外注管理は発注・納期・進捗状況を可視化して業務効率化を図るべし！

少子高齢化の進む日本では、戦後最大規模とされる労働人口不足に陥っています。
そのため、さまざまな業種において人材不足の拡大は免れません。

またバブル崩壊後、終身雇用神話が崩れたことで転職の需要が増え、必然的にそのサポートサービスが充実し始めたことから、離職率も高くなってきました。
人材はより流動的になり、需要はあっても常に人材不足という、社会構造に変化しているのです。

人的リソース不足の解消には、業務をツールによって自動化したり、社外に依頼することが得策でしょう。
後者の場合、その業務を専門的に扱っている企業に外注することや、個人・フリーランスにアウトソーシングするという選択肢があります。

しかし一方で、多くの業務委託や外注案件を持った場合に、適切な管理方法やコミュニケーションを取っていないと、管理コストがかかり、案件やプロジェクトが円滑に進まないという課題があります。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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外注管理の問題点

自社内マネジメントの課題

自社内において、「どの外注先に、何の業務を発注しているか」などの、情報共有がされていなければ、二重発注や発注漏れなどの根本的なリスクのほかにも、日常的に適切なコスト・リソース管理の面において、ロスがなどが生じる可能性があります。

また過去に同様の依頼をした際に、品質はどうだったかなどの評価が、自社内で可視化されていなければ、発注担当者は依頼先選定をその都度探す必要が出てきます。
従って自社内では、発注情報や外注先の情報、その日々のタスク・進捗などを「可視化」することが課題となります。

コミュニケーションの課題

外注先によって、メールや複数のチャットツール等、連絡手段がバラバラだと、コミュニケーションコストがかかり、連絡ミスも起こりがちになります。

また、テレワーク環境化なこともあり、外注先と会ったことがないというケースも急増しています。こういったことはタスク・プロジェクト進捗にネガティブに働くでしょう。
最悪のケースでは、想定と違った納品物だったり、スケジュールが遅延する可能性もあります。

特に初めて取引を行う外注先とは、より綿密なコミュニケーションが必要になるため、連絡方法を一本化していく必要があります。

タスク・プロジェクト管理ツールのメリット

外注先・業務委託先といった外部パートナーとのやり取りを一元化できるシステムに、タスク・プロジェクト管理ツールがあります。
導入にはどのようなメリットがあるか見ていきましょう。

発注状況を可視化し、外注先とのタスクやスケジュールを一元管理

どのようなタスクを、誰に対して発注し割り振っているかが、自動的に可視化・共有されます。

二重発注や、同一の外注先に対して依頼量が増えすぎるといった問題を、未然に防ぐことはもちろんのこと、５W１Hが徹底され、スケジュール管理機能も並行して使うことで、円滑な案件・プロジェクト管理が可能になります。

テレワーク環境下における円滑なコミュニケーション

チャット機能、クラウドに対応したタスク・プロジェクト管理システムであれば、スマホ・PC・タブレットから場所を選ぶことなく、外注先へのコミュニケーションがスムーズになります。

先述のとおり、テレワーク環境下で、外注先と対面で会う回数が減少しているばかりか、一度も実際に会ったことがない、というケースも急増しています。
働き方の多様化に合わせた準備を行っておくことは必須と言えそうです。

もちろん時間差の生じるメールなどに比べ、タイムリーで円滑なコミュニケーションは、業務の効率化やアウトプットの向上に繋がります。

タスク・プロジェクト管理ツールの「Jooto」とは

クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールで、外注管理もスムーズ！

プロジェクトが増えてくると、複数の外注先と様々なタスクが発生します。
マネージャーはこれらをすべてリアルタイムで把握するべきですが、それを脳内で行うのはほとんど不可能と言って良いでしょう。

そこで、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」の出番です。
PC上、タブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスで利用でき、社内外のプロジェクトメンバーなど、遠隔地との連携にも便利です。

複数の外注先に対するタスクやその進捗も、容易に一覧することができます。
外部パートナーの招待・削除も可能なため、プロジェクトやタスクの権限などを割り振り、タスクベースのファイルや、納期を意識したガントチャートなどで進捗状況の共有をすることも可能です。

ユーザー同士もタスク内チャットでコミュニケーションを取ることができ、タスクごとにメッセージのやり取りが可能なため、必要な情報を無駄なく、効率的に伝えることができます。

外部連携機能の充実

Jootoは、外部ツールとの連携が可能です。

主にGoogleカレンダーや、コミュニケーションツールであるSlack、Chatworkなどと連携させることで、Jooto内でのタスクアクションを外部機能へと通知できるようになります。
また、チャットツールを使用すれば、タスクの更新や自分宛に届いたメッセージを見落とさずに管理することができます。
外注先が使用しているツールに合わせた対応も可能になります。

Jootoを使って、外部パートナーとのコミュニケーションを円滑に行ってみませんか？
ぜひ一度、Jootoをお試しください。