時間管理・タスク管理を成功させて効率アップ！時間管理におすすめのツールとは？

この記事の概要

多くのタスクを効率的に処理するためには、時間管理が欠かせません。
時間管理の具体的な手順は、以下のとおりです。

• タスクの洗い出し
• 所要時間の見積もり
• 優先順位の決定

時間管理を行うことで、本来必要のない作業に時間を費やすことがなくなり、効率的にタスクを処理できるようになります。
その結果、重要度の高いタスクに優先的にリソースを割けるようになり、生産性の向上が期待できます。

多くのタスクを抱えるビジネスパーソンにとって、どのように時間管理を行えばよいのかは、重要な課題です。
お金や人的リソースと同様に時間にも限りがあるため、いかに時間管理を徹底するかが成果をあげる鍵になります。

しかし、限られた時間を有効活用し、やらなくてはならない作業を確実にこなすのは、抱えるタスクが多くなるほど難しくなります。

そこでおすすめしたいのが、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」です！
Jootoの導入により、タスク管理・時間管理が効率的に行え、生産性の向上にもつながります。
時間管理のメリットや効率よくタスク・時間管理を行うための方法もご紹介します。
ぜひ実践してみてください。

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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
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時間管理の重要性とメリット

時間管理はタイムマネジメントとも呼ばれ、限られた時間内に効率的に仕事を処理し、生産性向上を目指す意識や行動のことです。

抱えるタスクの量が増えても1日が24時間以上になることはなく、業務に充てられる時間には限りがあります。
時間管理が不十分だと期日までに仕事を終わらせることが難しくなり、クライアントからの信用を失ってしまうことにもつながりかねません。
やるべきことが蓄積すれば気持ちの余裕がなくなり、焦りも出てくるでしょう。

時間管理は個人で行う場合とチーム単位で行う場合がありますが、複数人のチームでプロジェクトを進行しているケースでは、時間管理の重要性はさらに高まります。
適切な管理を行わずにメンバー自身に時間管理を任せていると、遅延が生じやすくなるため、注意が必要です。

時間管理を行うことで、本来必要のない作業に時間を費やすことがなくなり、効率的にタスクを処理できるようになります。
その結果、重要度の高いタスクに優先的にリソースを割けるようになるため、仕事の質が高まるでしょう。

さらに、時間を上手にコントロールすることで精神的にも余裕が生まれ、課題解決や新たなアイデアの創出など、より付加価値の高い業務に取り組む時間が持てるようになります。
限られた時間で生産性を高めるには、時間管理が欠かせないのです。

プロジェクト管理で時間管理を行うメリット

プロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）とは、プロジェクトを成功させるために
QCD（品質、コスト、納期）を適切に管理する一連の行動のことです。

プロジェクトに設定されたコストと品質のラインを守りながら、納期に間に合うように完遂させなければなりません。
一つのプロジェクトを完遂させるためには、多くのタスクを着実に実行していく必要があります。
時間管理を適切に行うことで、遅れや無駄な工数の発生を回避し、効率よくプロジェクトを進行していくことが可能になります。

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効率よく時間管理を行う方法・手法

仕事とは、一つひとつのタスクの積み重ねです。
時間管理がうまくいかない人は、タスクの管理ができていないともいえます。

タスク管理・時間管理を効率的に行い、成果を上げるための主な方法・手法は以下のとおりです。

• タスクの洗い出し
• 所要時間の見積もり
• 優先順位の決定
• ポモドーロ・テクニックを活用しよう
• タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を活用しよう

それぞれについて詳しく解説します。

タスクの洗い出し

実際にタスクに取りかかる前に、まずはいつまでに何をしなければいけないのか、自分の抱えているタスクをすべて洗い出してみましょう。
とりあえずノートや紙に思いついたものからどんどん書き出すことで、ToDoリストが完成します。
書き出すことで思考が整理されるため、どんなに小さなタスクでも書き出すことが重要です。

