ノートでタスク管理をする方法を紹介！バレットジャーナルの書き方も解説します

この記事の概要

タスク管理ノートは、タスク管理が上手い人も実践している手法の一つで、ToDoリストやカンバン方式、時間管理のマトリクス、バレットジャーナルなどを用いたノートや手帳の活用法が注目されています。

タスク管理ノートを作成する際は、以下の流れで進めます。

1. タスクの洗い出し
2. タスクの分類(グルーピング)
3. 優先順位づけ
4. スケジュールの作成と実行

手元に紙とボールペンがあれば始められ、メモ帳やシステム手帳、ノートなどフォーマットの自由度も高いことがメリットとして挙げられます。
一方で、情報共有のしにくさやセキュリティ面での不安もあるため、メモアプリやガントチャートなど、デジタルツールと併用するのがおすすめです。

タスク管理にはさまざまな手法がありますが、最も手軽な方法は管理ノートを作ることです。
紙に書き込むという、DXが推進される時代に逆行するようなアナログな方法で、不便な面はありますが、誰でも簡単に作業の漏れや抜けを防止することができるでしょう。

ノートに手書きで書き込むタスク管理の方法は、コストをかけることなく、すぐにでもはじめられ、効果も見込めます。

タスク管理が上手い人の特徴とノート活用術を解説したうえで、ToDoリストを書き出すときのポイントや、近年注目を集めているバレットジャーナルについて、ノートを使ったタスク管理の実践方法を解説します。
ノートでタスク管理するメリットとデメリットも紹介するので、ここの条件に合った方法を見つけたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理が上手い人の共通点と実践している手法

そもそもタスク管理が上手い人には、以下の特徴が見られます。

• タスクを可視化している
• タスクにかかる時間を把握できている
• 余裕のあるスケジュールを組んでいる
• 完了したタスクは削除している

そして、上記を実践するために、次のような手法を複数取り入れています。

• ホワイトボードアプリ
• ノート
• カレンダー
• Excel（エクセル）・Googleスプレッドシート
• Googleカレンダー
• タスク管理ツール・アプリ

デジタル技術が発展した現代では、Excel・Googleスプレッドシート、タスク管理ツール・アプリの活用も一般的になりました。

しかし、ノートやカレンダーなど、一見するとアナログな手法に思えるものでも、カスタマイズ次第で効果を発揮します。
特に、「ノート」を活用したタスク管理は、すぐに始められる手軽さやカスタマイズの容易さに優れた手法です。
タスク管理でノートを活用するメリットについて、詳しくは後述します。

タスク管理が上手い人の特徴や管理がうまくなるコツ・手法について、詳しくは以下の記事で解説していますので、こちらも併せてご覧ください。

タスク管理をノートで実行するメリット

手書きのノートでタスク管理を行うメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。

• タスク管理をすぐに始められる
• スケジュールとタスクを同時に確認できる
• 使いやすいようにカスタマイズできる

タスク管理をすぐに始められる

ノートでタスク管理する場合、特別な道具やスキルがなくても誰でも、思い立ったらすぐにはじめられるのが一番のメリットです。
書く、ということが習慣になっている人も多いため、メモ用紙に書く感覚ではじめられます。
オフィスでも外出先でも、インターネット環境が整っていない場所でも、手元にノートがあれば書き込むことができるので、外回りの多い人に向いている手法といえます。

スケジュールとタスクを同時に確認できる

システム手帳のデイリーリフィルやマンスリーカレンダーに、スケジュールを一緒に書き込むことで、タスクとスケジュールを連携させて管理することができます。
会議で決まったことをそのままメモでき、取引先に出向くときの持ち物や用意すべき書類などもタスクとして管理できます。

スケジュール管理も同時に行う場合は、A6サイズやA5サイズのノートや手帳を使うと、持ち運びにも便利です。
反対に、デスクに置きっぱなしにする場合は、見開きで使えるものがおすすめです。

使いやすいようにカスタマイズできる

自分にとって一番使いやすい形にカスタマイズできるのもうれしいポイントです。

はじめはインターネットや本などの情報を頼りにノート作りをしたとしても、使ううちに、自分にとって使いやすい形が見えてきます。
例えば、チェックボックスを作る、タスクごとに色分けする、プロジェクトごとにノートを使い分けるなど工夫してみましょう。
自分が見やすいノートを作れるため、作業効率もアップします。

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タスク管理が上手い人の実践しているノート活用法

ノートや手帳を使ったスケジュールやタスクの管理は、昔から多くの人がビジネスに取り入れている手法ですが、とりとめなくメモしているだけでは、見にくく、必要な情報がすぐに見つけられません。

