テレワークでの業務管理のポイントと役立つツール

これまではIT業界で専門技能を持った職種の働き方とみなされる傾向にあったテレワーク・リモートワークですが、新型コロナウィルス感染症の流行を受け、日本全国で一気に加速しました。一方で、テレワークに伴う働き方の急激な変化の中で、戸惑われる方もまだ多いと思います。特にテレワーク環境下でのチーム管理、業務管理など管理業務に課題を感じている方は少なくないでしょう。本記事ではテレワークでの管理業務の課題やポイント、役立つツールなどについて解説していきます。

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テレワークでの業務管理・チーム管理の課題

テレワークを実際に始めてみた管理者の方ならわかると思いますが、テレワークではこれまで以上にマネジメントが難しくなる傾向にあります。それはなぜなのか、今一度紐解いてみましょう。

メンバーが何をしているかが見えない

オフィスにいれば、誰がどんな仕事をしているのか、誰と誰がどんなコミュニケーションを取っているのかが、自然と目に入ってきます。一方、テレワークではそれが一気に見えなくなり、個々人の仕事ぶりやチームの状況を把握することが難しくなり、タイムリーで適切な指示やアドバイスが難しくなります。誰が何をしているかわからない状況が続くと、チーム内での不満や不信感にも繋がってしまいます。

メンバーがどれだけ働いているかが見えない

オフィスに出社をしていれば、誰がいつ出社して、いつまで働いているのかが自然と把握できますが、テレワークでは、勤務状況の把握は容易ではありません。業務時間中に仕事をせずに遊んでいる人がいるかも知れませんし、逆にサービス残業を大量にするような人もいるかもしれません。それに気づかずに放置をしていて、社員が体を壊したりしてしまえば、労務管理のトラブルに発展してしまう可能性もあります。

コミュニケーションの機会が減少

テレワーク環境になると、コミュニケーションの機会が少なくなることが考えられます。オフィスでは、近くの座席に座っているメンバーと何気ない会話をしたり、たまたま廊下で会って話をしたりという気軽なコミュニケーションの機会があります。何気ない会話や雑談の中で、メンバーの困りごとに気付いたり、アドバイスのきっかけに繋がることも往々にしてありますので、テレワークでそういったコミュニケーションの機会が減少すれば管理業務の難易度は増すでしょう。

コミュニケーションの情報量が減少

またテレワークではコミュニケーションの回数だけでなく、コミュニケーションから得られる情報量も減ります。テレワークでテキストコミュニケーションが中心になると、表情や声色が伝わらなくなり、メンバーが持っている不満や不安に気付きにくくなってしまいます。また、メンバーからしてもテキストだけでは十分に指示を汲み取ることができないなど、コミュニケーション不足が要因のミスも生まれがちになってしまいます。

テレワークでの業務管理・チーム管理のポイント

上記の課題を踏まえて、テレワークでの業務管理やチーム管理を行う際には以下のようなポイントに気をつけるようにしましょう。

見える化を心がける

メンバーが何をしているのか、どれだけ働いているのかを見える化するように心がけましょう。後半でも紹介をしますが、タスク管理ツール、プロジェクト管理ツール、社内SNSなどを用いることで、テレワーク環境でもメンバーの状況が見える風通しの良い職場がつくれます。見える化をすすめるためには、メンバーの協力が必要となります。報告するタイミングや内容を細かくしすぎてしまうと、メンバーは負荷が増したと感じてしまうため、メンバーに負担にならないように気を付けましょう。報告するメンバーにとっても、業務や進捗の見える化をすることで業務を評価してもらう際の参考としてもらったり、困りごとをサポートしてもらえるというメリットが有るということを理解してもらい、見える化への協力を促しましょう。

コミュニケーションの量と情報量を増やす

テレワーク環境においてはコミュニケーション量やコミュニケーションの情報量が減るということを認識して、コミュニケーション量を増やすための工夫をしましょう。具体的にはチャットツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションのハードルを下げることができます。チャットツールでは、話題によってスレッドを分けることができるので、業務外の話をするためのスレッドなども作ることでカジュアルなコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。また、チームメンバーとの1on1の頻度を増やしたり、毎日1回はチーム全体で（ビデオ会議での）顔合わせの場を作るなども有効です。このような運用に賛同しないメンバーもいるかも知れませんが、テレワーク環境下でも風通しがよく雰囲気の良い職場環境を構築できるよう協力をしてもらいましょう。

テレワークでの業務管理・チーム管理を支援するツール

最後にテレワークでの管理業務に役立つツールをご紹介します。自社での課題に合わせて是非検討をしてみて頂ければと思います。

チャットツール・社内SNS

チャットやSNS形式で、メールよりも気軽にコミュニケーションがとれるようになります。メールで必要な挨拶のやり取りなども省略できるため、時間の節約にも繋がります。チャットツール・社内SNSでは部署をまたいだアイデアの検討がやりやすくなったり運用ルール次第で雑談なども盛り上げることができたりするため、チームでの一体感醸成にも一役買ってくれます。

Web会議ツール

テキストだけで業務上の細かいニュアンスを伝えることは難しい場面も多々あるため、すぐに顔を見ながら口頭で話せる環境を作るのはテレワークでの職場環境を整える上で重要です。 Web会議の設定方法はツールによって様々ですが、いざWeb会議を実施しようと思ったときに煩雑な設定が必要になるようでは、コミュニケーションのハードルも上がってしまいます。できるだけ簡単にWEB会議を設定してすぐに実施できる製品を選ぶのが良いでしょう。

勤怠ツール・工数管理ツール

勤怠ツール・工数管理ツールを用いることで、メンバーがどれくらい働いているのかを把握できるようにしましょう。勤怠ツールを導入することでメンバーにとっても、業務時間とそうでない時間のメリハリがうまれます。パソコンのログを参照し、どのソフトウェアをどれくらい使ったか管理するツールや自動でスクリーンショットを撮るようなツールもありますが、あまり細かく管理しようとすると社員のストレスになるので、バランスを鑑みて選定・導入していくことが大切です。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク管理・プロジェクト管理ツールは、タスクをクラウド上で一元化・共有することで、タスクの漏れ防止や、円滑なプロジェクト進行を実現するためのツールです。弊社が提供するJootoでは、視認性の高いカンバン方式や、時系列での進捗状況を見える化したガントチャートで直感的にチームの状況を把握することが可能です。ドラッグ＆ドロップを中心とした簡単な操作で活用できるので、チームメンバーにとっても負担になりにくいという点も特徴です。

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まとめ

テレワークではオフィスに集まって働く場合と比べて、コミュニケーションの機会や、目、耳から得られる情報量も減ってしまいます。そのため、管理者にはそれを補うための工夫が求められます。メンバーにとって負担を最小限に抑えながらも、うまく業務状況が可視化できるような仕組みを考えましょう。今後、テレワークとオフィス出社が入り混じった複雑な働き方も増えていくと考えられます。その際もテレワークをしている人と出社をしている人の間にギャップが生まれないよう、意識的に情報の可視化やコミュニケーションの増加に努めましょう。