工数管理とは、業務に要する時間を見える化し、精度の高い原価計算をするために労務費（原価）を算出することです。
工数管理をしないと正確な労務費（原価）を把握できず、正確な利益率を算出することは困難です。
工数管理は、IT業や広告業、製造業、建設業、士業など、労働者の稼働時間が利益に直結する業界や職業において特に効果を発揮します。
工数管理は、システム開発をはじめとするプロジェクトをスムーズに進行するためにも必要不可欠です。
適切な工数管理によってプロジェクト完了までに必要な工数を把握でき、リソースを見積もれるようになります。
プロジェクト全体を通してかかるであろう労務費（原価）を事前に読み取り、利益の最大化につなげることが工数管理の最大の目的です。
工数管理は、経営管理を行ううえでも非常に重要な役割を果たします。
この記事では、工数の意味や工数管理の基礎知識、効果、実践のポイントなどを解説します。
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目次
プロジェクトにおける工数管理とは
そもそも工数とは、プロジェクトの完遂や製品の完成など、何かを完了させるために必要な「作業量」のことです。
工数を正確に算出することは、プロジェクトにおけるコスト管理やスケジュール管理に直結するため、重要なステップです。
工数管理は製造業やシステム開発の分野で活用されてきましたが、今やプロジェクト管理の手法として幅広く用いられています。
工数管理の単位には「人月（にんげつ）」「人日（にんにち）」「人時（にんじ）」の3種類があり、プロジェクトに応じて単位を使い分けることが特徴です。
工数管理は、プロジェクトにおける進捗状況の把握に役立つほか、プロジェクトの全タスク量を「時間と人数」に分解することで、プロジェクト内で発生するコストの把握にも役立ちます。
工数管理が注目される理由
工数管理が注目されている理由として、働き方改革の推進があげられます。
多様な働き方の実現によってテレワーク（リモートワーク）が増えたことで、実際の工数が見えにくくなっており、あらためて工数管理が注目を集めているのです。
働き方改革では残業の削減も目標の一つに掲げられており、工数管理によって作業時間を見積もることで、長時間労働の是正につなげることが期待されています。
また、工数管理はプロジェクト完了までに必要な作業量を見える化することに加え、実際にかかった工数と見積もりとの差を把握し、業務改善につなげることも目的の一つです。
収支の把握にも役立つため、プロジェクトによって実際にどのくらいの利益が得られたのか、赤字になっていないかなどを可視化して確認することもできます。
勤怠管理との違い
工数管理と勤怠管理は時間や人員を管理するという点では似ていますが、目的が異なります。
工数管理は、主にプロジェクトに費やす時間や人員を管理し、生産性向上や業務効率化のために行われます。
これに対して勤怠管理は、従業員の出勤・退勤の履歴や労働時間、休暇の申請状況を記録し、給与計算などに反映することを目的としています。
工数管理と勤怠管理はそれぞれ別のシステムで管理運用されるケースが多いですが、正確な労務費（原価）を算出するためには、勤務時間と工数が一致していることが望ましい状態です。
そのため、工数管理と勤怠管理システムを統合することには多くの利点があります。
工数管理のメリットとは
工数管理により「時間と人」を可視化しながら作業を進めることで、以下のようなメリットがあります。
- 収支の把握に役立つ
- スケジュール管理に役立つ
- 進捗管理に役立つ
- 業務効率化・生産性向上に役立つ
- 利益率の向上につながる
- ボトルネックの特定に役立つ
詳しく見ていきましょう。
収支の把握に役立つ
プロジェクトは予算内に収めなければ、利益を得られません。
そのため、プロジェクト管理において収支管理は重要な要素です。
適切な工数管理を行っていないと、うまく進んでいるように見えても実は赤字になっているケースは多くあります。
正確な工数が把握できれば、労務費（原価）の計算が容易になります。
1人月分の工数にかかる人件費などの単価を「人月単価」と呼び、1人日の場合は「人日単価」、1人時の場合は「人時単価」と言います。
単価に必要な日数を乗じることで、プロジェクトの労務費（原価）が見積もれるのです。
適正な工数管理を行い、プロジェクトの全工数をあらかじめ算出しておくことで、コスト感の予測が立てられ、見積精度の向上に役立ちます。
スケジュール管理に役立つ
工数管理を適切に実施することで、スケジュール管理の精度を上げることができます。
一般的に、プロジェクトの規模が大きくなるほど関係する人の数が多くなるため、スケジュール管理は難しくなります。
