進行管理は、制作進行を円滑に進め、納期通りに高品質な成果物を完成させるために欠かせない手法です。
単にスケジュールやタスクの管理だけでなく、チーム間の調整や突発的なトラブル対応などの幅広い業務を担う進行管理者は、プロジェクトの成功に影響を与える重要な存在といえます。
しかし、進行管理によってプロジェクトを管理しても、期待する効果が出ないと悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、進行管理を行うメリットをはじめ、失敗してしまう原因と成功のコツを解説します。
進行管理を効率化するツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
進行管理とは
進行管理とは、プロジェクトが滞りなく完了するよう、スケジュール管理などの制作進行を行う役割を持つ人やマネジメント手法を指します。
プロジェクト全体の責任者であるプロジェクトマネージャーとは異なり、スケジュールの遅延が起こっていないか、チーム内のコミュニケーションは円滑かを確認しながら、タスクに優先順位をつけて指示し、プロジェクトを計画通りに進めるポジションです。
制作進行の管理を担うリーダーは、万が一アクシデントが発生した場合、納期に間に合うようにスケジュール調整して、プロジェクトを成功に導くスキルが必要です。
ここでは、進行管理の仕事内容と「進捗管理」「ディレクション」との違いを解説します。
進行管理の仕事内容
スケジュール管理から成果物の品質チェックまで、進行管理は幅広い役割を担います。
進行管理の主な仕事内容は、以下の通りです。
- スケジュール管理
- 工程管理
- タスク管理
- 進捗管理
- チーム管理
- 成果物管理
期日までにプロジェクトを完了させるために、工程を細分化して予算に応じたスケジュールを立てます。
また、人材の確保も進行管理の仕事で、必要なタスクに人員を振り分け、スケジュール通りに成果物を納品するまでのチーム管理も行います。
進捗管理との違い
進捗管理とは、プロジェクトの各タスクが予定通りに進んでいるかを確認し、ズレが生じている場合は適宜修正を行う業務管理の手法です。
進捗状況に遅延が起こっている場合は原因を突き止め、対策を講じて円滑なプロジェクトの進行を目指します。
一見すると、進行管理と進捗管理は似たような役割を担っているように思えます。
しかし、進捗管理はゴールに向けて、「プロジェクトがどこまで進んでいるか」「タスクの達成率はどれくらいか」といった進行度に重点を置いていることが、進行管理とは異なる点です。
一方、進行管理はプロジェクトの全体像や流れを把握し、全体のスケジュールや工程数、チームのリソースを管理してゴールを目指します。
つまり、進行管理は計画と進捗状況におけるズレの修正、進行管理はプロジェクト全体の管理が主な目的です。
ディレクションとの違い
制作進行の過程で生じるリスクの管理を担うポジションとして、進行管理以外にも制作現場の責任者であるディレクターや、クライアントとの折衝を担当するプロデューサーがあります。
特にディレクターが行うディレクション業務は、スケジュール管理や工程管理など進行管理と似ています。
ディレクションとは、アイデアを出して企画書を作成したり、制作過程や成果物の品質を管理したりする業務です。
成果物の品質を担保するために、制作チームへの的確な指示やクライアントとのコミュニケーションを担い、円滑なプロジェクト進行を目指します。
一方、進行管理では計画通りにプロジェクトを完了させることを重視します。
そのため、タスクやリソースの管理、スケジュール調整に力を入れる点がディレクションとの違いです。
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進行管理に向いている人の特徴
進行管理はプロジェクトの成功には必要不可欠な役割であり、単に進捗を追うだけでなく、関係先との調整やトラブル対応など、多岐にわたるスキルが求められます。
そのため、誰でも簡単に担える役割ではありません。
ここでは、進行管理の役割を果たすうえで、特に適任とされる人物の特徴を紹介します。
責任感が強い
進行管理ではプロジェクト全体の流れを把握し、関係者との連携や調整を行いながら、最終的な成果物の納品まで導く必要があります。
スケジュールの遅れやトラブルが起きた際も、冷静に状況を把握し、責任をもって対応する姿勢が求められます。
例えば、課題が発生したときに他人任せにせず、自ら主体的に対処法を考え、解決まで粘り強く取り組める人は、進行管理に向いているといえるでしょう。
また、クライアントや外部パートナーとのやりとりも多いため、誠実な姿勢で対応できる人であれば、自然と信頼も集まりやすくなります。
コミュニケーション能力に長けている
進行管理は、プロジェクトに関わるさまざまな立場の人たちと円滑にやりとりを行う必要があります。
