ビジネス用語としての「タスク」とは、仕事の最小単位を意味する言葉で、「今日中に処理すべきタスクをリストアップする」「ミーティングの開催に必要なタスクを洗い出す」といった使われ方をします。
「タスク」という言葉自体は、ビジネスシーンで用いられるカタカナ用語としてすでに定着しているでしょう。
1つの仕事を遂行するためには大小さまざまなタスクを処理する必要があり、それらを効率的にこなすためにはタスク管理が非常に有効です。
特に、チームやプロジェクトを牽引する立場の人にとっては必須のスキルといえるでしょう。
本記事では、「実は意味がよくわかっていない」「ToDoとは何が違うのか」「プロジェクトとの違いが説明できない」という人に向けて、その使われ方や、実際にタスクを管理する方法を解説します。
タスク管理を効率化できる管理ツールも紹介するので、ぜひチェックしてみてください。
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目次
タスクとは
タスク（task：英語）を辞書で検索すると「作業」「課題」「仕事」などの意味があり、仕事の最小単位を意味する言葉です。
元はコンピュータ用語で、「パソコンが行っている個々の作業のこと、コンピュータが処理する仕事の最小単位」を意味しています。
（ちなみにコンピュータ用語では、ひとまとまりのタスクをジョブと呼びます。）
パソコンを使用していると、「タスクマネージャー」や「タスクバー」、「タスクスケジューラ」といった言葉を見聞きすることがあるでしょう。
近年はコンピュータ用語というより、ビジネス用語として広く「タスク」が使われるようになってきました。
ビジネスシーンで「タスク」が使われる場合、「仕事」と混合して使用されることもありますが、仕事よりも具体的な「作業」や「課題」、「活動」を示すと考えてよいでしょう。
例えば、商品開発に向けた市場調査をする場合、「商品開発に向けた市場調査」自体は仕事に該当しますが、そのための「調査」や「データ分析」、「会議の開催」などの具体的な作業はタスクにあたります。
プロジェクトとの違い
プロジェクトとは、「ある目的を達成するために組織されたチームや計画内容」のことです。
これに対してタスクは「すぐに取りかかれる最小単位の作業や課題」のことを指します。
つまり、プロジェクトはタスクと似た意味で用いられることがありますが、最小単位の作業（タスク）が複数集まった大きな計画ととらえられます。
プロジェクトという大きな枠組みのなかに一つひとつのタスクが複数存在する状態をイメージすると理解しやすいでしょう。
ToDoとの違い
タスクの類語としてToDoがあります。
タスクとToDoの違いは、期限が設けられているかどうかという点です。
タスクは特定の期日までに完了しなければならない作業のことで、期限が設定されています。
期日までに完了しなければ、他の作業に影響を及ぼします。
これに対してToDoは「いつかやるべき作業」のことで、「書類のデータ化」「メールボックスの整理」など、個人がいつかすべきことをリスト化したものを示すのが一般的です。
ビジネスシーンで多用される「タスク」用語
ビジネスシーンでは、さまざまな場面でタスクの類語が使用されます。
主な類語として、以下の4つの言葉の使い方と意味を確認しておきましょう。
- マルチタスク・シングルタスク
- タスクフォース
- タスク管理
それぞれについて詳しく解説します。
マルチタスク・シングルタスク
「マルチタスク（multitasking：英語）」とは、「複数の作業を同時並行で進める」または「短時間で切り替えながら処理する」ことです。
「電話中に内容をメモする」「会議に参加しながら発言内容をまとめる」などの行動がマルチタスクに該当します。
これに対してシングルタスクは、「1つの作業に集中して取り組む」ことです。
シングルタスクの利点は、集中力を保った状態で作業に取り組めることです。
どちらも元はコンピュータ用語ですが、現在ではビジネス用語として広く使用されています。
マルチタスクの方が効率的にタスク処理できるように思うかもしれませんが、元来人間の脳は並行してタスクを処理できない構造になっています。
