案件管理とは、営業活動を円滑に進めるために、取引先の情報や営業の進捗を記録および管理し、可視化することです。
5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）の情報に加え、進捗状況や受注予定日などを記録します。
営業活動を行ううえで、適切な案件管理は不可欠です。
紙や電子版の日報に顧客情報や営業の進捗を記録して管理している企業は多いでしょう。
案件管理によって営業の進捗状況を把握できるようになり、目標の達成や利益の拡大に役立てられます。
一方で、報告すべき事項が多すぎたり、多岐にわたる管理ファイルに必要事項を入力しなければならず、工数が増えすぎて業務効率が低下したりしているパターンもあるでしょう。
案件管理は業務効率化や生産性向上の手段であり、案件管理自体に工数をかけ過ぎることは望ましい状態ではありません。
本記事では、案件管理の基礎知識や方法、カンバン方式のタスク管理ツール「Jooto」を使った案件管理の手順などをご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
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直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
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目次
案件管理とは
案件とは、「現在関わっている事柄」という意味ですが、ビジネスシーンでは「顧客」や「商談」の意味を持ちます。
案件管理とは、営業活動の進捗状況や顧客情報を可視化し、案件ごとに情報管理することです。
仕事では同時に複数の案件に関わることが少なくありません。
適切な案件管理を行うことでヌケ・モレや遅延を防ぎ、効率的に仕事をこなしていけます。
適切に案件管理ができれば仕事の精度や受注の確度を上げて、生産性や売上額を向上させられるでしょう。
案件管理の目的
案件管理の目的は、営業目標をスムーズに達成することです。
営業目標を達成するためには、案件に関する多くの情報が必要になります。
適切な案件管理を行うことで、必要なときに必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、営業力アップにつなげられます。
また、顧客に対して適切な提案をし、成約へ導くことも大きな目的です。
案件ごとに、「今どのフェーズにいるのか」という進捗状況や、ボトルネックとなっている部分、成約に至った経緯を可視化・記録することで、今後の営業活動に活かすことができます。
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案件管理が必要な理由
案件管理が必要とされる主な理由は、以下のとおりです。
- 属人化を防ぐ
- 業務効率化
- 受注確度の向上
- 精度の高い売上予測が可能になる
- ナレッジ・ノウハウの共有
詳しく見ていきましょう。
属人化を防ぐ
案件管理によって、業務の属人化を防ぐことができます。
「業務の属人化」とは、ある業務に関する手順や進捗状況を特定の担当者しか把握しておらず、他のメンバーに共有されていない状態のことです。
案件が属人化してしまうと、担当者の退職や人事異動で業務が滞るリスクが高くなります。担当者が休暇をとりにくくなることも問題でしょう。
適切な案件管理によって取引先のデータや商談内容などを共有すれば属人化を回避でき、たとえ担当者が不在でも、迅速な顧客対応が実現します。
業務効率化
案件管理によって、業務効率化を図ることも可能です。
顧客の情報や商談の進捗状況などを可視化することで、必要な情報をすぐに見つけることができるようになります。
特に大きな組織では、何か知りたいことがあっても誰に確認すればよいのかがわからず、仕事が滞る場合があるでしょう。
案件管理で情報が一元化されることによってコミュニケーションのロスを減らし、業務効率化へつなげていけます。
受注確度の向上
案件管理は受注確度の向上にも不可欠なものです。
受注確度を管理しない状態で営業活動をしていると、確度の低い案件にリソースを注いでしまい、営業効率が下がってしまいます。
案件管理によって過去の商談データなどから顧客のニーズや社内事情を把握しやすくなり、案件に対してどのようなアプローチをすれば有効なのかを判断できます。
その結果、受注確度が上がると考えられます。
精度の高い売上予測が可能になる
営業担当者が抱える案件の詳細な進捗状況や予想受注金額を把握し、情報共有することで、売上予測の精度が上がります。
根拠のある売上目標を立てることができるほか、戦略の立案や業務改善にも役立ちます。
精度の高い売上予測があれば、予実管理の精度を高めることにもつながり、経営陣の意思決定の際にも役立つでしょう。
ナレッジ・ノウハウの共有
案件管理によって情報を一元化・一元管理することで、担当者それぞれが持っているノウハウやナレッジを共有・蓄積できます。
成約率や受注金額の高い社員がどのように営業活動をしているかなどのワークフローを情報共有することも、自社の利益につながるでしょう。
マネージャーは優秀な担当者からヒアリングし、その内容をマニュアル化することで、チーム全体のパフォーマンスを高められます。
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案件管理の項目
