工数管理でプロジェクトの業務量を可視化するためには？

プロジェクトをスムーズに進行するために重要な工数管理。
工数管理を行うことで、プロジェクト完了までに必要な工数を把握することができます。
そしてプロジェクト全体を通して掛かるであろうコストを事前に読み取り、利益の最大化に繋げることが工数管理の最大の目的です。

この記事では、工数の意味や工数管理とはいったいどういうものなのか、工数管理の基礎知識や効果、実践の際のポイントを解説していきます。

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プロジェクトにおける工数管理とは

そもそも工数とは、プロジェクトを完了させるまでに必要な「作業量」のことです。
工数を正確に算出することは、プロジェクトにおけるコスト管理やスケジュールの管理に直結します。
元は製造業やシステム開発の分野で使われていた工数管理ですが、今や様々な業種業態においてプロジェクト管理の手法として幅広く使用されています。

工数管理は、プロジェクトにおける進捗状況の把握に役立つほか、プロジェクトの全タスク量を「時間と人数」に分解することで、プロジェクト内で発生するコストの把握にも役立ちます。

工数で使用される単位や計算方法とは

工数は人月・人日・人時間の単位で表されます。

人月は１人が１か１月（１日８時間×２０日間）かけて完了する作業量なので、例えば２人月ならば、１人で作業する場合２か月かかる作業量ということになります。
同様に、人日は１人が１日（１日８時間）かけて完了する作業量、人時間だと１人が１時間かけて完了する作業量になります。

工数管理では「期間」「要員」も算出します。
期間はプロジェクトや計画完了までに必要な日数や月数のことで、要員はプロジェクトに関わる人員（人数）のことです。

具体的には、下記の数式で算出できます。

期間＝工数÷要員
要員＝工数÷期間
工数＝要員×期間

工数管理では、プロジェクト完了までに必要な作業量を見える化することに加え、実際にかかった工数と見積との差を把握し、改善に繋げることが工数管理の目的と言えます。

工数管理のメリットとは

工数管理により「時間と人」を可視化しながら作業を進めることで、以下のようなメリットがあります。

コストの把握に役立つ
スケジュール調整に役立つ
進捗管理に役立つ
作業効率化・生産性向上に役立つ

コストの把握に役立つ

プロジェクトの管理において、プロジェクトを予算内に収めることは大事です。

どのような作業にも、時間あたりの人件費をはじめとするコストが発生します。
適正な工数管理を行い、プロジェクトの全工数をあらかじめ算出しておくことで、コスト感の予測が立ち、見積の際に役立ちます。

ただし工数管理では、作業を行うひとり一人の能力値までは測れません。
例えば新入社員とベテラン社員の作業スピードは、違って当たり前です。

つまり特定のタスクを完了させるのに必要な工数は個人差があるので、それも踏まえて見積もりをしないと、見積と実際のコストで差が生まれるので注意しましょう。

スケジュール調整に役立つ

工数管理を行うことで、スケジュール調整、進捗管理に役立つことを知っているビジネスマン

工数管理を適切に行うことで、プロジェクト期限を意識したスケジュール調整ができます。
プロジェクト内における、作業一つひとつの作業時間が明確であれば、自ずと仕事量も可視化されます。
プロジェクト期限から逆算して、適正なスケジュールを立てることが可能になるでしょう。

またスケジュールがひっ迫しそうな作業から手を付けるなど、リスク管理にも役立ちます。

進捗管理に役立つ

工数管理によりプロジェクトのスケジュールが決まったら、実際の作業の進捗状況とを見比べ、プロジェクト進行が順調なのか遅延を起こしているのかを判断することができます。

作業担当者それぞれの進捗状況や作業効率をスケジュールと照らし合わせることで、特定の人に負荷がかかっているなどの発見につながります。
遅延を起こしている場合でも、早期であれば適切な対処で遅れをカバーすることができるでしょう。

作業効率化・生産性向上に役立つ

工数管理を進めることで、スケジュール設定段階で、無理や無駄のない計画が立てられるので、効率よく作業を進められます。
作業に無理や無駄がなくなり、作業効率が上がります。