そのため、マルチタスクで処理しているように見えても、実際はシングルタスクをうまく切り替えながらマルチタスクをこなしているのです。
タスクフォース
「タスクフォース（task force：英語）」とは、緊急性の高い課題解決のために組織内部で一時的に構成された組織のことです。
タスクフォースは元は軍事用語であり、ある任務を実行するために招集された部隊のことを指し、日本語では「任務部隊」と言います。
ビジネス用語として「タスクフォース」の言葉が使用される場合、本来は緊急性の高い課題を短期で解決することを目標とした編成チームのことを指しますが、近年ではプロジェクトチームと同義で用いられる場合もあるようです。
タスク管理
「タスク管理」とは、個々に割り振られた作業や業務を効率よく処理するためのプロセスのことです。
複数のタスクに優先順位を付け、進捗状況を把握することで、納期漏れやタスクの抜け漏れを防止します。
タスクを整理するために「ToDoリスト」を作り、タスクの見える化を図ることもタスク管理といえます。
タスク管理は、効率的に業務やプロジェクトを遂行するための必須の取り組みです。
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タスク管理が求められる理由
日常の業務やプロジェクトを進行する際に、計画どおりに物事が進まないことは多くあるでしょう。
タスク管理は、予期せぬ状況にスムーズに対応するうえでも重要です。
タスク管理が求められる具体的な理由は、以下の3点です。
- 優先順位を付けて効率的にタスクをこなすため
- チーム内でタスクの状況を共有するため
- 作業の抜け漏れや遅延を防止するため
それぞれについて詳しく解説します。
優先順位を付けて効率的にタスクをこなすため
タスク管理によってタスクの優先順位が明らかになるため、効率的に作業をこなせるようになります。
優先順位が曖昧なまま仕事に取りかかると、緊急性の高いタスクを後回しにしてしまったり、重要度の高いタスクを失念してしまったりするリスクが高まります。
やるべきことを期日までに確実に実行するためには、タスク管理によって優先順位付けをすることが大切です。
チーム内でタスクの状況を共有するため
タスク管理をするとタスクの状況が可視化されるため、チーム内での進捗状況の共有に役立ちます。
チーム単位で仕事を進める場合、あるメンバーの作業の遅れが全体の進捗に影響を及ぼす場合があります。
タスク管理によって各タスクの進捗や担当者が可視化されれば、遅れやトラブルが発生しているタスクの確認が容易になり、メンバー同士がフォローできるようになるでしょう。
チーム全体のパフォーマンスを一定に保つためにも、タスク管理は重要なポイントといえます。
作業の抜け漏れや遅延を防止するため
タスク管理によってタスクの担当者や期日が明らかになるため、作業の抜け漏れや遅延を防止できます。
特に規模の大きなプロジェクトを遂行する場合、タスクの量も膨大になるため、各タスクの担当者と期日を決めて管理していく必要があります。
これらを怠ると作業の抜け漏れが発生しやすくなり、「プロジェクトの納期に間に合わない」といった事態につながりかねません。
タスクの担当者や期日、進捗が可視化された状態を作ることができれば、状況に応じて臨機応変にタスクの順序を入れ替えたり、他のメンバーが代替したりといった対応も可能となります。
タスク管理の手順
タスク管理は以下の手順で行うと効率的です。
- タスクを洗い出す
- 優先順位を明確にする
- タスクの処理スケジュールを組む
- 進捗を管理する
それぞれのステップについて解説します。
1.タスクを洗い出す
まずはすべてのタスクを洗い出し、一覧にします。
頭のなかで思い浮かべるのではなく、書き出して整理してみることが大切です。
この際、できるだけタスクを細分化し、粒度を揃えることを意識しましょう。
タスクの洗い出しに漏れがあると、時間や人員を適切に割り振ることができません。
洗い出しは1人で行うのではなく、ミーティングの場などを活用して全員で取り組むことがポイントです。
2.優先順位を明確にする
タスクの洗い出しができたら、重要度と緊急性をもとにタスクに優先順位を付けていきます。
重要度を縦軸に、緊急性を横軸に据えたマトリクスを使用するとスムーズに優先順位付けできるでしょう。