では、どのようにすれば、ノートを使って効率よくタスク管理できるのでしょうか。

タスク管理が上手い人が、実践しているノート術の代表的なものは下記のとおりです。

• ToDoリスト
• カンバン方式
• 時間管理のマトリクス
• 業務日報
• タイムブロッキング
• バレットジャーナル

詳しく解説します。

ToDoリスト

ToDoとはいつかするべきこと、しなければならないことを意味する言葉です。

ToDoをまとめて、リストを作成してから仕事をはじめるという手法は、よく知られており、実践しているという人も多いのではないでしょうか。

複数のプロジェクトを抱えていたり、こなすべきタスクが多かったりすると、何から手を付けていいのかわからなくなりがちです。
ToDoリストに今抱えているタスクを書き出し、その中から優先順位を決めて締切から逆算して所要時間を見積もり取り組むことで、今やるべきことが明確になり、業務の遅れや漏れの防止にも役立ちます。

カンバン方式

ToDoリストをさらに便利に活用する方法が、付箋を使ったカンバン方式です。
付箋の何度でも貼りなおせるという特性を活かしたタスク管理術で、タスクの進捗状況を可視化することができます。

まず付箋に、抱えているタスクを、すべて書き出します。
そして、ノートに以下の三つの領域を作り、付箋を貼っていきましょう。

• ToDo（やること）
• Doing（やっていること）
• Done（やり終えたこと）

例えば、今週やるべきことを付箋に書き出し、順序を並び変えて優先順位を明確にしたり、進捗状況に応じて付箋を移動させたりすることで、今何をするべきなのか明確になります。
「頭のなかでやろうと思う」だけの曖昧な状態ではなく、実際に実行できる精度の高いタスク管理を実践できることがメリットです。

また、タスクの種類に応じて付箋の色を変えるなど工夫することで、さらに見やすくなります。

時間管理のマトリクス

タスク管理において、優先順位の決定はとても重要な工程です。
優先順位を間違えると、プロジェクトの進行に支障がでてきてしまうかもしれません。

優先順位を決定する際に知っておきたいのが、「時間管理のマトリクス」や「緊急度と重要度のマトリクス」と呼ばれる手法です。
「緊急度と重要度のマトリクス」とは、元米国大統領ドワイト・D・アイゼンハワー氏の仕事術を応用した「タスクの優先順位を付けるためのフレームワーク」です。

縦軸を重要度、横軸を緊急度として、タスクを4つに分類して優先順位を明確にして管理します。
時間管理のマトリクスは一般的なノートでもできますが、フランクリン・プランナーを用いることで、ルーティン化しやすくなります。

可視化することでタスクの優先順位が明確になり、タスク管理やスケジュール管理がしやすくなります。

業務日報

職種によっては、毎日、業務日報を記している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

日報とは、ノートに1日の業務内容や反省を書き込み、上司や同僚と共有する書類です。
アナログな管理方法ですが、現在も多くの現場で利用されています。
毎日、日報を記入する習慣があるのなら、タスク管理にもなる方法を取り入れてみるとよいでしょう。

始業前にやるべきことを書き込み、最後に1日のタスクを振り返るという方法で、毎日の記録が残せ、改善点を洗い出せるのが、日報を使ったタスク管理のメリットです。

業務として日報を書く必要のない人は、手帳などを使うこともできます。
タスクをこなすたびに、タスクの結果と原因について詳細まで記入します。
納期や進捗状況の確認ができ、誰が見てもわかるように記すことで、情報の共有もできます。

タイムブロッキング

タイムブロッキングとは、ブロック（時間枠）としてタスクごとに時間を区切り、スケジュールを管理する時間管理手法の一つです。

ToDoリストやカンバン方式などでタスクを可視化したあとに、該当のタスクを「いつ」「どれくらいの時間」行うかを決めることが目的です。
イメージとしては学校の時間割に近く、一日をどのように過ごすかを計画立てて実行できるメリットがあります。

バレットジャーナル

バレットジャーナルは、アメリカで生まれたノート術です。
デジタル製品デザイナー、ライダー・キャロル（Ryder Carroll）氏が考案しました。
ノートにタスクやスケジュールを書き出し、自分でノートを作り上げていきます。

バレットジャーナルでは、バレットと呼ばれる中点（・）を使って箇条書きにしたタスクを管理します。
ノートとペンがあればすぐに始められ、多くのタスクを抱えている場合でも管理できることもあり、雑誌で特集が組まれるなど、注目を集めています。
文房具ブームも続いており、お気に入りのノートを見つけ、自分でカスタマイズできる点も人気の理由です。
具体的な書き方について、詳しくは後述します。