またゴールとなる見積工数と、実際にかかっている工数が可視化できることで、「より生産性を上げなくてはいけない」というモチベーションが生まれやすくなったり、働いた成果が一目で分かることで、どの作業を効率化すれば生産性に繋がるかが意識しやすくなります。

プロジェクトメンバーが生産性を向上させようと意識することで、プロジェクトの成功率も上がるでしょう。

もちろん無駄を省くことは大切ですが、人員や時間がひっ迫している状況では、不測の事態が起きたときに対応できませんし、現場の不満にもつながり、作業効率、生産性、ともに低下させてしまうことにもなりかねません。
スムーズにプロジェクトを進行させるためにも、無理のない工数管理の設定が必要です。

工数管理を成功させるためのポイント

プロジェクトを成功させるためには、工数管理の効果を最大化することが鍵になります。
工数管理をおろそかにすると、思わぬところで時間やコストがかかってしまい、採算が合わなくなる、納期に間に合わなくなる、といった不具合が生じる可能性があります。

工数管理を成功させるための、主なポイントは以下のとおりです。

タスクの作業時間を把握する
プロジェクト内の工数を情報共有する
プロジェクト管理ツールを使って効率的に管理を行う

詳しく解説します。

タスクの作業時間を把握する

タスク数だけではなく、それぞれのタスク完了までにかかる作業時間も正確に把握することが大切です。

過去の作業データなどを参考にして作業時間を割り出しましょう。
初めて行う作業で、時間が正確にはわからないという時は、従業員へのヒアリングなどを行い、なるべく柔軟に対応できるようにしておきましょう。

ボリュームの大きなタスクには時間に余裕を持たせたり、人員を多く配置したりするなどの調整が必要になります。
また先述した通り、タスク担当者によってかかる時間が変わることもあるので、注意が必要です。

それぞれの適性を把握し、人員配置を行うようにしましょう。

プロジェクト内の工数を情報共有する

管理者が工数を把握できていたとしても、プロジェクトチームのメンバーに伝わっていなければ、工数管理の効果は望めません。

工数管理の情報を現場でも共有することで、メンバー間でプロジェクトの状態を理解できるようになります。
メンバー全員が工数を把握し、全体の進捗状況が理解できるようにしておけば、メンバーどうしで連携して作業することが容易になります。
PDCAサイクルが上手く回るようになり、チーム全員が最適なアクションを取ることが可能になるのです。

また、トラブルや遅れにも気が付きやすく、即座に対応できますし、タスクに内容や必要となる情報を共有することによって、属人化を防ぐ効果もあります。

プロジェクト管理ツールを使って効率的に管理を行う

工数管理を日報などを使い、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで行う方法もありますが、プロジェクト管理ツールを使ったほうが効率的に行えます。

なぜならガントチャートツールを使うことで、進捗状況が一目でわかるからです。

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理をわかりやすく見ることができる表のことを指します。
プロジェクト全体の計画を見える化し、一目でおおむね全体像をつかめるのが、ガントチャートのメリットです。
WBS（Work Breakdown Structure）というプロジェクト全体を小さなタスクに分割して、作業内容と担当者を管理できる手法の一部として使われることが多く、作業工程や進捗を管理するのに役立ちます。

ガントチャート、タスク管理、ファイルの共有などの機能が備わったツールを使用することで、管理を一元化することができます。
なかには勤怠管理システムを搭載したツールもあります。

工数管理にプロジェクト管理ツールを使用するメリット

メンバーのプロジェクト進捗状況を把握したり、工数見積もりを効率よく行うためにはタスク管理のできる「プロジェクト管理ツール」の導入がおすすめです。

さまざまなプロジェクト管理ツールがリリースされているので、選び方がわからなくて困っている場合は、まずは自社の状況を把握して、どのような機能が必要なのか洗い出しましょう。
DXが進んでいることもあり、カスタマイズできるオープンソースソフトウェアや、オンプレミスでプロジェクト管理ツールを稼働させている企業もありますが、専門的な知識が必要になり、コストや時間がかかってしまいます。
新たに、プロジェクト管理ツールを導入するのであれば、登録するだけで使うことができるクラウド型をおすすめします。
月額で費用のかかってくタイプがほとんどですが、機能制限はあるものの、無料でトライアル利用できるツールもありますので、試してみてからどのツールを使うのか決めるのも良いでしょう。

