Googleの便利ツールと連携させてプロジェクト管理を簡単に！

この記事の概要

GoogleのツールはGoogleアカウントさえ持っていれば誰でも使うことができ、プロジェクト管理に活用できます。

スプレッドシートやドキュメントなど、ビジネスシーンで役立つさまざまなツールがあります。
閲覧権限などの制限を設けることも可能なため、セキュリティ面でも安心です。

一方で、以下のような注意点も存在します。

• 利用できるストレージに制限がある
• 用途によってツールを変えなければならない

プロジェクトに関する情報を一元管理し、プロジェクト管理を効率化するためには、管理ツールの導入が効果的です。

Googleを活用してプロジェクト管理する方法があることをご存じですか？

プロジェクト管理の方法は多様化しており、便利なツールを使って効率化する方法が主流となってきています。
特に、複数のプロジェクトを同時並行で進める場合、プロジェクト管理の効率化は重要なテーマといえるでしょう。

アカウントを持っていれば誰でも使うことができるGoogleツールは、プロジェクト管理に活かすことができます。
どのようなツールがあるのか、便利な使い方なども一緒にご紹介します。

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プロジェクト管理とは?

プロジェクト管理とは、プロジェクトにおける予算や時間、人員などのリソースを最大限に活用しながら、スケジュールや進捗状況、納期、リスクなどをコントロールし、プロジェクトを成功へ導くことです。
生産性向上のためにも、プロジェクト管理は欠かせないものとなっています。

働き方改革の推進にともなう労働時間の短縮や働き方の多様化によって、プロジェクト管理の中心を担うPM（プロジェクトマネージャー）は、これまでよりも少ない時間で成果を出すことを求められています。
効率よくプロジェクト管理を行うには、ツールの導入が有効です。

プロジェクト管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理を効率的に行うためには、誰にとっても使いやすいプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
プロジェクト管理ツールとは、工程やスケジュールを可視化して、プロジェクトに関わる情報を一元管理できるツールのことを指します。

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは、以下の4つです。

• 進捗、タスク管理の手間が省ける
• コミュニケーションが円滑になる
• 進捗やファイルなどの共有が簡単にできる
• 在宅ワーク（テレワーク）にも有効

詳しく見ていきましょう。

進捗、タスク管理の手間が省ける

チームでプロジェクトを進める場合、全体の工数に加え、メンバーそれぞれの進捗の確認やタスクの管理が必要になります。

誰がどのくらいのタスクを抱え、進捗はどうなっているのか把握することで、プロジェクトに遅れや漏れが生じていないかを確かめる必要があります。
PMは、何かトラブルが生じた際はいち早く対応できるよう、常にチーム全体を俯瞰しなければなりません。
しかし、大規模なプロジェクトになればなるほど、全体の進捗を把握することが難しくなります。

プロジェクト管理ツールを使用することで、進捗状況を時系列のガントチャート形式で確認でき、決定された日付などの予定や、進捗状況もすぐに見ることができます。

ガントチャートとは、進捗や工数、スケジュールをわかりやすく把握できる表のことです。
プロジェクト管理手法のひとつであるWBS（Work Breakdown Structure）の一部として使われることが多く、作業工程や進捗の管理、プロジェクトマネジメントの効率化や改善に役立ちます。

スケジュールや進捗状況をメンバー一人ひとりに確認したり、報告を受けたりという手間を省けるため、効率よくプロジェクトを進めることが可能になり、PM（プロジェクトマネージャー）の負担軽減につながります。

コミュニケーションが円滑になる

規模の大きなプロジェクトになると、「誰がどの作業を担当しているのかわからない」という状態に陥ることが少なくありません。
指示を出す際や何か質問があるときに、誰に話せばよいのか判断できず、その都度確認していては時間の無駄になります。

プロジェクト管理ツールを導入することで、仕事の担当者やスケジュール、進捗状況などがチーム全体で共有されるため、状況の把握がしやすく、何か質問があったときやトラブルがあったときも、すぐに担当者へ連絡できます。
したがって、無駄な時間を大幅にカットでき、話すべき相手がすぐにわかることで、コミュニケーションも円滑に進むのです。

社内外を問わず、さまざまな人とスムーズにコミュニケーションを取る方法としては、WEB会議ツールやビジネスチャットツールを導入するという手段もあります。

WEB会議ツールは、メンバーが同じ場所に集まらなくても対面と同じように話し合いができる便利なツールです。
ビジネスチャットツールは、メールよりも気軽にメッセージを送れるため、その場にいなくても普段の会話のようにコミュニケーションが取れるでしょう。

ファイルなどの共有が簡単にできる

プロジェクトに必要な情報やファイル共有にも管理ツールは有効です。
メールでファイルを送ったり、クラウド上にアップロードしたりしているだけでは、必要なときにファイルが見つからないなどの不具合がおこる可能性があります。

ツールを使い、プロジェクトごとにファイルの情報をアップロードすることで、チーム全体での共有が可能なため、必要なときにすぐに取り出せます。

在宅ワーク（テレワーク）にも有効

オフィスにいればすぐに確認できることも、テレワークなどで社外で仕事をしている人が多いと難しくなることがあります。
スケジュールや進捗状況を一人ひとりにメールや電話で確認していては時間がいくらあっても足りません。

プロジェクト管理ツールを利用することで、離れた場所のメンバーともオフィスにいるのと変わらずコミュニケーションを取り、管理を行いながら仕事に取り組むことが可能になるのです。
特に、Googleをはじめとしたクラウド型のプロジェクト管理ツールはどこにいても使用できるため、在宅ワークにも有効です。

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プロジェクト管理に便利なGoogleのツール

個人でも企業でも、Googleを利用している人は多いのではないでしょうか。
Googleは検索エンジンとして有名ですが、さまざまなツールがリリースされており、プロジェクト管理に役立てることができます。

