タスク管理ツールとチャットツールの使い分けのポイント

最近では、ビジネスの現場でチャットツールを使用する場面が増えています。一方で、チャットツールではどんどんと情報が流れていってしまうため、仕事に関する情報すべてをチャットツールで管理しようとすると混乱が生じます。
チャットツール上でも簡単なタスク管理は可能ですが、タスク管理に特化したツールと比べると小回りの効かない部分も多くあります。では、どのような基準でチャットツールとタスク管理ツールを使い分けるのが良いのでしょうか？
この記事ではチャットツールとタスク管理ツールの使い分けのコツや考え方について解説していきます。

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タスク管理ツールが必要な理由

チャットツールのみのタスク管理だと、いざ業務を実行しようとした時に以下のような状況になってしまうことがあります。

タスクに関する指示内容の詳細や、やり取りの内容が流れてしまい、検索してもなかなか見つけられない
チャットで指示を受けたが、必要な情報がチャット上に揃っておらず、メールや共有フォルダなど他のツールも探し回らなくてはいけない。
チャットで指示されたタスクの期限が近づいていることに気づかず、気付いた時には締め切りを超過してしまっている

こういった事態を防ぐために、タスク管理ツールとチャットツールを併用するのがおすすめです。

ツールが増えると便利になる一方で、どのように使い分けるかという問題も生まれがちです。以下ではタスク管理ツールとチャットツールの使い分けのポイントをいくつかご紹介します。

コミュニケーションの目的

タスク管理ツールとチャットツールを使い分ける際には、コミュニケーションの目的が「報告/連絡」なのか、「相談」なのかで使い分けると良いでしょう。

自分が持っている情報を共有するだけで、相手からの返答を必ずしも必要としない場合などはタスク管理ツールを更新して、関係者にその内容が通知されれば十分です。
一方で、相手の意見を必要とする場合や、複数回に渡って質問と回答のやり取りが繰り返されるような相談の場合はチャットツールを使ったほうがスムーズにテンポよくコミュニケーションをすすめることができるでしょう。

扱うタスクの時間軸・複雑さ

タスクやプロジェクトの時間軸や規模、複雑さも、ツールを使い分ける際の基準になります。
短時間で終わるような単純な作業であれば、チャットツールで簡単な依頼をするだけで十分ですが、長期に渡る大規模なシステム開発、建物の建設計画、イベントの実行などに必要な情報共有をチャットツールだけで行うのは困難です。

長期かつ複雑なプロジェクトでは、タスクのステータスやタスク間の関係性を可視化して、俯瞰で捉える必要がでてくるため、ガントチャートやカレンダー、かんばん方式などでタスクを俯瞰する機能が備わったタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを併せて使うのがよいでしょう。

扱う情報の性質

また、『フロー情報』と『ストック情報』の違いを意識すると、さらにツールの使い分けがしやすくなります。

チャットでやり取りされる情報は『フロー情報』と捉えることができます。『フロー情報』とは、蓄積・整理されずに日々流れていく情報です。このような情報は日々流れて行ってしまい、後で参照するのが困難です。そのため、チャットツールでは、あとで振り返る必要がない「今この時だけ必要な情報」を扱うのが向いていると言えます。

一方の、タスク管理ツールなどでやり取りされる情報は『ストック情報』になります。『ストック情報』とは、蓄積・整理されて、後で参照できる情報です。具体的には、手順やルールを示したマニュアル、FAQ情報、プロジェクトのマスタスケジュール等、長期間に渡って必要な情報や、複雑で体系的な整理が必要な情報はタスク管理ツールで扱うのに向いている情報と言えます。

後で参照する必要がある情報や、体系的に整理しておくべき情報をチャットツールだけで流してしまうと、後で情報を探し出すコストが高くなってしまうので、情報の性質を意識して使用するツールを選ぶ必要があります。

まとめ

コミュニケーションの目的やタスクの時間軸・規模、フロー情報とストック情報の違いと言った点を意識して利用するツールを選ぶことで、指示や情報の受け手が業務に必要な情報に辿り着きやすくなります。
チーム全体としてみても、適切なツールでコミュニケーションが行われているチームでは、各メンバーが必要な情報を簡単に得ることができるため、迅速かつ自立的に業務をすすめることができるようになるでしょう。

タスク管理・プロジェクト管理ツールJootoはシンプルなUIで誰にでも扱うことができる一方で、ガントチャート機能なども備えており、大規模なプロジェクト管理にも活用可能です。上記の視点を踏まえつつ、Jootoとチャットツールをうまく併用することで、必要な時に必要な情報が得られるツール環境を構築してみてはいかがでしょう。