工数管理によって一つひとつのタスクの作業時間の内訳が明確化されれば、自ずと仕事量が可視化され、進捗の遅れといったスケジュールのズレが発生するリスクを軽減できるのです。
万が一イレギュラーな事態が発生しても、人員の再配置や追加投入などの対応が迅速に行えるようになるでしょう。
進捗管理に役立つ
工数管理によって、プロジェクトの進捗をリアルタイムに把握できるようになります。
実際の作業の進捗とあらかじめ立てたスケジュールを比較することで、プロジェクトの進行が順調なのか簡単に判断できます。
遅延が発生している場合も早期に発見できるため、必要な調整がしやすくなるでしょう。
進捗が可視化されることでチームのメンバーのモチベーションを保ちやすくなるといったメリットもあります。
業務効率化・生産性向上に役立つ
工数管理は業務効率化や生産性向上にもつながります。
工数管理をしていないと、最終的な成果や実績以外に目が向かず、プロジェクトの進行過程で生じた問題点を見逃しがちです。
業務効率化や生産性向上を実現するためには、想定よりも時間がかかったタスクや、作業手順に問題があるタスク、人員配置が適切でないタスクを発見し、見直すステップが必要です。
この繰り返しにより業務改善が実現し、組織全体の生産性が向上していきます。
利益率の向上につながる
工数管理によってプロジェクトの収支や進捗状況が見える化されると、プロジェクト全体を俯瞰的に捉えられるようになり、改善点が見つけやすくなります。
結果としてプロジェクトの質を高めることにつながり、コスト削減が実現し、利益率が向上するでしょう。
また、工数管理によってプロジェクト単位で収益性を把握できるようになるため、利益率の低いプロジェクトを特定し、改善に取り組むことが可能になります。
このような取り組みにより、企業全体の利益率が向上していきます。
ボトルネックの特定に役立つ
プロジェクトにおけるボトルネックとは、プロジェクトの円滑な進行を妨げる要因のことです。
プロジェクトには、人員不足や予算不足、コミュニケーション不足、外部環境の変化など、さまざまなボトルネックとなりうる要素が存在します。
工数管理によってプロジェクト全体の進捗やタスクの状況が可視化されるため、ボトルネックが特定しやすくなります。
早い段階でボトルネックを特定できれば、リソースを追加したりスケジュールを組み直したりといった対策を講じやすくなります。
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工数管理のやり方
工数管理の手順は、以下の4つのステップです。
- 工数を見積もる
- 工数を管理表やツールへ入力する
- 予実管理を実施する
- 集計・分析・改善
1から順に解説しますので参考にしてください。
工数管理の手順1：工数を見積もる
プロジェクトの計画段階でタスクの洗い出しが完了し、プロジェクトの全体像が明らかになっていることを前提に、各タスクの工数を算出し、プロジェクト全体に必要な工数を見積もっていきます。
必要なタスクが洗い出せていないと、計画と実行の間に乖離が生じるため、注意が必要です。
工数は人月（にんげつ）・人日（にんにち）・人時（にんじ）の単位で表されます。
人月は1人が1ヵ月（1日8時間×20日間）かけて完了する作業量なので、例えば2人月ならば、1人で作業する場合2ヵ月かかる作業量という意味です。
同様に、人日は1人が1日（1日8時間）かけて完了する作業量、人時は1人が1時間かけて完了する作業量になります。
また、工数管理では「期間」と「要員」も算出します。
期間はプロジェクトや計画完了までに必要な日数や月数のことで、要員はプロジェクトに関わる人員（人数）のことです。
具体的には、下記の数式で算出できます。
- 期間＝工数÷要員
- 要員＝工数÷期間
- 工数＝要員×期間
工数を見積もるタイミングで、工程表も作成します。
工程表とは、「いつ・誰が・どの作業を・どのくらいの時間で実行するのか」を表したスケジュール表のことです。
メンバーの経験やスキルを考慮しながら工程表を作成する必要性があります。
工数管理の手順2：工数を管理表やツールへ入力する
プロジェクトが動き出したら、実際に作業にかかった工数をツールへ入力していきます。
精度を高めるために必ず毎日入力しましょう。
プロジェクトには複数人が関わるため、こまめに工数を入力し、情報を収集するのは想像以上に大変です。
メンバー全員が工数管理の重要性を理解できるように説明したり、入力業務が苦にならないように項目を精査したりする必要があります。
また、入力された工数のデータを実務に活かすことも大切な作業です。
最新のデータを管理者が入手できる環境を整えましょう。
蓄積されたデータは今後の作業計画だけでなく、経営判断にも役立ちます。
工数管理の手順3：予実管理を実施する