制作者・ディレクター・営業・クライアントなど、それぞれの立場や意図を理解したうえで、適切な伝え方・調整を行うコミュニケーション力が求められるため、潤滑油として働くことが得意な人に向いています。
また、悩みや要望を傾聴し、情報を整理しながら必要な判断を引き出していく能力も重要です。
信頼関係を築きながら円滑な進行を支えるためには、丁寧かつ的確な対話のできる人が向いています。
判断が素早い
制作進行の管理では、豊かな発想力で速やかに課題解決の指示が出せる能力が求められます。
プロジェクトが進行するなかでは、想定外の出来事が突発的に発生することも少なくありません。
そのような場面で、進行管理者が判断に迷ったり、対応を先送りにしたりしてしまうと、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があります。
進行管理に向いているのは、限られた情報のなかでも状況を的確に読み取り、問題解決に向けてスピーディーに直感的な判断ができる人です。
もちろん慎重さも必要ですが、「まずは仮決定して進め、あとから修正する」といった柔軟な対応力も重要な考え方です。
広い視野で客観性を持っている
進行管理を担う場合、プロジェクトの全体像を把握し、各工程のつながりや影響を考慮した判断が必要になります。
目の前のタスクだけに集中してしまうと、スケジュールのズレやリソースの過不足に気付かず、プロジェクト全体に支障をきたす可能性があるためです。
また、進捗状況に問題が発生した際には、ボトルネックになっている工程を見つける洞察力や原因を突き止める考察力も求められます。
そのため、個々の業務だけでなく、プロジェクト全体を見渡す広い視野と、冷静に物事を判断できる客観性が必要です。
特定の立場や感情に偏らず、公平な第三者の視点をもって調整役に徹することができる人は、信頼される進行管理者になれるでしょう。
計画的に物事を進められる
進行管理の業務では、タスクを割り振る作業や進捗確認、納期までのスケジューリングなど緻密な計画が必要です。
行き当たりばったりの対応ではなく、先を見越して準備を整え、段階的に物事を進められる人が適しています。
また、計画通りに進まないときには、すぐに修正案を立て、状況に応じて柔軟に計画を調整するマネジメント力も必要です。
「予定どおりに進める力」と「イレギュラーへの対応力」の両方を備えている人こそ、適切な進行管理を行える人としての素質があるといえます。
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進行管理を行うメリット
進行管理を適切に行うことで、プロジェクト進行の効率や成果物の品質が向上することが期待できます。
では、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、進行管理を行うことで得られる主なメリットを3つ紹介します。
ディレクターが本来の業務に集中しやすくなる
進行管理を専門の担当者が担うことで、ディレクション業務に携わるディレクターは企画立案や方向性の確認、品質チェックといった本来の業務に専念しやすくなることがメリットです。
ディレクターが進行管理の業務を兼任している場合、細かなスケジュールやタスクの進捗確認、関係者との連絡調整などに時間を取られてしまうことも少なくありません。
本来注力すべき業務に集中できなくなると、プロジェクトの進行が滞るだけでなく、成果物の品質にも影響を与えます。
進行管理を専任の担当者が担うことで、ディレクターはアイデア出しや意思決定、品質担保といった中核業務に専念できるため、結果的にプロジェクトのクオリティ向上にもつなげることが可能です。
また、役割分担が明確になることで、全体の組織運営もスムーズに進むことが期待できます。
チームの生産性が向上する
進行管理により、タスクやリソースの管理が適切に行われることで、チーム内の役割分担が明確になって無駄な作業や手戻りを防げるため、プロジェクトを効率的に進められることもメリットです。
進行管理の役割には、プロジェクトに関わるタスクの可視化やスケジュール管理のほか、担当者間の調整や情報共有などのコーディネーション業務も含まれます。
これより、各メンバーが「何を、いつまでに、どのように行うか」を明確に把握できるようになり、タスクの重複や抜け漏れが減り、作業の無駄やトラブルを防ぎやすくなります。
また、進行管理担当がチーム全体の動きを把握したうえで調整を行うと、個々のリソース配分も最適化されます。
これにより業務の属人化を防げるだけでなく、必要に応じて負荷が集中しているメンバーをサポートして進捗の遅れを事前に調整できます。
その結果、チーム全体の生産性が向上が期待できるため、円滑なプロジェクト運営が可能です。
リスクを早期発見して対処できる
進行管理を通じてスケジュールやタスクの進捗状況を常に把握しておくことで、期日までに納品が間に合わず遅延するなど、トラブルの兆候を早期に予測しやすくなります。
