プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)とは？

「プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）」という言葉をご存知でしょうか？
プロジェクトを円滑に進行するために注目されているPMO。
本記事では、PMOの役割や種類、導入時のメリットや注意点を網羅してご紹介します。

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プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）とは

プロジェクトマネジメントオフィス（Project management office）とは、企業内、あるいは組織内でプロジェクトを円滑に進めるためにプロジェクトマネジメントを統括する部門や体制のことです。
略して「PMO」とも表記されます。
コンサルティング業界ではPMOの任務にあたる人材や職種のことも、総じてPMOと呼ぶ場合があります。

特定のプロジェクトの進捗管理や品質管理を担うのではなく、複数のプロジェクトを横断的にマネジメントするのが特徴です。

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PMOの役割

PMOはプロジェクトの管理を専門とするチームです。
役割としては次のようなものが挙げられます。

プロジェクトマネジメント業務のサポート
プロジェクトマネジメント業務の標準化
コストやリソースの調整
プロジェクトのリスク監視・予防
プロジェクトの環境整備
プロジェクトマネジメントに必要な人材の育成
プロジェクト進行に関連する管理業務全般

個々のプロジェクトはPMが管理し、経営戦略にもとづいて設置・実施されています。
PMOは各プロジェクトの成功率を高めつつ、プロジェクト間のリソース調整をおこなうなど、視野を広げて企業が掲げる目標達成に向けて動く役割を果たすことが大切です。

PMOとPMの違い

PMOとプロジェクトマネージャー（PM）は目指すゴールが同じなのでしばしば混同されがちですが、その役割はまったく違います。

PMは、一般的にプロジェクトの責任者です。
プロジェクトのメンバーやリソースを統括・管理し、滞りなくプロジェクトを進行していくためにさまざまな意思決定を迅速におこないます。

対してPMOは、プロジェクトマネージャーが自身の職務をスムーズに実施できるようサポートする立場です。
プロジェクト全体を俯瞰し、進行に関わる情報収集や関係部署等との調整などを代理でおこなうことで、PMの負担を減らし、プロジェクトに付随するさまざまな作業を横断的にサポートします。
PMの仕事がうまく回るように伴走しながら下支えするのがPMOと言えるでしょう。

このように、PMOとPMが実施する業務に違いはあるものの、プロジェクトを円滑に進行し完了まで導くというゴールは同じです。

PMOの必要性

PMOの業務は一部PMの業務と重複する部分もあることから、しばしば必要性について議論されることがあります。

しかし、PMOは大規模なプロジェクトであればあるほどその必要性は増します。
プロジェクトの規模が大きくなるにつれ、プロジェクトチームに所属するメンバーは増加し、その役割やタスクは細分化されていく傾向にあります。
プロジェクトマネジメントに求められる業務も多岐にわたるため、PMが本来の業務である意思決定に割く時間が少なくなり、プロジェクト全体のパフォーマンスが下がるリスクがあります。
そのため、PMの個人の能力に左右されずにプロジェクトマネジメントを支援することができるPMOが必要になります。

PMOのタイプ

PMOのプロジェクトに対するアプローチの仕方は、企業・プロジェクトによってさまざまです。

主なタイプは大きく分けて、下記のような3つの型があります。

支援型
管理型
指揮型

それぞれのタイプについて順に説明します。

支援型

プロジェクトの意思決定者はPMであり、PMOはその意思決定を支援するスタイルです。
PMOはPMから要請を受けた際に、必要な助言や支援をおこないます。

このスタイルは、PMがいかに適切なタイミングでPMOの支援を要請できるかが成功の鍵を握ります。
PMOとの連携経験が少なかったり、逆にPMとしての経験が豊富だったりすると、PMOに相談するタイミングを逃してしまう可能性もあります。

管理型

プロジェクトが大規模で、管理工数が多い場合によく採用されるスタイルです。
PMOはPMから情報を収集し、管理・統括します。

このスタイルでは、PMとPMOの業務分掌を明確にしておきましょう。
なぜなら、PMがPMOの知識や経験に依存してしまうリスクがあるからです。
また、チームメンバーに対しても「プロジェクトの統括責任者はPMである」ということを周知しておくことが重要です。