予実管理とは、予算と実績を管理することです。
見積もった工数と実際の工数を比較し、「作業が予定どおりに進んでいるか」「コストがオーバーしていないか」などを管理します。
プロジェクト進行中に予実管理を実施しないと、気付いたときには予算がオーバーしてしまい、取り返しが付かない事態に陥ってしまうかもしれません。
プロジェクト完遂後だけでなく、管理者は日々チェックするようにしましょう。
工程表や勤怠管理などとあわせて組織で予実管理を実施することで、万が一予算を越えてしまってもすぐに発見し、対策を取ることができます。
工数管理の手順4：集計・分析・改善
プロジェクト完了後に、工数管理で得られた情報を集計し、分析します。
グラフや表を用いて工数管理の結果を視覚的に把握することがポイントです。
見積もった工数よりも多くかかってしまった箇所や、逆にそれほど工数をかける必要がなかった個所などを洗い出し、次のプロジェクトに活かせるように業務改善を行いましょう。
こうして分析した情報はナレッジとして蓄積され、今後のプロジェクトや経営判断に役立ちます。
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工数管理を成功させるためのポイント
プロジェクトを成功させるためには、工数管理の効果を最大化することが鍵になります。
工数管理を怠ると、思わぬところで時間や経費がかかってしまい、「採算が合わなくなる」「納期に間に合わなくなる」といった不具合が生じる恐れがあります。
工数管理を成功させるための主なポイントは、以下の通りです。
- タスクの作業時間を把握する
- プロジェクト内の工数を情報共有する
詳しく解説します。
タスクの作業時間を把握する
タスクの数だけではなく、それぞれのタスク完了までにかかる作業時間も正確に把握することが大切です。
過去の作業データなどを参照して作業時間を割り出しましょう。
初めての作業で必要な作業時間が正確にわからないときは、従業員へのヒアリングをするなどしてなるべく柔軟に対応しましょう。
ボリュームの大きなタスクには時間に余裕を持たせたり、人員を多く配置したりするなどの調整が必要になります。
前述の通り、タスクの担当者によって所要時間が変わることがあるため、注意が必要です。
プロジェクト内の工数を情報共有する
プロジェクトの管理者が工数を把握していても、プロジェクトチームのメンバーに伝わっていなければ、工数管理の効果は望めません。
工数管理の情報を現場でも共有することで、メンバー全員がプロジェクトの進捗を理解できるようになります。
メンバー全員が自分のタスクだけでなくプロジェクト全体の進捗を意識して作業が行えるようになれば、協力体制が築きやすくなり、メンバー同士のフォローも容易になるでしょう。
工数管理に役立つツール
効率的に工数管理を行うためには、ツールの導入が効果的です。
工数管理に役立つツールは、以下の4つです。
自社の状況やニーズに応じて選ぶ必要性があります。
- Excel（エクセル）・スプレッドシート
- グループウェア
- ERP（Enterprise Resources Planning）
- タスク・プロジェクト管理ツール
それぞれについて詳しく解説します。
Excel（エクセル）・スプレッドシート
Exce（エクセル）やGoogleスプレッドシートを使った工数管理は、導入コストがかからないというメリットがあります。
前述した計算式などを活用して工数管理表を作成し、共有ファイルなどに保存して管理します。
Exce（エクセル）やGoogleスプレッドシートで作成できる主な工数管理表の種類は、以下の通りです。
- WBS
- 日報
- ガントチャート
これらの表をシートごとにわけ、紐づけて管理すれば精度の高い管理が実現します。
関数の入力など、エクセルの使い方に慣れている場合は便利に使いこなせるでしょう。
Exce（エクセル）やGoogleスプレッドシートはカスタマイズ性が高いため、さまざまな使い方ができる点もメリットです。
一方で、入力漏れや入力ミスのリスクが高いことや、パソコン以外のデバイスでは操作しづらく、編集ができないという欠点があります。
また、予実管理や同時編集には不向きです。
テンプレートを使って手間を省くこともできますが、管理ツールを使ったほうがスムーズに進められるでしょう。
グループウェア
グループウェアとは、社内のコミュニケーションや情報共有を促進させ、業務効率化を実現するためのソフトウェアのことです。
メールやスケジュール管理、掲示板、設備予約、経費精算、労務の管理機能などが備わっていることが特徴です。
グループウェアのなかには、工数管理の機能が搭載されているものがあります。
すでに導入しているグループウェアに工数管理機能がある場合、それを活用することで導入コストをかけずに工数管理ができます。
