プロジェクトをスムーズに進行するために不可欠な工数管理。
適切な工数管理をおこなうことで、プロジェクト完了までに必要な工数を把握することができ、リソースを見積もることもできるようになります。
プロジェクト全体を通して掛かるであろうコストを事前に読み取り、利益の最大化に繋げることが工数管理の最大の目的です。
この記事では、工数の意味や工数管理の基礎知識、効果、実践の際のポイントを解説しますので、参考にしてください。
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目次
プロジェクトにおける工数管理とは
そもそも工数とは、プロジェクトを完遂させるまでや、製品を作り上げるまでなど、何かを完了させるのに必要な「作業量」のことです。
工数を正確に算出することは、プロジェクトにおけるコスト管理やスケジュールの管理に直結します。
元は製造業やシステム開発の分野で使われていた工数管理ですが、今やプロジェクト管理の手法として幅広く使用されています。
工数管理は、プロジェクトにおける進捗状況の把握に役立つほか、プロジェクトの全タスク量を「時間と人数」に分解することで、プロジェクト内で発生するコストの把握にも役立ちます。
プロジェクトの目的の多くは、会社として利益をあげることですが、工数管理により、全体の収支を把握することができます。
工数管理が注目される理由
昨今、工数管理が注目されている理由として、働き方改革の推進があげられます。
多様な働き方の実現によって、テレワーク（リモートワーク）が増えたことで、実際の工数が見えにくくなっており、工数管理が注目を集めています。
また、働き方改革では、残業の削減も目標の一つに掲げられており、工数管理によって作業時間を見積もることで、長時間労働の是正につながります。
工数管理では、プロジェクト完了までに必要な作業量を見える化することに加え、実際にかかった工数と見積りとの差を把握し、業務改善に繋げることも目的の一つです。
そして収支の把握にも役立つため、プロジェクトによって実際にどれくらいの利益が得られたのか、赤字になっていないかなどを可視化して確認することもできます。
勤怠管理との違い
勤怠管理は、従業員の働く時間を管理することです。
工数管理は、プロジェクトにかかる時間や人員を管理します。
両方とも、時間や人員を管理するという点では同じですが、勤怠管理は、従業員の給与計算などに使われ、工数管理は、プロジェクト管理として実施されます。
工数管理のメリットとは
工数管理により「時間と人」を可視化しながら作業を進めることで、以下のようなメリットがあります。
- 収支の把握に役立つ
- スケジュール調整に役立つ
- 進捗管理に役立つ
- 作業効率化・生産性向上に役立つ
詳しく見ていきましょう。
収支の把握に役立つ
プロジェクトの管理において、収支管理は欠かせません。
プロジェクトを予算内に収めなければ、利益を得ることはできません。
適切な工数管理をおこなっていないと、上手く進んでいるように思えても、実は赤字になっているということになりかねません。
どのような作業にも、時間あたりの人件費をはじめとするコストが発生します。
適正な工数管理をおこない、プロジェクトの全工数をあらかじめ算出しておくことで、コスト感の予測が立てられ、見積もりの際に役立ちます。
ただし工数管理では、作業をおこなう一人ひとりの能力値までは測れません。
例えば新入社員と経験が豊富な社員の作業スピードは、違って当たり前です。
特定のタスクを完了させるのに必要な工数は個人差があるので、それも踏まえて見積もりをしないと、見積もりと実際のコストで差が生まれるので注意しましょう。
スケジュール調整に役立つ
工数管理を適切に実施することで、作業時間のプロジェクト期限を意識したスケジュール計画ができます。
プロジェクト内における、作業一つひとつの作業時間が明確であれば、自ずと仕事量も可視化されるためです。
もちろん無駄を省くことは大切ですが、人員や時間が不足している状況では、不測の事態が起きたときに対応できませんし、現場の不満にもつながり、作業効率、生産性、ともに低下させてしまうことにもなりかねません。
スムーズにプロジェクトを進行させるためにも、無理のない工数管理の設定が必要です。
適切な工数管理をおこなえば、プロジェクト期限から逆算して、適正なスケジュールを立てることが可能になるでしょう。
スケジュールを圧迫しそうな作業について把握しておくことで、リスクマネジメントにも役立ちます。
進捗管理に役立つ
工数管理によりプロジェクトのスケジュールが決まったら、実際の作業の進捗状況と見比べ、プロジェクト進行が順調なのか、遅延しているのかを判断することができます。
作業担当者それぞれの進捗状況や作業効率をスケジュールと照らし合わせることで、特定の人に負荷がかかっているなどの発見につながります。
遅延を起こしている場合でも、早期であれば適切な対処で軌道修正することができるでしょう。
業務効率化・生産性向上に役立つ
