSやガントチャートの運用ツールをお探しなら、ぜひ一度Jootoをお試しください。

よくある質問

WBSに関するよくある質問を10つピックアップし、それぞれ詳しく回答します。