ERP（Enterprise Resources Planning）
ERP（Enterprise Resources Planning）とは、経営資源を一元管理し、有効活用するための考え方やシステムのことです。
ERPを導入すれば、会計・人事・物流・販売などの企業の基幹業務を統合し、効率的に管理できます。
例えば、工数管理に強いERPシステムを導入して商品の受注から納品のプロセスを一元管理すれば、業務効率の向上が実現するでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールを活用して工数管理する方法があります。
タスク・プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトごとにタスクの進捗状況などを管理できるツールのことです。
タスクごとに担当者や時間を設定することで、工数管理に役立てられます。
ガントチャートを自動作成できる機能を備えたツールであれば、プロジェクトの進捗管理や
工程管理、スケジュール管理を簡単に可視化できます。
また、メンバーが抱えているタスクやタスクの進捗が見える化されるため、アサイン可能なメンバーを割り出し、適切にタスクを配分することも可能です。
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工数管理にプロジェクト管理ツールを使用するメリット
プロジェクト管理ツールを導入するメリットは、以下の通りです。
- 進捗などの報告の手間が省ける
- 作業工程が可視化され進捗状況をリアルタイムに確認できる
- 計画や見積もりを出すときに役立つ
詳しく解説していきます。
進捗などの報告の手間が省ける
プロジェクト管理ツールを活用することで、進捗などの報告の手間を削減できます。
プロジェクトマネジメントの責任はプロジェクトマネージャーが担うことが多く、プロジェクト全体の進捗状況や個人の抱えるタスク、スケジュール、アサイン状況など、すべてを把握して、適宜チームメンバー全員と密なコミュニケーションを取りながら適切な指示を出さなければなりません。
プロジェクトマネージャーの負担は大きく、工数が多いほどマネジメントは難しくなります。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、ツールにタスクを入力するだけで、逐一報告を受けなくても、誰が何をしているのか一目で把握可能です。
必要なファイルなどの資料も共有できるため、担当者に確認したり、ファイルを送ってもらったりといった手間が省けます。
無駄な時間を減らすことにより、残業が減り労働時間の削減にも役立つでしょう。
プロジェクト管理ツールの導入は、管理する側にもされる側にもメリットが多く、生産性の向上が望めるのです。
作業工程が可視化され進捗状況をリアルタイムに確認できる
プロジェクト管理ツールに入力する際にタスクを細分化し、完了したら後回しにせず、すぐにツールに入力し、更新するというルールを定めておくことで、進捗状況をリアルタイムに把握できます。
ToDoリストやチェックリストなどを使った管理では時間的な把握が難しく、作業に遅れが生じていても気付きにくいというデメリットがあります。
プロジェクト管理ツールのガントチャート機能などを活用すれば、作業工程が可視化され、視覚的にタスク管理できるようになります。
特に、テレワーク（リモートワーク）などで離れた場所で仕事をしているメンバーがいる場合は、誰が何をしているのかが把握しづらく、管理が難しくなりがちです。
プロジェクト管理ツールにアクセスすれば、すぐにメンバーとつながることができるため、オフィスで仕事をするのと同じように、円滑なコミュニケーションが可能になります。
計画や見積もりを出すときに役立つ
プロジェクト管理ツールに入力されたデータは記録として残すことができます。
過去のデータを分析することで、プロジェクトの課題を発見でき、今後発生するプロジェクトの計画に役立てられます。
また、顧客への提案の際も実績をデータで提示でき、現実的な見積もりを出せるようになるでしょう。
分析データはプロジェクト開始前の要件定義の際にも役立つため、プロジェクト完了時にツールに入力されたデータを見直し、分析しておくとよいでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツールの選び方
タスク・プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があります。
そのため、まずは自社の状況を把握して、どのような機能や仕組みが必要なのか洗い出しましょう。
