コロナ禍に拡がるテレワークが「社内のDX」を推進させる？社内DXを加速させるデジタル技術とは！

働き方改革や日々進化するデジタル技術、コロナ禍における生産性向上など、企業は積極的に、起こる環境の変化に柔軟に対応することが求められています。

労働環境改善の必要性に伴い、業務の効率化を図るための戦略として、ＤＸの推進が挙げられますが、経済産業省の提唱するDXレポートによると、実に９割以上の国内企業がDXの本格的な実現に取り組めておらず、変革への危機感の低さが浮き彫りになっています。

 

DXとは

DXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略で、2004年ウメオ大学エリック・ストルターマン教授により、「進化し続けるテクノロジーが人々の生活を豊かにしていく」という概念が提唱されたことが始まりです。

ビジネスシーンにおいては、デジタル技術を活用した業務改革、さらに未来の企業競争優位性を持つためのロードマップの策定、という文脈で使われます。

つまりDXは単なる社内のIT・ICT化に留まらず、より大局的な変革を意味し、デジタル技術を活用することで、組織・ビジネスモデル・働き方などを、抜本的に変革・改革することまでを指します。

 

DXが叫ばれている背景

経済産業省によると、20年以上稼働し続けているレガシーシステム（古い基幹システム）が、2025年前後には国内企業のシステム全体の６割になると予測されています。
加えてIT人材の不足が叫ばれる現状、何らかの改善策を取らない場合には、2025年以降、様々なリスクにより年間最大12兆円の経済損失が、日本に発生する可能性があると報告されているのです。

これを「2025年の崖」と呼び、世界市場において国内企業が勝ち抜いていくためには、DXの推進が必須であると経済産業省は示しています。

 

DXで取り組むべき社内アクション

経済産業省はDX推進において、直ちに民間企業が取り組むべきアクションを以下のように提示しています。

業務のデジタル化

・AI-OCRを利用した紙書類の電子化
・クラウドストレージを利用したペーパーレス化
・RPAを利用した定型業務の自動化

新型コロナウィルス感染症の世界的流行に伴い、多くの企業がテレワークに舵切りせざるを得ない状況になりました。
紙媒体の書類や、印鑑を使用していたこれまでの事務処理も、コロナ禍において急速に見直しがかかり、「書類のやり取りの電子化」「ペーパーレス化」がテレワーク導入の必須条件として掲げられました。

また現在、さまざまな法人向けSaaS・クラウドサービスが展開されており、これまでマンパワーを必要としていた業務を、効率的に自動化させるツールも数多く存在しています。
クラウドサービスの活用を導入できていないバックオフィス業務では、早急に導入検討を進めるべきでしょう。

 

業務環境のオンライン化

スマホやインターネットの普及、働き方改革やコロナ禍といった背景が進み、より企業は働き方の多様性に適応する必要がでてきました。

具体的には
・執務環境のテレワーク化
・社内外とのコミュニケーションのオンライン化（オンライン会議システムの導入）
などです。

一方で、実施に至っていない企業も少なくない数、存在しています。

一時はテレワーク化したものの、オフィス勤務に戻った企業も多く、そこには制度整備や執務環境作りに課題があり、切り替えが困難な状況にあると言います。
テレワークは業務プロセスが見えにくいため、これまでの就業規則や評価制度などを改めなければならない企業が多いのでしょう。
テレワークの普及のためには、何がボトルネックとなってテレワークが実現できていないのかという問題点を、洗い出す必要性があります。

制度整備などと並んでテレワークを阻害する有力な要因が、「コミュニケーション」です。

特にアドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果（2020年）」の中で、「紙の書類が確認できない」「プリンタがない」などの前述の制度・環境面に続き、３位に「自分以外の仕事の進捗が確認しづらい」という項目が続いているのが印象的です。

 

社内DXに必要なコミュニケーションツールとは

業務環境のオンライン化に伴い、同時にコミュニケーションも見直さなければいけません。
これまでのように同じ場所で仕事をしていない以上、コミュニケーションを円滑化するツールの導入は必須になります。

例えば次のようなものです。

オンライン会議システム

オンライン会議システムとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを介して、映像や音声、データをやり取りし、オンライン上で会議を行うシステムのことです。
場所を問わず使用できるため、コロナ禍におけるテレワークにも活発に使用されています。

チャットツール

チャットツールとは、パソコン・スマートフォン・タブレットなどを介して、リアルタイムでコミュニケーションをとることができるコミュニケーションツールです。
一方通行なメールと違い、実際の会話のような感覚で気軽に使用できるのが特徴で、1対1のみならず、複数人でのコミュニケーションを手軽に取ることが可能になります。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクトの進行度合いを、わかりやすく管理するためのツールです。
タスク・プロジェクト管理ツールを活用することで、プロジェクトの進捗を可視化し、タスクの遅延や漏れを防ぐことができます。

「自分以外の仕事の進捗が確認しづらい」というコミュニケーションの解決にはやはりタスク・プロジェクト管理ツールの導入が一番の近道です。
テレワークの普及により、タスクやプロジェクトが円滑に進まなくなり、業績にも影響がある可能性があります。
オンライン上でのタスク・プロジェクト管理が急務になっています。

 

社内のDX化を支えるJooto

Jootoは、「自分以外の仕事の進捗が確認しづらい」に応える、タスク・プロジェクト管理ツールです。

「時間や場所にとらわれずに多様な働き方を可能に」することをコンセプトにし、ユーザーやメンバー全員がプロジェクトの進捗状況を、ひと目で把握できることを目指して作られています。

ホワイトボードに付箋を張るような直感的なUIで、タスクの振り分けやステータスの変更が可能なため、メンバー全員で、各々のタスクをリアルタイムで把握することができます。

また外部連携機能も充実しており、主にGoogleカレンダーや、コミュニケーションツールであるChatwork・Slackなどと連携させることで、タスク・プロジェクト内でコミュニケーションを活性化させることができます。

webブラウザは当然のこと、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンやタブレット端末でお使いいただけるので、場所を選ばないアクセスが可能です。

多様な働き方に対応し、「業務のオンライン化」を助けるタスク・プロジェクト管理ツールのJootoを是非お試しください！