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タスク管理ノートの作成手順

タスク管理ノートを作成する具体的な手順は、主に以下の流れで進めます。

1. タスクの洗い出し
2. タスクの分類（グルーピング）
3. 優先順位づけ
4. スケジュールの作成と実行

それぞれの手順を詳しく見ていきましょう。

タスク管理ノートの作成手順①タスクの洗い出し・リスト化

まずは、管理すべきタスクを洗い出し、可視化する作業に取り組みます。
このとき、タスクの重要度や緊急度などは考慮せず、思いついた順にタスクをリストに書き出すことが重要です。

重要なものから箇条書きで順に挙げていったり、頭の中だけで整理しようとしたりすると、タスクの抜けが起こるリスクが高まります。
上手くタスク管理するためには、抜け漏れがないようにすべてのタスクを洗い出すようにしましょう。

タスク管理ノートの作成手順②タスクの分類（グルーピング）

洗い出してリストアップしたタスクは、業務の種類やプロジェクト、担当者などで分類（グルーピング）します。
グループ分けすることで、このあとに行う優先順位づけやスケジューリングを実行しやすくなります。

タスクを分類するときは、以下のようなフレームワークを用いると効率的です。

• ロジックツリー：大きなタスクから小さなタスクまでを段階的に示す手法
• PERT（パート）図：タスクを時系列に並べる手法

タスクを視覚的に表すことで、タスク同士の関係性や全体像が可視化されるため、やるべきことを見極めやすくなります。

タスク管理ノートの作成手順③タスクの優先順位づけ

時間管理のマトリクスなどの手法を用いて、分類したタスクに優先順位をつけます。
最優先に行うべきリスクなのか、後回しにしても問題ないタスクなのかの見極めが重要です。

優先順位づけを行うときは、タスクの重要度と緊急度に着目し、重要度が高い・緊急度が高いものから、「重要度が高い・緊急度は低い」「重要度は低い・緊急度が高い」「重要度も緊急度も低い」の順に順位を設定しましょう。

タスク管理ノートの作成手順④スケジュールの作成と実行

タスクの優先順位と所要時間を考慮し、スケジュールを作成・実行します。
スケジュール作成の段階から、進捗の遅れや予期せぬトラブルが起こった場合に備えて、余裕を持った計画を作成しておくと安心です。

また、スケジュールどおりに進んでいないときや急な予定変更が起こったときは、最初の計画に拘らず、柔軟に計画を見直すことも重要です。

タスク管理をバレットジャーナルで実践する方法

バレットジャーナルを活用して、効率的にタスク管理する方法を紹介いたします。

バレットジャーナルはブームになっているだけあって、インターネットで検索すると、さまざまな書き方が出てきます。
雑誌の見本になるようなオシャレなものも多く、ハードルが高く感じてしまうかもしれませんが、目的は、タスクの優先順位を明確にし、タスクを管理していくことにあるので、あまり、見た目にこだわる必要はありません。
無駄なことは書き込まず、シンプルな方が整理しやすく、管理も楽です。
自分が記入しやすく、見やすいノートを作りましょう。

バレットジャーナルを作ると決めたら、まずはノートを選びましょう。
わざわざ買わなくても、家にあるノートで作ることも可能ですが、いちから自分で罫線や日付などを書いて作っていくことが多いので、簡単に等分できるよう、方眼が印刷されたノートがおすすめです。
ルーズリーフバインダーを利用すれば、ページの入れ替えや、リフィルを使って継ぎ足しも簡単にできます。

ニーモシネの「ジャーナルノート」のように、バレットジャーナル用に、インデックスやフューチャーログページが巻頭に付いているノートや、ページ数が記載されているノートもあります。
カレンダー付きのノートは、日付を書き写す手間がなく便利です。
ノートのフォーマットにこだわらず、自分が使いやすいと感じるものを選ぶとよいでしょう。

バレットジャーナルのコンテンツ

どのノートにするか決まったら、次はコンテンツを作成します。
バレットジャーナルを使用するには、以下のようなコンテンツの作成が必要です。

• INDEX（インデックス）

目次です。
どのページに何が書かれているのか、すぐにわかるように記載し、目的の情報を探せるようにしておきます。
あらかじめ、ノートにはページ数を記入しておき、目次には該当するページ数を書き込むようにします。

• Future Log（フューチャーログ）

将来のログページです。
半年から1年分のスケジュールや目標を記載するページです。
年間カレンダーの役割をします。

• Monthly Log（マンスリーログ）

1ヵ月分の予定を書き込む月間ページです。
中期的なプロジェクト管理ができます。
カレンダーページには予定を、タスクページにはその月にするべきタスクを書き込みます。

