効果的なチームのタスク管理とは？ 管理方法を統一してプロジェクトの全体像を見える化しよう

タスク管理は、業務の見える化・効率化を図るため、ビジネスパーソンにおいて欠かせない作業のひとつです。

同様にチームで仕事をする場合、チーム全体でタスク管理を行うことで、チーム内で最新の情報を共有できるため、ミスを未然に防ぐことや、チーム全体のパフォーマンス向上に繋がります。

 

タスク管理とは

タスク管理とは、ひとつの仕事を完遂するために必要な業務を、タスク（課題・作業）として細分化し、それぞれのタスクの概要・進捗状況・優先順位・期限などを管理することを指します。

 

タスク管理は、主に個人の仕事を管理するものと、チームの仕事を共有し管理するものがあります。

・個人のタスク管理
スケジュール管理、進捗管理が中心

・チームのタスク管理
チームメンバー及び関係者（次工程や取引先）への仕事の投入と進捗管理
仕事のプランニング・スケジュール管理・進捗管理・人材配置管理・異常処置管理など多岐にわたる管理

 

個人のタスク管理とチームのタスク管理は、相互に関連付けて運用することが少なくありません。
例えば、チームのタスク管理でスケジューリングしたタスクを、個人のタスク管理に落として管理する場合や、チームのタスク管理の中で、担当ごとの個人のタスク管理も同時に行う場合などです。
つまり、チームで仕事をするのであれば、タスクをチーム全体で管理することが重要となります。

 

チームのタスク管理を行うメリット

メンバー内での負荷の偏りを平準化できる

仕事の作業の処理要求は、その時々によって、変動します。
なぜなら、仕事の進行段階や処理の遅れ・進みによって、処理要求の多い時と少ない時が発生するからです。

人に対しても同様で、担当領域の違いやトラブル、変更などの理由から、特定の人に負荷が集中することがあります。
タスクの見える化により、チーム全体でタスクを管理することで、誰にどれぐらいの負荷がかかっているのか、メンバー全員が把握できます。
メンバー同士でフォローし合うことで、負荷の集中を防ぎ、タスクの平準化が行なえるメリットがあります。

チーム全体でタスクをチェックしコメントできる

チーム全体でタスク管理を行うことで、メンバー各々のタスクが見える化されます。
それによりタスクの無駄や、タスクの優先順位を、メンバー間でコメントし合えるようになり、結果として、仕事を効率よく進めることができます。

他のメンバーのタスク遅れを早期発見できる

チームでタスクの進捗状況を共有しておくことで、メンバー内の誰かのタスクが遅れた場合、即座にチーム全体で状況を把握できます。
タスクの遅れは、プロジェクト全体の大きな遅延の原因となりかねません。
チームでタスク管理をすることにより、問題が小さいうちに対処ができ、修正も比較的容易に済むことが多いでしょう。
また、タスクの遅れをすぐにカバーできるように、ルールを整えておくことも大切です。
例えば、本人でなければできないタスクしか残っていないと、他メンバーはカバーしたくとも、フォローすることができません。
これを避けるためにも、前項にあるように「タスクの優先順位」を明確にし、自分のみが行なえるタスクを優先的に、他メンバーでも行なえるタスクは後回しにするなどの、フォローし合える体制作りが必要となります。

 

チームのタスク管理で失敗しないためには

管理方法を統一すること

タスク管理には、ホワイトボードなどに付箋を貼ったりメモしたり、Excelにまとめたり、タスク管理ツールなどを使う方法がありますが、メンバー各々がバラバラな方法でタスク管理をすると、タスクの共有を行うことは困難でしょう。

メンバー全員が同じ方法でタスクを管理することで、情報を把握しやすくなり、お互いにチェックしやすくなります。
チームのタスク管理には、管理方法の統一は必須と言えます。
チームでタスク管理をするには、プロジェクト・タスク管理ツールを使うと大変便利です。

 

プロジェクト・タスク管理ツールの導入メリットとは

タスクを効率的に管理できる

プロジェクト・タスク管理ツール上では、同時に複数のタスクを簡単に管理できます。
例え多くのタスクが集中発生しても、納期や担当者の設定をすることで業務が見える化されていき、混乱することなくチーム全体のスケジュール管理を行なえる点が、大きなメリットです。