問題が大きくなる前に対処できるため、納期遅れや品質低下による顧客満足度の低下といったリスクの回避にも効果的です。
特に長期のプロジェクトでは、工数や関係者が多く、想定外のトラブルや遅延リスクは増える傾向にあります。
進行管理を徹底することで、タスクの進捗状況やスケジュールのズレ、小さな不具合などにいち早く気づくきっかけになり、トラブルが表面化する前の速やかな対処が可能となります。
また、クライアントや外部パートナーと定期的な進捗共有を行えば、信頼関係の構築にもつながり、リスク管理能力の高いプロジェクト運営が実現できるでしょう。
進行管理をしない・不十分な場合のリスク
進行管理が行われていない、あるいは不十分な状態のままプロジェクトを進めると、最終的にクライアントの信頼を損ねる重大リスクが発生する事態になりかねません。
適切な進行管理がなければ、プロジェクトのゴールや各タスクの優先順位が明確にならず、メンバーは何をどの順番で進めるべきか判断しにくくなり、現場が混乱してしまいます。
また、リソース配分が不適切なまま進行することで、過度な負担がかかるメンバーが出てきて、チームのバランスが損なわれるかもしれません。
こうした状況では、各自が良かれと思って進めている業務でもチーム全体としては方向性がずれてしまい、作業の重複や漏れなどが発生し、確認や修正に余計な時間を取られて納期に間に合わなくなるリスクも生じます。
仮に納期に間に合ったとしても、十分な進行管理が行われていないプロジェクトでは、成果物の品質が期待値に達しない可能性があります
期待とのズレが大きければ、クライアントからの評価は厳しくなり、信頼を損なう結果につながりかねません。
進行管理に失敗する原因
進行管理を円滑に進めるためには、よくある失敗の原因を事前に把握しておくことが重要です。
あらかじめ原因を知っておくことで、リスクを未然に防ぎ、適切な進行管理を行えます。
ここでは、進行管理が失敗しやすい主な原因を解説します。
プロジェクトのゴールが明確でない
プロジェクトの目的や最終的な成果物のイメージが曖昧なまま計画を進めると、クライアントとの認識にズレが生じ、期待していた成果が得られなくなる恐れがあります。
また、明確な目標が共有されていない場合、チームメンバー間でも認識の違いが生まれやすくなり、現場が混乱して各自の作業の方向性が定まらず、トラブルに発展するかもしれません。
プロジェクトを円滑に進め、成果物のクオリティを担保するためには、クライアント・チームメンバー・外部パートナーなど、関係者全員への「共通のゴール」の周知が不可欠です。
要件定義を行い、目的を明確にして情報共有することで、認識のズレによる作業のやり直しや修正が少なくなり、軌道修正が必要な場合でも迅速に対応しやすくなります。
タスクの優先順位が整理されていない
進行管理では、各タスクの洗い出しと同時に、その優先順位を整理しておくことが欠かせません。
優先順位が設定されていない場合は業務が煩雑になるため、メンバーは「どこから着手すべきか」が判断しづらく、重要度の低いタスクを優先したり、時間をかけてしまったりするミスが起こりやすくなります。
また、事前に優先すべきタスクの選定が済んでいないと、作業にかかる時間を正確に計算できず、スケジュール管理にもズレが生じる可能性があります。
結果的に重要なタスクが後回しになり、必要な作業が完了していない状態では次の工程に進めなくなるなど、全体の進捗に悪影響が出てくるかもしれません。
効率よくプロジェクトを進めるためには、あらかじめタスクの優先順位を整理し、誰が・いつ・何を行うかを明確にしておくことが大切です。
作業工数を少なく見積っている
プロジェクト管理においては、案件の各タスクにどれだけの時間や人手が必要かを見積もる「工程管理」が重要です。
もし予測した工数が実際と剥離している場合、想定以上に作業時間がかかり、結果としてスケジュール全体が押してしまうリスクがあります。
さらに、各工程が遅れると予算以上のコストがかかる事態を招く恐れも懸念されます。
進行管理の役割は、成果物の品質を維持しながら納期を確実に守ることです。
そのためには、経験や過去の事例をもとに算出した制度の高い工数管理による、現実的で実行可能なスケジュール管理が求められます。
定期的な見直しがされていない
プロジェクト開始前にどれだけ綿密な計画を立てても、進捗状況によってタスクの優先順位やリソースの配分は変化していくものです。
そのため、計画を立てたまま放置せず、進行に応じて定期的に見直す必要があります。
定例ミーティングを実施し、必要に応じてレギュレーションやマニュアル、ルールを改定・運用して業務改善することが重要です。
現状の課題や問題点を早期に把握し、必要に応じて計画を調整することで、大きなトラブルに発展する前に対処できます。
また、予期せぬアクシデントや仕様変更が発生することも想定しておきましょう。
完璧な計画に固執せず、適宜見直す体制を整えることで大きな失敗を防ぎやすくなります。