プロジェクト全体の管理を行う場合でも、プロジェクトを完遂するまでに、どのようなタスクが存在するのか、すべて洗い出す必要があります。
タスクの洗い出しを行うことでプロジェクト全体の工数が明確になり、リソースを適切に分配できるようになります。

所要時間の見積もり

すべてのタスクが洗い出せたら、所要時間を見積もります。
タスクの所要時間の目安は、過去の実績を参考に推測できます。

所要時間を正確に見積もるためには、タスクの洗い出しの際にタスクを細分化することが大切です。
大きなタスクのままだと実際にやるべきことがわかりにくく、イメージも湧きません。
正確な所要時間が把握できれば、すべてのタスクを完遂するまでの時間を割り出すことができ、スケジューリングの際に役立ちます。

優先順位の決定

次に、タスクの優先順位を決定します。
タスク同士の依存関係や親子関係を把握して整理することで、どのタスクから優先的に進めるべきなのか、後回しにすべきタスクはどれなのかが明確になり、優先度の判断がしやすくなるでしょう。

洗い出しと優先順位の決定が終わったら、スケジューリングを行います。
緊急度や重要度、タスク同士の関係性を考慮してスケジュールを立てていきます。
このとき、スケジュールにできるだけ余裕を持たせることが大切です。
余裕を持たせることで遅延が発生した場合でも柔軟に調整できるようになります。

ポモドーロ・テクニックを活用しよう

ポモドーロ・テクニックとは、決められた時間でタスクを実施していく時間管理（タイムトラッキング）テクニックです。
タスクを細かく分割し、25分作業＋5分間休憩を1単位（1ポモドーロ）とします。
集中力を高めることを重視した手法で、業務効率アップや生産性向上につながることから、世界中で支持されています。

ストップウォッチやタイマーを利用して実践する方法もありますが、スマートフォンで簡単に使えるアプリが便利です。
ポモドーロ・テクニックに特化したタイムトラッキングアプリやツールもあるため、興味のある方は採用してみてください。

タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を活用しよう

タスクの洗い出しや優先順位の決定など、タスクに着手する準備が整ったら、ぜひJootoを活用してみましょう。
Jootoでは、まず洗い出したすべてのタスクを入力するところからはじめます。
個人のToDoリストを作ることもできますし、プロジェクト全体の工数管理・進捗管理にも活用できます。

Jootoを活用すれば、タスクの進捗管理に便利なガントチャートを自動で作成可能です。
ガントチャートとは、縦軸に作業内容や担当者、開始日・終了日などを置き、横軸に期間（日付）をとって進捗状況などを視覚的に表現したグラフのことです。
ガントチャートを使うとプロジェクトの全体像を可視化でき、進捗状況などを一目で把握しやすくなるため、効率よくタスク管理・時間管理が行えます。

Excel（エクセル）やGoogleスプレッドシートなどを使ってガントチャートを作ることもできますが、専門的な知識が必要になったり、作るのに手間がかかったりといったいくつかのデメリットがあります。
リアルタイムでの情報更新が難しく、進捗状況にタイムラグが出てしまう点も問題でしょう。

その点、Jootoなら簡単にガントチャートを作成でき、リアルタイムで進捗状況を確認できます。

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Jootoでタスク・時間管理をしてみよう！

Jootoはシンプルで使い勝手に良いカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、一つひとつのタスクが付箋のような形でプロジェクトボード上に表示されます。
見やすいようにカテゴリごとに色分けすることも可能です。

Jootoでタスクの時間管理を行うメリットと、具体的な使用方法をご紹介します。

抜群の操作性で誰でもすぐに使えるようになる

新たにツールの導入を考えていても、「本当に使いこなせるか心配だ」という方は多いでしょう。
Jootoの基本操作はドラッグ&ドロップだけと、操作性が抜群によいのが特徴の一つです。

直感・視覚的に使えるシンプルなデザインで、使い勝手のよさが魅力です。
まるで画面に付箋を貼っていくような感覚で誰でも簡単に使いこなせるので、タスク管理やデジタルツールが苦手な人でもすぐに使い方を覚えられます。