案件管理の項目を定義して報告書の作り方を決めておくことで、複数人で管理する場合でも、データにばらつきが生じることを防止できます。
一般的に、5W1Hの情報や営業の進捗、受注予定日などを管理します。
具体的な管理項目は以下のとおりです。
自社の製品やサービスによって項目を追加してください。
- 顧客管理と担当者
- 進捗管理
- 受注予定日（受注見込日）
- 売上予定金額
- 失注した場合の理由
詳しい内容を見ていきましょう。
案件管理の項目1:顧客管理と担当者
案件管理において、顧客管理は欠かせない項目です。
顧客の名前や所在地、連絡先、窓口となっている人物のほか、商談内容なども記載し、取引先情報を管理します。
また、取引先の担当者が誰かわかるように、明確にしておくことも重要です。
担当者が明確になることで責任の所在が明らかになり、見込み客を放置してしまうことを防ぐ効果があります。トラブルが発生したときの対応にも役立つでしょう。
案件管理の項目2:進捗管理
案件が現在どのフェーズにあるのかリアルタイムで進捗状況を記録・共有し、管理することで、抜け漏れや遅延を防止できます。
マネージャーが案件ごとの進捗を確認して適切な指示を出せるほか、進捗に遅れが発生していないか担当者自身で気が付けるので、失注の回避につながります。
案件管理の項目3:受注予定日（受注見込日）
受注予定日（受注見込日）も大切な管理項目です。
過去のデータを分析し、受注予定日を算出しましょう。
そしてその予想した日に受注できるように、スケジュールを組みます。
予定日を設定することで目標が明確になり、適切なタイミングでアプローチできるようになります。
案件管理の項目4:売上予定金額
案件ごとの売上予定金額の項目も重要です。
もし、予定金額と実際の売上額に差異が生じた場合は、その原因を探り、次に生かすことができます。
案件管理の項目5:失注した場合の理由
営業活動をしていれば、残念ながら成約に至らず、失注してしまうこともあるでしょう。
成約した場合だけではなく、失注した場合の理由についても情報を記録して全体で情報共有することで、次回に役立てていきます。
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案件管理の方法
案件管理にはさまざまな項目が必要なことがわかりました。
では、どのように案件管理をすれば情報が滞ることなく効率よく管理できるのでしょうか。
主な案件管理の方法は、以下のとおりです。
- SFA（Sales Force Automation）
- CRM（Customer Relationship Management）
- Excel（エクセル）
- Googleスプレッドシート
- タスク管理ツール
それぞれについて詳しく解説します。
SFA（Sales Force Automation）
SFAは「Sales Force Automation」の略語で、日本語では「営業支援ツール」「営業支援システム」などと訳されます。
既存の営業活動の計画や実施、分析などの一連のプロセスを効率化・自動化、一元管理できるシステムで、企業の営業活動の情報全般をデータ化し、紐づけて管理することが可能です。
資料や日報、商談履歴などを記録、共有することができ、レポート機能を使えばデータ分析もおこなえます。
ワークフロー機能が搭載されたSFAを導入すれば、各種の申請や承認フローの自動化も図れるでしょう。
CRM（Customer Relationship Management）
CRMは「Customer Relationship Management」の略語で、日本語では「顧客情報システム」などと訳されます。
顧客との関係性や行動履歴などを一元管理することにより、顧客との長期的な関係構築を促進させることを目的としています。
SFAと類似する点が多くありますが、営業活動の効率化を目的とするSFAに対し、CRMは顧客とのコミュニケーションや顧客満足度向上にフォーカスしています。
Excel（エクセル）
Excel（エクセル）は普段から使用している企業が多いため、導入コストがかからない点がメリットです。
データをグラフ化するなど、自社にとって使いやすいようにカスタマイズして使うことができます。
使い慣れたソフトで案件管理できる点は大きなメリットでしょう。
いちからファイルを作成するのではなく、テンプレートを活用することでより効率的に案件管理できます。
関数やマクロを活用すれば、複雑なデータ分析や数値の集計も可能です。
グループウェアであるMicrosoft365の他のツールと連携させて使用することもできます。
一方で、複数人で共同編集を行うとデータが消えてしまうトラブルにつながることがあるため、注意が必要です。
さまざまな情報と紐づけて管理しようとするとデータが複雑になり、見にくくなってしまうこともExcel（エクセル）のデメリットといえるでしょう。
また、外出先でスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からアクセスしづらい点にも注意が必要です。
Excel（エクセル）を使いこなすためには一定のスキルが必要であり、数式やグラフの作成に慣れていない人が操作すると、作成や更新に手間取る可能性もあります。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Excel（エクセル）と同じように使うことができ、Googleアカウントがあれば無料で使用できます。
