会議の進め方とアクションにつなげるためのポイント

業務で会議に参加する機会がある方の中には、何かしらの課題を感じている方も少なくないでしょう。会議の目的が曖昧だったり、準備不足のまま会議に臨んでしまい、結果、会議が長引いてしまったり、決めるはずのことが決まらなかったり、決定したタスクがその後どうなったかわからなくなったりという事は誰しも経験があるのではないでしょうか。この記事では、会議を有効に進めるポイントとアクションへの繋げ方について解説していきます。

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会議の効率的・効果的な進め方

事前準備

おろそかにされがちですが、会議を効率的・効果的なものにするためには、事前の準備が重要です。事前準備を徹底することで会議の時間を大幅に削減することも可能です。まず、事前に会議の目的やゴールを明文化するための時間を取りましょう。ここが曖昧なままだと意味のある議論を行うことはできません。そして、会議の数日前には参加者に会議開催の事前通知を送るようにしましょう。その際に、会議の目的・ゴールをアナウンスをし、会議資料・アジェンダなど予めできる限りの情報を提供するようにしましょう。事前に資料やアジェンダを確認してもらうことで、参加者は事前に考えを深めることができ、会議当日により活発な意見交換が出来るようになります。逆に、会議のその場で初めて資料を渡されると、資料を理解するために会議の時間が奪われてしまい、有意義な議論に時間をさくことが難しくなります。

当日の進行

会議当日の進行においては、ファシリテーションが重要な役割を担います。会議の主催者が参加者の意見を引き出して深掘りしたり、良い発言や意見があれば取り上げてより活発な意見交換を促したりすることが議論を深めるポイントです。話題が本筋から外れそうになった時には、元の議題に戻るようにそれとなく促すのもファシリテーターの役割です。事前に定めていた会議の目的やゴールが達成されているのかを常に意識しながらすすめるのが重要です。会議では限られた時間の中で結論を導かないといけないので、アイスブレイク・意見を出す時間・意見をまとめる時間・結論を導く時間などタイムキーピングも意識して進行しましょう。予めタイムテーブルを参加者と共有して、参加者の見えるところに時計を置いておくことで、参加者からの協力もえやすくなります。

事後フォロー

会議が終わったら、担当者が議事録を作成し参加者へ配布します。議事録では、日時や参加者などの基本的な情報だけでなく、意見や結論、決定事項、誰がいつまでにどのようなタスクを担当するかを示します。（会議の性質や会社の文化次第では、決定事項とタスクなど最低限の情報をスピーディーに展開することが求められる場合もあります）そして、会議の中で決められたタスクが、期日までにきちんと行われているかどうかを確認する必要があります。タスクの実行がおざなりになってしまうと、せっかくの会議も無意味なものになってしまいます。

会議をアクションにつなげるためのJooto活用法

Jootoとは

Jootoはドラッグアンドドロップを中心とした直感的な操作で使うことが出来るプロジェクト・タスク管理ツールです。ガントチャートなどの豊富な機能も無料で活用いただけます。

かんばん方式を採用することで、誰がいつまでに何をするべきかを一目で確認することができます。

会議でのJooto活用法

前述のように、会議での決定事項やタスク、担当者や締切は議事録にまとめて参加者に展開するのが一般的です。しかし、議事録は読まれなかったり、作成に手間がかかるという問題もあります。また、メールで議事録を送ってもその情報が流れていってしまい、そこに記載されていたToDoがいつの間にか忘れ去られるということもよくあることです。そこでおすすめなのが、ミーティングでのJootoの活用です。ミーティング中にJootoの画面を投影（オンライン会議であれば画面共有）しつつ、その場で議事録を取るようにJootoのタスクを作成していく方法です。会議での話し合いでTodoが発生したら、その場ですぐにJooto上でタスクを作成し、討議内容を説明欄やコメントに書き込みます。期限や担当者もその場で確認や相談をして埋めてしまいましょう。参加者から補足があれば、コメントを追加することも可能です。こうすることで、参加者の目の前でタスクが作成されるので合意形成しつつ認識の齟齬も防ぐことができます。さらにタスクはJooto上に残るので、実施されているかどうかをJootoで追跡したり、期限超過のリマインダーを送ることなども可能になります。会議での話し合いの結果をその場で次のアクションにつなげることができ、形式張った議事録を作る手間や時間も省けるので一石二鳥です。定期的に開催される会議の議事録が負担になっている場合やタスクの進捗を追えていないという場合は、ぜひ次の会議から試してみてください。