Jootoを使ったタスク管理・時間管理の方法とは

Jootoでタスク管理・時間管理を開始するには、まずは事前にタスクの洗い出しと細分化、優先順位の決定までを行っておきます。
そして、タスクをJootoへ登録します。

Jootoを開いて、新規プロジェクトを作成しましょう。
プロジェクト名は任意です。

プロジェクトごとにボードが作成され、そこにリストを作成します。
リスト名も任意ですが、進捗状況に応じて「準備中」「進行中」「完了」などとしておくと一目でわかりやすくなります。

次は、リストに洗い出したタスクを追加していきます。
入力したタスクカードには、カテゴリーの分類や担当者、優先度、期日などを入力できます。
そして、進捗に応じてタスクカードを進行中から完了へ移動するなどし、進捗状況を更新していきます。

入力したタスクは「すべてのタスク」をクリックすると一覧で見ることが可能です。
すべてのタスクを入力することで、プロジェクト全体を俯瞰して見られるようになります。
期日や進捗状況などが一目で把握できることで、限られた時間のなかでどれだけのタスクをこなすべきなのかが明確になり、時間管理に役立ちます。

さらに、リマインダー設定しておけば、タスクの開始日や締切日の通知を受け取ることができるので、タスクの漏れや抜けも生じにくくなります。

自動で作成されるガントチャートで進捗状況がすぐにわかる

Jootoでは、面倒な操作を一切することなく、タスクの進捗状況を可視化できるガントチャートを作成可能です。
期日や担当者などの情報を入力したタスクカードをもとに、ワンクリックでカンバンボードからガントチャートが自動作成されるため、リアルタイムでタスクの進捗を確認できます。

プロジェクトや担当者ごとのガントチャートや、Jootoに登録されているすべてのプロジェクトが反映されたガントチャートを見ることも可能です。
複数のプロジェクトを横断して管理できるため、予定が重複してしまう心配がなく、時間管理がしやすくなります。

期日が差し迫っているのに完了していないタスクの存在や、誰か一人にタスクが集中してしまっている状況なども一目で把握できます。

タスクごとにチャットやファイルの共有ができる

Jootoはコミュニケーションツールとして活用でき、円滑なプロジェクトの推進に役立ちます。
タスクごとにコメントを残すことが可能で、そのタスクについての情報交換をするチャットのように使えます。

普段、コミュニケーションにはビジネスチャットツールを使用している方も多いでしょう。ビジネスチャットツールで情報のやり取りをしていると、会話の内容が流れて重要な情報が埋もれてしまうことがあり、いざ必要な情報を確認するときに時間がかかってしまうことがあります。

タスクカードに紐づくチャットであれば、タスクに関連する内容に限定したやりとりができるため、必要な情報をすぐに見つけられます。
また、タスクにファイルを添付できるので、情報の共有にも便利です。

外部連携機能も備えており、ChatworkやSlackなどのビジネスチャットツールと連携して使うことができます。
Googleカレンダーと連携して使用することも可能です。

コンサルティングなどのサポート体制も充実

コンサルティングなどのサポート体制が充実しているのも、Jootoの特徴の一つです。

時間管理を適切に行うことで業務効率化を図ることを目的としてJootoを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。
しかし、現状のやり方をガラリと変え、自社のメンバー全員に周知するのは、手間のかかることです。

Jootoでは、プランによってはキックオフから最初のボードの作成、メンバーへのレクチャーやルールの策定などのサポートをいたしますので、担当者への負担がなく、スムーズに導入できます。

導入後も、社内でJootoを使用した管理が定着し、継続して利用してもらえるよう、タスクマネジメントのプロである、Jootoメンバーが伴走しサポートいたします。

無料で使えるプランもあるため、有料ツールの導入や、高額な月額を払うことに不安を感じる方も、まずは無料で試すことが可能です。

時間管理で悩まれている方は、ぜひ、Jootoの導入をご検討ください。

よくある質問

時間管理に関するよくある質問をまとめました。