Googleツールのメリットは、Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも使うことができ、共有や連携がしやすい点です。
閲覧権限などの制限を設けられるので、セキュリティ面でも安心ですし、無料で使えるツールが多いことも特徴です。

しかし、ストレージに制限があったり、無料では使えないツールがあったりといったデメリットも存在します。

プロジェクト管理に有効なGoogleツールの代表的なものは、以下のとおりです。

• Google Workspace
• Google Meet
• Google スプレッドシート
• Google ドキュメント
• Google カレンダー
• Gmail

詳しくご紹介いたします。

Google Workspace

Google Workspaceとは、Googleが提供しているグループウェアツールです。
組織利用向けのアプリケーションセットには、GmailやGoogleカレンダー、Meet、Googleスプレッドシートなど、各種ツールが含まれており、それぞれファイル作成やコミュニケーションなど目的に応じて利用することが可能です。

Google Workspaceには下記のような有料プランが用意されており、プランによって利用できるアプリが異なります。

• Business Starter
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise

Google Meet

Google MeetはWEB会議に使えるコミュニケーションツールです。
最大100人まで招待可能なため、小規模な会議から、大規模な研修などにも使用することが可能です。

Google Meetはスマートフォンからも利用できるため、場所を問わずいつでもプロジェクトメンバーや顧客とリモート会議ができます。
Google カレンダーと連携させてプロジェクトメンバーのカレンダーに会議の予定を組むことも可能です。

Google スプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、Microsoft Excelと同じように表形式で情報を記録できるツールです。
Excelを使用したことがあれば操作は簡単です。
Googleアカウントを持ってさえいれば無料で気軽に使えることから、ビジネスシーンで幅広く活用されています。

Googleスプレッドシートは表計算ソフトですが、プロジェクト管理に使うことができます。
タスク管理に便利なチェックボックスも簡単に作成可能です。
アドオン（ソフトウェアへ新たな機能を追加するためのプログラム）も充実しており、Projectsheet Planningというアドオンを利用すれば簡単にガントチャートも作れます。

Google ドキュメント

GoogleドキュメントはMicrosoft Wordに似たオンラインのエディターツールで、ドキュメントの作成や編集ができます。
自動でクラウドにデータを保存してくれるため、データ消失のリスクが低い点がメリットの1つです。
リンクを送るだけで簡単に共有でき、権限の設定次第でチーム内でコメントを付けたり共同編集したりと、共同でアクセスして使用することも可能です。

編集履歴の確認も容易であり、変更点の追跡や復元も簡単にできます。
コメント機能を活用して文書内の特定の箇所に対して意見交換することも可能です。
Googleカレンダーに紐づけすることもでき、さまざまな用途に活用できます。

Google カレンダー

Google カレンダーは、カレンダー形式のスケジュール管理ツールです。
他のユーザーとスケジュールを共有できるため、メンバーとのスケジュール調整に役立ちます。
シンプルなUIでスマートフォンからも使いやすく、移動中でも簡単にスケジュールが把握可能です。

Googleカレンダーは単体でも有益なツールではありますが、他のGoogleツールと連携することで、さらに便利なツールになります。
例えば、Google Meetで会議を開催する際、Googleカレンダー上でスケジュールの詳細や会議の資料などを前もってGoogleドキュメントで共有しておけば、会議をスムーズに進められるでしょう。
会議後は議事録の共有として使うことも可能です。

ほかにも、リマインド通知が設定できたり、ToDoリストが作成できたりと便利な機能が多くあるので、個人でも企業でも、ユーザーの多いツールです。
タスクの期限などを通知設定しておくことで、遅れを防止できます。

Gmail

Googleが提供するメールサービスであるGmailをタスク管理に活用する方法もあります。Gmailでタスク管理するためには、「ToDoリスト」機能を活用します。

Gmailのサイドパネルにある「ToDoリスト」を開き、タスク化したいメールをドラッグ＆ドロップで「ToDoリスト」に追加するだけで、簡単にタスクリストを作成可能です。
タスクのタイトルを編集したり、サブタスクを登録したりすることもできます。

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直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
 
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Googleカレンダーと連携できるJootoならプロジェクト管理もスムーズ！

Googleでのプロジェクト管理は便利な面もありますが、用途によってツールを変えたり、設定が煩雑だったりと使いにくさを感じることもあると思います。
その点、Jootoならプロジェクトを一元管理できるため、おすすめです。

Jootoは難しい操作は必要なく、直感で操作できることが特徴のスケジュール・タスク管理ツールです。
基本操作はドラッグ＆ドロップだけのため、新しいツールを導入する際に必要な研修やマニュアルの作成は必要ありません。

Googleスプレッドシートでガントチャートを作ろうとすると、拡張機能の導入やアドオンなど設定が煩雑なうえ、更新作業も大変で、結局使わなくなってしまうということが起こりがちです。
Jootoにはタスクを入力するだけで、自動的にガントチャートを作成、更新してくれるうれしい機能があります。

また、複数のプロジェクトを抱えている場合でも、Jootoなら1つのダッシュボードで複数のプロジェクトを表示して管理できます。
タスクごとにチャットができるため、コミュニケーションも活発になるでしょう。
ファイルの共有も可能なため、タスクごとに必要な情報がすぐに取り出せて、効率よく業務に取り組めます。

Googleカレンダーと連携できることもうれしいポイントです。
今までスケジュール管理をGoogleカレンダーで行っていた場合も、そのまま便利に使うことが可能です。
ビジネスチャットツールとしてユーザーの多い、ChatworkやSlackなどの外部ツールとの連携もできます。

よくある質問

プロジェクト管理についてよくある質問をまとめました。