工数管理を進めることで、スケジュール設定段階で、無理や無駄のない計画が立てられるので、効率よく作業を進められます。
また、たとえ管理者が工数を把握できていたとしても、プロジェクトチームのメンバーに共有できていなければ、効果を得ることができません。
ゴールとなる見積工数と、実際にかかっている工数が可視化できることで、工数管理で得られた情報を、現場にも共有できるようになり、メンバー間でプロジェクトの状態や全体の進捗状況が理解できるようにしておくことで、メンバー全員で連携して作業することが容易になります。
「より生産性を上げなくてはいけない」というモチベーションが生まれやすくなったり、働いた成果が一目でわかることで、どの作業を効率化すれば生産性に繋がるかが意識しやすくなったりします。
プロジェクトメンバーが生産性を向上させようと意識することで、プロジェクトの成功率も上がるでしょう。
PDCAサイクルも上手く回るようになり、メンバー全員が最適なアクションを取ることが可能になるのです。
全体で監視することができるようになるため、遅れ、漏れなどのトラブルにも気が付きやすく、即座に対応できます。
タスクの内容や必要となる情報を共有することによって、属人化を防ぐ効果もあります。
工数管理の手順
工数管理の手順は以下のとおりです。
- 工数を見積もる
- 工数を管理表やツールへ入力する
- 予実管理を実施する
- 分析・改善
1から順に解説しますので参考にしてください。
工数管理の手順1
工数を見積もる
プロジェクトの計画段階で、必要なタスクの洗い出しはできているはずなので、工数を算出して、プロジェクト全体にかかる工数を見積もりましょう。
工数は人月・人日・人時の単位で表され、プロジェクトによって使われる単位が異なります。
人月は1人が1ヵ1月（1日8時間×20日間）かけて完了する作業量なので、例えば2人月ならば、1人で作業する場合2ヵ月かかる作業量ということになります。
同様に、人日は1人が1日（1日8時間）かけて完了する作業量、人時間だと1人が1時間かけて完了する作業量になります。
また、工数管理では「期間」「要員」も算出します。
期間はプロジェクトや計画完了までに必要な日数や月数のことで、要員はプロジェクトに関わる人員（人数）のことです。
具体的には、下記の数式で算出できます。
- 期間＝工数÷要員
- 要員＝工数÷期間
- 工数＝要員×期間
工数管理の手順2
工数を管理表やツールへ入力する
プロジェクトが動き出したら、実際に作業にかかった工数をツールへ入力していきます。
精度を高めるためにも必ず、毎日入力しましょう。
プロジェクトには複数人が関わることになるため、こまめに工数を入力し、情報を収集するのは想像以上に大変です。
メンバー全員が工数管理の重要性を理解できるように説明したり、入力業務が苦にならないような仕組みを作る必要があります。
また工数管理では、入力されて上がってきた工数のデータを実務に活かす必要があります。
最新のデータを管理者が入手できる環境を整えましょう。
蓄積されたデータは、今後の作業計画だけでなく、経営判断にも役立ちます。
工数管理の手順3
予実管理を実施する
予実管理とは、予算と実績を管理することです。
見積もった工数と、実際の工数を比較し、スケジュールが予定通りに進んでいるかや、コストがオーバーしていないかなどを管理します。
プロジェクト進行中に予実管理を実施しないと、気が付いたときには予算がオーバーしてしまっていて、取り返しが付かないことになってしまうかもしれません。
プロジェクト完遂後だけではなく、管理者は日々、チェックをするようにしましょう。
工程表や勤怠管理などと合わせて、組織で予実管理を実施することで、予算を越えてしまってもすぐに気が付き、対策を取ることができます。
工数管理の手順4
分析・改善
プロジェクト完了後に、工数管理で得られた情報を分析します。
見積もった工数よりも多くかかってしまった箇所や、逆にそれほど工数をかける必要がなかった個所などを洗い出し、次のプロジェクトに活かせるように業務改善をおこないましょう。
こうして分析した情報は、ナレッジとして蓄積され、今後のプロジェクトや経営判断に役立ちます。
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工数管理を成功させるためのポイント
プロジェクトを成功させるためには、工数管理の効果を最大化することが鍵になります。
工数管理を怠ると、思わぬところで時間や経費がかかってしまい、採算が合わなくなる、納期に間に合わなくなる、といった不具合が生じる可能性があります。
工数管理を成功させるための、主なポイントは以下のとおりです。
- タスクの作業時間を把握する
- プロジェクト内の工数を情報共有する
詳しく解説します。
タスクの作業時間を把握する
タスク数だけではなく、それぞれのタスク完了までにかかる作業時間も正確に把握することが大切です。
過去の作業データなどを参考にして作業時間を割り出しましょう。