指揮型

PMOがプロジェクトに介入し、PMやチームメンバーを指揮するスタイルです。
実質的に、PMOがプロジェクトの司令塔になります。

プロジェクト内でPMだけでは対処しきれない問題が発生した場合などに指揮型が採用されることが多いです。
指揮型のPMOを中心に問題解決を図り、正常にプロジェクトが運営できるようになるまでの一時措置として導入されます。
また、経験の浅いPMを育成する目的でPMOがプロジェクトの指揮をとるパターンもあります。

PMOの種類

PMOはその役割によって、以下の3つの種類に分類できます。

PMOアドミニストレーター
PMOエキスパート
PMOマネージャー

それぞれの役割と特徴を説明します。

PMOアドミニストレーター

PMOアドミニストレーターは、プロジェクトに関連する社内プロセスを円滑に進めるポジションです。
アドミニストレーター（和訳すると「管理官」「事務官」）という名が示すとおり、事務局としての働きが求められます。
PMの業務負担を軽減するために、プロジェクト関連のデータ収集、書類作成、経理などの事務作業やメンバーの勤怠管理などを実施することが多いことが特徴です。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、プロジェクトを実施する環境を整えるポジションです。
プロジェクトに関するルールの策定や標準化、ベストプラクティスやノウハウの整理・共有、プロセス改善、プロジェクト管理手法の確立、活用するツール類の選定・管理、関係者との調整、人材開発など、いわゆる「仕組みづくり」を担当します。
主な目的としては、プロジェクトの管理や進め方の属人化を防止することです。
チームメンバーの誰もが経験や知識に頼らずプロジェクトに携わっていけるような環境やナレッジを構築していくために欠かせないポジションといえるでしょう。
仕組みづくりというプロジェクトの根幹に直結する業務内容のため、PMと密に連携し、どこまでマネジメント業務を支援するかを明示することが大切です。

PMOマネージャー

PMOマネージャーは、プロジェクトに携わるPMO部門のチームやメンバーを管理するポジションです。
組織戦略や予算管理など、下記のようなマネジメント業務全般を引き受けます。

PMO部門の戦略立案
PMO部門の活動計画立案
メンバーの勤怠管理
人材育成
PMO部門の予算管理
プロジェクトの投資判断
ポートフォリオ管理

プロジェクトの数に比例して、マネジメントするPMOの人数が増え、規模が大きくなる傾向にあります。
PMOのチームが複数ある場合などに求められるポジションです。

PMOに必要なスキル

PMと密に連携し、場合によってはプロジェクト間の調整をおこなう必要のあるPMOには、下記のようなスキルが求められます。

キーパーソン、ステークホルダーの見極め
効率的なコミュニケーション能力
高圧的にならない調整力、推進力、リーダーシップ
企業戦略を理解し、時には意見できる立場をつくる政治力
人間観察力
小回りのきく軽いフットワーク
プロジェクト管理の知識
課題解決力

またPMに対して、時には相手に寄り添い、時には厳しくサポートするという姿勢が必要です。

PMOの関連資格

PMOになるために必須の資格はありません。
しかし、必要なスキルの章でもお話ししたとおり、PMOはプロジェクトに積極的に携わっていくことが大切になるなど、能動的な姿勢が重要になります。
そういった意味では、自己研鑽のために資格取得を目指すということも検討してみてもいいかもしれません。

こちらでは、PMOに関連する資格を5つ挙げます。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

一般社団法人日本PMO協会が主催・運営する資格です。
後述するPMOスペシャリスト認定資格の受験資格でもあり、PMOとしてキャリアを積みたい方の登竜門ともいわれています。

隔年で更新が必要なため、プロジェクトマネジメントに関する最新知識を有していることが証明できます。
PMOとしてキャリア形成していきたい方、新人でより研鑽したい方におすすめの資格です。

PMOスペシャリスト認定資格

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格の上位資格であり、日本国内のPMO関連資格として最も権威があるとされています。
先ほども申し上げたとおり、プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格を保有していることが受験資格になります。
プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格よりも実践的な知識が問われるため、難易度の高い資格であるといえるでしょう。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格と同様、隔年で更新となります。
更新の際にはセミナーや講座に参加することになるため、業務に関連する最新動向を把握できるのもメリットのひとつです。