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適切な進行管理でプロジェクトを成功させるコツ
適切な進行管理は、プロジェクトを成功に導くために欠かせない手法です。
ただ作業を進めるだけでなく、目標達成に向けて計画通りに遂行するためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
ここでは、進行管理を効果的に行うための具体的なコツを紹介します。
積極的なコミュニケーションを心がける
進行管理の仕事は、単にタスクを管理するだけではありません。
チーム内外との密なコミュニケーションを通じて、情報の的確な伝達・周知を心がけることも成功のコツです。
意見や課題などの情報共有だけでなく、個々の知識を共有するナレッジマネジメント業務により、チームが円滑に機能するのを助けます。
現場の声や細かな変化に耳を傾ける姿勢を持つことで、潜在的な問題に早期に気づくきっかけになります。
また、チームのスキル強化のためにも、こまめなフィードバックも欠かせません。
リアルタイムで意思疎通するためには、リモートワークでも対応できるツールの活用も検討する必要があります。
チームの信頼を得ながら、円滑にプロジェクトを推進するためにも、日頃から積極的なコミュニケーションを意識しましょう。
余裕を持ったスケジュールを組む
どんなに綿密な計画を立てたとしても、プロジェクトには予期せぬトラブルや変更がつきものです。
そのため、予測できない事態に陥った場合を想定し、最初から余裕を持ったスケジュールを設定して運用することが、安全かつ安定した進行管理のコツです。
スケジュールに余白があれば、万が一のアクシデントにも柔軟に対応でき、納期遅延のリスクを最小限に抑えられます。
バッファ期間を適切に設けることで、品質を担保しながら期日までに納品することが可能となります。
進捗状況を可視化する
プロジェクトの進捗状況を「見える化」することは、チーム全体の認識を統一して、進行の効率化を高めるために有効な方法です。
タスクの進捗が一目でわかる状態にしておけば、ボトルネックや遅れが発生している箇所を視覚的に把握でき、迅速な業務改善が可能になります。
また、チームメンバー全員が現在の状況を把握していれば、各自が何を優先すべきかが明確になり、ムダのない効率的な作業につながります。
可視化できる管理ツールやテンプレートを活用し、常に進捗状況を共有できる仕組みを整えておきましょう。
進捗管理の見える化やExcelを使った管理方法について、詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
タスクを細分化する
進行管理の基本はタスク管理にあるため、プロジェクトを進めるうえで必要なタスクは、全工程できるだけ細かく洗い出しておくことが重要です。
タスクを細分化することで、各工程に必要な工数や時間を正確に把握しやすくなり、計画にズレが生じにくくなるだけでなく、適切な人員を選定する際にも役立ちます。
もしタスクが曖昧なまま遂行してしまうと、想定以上の工数が発生したり、あとになって新しい作業が追加されるなどして、スケジュールの遅延を招く可能性があります。
初期段階からタスクを細分化しておくことで、計画の精度を高め、リスクの芽を早期に摘んで回避しやすくなるでしょう。
Jootoで適切に進行管理を行おう
進行管理は、プロジェクト全体を円滑に進めるために欠かせない存在です。
スケジュール調整、タスク管理、関係各所との調整など、多岐にわたる業務を担うことで、成果物の品質と納期の両立を実現します。
一方で、進行管理が不十分だと、チーム全体の動きが鈍くなり、納期遅れや品質低下といったリスクが高まります。
失敗を防ぐためには、定期的な計画の見直しやタスクの優先順位付け、リスクの早期発見と対処が欠かせません。
また、こうした進行管理の業務を効率よく行うには、プロジェクト管理ツールによるチームメンバーとの情報共有も重要です。
Jootoは、ガントチャート形式での進捗管理やカンバン管理によるチーム内でのタスク共有、優先順位の可視化、ステータスの確認など、進行管理に必要な機能が揃っています。
誰が・いつ・何をするかが一目でわかるため、進行管理が初めての方でもプロジェクトをスムーズに進められるだけでなく、直感的に操作できるシンプルなデザインが特徴です。
SlackやChatWorkなどとの外部連携にも対応しており、リアルタイムでコミュニケーションを取る際にも重宝するツールです。
さらに、タスクごとにファイルの共有もできるため、チームの知識や課題を形式知化する際にも役立ちます。
プロジェクトの品質と納期を守るためにも、進行管理の重要性を理解し、効率的なツールを活用したスマートな管理体制を整えましょう。
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