初めておこなう作業で、時間が正確にはわからないというときは、従業員へのヒアリングなどをおこない、なるべく柔軟に対応できるようにしておきましょう。
ボリュームの大きなタスクには時間に余裕を持たせたり、人員を多く配置したりするなどの調整が必要になります。
また前述した通り、タスク担当者によってかかる時間が変わることもあるので、注意が必要です。
労働時間に偏りがでないように注意し、それぞれの適性を把握して人員配置やタスクの配分をおこなうようにしましょう。
プロジェクト内の工数を情報共有する
管理者が工数を把握できていたとしても、プロジェクトチームのメンバーに伝わっていなければ、工数管理の効果は望めません。
工数管理の情報を現場でも共有することで、メンバー間でプロジェクトの状態を理解できるようになります。
メンバー全員が工数を把握し、全体の進捗状況が理解できるようになれば、メンバー間で連携して作業することが容易になります。
また、トラブルや遅れにも気が付きやすく、即座に対応できますし、タスクの内容や必要となる情報を共有することによって、属人化を防ぐ効果もあります。
工数管理に必要なツール
工数管理がプロジェクトにとって不可欠なものだということがわかりました。
では、工数管理をどのように実施すれば成功できるのでしょうか。
具体的な管理方法について紹介します。
Excel（エクセル）・スプレッドシート
Exce（エクセル）やGoogleスプレッドシートを使った工数管理は、導入コストがかからないというメリットがあります。
前述した計算式などを活用し、工数管理表を作成し、共有ファイルなどに保存して管理します。
エクセル・スプレッドシートで作られる主な工数管理表の種類は以下のとおりです。
- WBS
- 日報
- ガントチャート
これらの表をシートごとにわけ、紐づけて管理すれば精度の高い管理ができるようになります。
関数などエクセルの使い方に慣れている場合は、便利に使うことができますが、携帯端末では見にくく編集もできません。
また、予実管理や同時編集などには向いていないなどの問題点もあります。
そして作成に手間がかかるのもデメリットの一つです。
テンプレートなどを使って手間を省くこともできますが、管理ツールを使ったほうがスムーズに進めることができます。
タスク・プロジェクト管理ツール
工数管理にはプロジェクト管理ツールの活用が便利です。
タスク・プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトごとにタスクの進捗状況などを管理できるツールです。
タスクごとに担当者や時間を設定することで、工数管理に役立てることができます。
ガントチャート機能があるツールであれば、プロジェクトの進捗管理や工程管理、スケジュール管理をわかりやすく可視化することができます。
ガントチャート、タスク管理、ファイルの共有などの機能が備わったツールを使用すれば、管理を一元化することができます。
また、メンバーが抱えているタスクがわかるため、アサイン可能なメンバーを割り出し、適切にタスクを配分することも可能です。
工数管理にプロジェクト管理ツールを使用するメリット
プロジェクト管理ツールを導入するメリットは以下のとおりです。
- 進捗などの報告の手間が省ける
- 作業工程が可視化され進捗状況がリアルタイムで確認できる
- 計画や見積もりを出すときに役立つ
詳しく解説していきます。
進捗などの報告の手間が省ける
プロジェクト管理ツールを活用することで、進捗などの報告の手間を削減できるのも大きなメリットです。
プロジェクトマネジメントの責任はプロジェクトマネージャーが担うことが多く、プロジェクト全体の進捗状況や、個人の抱えるタスク、スケジュールなど、全てを把握して、チームメンバー全員と密なコミュニケーションを取りながら適切な指示を出さなければなりません。
プロジェクトマネージャーの負担は大きく、工数が大きくなればなるほど、管理は難しくなります。
プロジェクト管理ツールを導入すれば、ツールにタスクを入力するだけで、わざわざ報告を受けなくても、誰が何をしているのか、一目で把握することができます。
必要なファイルなどの資料も共有できるので、担当者に確認したり、ファイルを送ってもらったりといった手間も省けます。
無駄な時間を減らすことにより、残業が減り労働時間の削減にも役立ちます。
プロジェクト管理ツールの導入は管理する側にも、される側にもメリットが多く、企業にとっても生産性の向上が望めるのです。
作業工程が可視化され進捗状況がリアルタイムで確認できる
プロジェクト管理ツールに入力する際にタスクを細分化し、完了したら必ずツールに入力するというルールを定めておくことで、進捗状況をリアルタイムで把握することができます。
ToDoリストやチェックリストなどを使った管理では、時間的な把握が難しく、作業に遅れが生じていても気が付きにくいというデメリットがあります。
プロジェクト管理ツールを使い、ガントチャートなどの機能を利用すれば、作業工程の可視化ができ、視覚的に管理することができるようになります。