DXの推進にともない、カスタマイズできるオープンソースソフトウェアや、オンプレミスでプロジェクト管理ツールを稼働させている企業もありますが、専門的な知識が必要になるうえに、コストや時間がかかるという問題点があります。
新たにプロジェクト管理ツールを導入するのであれば、登録するだけで使うことができるクラウド型をおすすめします。
月額で費用がかかるタイプがほとんどですが、機能制限はあるものの、無料でトライアル利用できるツールもあります。
試してみてからどのツールを使うか決めるとよいでしょう。
詳細は関連記事を参考にしてください。
シンプルで使いやすいツール
ツール選びで重視すべきポイントは、操作性です。
管理ツールは、管理職やリーダーの立場にある人だけが使用するものではありません。
さまざまな役職や立場の人が使うことを想定し、できるだけシンプルで使いやすいツールを選定しましょう。
機能が多く使い方が複雑なツールだと、日々の入力作業に手間がかかり、結果として活用されないといった事態になりかねません。
使いやすいツールを選ぶことで入力ミスや漏れを防止でき、教育コストも削減できます。
WBS機能
WBSはプロジェクト全体を大中小のタスクに分解し、作業内容や担当者などを管理する手法で、プロジェクト管理に欠かせないものです。
WBSに準ずる機能が搭載されている管理ツールを使うことで、スムーズに工数管理を進められます。
ガントチャート機能
進捗状況の可視化に欠かせないガントチャート。
WBSで洗い出したタスクの進捗をカレンダー形式で表したものがガントチャートです。
工数管理では、リアルタイムな情報が重要になるので、工数情報がすぐにガントチャートへ反映されるような機能が搭載されている管理ツールがおすすめです。
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」で適切な工数管理を
工数管理にはプロジェクト管理ツールの導入が有効です。
さまざまなツールがリリースされているなかで、プロジェクトの進捗やスケジュールの可視化を強みとするJootoをおすすめします。
Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理に欠かせない工数管理を正確に実行できます。
基本の操作方法はドラッグドロップだけで、視覚的・直感的に使えるので、誰でも簡単に使いこなせます。
プロジェクトに必要なタスクを入力することで、ガントチャートを自動で作成できます。
登録したタスクは、未着手・進行中・完了など、ステータスを一目で参照でき、付箋のように貼ったり剥がしたりしてリスト管理可能です。
ダッシュボードを見るだけで進行中の案件内容や担当者が一目で把握できるので、管理時間の短縮に役立ちます。
Jootoではプランによって、工数管理に便利な予実管理機能を利用できます。
予実管理機能とは、タスクそれぞれに予定と実績の数値を設定することで、リストごとの合計数値を可視化できる機能です。
担当者別、期間別の合計数値を算出することで、工数時間の算出や金額集計など、タスクと数値を紐付けして管理できます。
外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使えるところもうれしいポイントです。
タスクごとの時間が計測できる「Jooto Timer」
2025年4月に提供が開始されたJootoのブラウザ拡張機能である「JootoTimer」には、以下のようなタイムマネジメントを支援する機能が塔載されています。
- タスク単位の作業時間記録
- 作業履歴の自動保存
- 累計作業時間の自動計算
- タスク完了時の作業レポート
- 作業時間のタスク実績への反映
- CSV形式でのデータエクスポート
これまで手作業が必要だった作業時間の記録や計算、レポート作成がすべて自動化できるため、タイムマネジメントのために要していた手間を大幅に削減できます。
手間が削減されて時間を有効活用できるようになれば、より付加価値の高い業務にリソースを割り当てることができるでしょう。
タスクDXプラン
従業員の数が多い場合や、工数管理システムとしてJootoを利用する場合は「タスクDXプラン」がおすすめです！
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担当者の負担を軽減できるほか、「わざわざ導入したのになかなか定着しない」といった事態を防ぐこともできます。
さらに、「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携することで、業務の自動化を実現も可能です。
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