プロジェクトマネージャ試験

IPA（情報処理推進機構）が主催する国家資格試験です。
プロジェクト管理責任者としてのスキルを問われる内容で、情報処理技術者試験制度のなかで最高位のスキルレベル4に位置づけられています。

プロジェクトマネジメントに役立つ資格試験とは？取得のメリットや難易度も解説！

PMP

Project Management Institute（PMI）が主催する国際資格です。
「Project Management Professional」の略で「PMP」と呼ばれています。
受験するにはプロジェクトマネジメントの実務経験が必須になっており、プロフェッショナルとしての経験や知識レベルを問われます。

PMIが2020年に発表した調査によると、PMP認定資格をもつプロジェクトマネジメント実務者の収入は22％高くなると報告されました。
このように、取得していると大きなアドバンテージにもなる資格といえるでしょう。

PM2資格

日本プロジェクトマネジメント協会が主催する認定試験です。
P2Mは「Project & Program Management」の略で、PMBOKなどで整理されたプロジェクトマネジメントの仕組みに、プログラムマネジメントを加えた日本発祥の考え方です。

PMOを導入するメリット

PMOを導入した企業では、プロジェクトに関する意思決定速度が向上し、目標達成に向けてより正確にプロジェクトを進めることができるというメリットがあります。
具体的には下記の2点が挙げられるでしょう。

意思決定の精度を高められる
内部事情の影響を受けにくい

順にご説明します。

意志決定の精度を高められる

PMOを導入する最大の目的は、「PMの主な業務であるプロジェクトマネジメントに関する意思決定をサポートすること」です。
先述したとおり、プロジェクトの管理業務は膨大で多岐にわたります。また、すべてのPMが業務経験豊富なわけではありません。
プロジェクトの進行状況を正確に把握し、適切に管理業務のサポートをおこなうことによって、PMはスピーディーに、正確に判断を下すことができるようになるでしょう。
PMが自身の主業務である意思決定に集中しやすい環境を整えられることが、PMOを導入する大きなメリットといえます。

内部事情の影響を受けにくい

プロジェクトには社内の複数の部署が関わるケースも少なくありません。
部署間や社員間の力関係など、社内特有の事情がプロジェクトの進行を妨げるケースも多いのが実情です。

その点、PMOは第三者の見地からプロジェクトマネジメントをサポートします。
そのため、社内特有の内部事情による影響を受けにくいといえるでしょう。
社内調整が必要な場合にも、客観的な立場から意見を述べられるので軋轢がうまれにくいメリットがあります。

PMOを導入する際の注意点

PMOを導入することによってさまざまな恩恵がありますが、何も対策せずに導入してしまうと意外なところで失敗してしまうことも。
あらかじめ下記の注意点を把握し、事前に対策しておきましょう。

PMOにチームメンバーが萎縮してしまう可能性がある

PMOに選ばれる人材として、プロジェクトマネジメントに関する知識・経験を十二分に有したいわゆる百戦錬磨の「ベテラン」の人間が抜擢されることが多い傾向があります。
そのため、プロジェクトに携わるチームメンバーがPMOに萎縮してしまう可能性もあるでしょう。
そうなると、PMOを導入する効果が薄れてしまいます。
事前にPMO導入の意図や役割、具体的な業務内容などをチームメンバーに説明し、理解してもらうことが大切です。

PMOとPMの関係性がプロジェクト成功を左右する

PMOはPMをサポートするポジションですが、まれに下記のようなケースが生じます。

PMよりもPMOが経験豊富で、PMOの方がメンバーに頼りにされる
PMの経験が浅く、PMOに依存してしまう
PMとPMOの意見が食い違い、軋轢が生じる

プロジェクトの統括・管理責任者はあくまでPMであり、PMOはPMをサポートする立場だということを、お互い理解し、参画後もそのようにふるまうことを徹底する必要があるでしょう。

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PMOはプロジェクトの進行状況を常に見える化・把握し、適切なタイミングでPMをサポートする必要があります。
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またJootoであれば、ひとつのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理できます。
情報を一元化できるため、複数のプロジェクトに携わることもあるPMOにとっては嬉しい機能です。
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プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)とは？ 仕事内容から導入のメリット・注意点まで徹底解説！