特に、テレワーク（リモートワーク）などで離れた場所で仕事をしているメンバーがいる場合は、誰が何をしているのかが把握しづらく、管理が難しくなりがちです。
プロジェクト管理ツールにアクセスすれば、すぐにメンバーとつながることができるため、オフィスで仕事をするのと同じように、円滑なコミュニケーションを取ることも可能です。
計画や見積もりを出すときに役立つ
プロジェクト管理ツールに入力されたデータは記録として残すことができます。
過去のデータを分析することで、プロジェクトの課題を発見でき、今後発生するプロジェクトの計画に役立ちます。
また、顧客への提案の際にも実績をデータで提示することができ、現実的な見積もりを出せるようになります。
分析データがあれば、プロジェクトの開始前の要件定義のときにも、顧客と制作側の齟齬が生じにくくなるので、プロジェクト完了時には、ツールを見直し、分析を実施しておくとよいでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツールの選び方
さまざまなタスク・プロジェクト管理ツールがリリースされているので、選び方がわからなくて困っている場合は、まずは自社の状況を把握して、どのような機能が必要なのか洗い出しましょう。
DXが進んでいることもあり、カスタマイズできるオープンソースソフトウェアや、オンプレミスでプロジェクト管理ツールを稼働させている企業もありますが、専門的な知識が必要になり、コストや時間がかかってしまいます。
新たに、プロジェクト管理ツールを導入するのであれば、登録するだけで使うことができるクラウド型をおすすめします。
月額で費用のかかってくるタイプがほとんどですが、機能制限はあるものの、無料でトライアル利用できるツールもありますので、試してみてからどのツールを使うのか決めるのもよいでしょう。
詳細は関連記事を参考にしてください。
シンプルで使いやすいツール
ツール選びには操作性のよさが重要です。
工数管理は多くの人が使うことになるため、できるだけシンプルで使いやすいツールを選定しましょう。
機能が多く、使い方が複雑なツールだと、なかなか定着しにくく、日々の工数の状況を入力しなくてはいけないのに、面倒でなかなか入力されず、リアルタイムな情報が上がってこないという事態になりかねません。
使いやすいツールを使うことで、入力ミスや漏れを防止することができますし、教育コストを削減することもできます。
WBS機能
WBSはプロジェクト全体を大中小のタスクに分解し、作業内容や担当者などを管理する手法で、プロジェクト管理には欠かせないものです。
全体のタスクがわからなければ、工数の算出もできないため、工数管理にかならず必要な手法になります。
WBSに準ずる機能が搭載されている管理ツールを使うことで、スムーズに工数管理を進めることができるようになります。
ガントチャート機能
進捗状況の可視化に欠かせないガントチャート。
WBSで洗い出したタスクの進捗をカレンダー形式で表したのがガントチャートです。
工数管理では、リアルタイムな情報が重要になるので、工数情報がすぐにガントチャートへ反映されるような機能が搭載されている管理ツールがおすすめです。
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工数管理にはプロジェクト管理ツールを使うと、効率的におこなえることがわかりました。
さまざまなツールがリリースされている中で、プロジェクトの進捗やスケジュールを一目で把握できるJootoをおすすめします。
Jootoはシンプルなカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理には欠かせない工数管理を正確におこなうことができます。
基本の操作方法はドラッグ＆ドロップだけで、視覚的・直感的に使えるので、誰でも簡単にすぐ使いこなせるようになります。
プロジェクトに必要なタスクを入力していくことで、WBSのように使うことができ、各自が抱えているタスクを入力していくだけでガントチャートも自動的に作成されます。
登録したタスクは、未着手・進行中・完了など、ステータスを一目で確認でき、付箋のように貼ったり剥がしたりしてリスト管理します。
カンバンボードを見るだけで、進行中の案件内容や担当者が一目で把握できるので、管理時間の短縮に役立ちます。
Jootoではプランによって、工数管理に便利な予実管理機能を利用できます。
タスクそれぞれに予定と実績の数値を設定することで、リストごとの合計数値を可視化できる機能です。
担当者別、期間別の合計数値を算出することで、工数時間の算出や金額集計など、タスクと数値を紐付けし管理することが簡単におこなえます。
外部連携機能も充実しており、Googleカレンダー・Chatwork・Slackと連携して使うことができるところも嬉しいポイントです。
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