マトリクスをもとに優先順位を決めたら、「タスクBが完了しないとタスクAに着手できない」といったタスク間の依存関係などを考慮して最終的な優先順位を決定します。
3.タスクの処理スケジュールを組む
タスクの優先順位が決まったら、タスクに期限を設定して全体のスケジュールを組みます。スケジュールを組む際は、ある程度余裕を持たせることがポイントです。
余裕を持たせることで、プロジェクトの進行途中に何らかのトラブルが生じて計画が先送りになっても、リカバリーが可能です。
4.進捗を管理する
タスクの処理がスケジュールどおりに進捗しているか管理します。
タスクのステータスが一目でわかるように「未着手」「処理中」「完了」などとラベル付けして管理するとよいでしょう。
遅延やトラブルが発生した場合は必要に応じてスケジュールを再調整したり、人的リソースを追加するなどの対応を取ります。
メンバー同士で定期的に進捗を確認できる機会を設けることが大切です。
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タスク管理に活用できる主なツール
タスク管理をする際は、ツールをうまく活用して効率化することがポイントです。
タスク管理に活用できる主なツールは、以下の4つです。
- 手書き
- ビジネスチャットツールやメール
- Googleスプレッドシート・Excel
- タスク管理ツール
それぞれ見ていきましょう。
手書き
最も簡単なタスク管理として、手書きで管理する方法があります。
メモや付箋、ノート、手帳などにスケジュールを直接書いて管理します。
タスクが発生した都度すぐに書き込めるため手軽ですが、例えばリモートワークを導入しているチーム内で情報共有したい場合などは不向きでしょう。
チーム内での情報共有にはToDoリストアプリやメモ機能のついたアプリケーションなどのクラウドツールを利用するのも1つの方法です。
タブレットから利用できるメモアプリなどもリリースされているので、手軽に利用できます。
Googleスプレッドシート・Excel
Googleスプレッドシートやエクセルでタスク管理する方法もあります。
Googleスプレッドシートやエクセルは日常業務で使用している企業が多く、表やフォーマットを作成すればすぐにタスク管理に活用できるでしょう。
タスクの優先度や担当者によってセルを色分けしたり、期限を記載したりもできるため、進捗状況の可視化に便利です。
Excelの場合、チーム間での情報共有には不向きですが、オンライン上で管理できるGoogleスプレッドシートであればチーム間での共有も簡単に行えます。
ビジネスチャットツールやメール
ビジネスチャットツールやメールをタスク管理に用いることもできます。
ビジネスチャットツールであれば、コメント自体をタスクとして設定できるでしょう。
メールの場合はフラグを立てたり、案件ごとにフォルダ分けをしたり、完了していないタスクを未読に設定するなどして差別化が可能です。
ただし、メールボックスを整理するのに時間がかかってしまうなど、それ自体がタスクとなる場合には避けるべきでしょう。
タスク管理ツール
タスク管理を目的として開発されたタスク管理ツールは、ExcelやGoogleスプレッドシートのように表やフォーマットを作成する必要がなく、導入後すぐに使用できます。
ツールによってさまざまな機能がありますが、チームで情報共有することを考えると、誰でも簡単に使えるシンプルな機能を備えているツールを検討するとよいでしょう。
個人のタスク管理のみならず、チーム間でのタスク管理やプロジェクトの進捗管理ができるツールもあります。
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Jootoを活用してタスク管理を効率化しよう
Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
画面上の「プロジェクトボード」に「タスク」を追加していくだけのシンプルな操作性で、誰でも簡単に使いこなせます。
タスク別に期限や担当者、優先度などを入力し、簡単にタスクの状態を見える化できます。
プロジェクトの進捗管理に便利なガントチャートを自動で作成できる機能も塔載されているため、規模の大きなプロジェクトを遂行する際にも役立ちます。