進捗状況の分かりやすい可視化

プロジェクト・タスク管理ツールでは、プロジェクトの進捗状況が、チャートやグラフなどで視覚化される機能が搭載されています。

どのタスクがどれくらい進んでいるか、どのタスクが完了したのかなどの情報が分かりやすくレイアウトされるため、今、処理すべきタスクの優先順位が明確になるというメリットがあります。

情報共有がしやすい

一つのプラットフォームにアクセスすることで、メンバー全員が同じ最新情報を得られるため、コロナ禍におけるリモートワークや出張先でも、必要な情報をすぐにチェックすることも大きなメリットです。

またプロジェクト・タスク管理ツール内のファイル添付機能やチャット機能を使うことで、リモート下でも、プロジェクトに関する報告・連絡・相談が行いやすいメリットもあります。

臨機応変な対応

プロジェクトを進めていると、当初設定していたタスクの他に、新たなタスクが発生することは日常茶飯事です。
このような時、今抱えているタスクが可視化されていれば、タスク間で調整することは難しくないでしょう。
新たなタスクが発生すれば、プロジェクト・タスク管理ツールにタスクを入力し、元からあるタスクとの優先度を確認しながら、効率よく業務を進めることができます。
またリマインダー機能があるツールも多いので、仕事の抜け漏れ防止にもなります。
加えて、プロジェクト・タスク管理ツール上に新たなタスクを入力することで、チームメンバー全員がタスクを一目で確認できるため、特定のメンバーだけが把握していると言った状況を防ぐことができ、伝達ミスの防止にもつながります。

 

プロジェクト・タスク管理ツールを選ぶポイントとは

チームの目的に合っていること

タスク管理ツールは、チームの目的に合わせて選ぶことが肝要です。
なぜならチームの目的は様々で、目的によって最適なツールが変わるからです。
ツールを比較するよりも、どのようなツールを求めているかを明確にすることが先決でしょう。

機能が厳選されていること

タスク管理ツールの機能が多すぎるとチームメンバーのリテラシーによっては、導入前に事前教育の時間や工数が必要になります。
チームが行うべき仕事は、ツールを使ってタスクを管理することではなく、あくまで「タスクを実行して結果を出す」ことです。
そのため、タスク管理をすることにはできるだけ時間と工数をかけないようにすべきでしょう。

つまりタスク管理ツールは、必要最低限の機能がしっかり搭載されているものを選ぶことが大切なのです。
中でも、タスクを可視化するうえで必要となる代表的な機能として、「カンバン」と「ガントチャート」があります。
カンバンはタスク状況の確認に、ガントチャートはスケジュール管理に便利な機能です。

操作が簡単であること

タスク管理ツールは操作しやすいことも、導入する上で重要な点です。
ツールは仕事をスムーズにするために導入するものであり、操作方法を覚えるために手間や時間が掛かるツールは、せっかく導入しても使わなくなる可能性が高いからです。
優れたプロジェクト・タスク管理ツールは、マニュアルを読む必要がないほど簡単に扱えます。
メンバー全員で使う場面をイメージし、誰にでも使いやすそうなツールを選ぶと良いでしょう。

 

チームのプロジェクト・タスク管理を支えるJooto

クラウド型プロジェクト・タスク管理ツールJootoは、個人タスクも、チームタスクもバランス良く管理できるツールです。
ドラッグ＆ドロップの操作を基本としているので、誰でも簡単かつ直感的にお使い頂けながら、タスク・プロジェクト管理に必要な機能を全て有しており、先述のプロジェクト・タスク管理ツールの導入メリットを、余すことなく感じて頂けるツールとなっています。

具体的には、カンバン方式のタスク管理画面とガントチャート双方を利用できるため、タスクごとのステータスと案件全体の進捗状況を管理することが可能となります。
また複数プロジェクトをツール内で一元化できるだけでなく、フィルターを掛けることで、参加しているプロジェクトにおいて、自分のタスクのみの抽出もできます。

加えて、タスク内においてコメント機能が設けられており、タスクにフォーカスしながら情報共有できるため、メンバー間で認識の齟齬を防ぐことに役立つツールでもあります。

Jootoなら、プロジェクト関わるチームのタスクを視覚的に捉え、プロジェクトの全体像を見える化することが可能です！