Jootoチームもテレワーク導入！実際にやってみて感じた３つのこと

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

まずは無料で体験してみる

1 Jootoチームでのテレワーク導入の背景
- 1.1 コロナウィルスの感染拡大
- 1.2 日頃の活動を活かしたスムーズなテレワーク移行
2 テレワーク導入環境や運用ルール
3 実際に行ってみて感じたこと
4 最後に
5 テレワーク導入ガイドを無料配布中

Jootoチームでのテレワーク導入の背景

コロナウィルスの感染拡大

都心部を中心に日本各地で新型コロナウイルスの感染拡大が続いています。Jootoを運営する株式会社PR TIMESも東京の都心部にオフィスを構えており、その影響を免れることはできません。社員の健康を第一に考え、株式会社PR TIMESではテレワーク導入の方針を決めました。

日頃の活動を活かしたスムーズなテレワーク移行

PR TIMESでは事業部単位でそれぞれ異なるテレワーク導入形態をとりましたが、Jooto事業部では、日頃からプロジェクト・タスク管理にJootoを積極活用していたこともあり、スムーズにテレワークの導入を進めることができました。
これを踏まえ、今回の記事では、これからテレワークを導入しようという方やテレワークの運用に課題を感じられている方のために、Jootoチームでのテレワーク移行時の工夫やその中で感じたことを紹介します。

テレワーク導入環境や運用ルール

テレワーク導入の環境

PR TIMESおよびJootoチームではテレワークを開始するにあたって、まず以下のような環境整備を行いました。

各メンバーの業務をJooto上に可視化徹底
チャット環境を整備。具体的にはもともと活用していたSlackで以下のようなチャンネルを作成
リモート業務の開始・終了を報告するチャンネル
業務とは直接関係のない雑談のためのチャンネル
自宅で作業環境が確保できるのかを各メンバーに確認し、必要なリソースを提供。具体的には：
自宅で作業ができるようにwifiや端末をレンタル
顧客対応が必要な場合は社用携帯も支給

テレワーク運用の工夫

そして、以下のような運用を行うことで効果的にテレワークを行えるようにしました。

業務開始 / 終了のアナウンスを全社メンバーが見れるSlackチャンネルに報告する：周囲がコミュニケーションのタイミングをつかみやすくなる。自分自身にとってのメリハリにもなる。
業務時間中はテレビ会議をつけたままにしていつでも話しかけられるようにする（話すときだけ音声とビデオをオン、それ以外はオフ）：出社している時と同じように会話ができるようになる。どうしても文章で伝わりづらいことがある。
チャットツールは業務と業務以外のチャットを用意する：仕事とは直接関係ないが、気兼ねなく話せる場所があることで、チームの関係が保たれる。

Jooto運用の工夫

最後に、Jootoをうまく活用して業務状況を可視化するための工夫を紹介します。

週の初めと終わりにチーム全体でJootoを見ながら、今週行うこと・行ったことを確認：Jootoをチームで確認するタイミングを設けることで、Jootoの更新（業務の可視化）を忘れずに行えるようになる。
タスク（カード）作成時のルールを設ける：日付・担当者・ラベルをできる限り入力する。あまりハードルを上げたくないが、自由すぎると放置されるタスクが増えて逆効果。
業務管理用のプロジェクト（ボード）と進行管理用のプロジェクト（ボード）を分けて管理：業務管理用は担当者単位でリストを作って稼働状況の把握や業務報告を行いやすくする（上記のチーム全体MTGは業務管理用のボードで実施）。プロジェクトの進行管理用には、ToDo・Doing・Doneなどのステージでリストを作って、進捗状況の管理を行いやすくする。一つにまとめたい気持ちもわかるが、複雑になりすぎないように目的で分ける。

業務管理で用いる担当者単位でのリスト作成のイメージ

進行管理に用いるステージ単位でのリスト作成のイメージ

実際に行ってみて感じたこと

上記のような環境のもと、テレワークを実施してみたところ、いくつかの気付きが得られたので紹介をします。

段階を踏むことでスムーズな導入ができた

テレワーク導入にあたっては、「家でもさぼらずにちゃんと仕事をしてくれるのか？」という管理者の不安や、「家で本当に仕事ができるのか？」といったメンバーの不安もありました。そのため、テレワークの導入は段階を踏んで、徐々に慣れていけるような形をとりました。以下は具体的なタイムラインです。

1週目：月・水・金のみ出社。
2週目：月・金のみ出社。
3週目：出社なし（完全テレワーク）

また、上で紹介をしたテレビ会議を常にオンにするというルールも、まずは11:00-16:00のみでテストをし、テレワークが浸透したタイミングで、10:00-19:00（全業務時間）に拡大しました。

このように段階を踏むことで、変化に伴う不安やストレスを軽減し、「テレワークでも大丈夫そう」という感覚を掴みながら、テレワーク導入ができたと思います。

思っていたよりもメンバーを近くに感じる

テレワークを導入するとチームメンバーの動きが見えづらくなるという不安を持たれる方も多いと思います。しかし、実際にテレワークを実施してみて感じているのは、出社をしていたときよりもメンバーの動きがよく見えるということです。

これは、上述の通り、チャットツールをつかったオープンなコミュニケーションやJootoでの業務の可視化を徹底したことの効果と考えられます。出社していた際は、席が多少離れているだけで、その人がどんな会話をしてどんな仕事をしているのかわからないということもよくありましたが、このようにチャットツールやタスク管理ツール上に会話や業務を可視化していくことで、オフィスにいるとき以上に、場所にとらわれずメンバーの状況が見渡せているように感じます。

これはマネージャーにとってはもちろんありがたいことですし、1チームメンバーにとっても、仲間の頑張りが見えることで自分も頑張らなければという気持ちになれます。

タスクを完遂しやすくなった

最後に、テレワークを始めたことで、自分のタスクに集中できる時間が増えて、タスクを完遂させやすくなったように感じます。オフィスに出社をしていると、急な会議がはいったり、雑談や電話で業務がストップしてしまったりと、集中を妨げるものが少なくありません。

テレワークをしていても、チャットで声をかけられるのは同じでは？と思われるかもしれませんが、チャットの場合は直接話しかけられるのと違って、リアルタイムでの返信を必ずしも期待しておらず、自分のペースで返信をすることができるので、自分のペースで仕事をしやすくなります。

また、上で紹介をしたとおり、Jootoチームでは週の初めにJootoを使って、その週に行うタスクを確認しています。このようにタスクを明確に可視化することで、自分に対してプレッシャーを課してタスクを期限通りに推進しやすくなったという点もあるように感じます。

最後に

今回テレワークを導入するにあたって、今までよりもいろいろなことが見えづらくなることを懸念していましたが、予めそれを理解して工夫をしたことで、逆に業務やコミュニケーションの可視化が今まで以上にうまくできたように感じています。

一方で、やはりテレワークが続くと「ちょっとした相談やカジュアルな会話は直接のほうがやりやすい」「やっぱりチームメンバーに会いたい！（笑）」という声も聞かれます。このあたりは、どうしてもテレワークの課題として残りますが…この機会をポジティブに捉えて、今後もテレワークの可能性を探っていきたいと思います。

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