タスクに開始日または締切日の期間を設定してリマインダー設定を行えば、事前に通知を受け取ることも可能です。
また、Jootoのブラウザ拡張機能である「JootoTimer」には、以下のようなタイムマネジメントを支援する機能が塔載されています。
- タスク単位の作業時間記録
- 作業履歴の自動保存
- 累計作業時間の自動計算
- タスク完了時の作業レポート
- 作業時間のタスク実績への反映
- CSV形式でのデータエクスポート
これまで手作業が必要だった作業時間の記録や計算、レポート作成がすべて自動化できるため、タイムマネジメントのために要していた手間を大幅に削減できます。
手間が削減されて時間を有効活用できるようになれば、より付加価値の高い業務にリソースを割り当てることができるでしょう。
日常のタスク管理を効率化したい場合や、プロジェクトにおけるタスクの状況を可視化したいニーズがある場合は、ぜひタスク・プロジェクト管理ツールJootoの導入をご検討ください。
よくある質問
タスクについてよくある質問をまとめました。
タスクとは？
タスクとは、仕事の最小単位を意味する言葉です。
「今日中に処理すべきタスクをリストアップする」「ミーティングの開催に必要なタスクを洗い出す」といった使われ方をします。
タスクとToDoの違いは？
タスクとToDoの違いは、期限が設けられているかどうかという点です。
タスクは特定の期日までに完了しなければならない作業のことで、期限が設定されています。
これに対してToDoは「いつかやるべき作業」のことで、期限がないことが特徴です。
タスクとプロジェクトの違いは？
プロジェクトとは、「ある目的を達成するために組織されたチームや計画内容」のことです。
これに対してタスクは「すぐに取りかかれる最小単位の作業や課題」のことを指します。
つまり、プロジェクトは最小単位の作業（タスク）が複数集まった大きな計画ととらえられます。
マルチタスク・シングルタスクとは？
マルチタスクとは、「複数の作業を同時並行で進める」または「短時間で切り替えながら処理する」ことです。
これに対してシングルタスクは、「1つの作業に集中して取り組む」ことを意味します。
人間の脳はマルチタスクに向かない構造であり、マルチタスクで業務を処理しているように見えても、実際にはシングルタスクを切り替えながら作業をこなしています。
タスクフォースとは？
タスクフォースとは、緊急性の高い課題解決のために、通常の業務を行う組織とは別に組織内部で一時的に構成された組織のことです。
タスクフォースは元は軍事用語であり、ある任務を実行するために招集された部隊のことを指します。
ビジネス用語として「タスクフォース」の言葉が使用される場合、本来は緊急性の高い課題を短期で解決することを目標とした編成チームのことを指しますが、近年ではプロジェクトチームと同義で用いられる場合もあります。
タスク管理とは？
タスク管理とは、個々に割り振られた作業や業務を効率よく処理するためのプロセスのことです。
複数のタスクに優先順位を付け、進捗状況を把握することで、納期漏れやタスクの抜け漏れを防止します。
タスク管理のメリットは？
タスク管理のメリットは、以下の3点です。
- 優先順位を付けて効率的にタスクをこなせる
- チーム内でタスクの状況を共有できる
- 作業の抜け漏れや遅延を防止できる
タスク管理がうまい人とは？
タスク管理がうまい人には、以下のような特徴があります。
- タスクの優先順位を整理できている
- タスクの内容や進捗を周囲と共有している
- タスクの処理に必要な時間を把握している
- 余裕を持ったスケジュールを立てている
タスク管理の方法は？
タスク管理は、以下の手順で行うと効率的です。
- タスクを洗い出す
- 優先順位を明確にする
- タスクの処理スケジュールを組む
- 進捗を管理する
タスク管理に便利なツールは？
タスク管理に活用できる主なツールは、以下の4つです。
- 手書き
- ビジネスチャットツールやメール
- Googleスプレッドシート・Excel
- タスク管理ツール
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