• Daily Log（デイリーログ）

1日の予定やタスクを記載するページです。
Todoリストとしての機能もあります。
タスクのほか、イベントやメモなどを書き込みます。

これらは基本のコンテンツで、自分が使いやすいようにカスタマイズして使うことができます。
例えば、ウィークリーログなどのコンテンツを追加してみるのもよいでしょう。

バレットジャーナルの書き方

コンテンツの作成ができたら、いよいよ、バレットジャーナルを運用していきます。
バレットジャーナルでは、箇条書きでタスクを管理します。
バレットと呼ばれる「・」のほか、ラピッドロギングとよばれる「-、×、＜、＞、＊」などの記号を活用します。
それらの記号はKEYと呼ばれ、タスクの前にそれぞれ該当するKEYを書いて管理していきます。

タスクにKEYをつけることで、あとから見返すときにも、すぐに優先度などを理解することができます。

バレットジャーナルでよく使われるKEYの表記とそれぞれの意味は、以下のとおりです。

1. ・：すぐに実行できるタスク（基本のKEY）
2. －：メモ書き
3. 〇：イベント（商談などの予定）
4. ＊：重要（特に重要なこと）
5. ！：アイデア（ひらめいたこと）
6. ×：完了したタスク
7. ＞：次の日など特定の日程に移動したタスク
8. ＜：いつかやるべきこと、未来の予定

これらのKEYは一例で、一般的によく使われるものです。
別の記号に変更してもよいため、自分のやりやすい形にカスタマイズして使いましょう。

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手書きノートでタスク管理を行うデメリット

手書きのノートでタスク管理を行う前に、知っておきたい主なデメリットは以下のとおりです。

• 共有ができない
• セキュリティ面の不安
• 検索性が低い
• 付箋などを使った場合ははがれやすい

それぞれのデメリットを詳しく解説します。

共有できない

一番のデメリットは共有が難しいという点です。
日報など、記入してから上司や同僚に引き継ぐ方法もありますが、一冊のノートを回し読みするのでは、効率が悪く、素早い情報共有は望めません。
部下が何をしているのか把握しづらく、進捗状況をリアルタイムで知ることはできなくなります。
特にプロジェクトマネジメントを行う際、チームがリモートワーク（テレワーク）で動いている場合は、ノートでの情報共有は一切できないので、ほかの方法を考えなくてはいけなくなります。

セキュリティ面に不安が残る

ノートは簡単に第三者の目に触れてしまう可能性がありますので、重要な情報を書き込む場合は、ノートの取り扱いには注意が必要です。
出しっぱなしにせず、すぐに片付けるように心がけましょう。
また、タスク管理ノートをどこかに置き忘れる、などの失敗をおこさないようにしましょう。

検索性が低い

ノートには当然、検索機能などはないので、情報が蓄積されていくにつれ、必要な情報が見つけにくくなります。
マーカーをしたり、目次を作成したりするなどの工夫が必要になります。

付箋などを使った場合ははがれやすい

付箋を使った場合は、使用しているうちに粘着力が弱くなり、はがれてしまうことも。
タスクの漏れなどの重大なミスにもつながりかねないので、重要な情報や、確定したスケジュールなどは、ノートにも直接書き込んでおくようにしましょう。

ここまで解説したデメリットはアナログツール特有の注意点のため、課題を解消したい場合は、デジタル管理が可能なタスク管理ツールの導入をおすすめします。

ノートによるタスク管理のデメリットを解消するにはJootoがおすすめ！

ノートを使うタスク管理手法には、紙とボールペンだけで始められるだけでなく、「思考しやすい」「記憶に残りやすい」「達成感を味わえる」といったメリットがあります。
しかし、セキュリティ面の不安や情報を探すのが難しい側面もあるため、ノート単体ではなくデジタルツールと使い分けることが重要です。

デジタルツールのなかでもおすすめなのが、タスク管理に特化した「Jooto」です。

Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力です。
まるで付箋を貼るような感覚でタスク管理ができます。
誰でも簡単につかえるようになるため、デジタルツールに抵抗がある人にもおすすめです。

また、プロジェクト管理ツールとしても優秀で、メンバーそれぞれが、自分のタスクを入力していくだけで、ガントチャートが自動で作成されます。
ガントチャートではメンバーそれぞれが抱えているタスクの進捗状況が、一目でわかるようになっており、ノートでのタスク管理では難しい、進捗の共有も簡単です。

タスクには、メモを残すこともできるので、別にメモアプリなどを使用することもなく、また、タスクごとにチャットのようなやり取りやファイルの共有もできるため、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。

ChatworkやSlack、Googleカレンダーと連携することもでき、リマインダー設定などの通知機能でタスクの期限を知らせてくれます。

タスク管理 ノート術のデメリットを解消することができるJootoの導入を、ぜひご検討ください。

よくある質問

タスク管理ノートに関するよくある質問に対し、詳しく解説します。