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは以下のとおりです。

進捗などの報告の手間が省ける
作業工程が可視化され進捗状況がリアルタイムで確認できる
計画や見積もりを出すときに役立つ

ひとつひとつ解説していきます。

進捗などの報告の手間が省ける

プロジェクト管理ツールを活用することで、進捗などの報告の手間を削減できるのも大きなメリットです。

プロジェクトマネジメントの責任はプロジェクトマネージャーが担うことが多く、プロジェクト全体の進捗状況や、個人の抱えるタスク、スケジュールなど、全てを把握して、チームメンバー全員と密なコミュニケーションを取りながら適切な指示を出さなければなりません。
プロジェクトマネージャーの負担は大きく、工数が大きくなればなるほど、管理は難しくなります。

プロジェクト管理ツールを導入すれば、ツールにタスクを入力するだけで、わざわざ報告を受けなくても、誰が何をしているのか、一目で把握することができます。
必要なファイルなどの資料も共有できるので、担当者に確認したり、ファイルを送ってもらったりといった手間も省けます。
無駄な時間を減らすことにより、残業が減り、労働環境の改善にも役立ちます。

プロジェクト管理ツールの導入は管理する側にとっても、される側にとってもメリットが多く、企業にとっても生産性の向上が望めるのです。

作業工程が可視化され進捗状況がリアルタイムで確認できる

プロジェクト管理ツールに入力する際にタスクを細分化し、完了したら必ずツールに入力するというルールを定めておくことで、進捗状況をリアルタイムで把握することができます。

ToDoリストやチェックリストなどを使った管理では、時間的な把握が難しく、作業に遅れが生じていても気が付きにくいというデメリットがあります。
プロジェクト管理ツールを使い、ガントチャートなどの機能を利用すれば、作業工程の可視化ができ、視覚的に管理することができるようになります。

特に、テレワーク（リモートワーク）などで離れた場所で仕事をしているメンバーがいる場合は、誰が何をしているのかが把握しづらく、管理が難しくなりがちです。
プロジェクト管理ツールにアクセスすれば、すぐにメンバーとつながることができるため、オフィスで仕事をするのと同じように、リアルタイムでコミュニケーションを取ることも可能です。

計画や見積もりを出すときに役立つ

プロジェクト管理ツールに入力されたデータは記録として残すことができます。
過去のデータを分析することで、プロジェクトの課題を発見でき、今後発生するプロジェクトの計画に役立ちます。

また、顧客へのプレゼンの際にも実績をデータで提示することができ、現実味のある見積もりを出せるようになります。

分析データがあれば、プロジェクトの開始前の要件定義のときにも、顧客と制作側の齟齬が生じにくくなるので、プロジェクト完了時には、ツールを見直し、分析を行ってくおくと良いでしょう。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」で適切な工数管理を

工数管理にはプロジェクト管理ツールを使うと、効率的に行えることがわかりました。
さまざまなツールがリリースされている中で、プロジェクトの進捗やスケジュールを一目で把握できるJootoをおすすめいたします。

Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理には欠かせない工数管理を正確に行うことができます。

基本の操作方法はドラッグ＆ドロップだけ。
UI（ユーザーインターフェース）も快適で、視覚的・直感的に使えるので、誰でも簡単にすぐ使いこなせるようになります。

登録したタスクは、未着手・進行中・完了など、ステータスを一目で確認でき、付箋のように貼ったり剥がしたりしてリスト管理します。
カンバンボードを見るだけで、進行中の案件内容や担当者がひと目で把握できるので、管理時間の短縮に役立ちます。

Jootoでは工数管理に便利な、予実管理機能がご利用頂けます。
タスクそれぞれに予定と実績の数値を設定することで、リストごとの合計数値を可視化できる機能です。
担当者別、期間別の合計数値を算出することで、工数時間の算出や金額集計など、タスクと数値を紐付けし管理することが簡単に行なえます。

予実管理機能はエンタープライズプラン・コンサルティングプランでご利用頂けます。

プロジェクト管理における工数管理でお悩みの方は、ぜひJootoの導入をご検討ください。

工数管理でプロジェクトの業務量を可視化するためには？工数管理を成功させるための方法を解説します