グループウェア（Google Workspace）の一部として、Googleの他のツール（Googleドキュメントなど）と一緒に使うことも可能です。
スプレッドシートは、Excel（エクセル）同様、多くの情報を紐づけて管理しようとすると操作が複雑になる点がデメリットでしょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールを案件管理に活用する方法があります。
SFAやCRMは営業活動に特化したシステムであり、使いこなせればメリットの多いツールですが、導入コストや操作の複雑性を考えると、導入にあたってのハードルは低くありません。
これに対してタスク管理ツールは操作性がシンプルなものが多く、SFAやCRMと比較すると導入コストも抑えながら業務効率化を図ることができます。
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タスク管理ツールを選ぶポイント
タスク管理ツールは多数の会社が提供しているため、どのような観点で選ぶべきか迷うかもしれません。
タスク管理ツールを選ぶポイントは、以下のとおりです。
- 必要な機能が備わっているか
- マルチデバイスに対応しているか
- 誰にとっても使いやすい操作性か
それぞれについて詳しく解説します。
必要な機能が備わっているか
管理ツールを導入する前に導入目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことが大切です。
例えば、「チーム内のコミュニケーションを強化・活性化したい」というニーズがあるにも関わらず、コミュニケーション機能がないツールを選んでしまうと、導入目的を達成できません。
営業活動のタスク管理を強化したい場合は、タスクの進捗状況を可視化できるWBSやガントチャート作成機能が搭載されたツールを選ぶと、業務効率化につながるでしょう。
マルチデバイスに対応しているか
タスク管理ツールがマルチデバイスに対応していない場合、外出先から情報を確認したり更新したりできないため、リアルタイムで情報のやり取りをすることが難しくなります。
テレワークの普及により、離れた場所同士の社員が連絡を取り合う機会も増えているでしょう。
スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応可能かどうかはチェックしておきたいポイントです。
誰にとっても使いやすい操作性か
誰にとっても使いやすいかどうかは重要なポイントです。
ITツール初心者の社員が使いこなせないと、社員を集めて研修を実施したり、マニュアルを作成したりしなければなりません。
多機能なあまり操作性が複雑だと、「現場で活用されない」という事態につながる場合もあります。
トライアル期間などを設けて実際に使い方を試してみることが大切です。
案件管理にカンバン方式「Jooto」をすすめる理由
Jootoはシンプルで使いやすいカンバン方式のタスク管理ツールです。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが特長のため、デジタルに苦手意識がある人でも使いこなせます。
汎用性が高く、営業管理ツールや顧客管理ツールとしても活用可能です。
Jootoを活用することで、今まで無駄が生じていた業務をスムーズに進められるようになり、業務改善を図れます。
さらにJootoは複数の案件（プロジェクト）を一つのダッシュボードで管理できるので、部署をまたいだ管理ができるほか、他部署を巻き込んだマーケティングにも活用できます。
案件管理にカンバン方式のJootoがおすすめな理由をさらに詳しく解説します。
- SFA・CRMよりも気軽に始められる
- 一覧性・視認性の高さ
- 引き継ぎミスの防止
- モバイルデバイスにも対応
SFA・CRMよりも気軽に始められる
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客情報システム）はメリットの多いツールではありますが、導入のハードルが高いのが難点です。
案件管理は今すぐにも始めなければならない重要なものですが、SFA・CRMの導入に手間どり、導入そのものが目的になってしまって、結局使いこなせないということもありえます。
Jootoは登録するだけで始められ、基本操作はドラッグ＆ドロップだけで誰でも簡単に使いこなせるため、導入後に定着しやすいことが特徴です。
一覧性・視認性の高さ
カンバン方式で案件を管理する一番のメリットは「見やすさ」でしょう。
案件を一覧で表示するので、視覚的に案件の数と概要を把握できます。
カンバンに担当者の名前や進捗状況が表示されるツールであれば、メンバー間で仕事の偏りがないか、どこがボトルネックになっているのか、ということがすぐに把握できます。
仕事の進捗状況をグラフ状に可視化したガントチャートも自動で作成可能です。
引き継ぎミスの防止
重要なメリットの一つに、案件の進捗状況を明確にすることで、担当者間の引き継ぎのミスを防げることがあげられます。
従来の営業活動は、見込み客に対して会社へ訪問する飛び込み営業や電話営業が主流でしたが、近年はインターネットの普及により、メールやオウンドメディアを利用したインサイドセールスという営業手法が一般的になっています。
インサイドセールスでは、顧客がどのフェーズまで進んでいるのか、営業のプロセスごとに担当者を分けるケースも多く、複数人で一つの案件を担当しなくてはなりません。
しかし、複数人での作業では、プロセス間の移行のタイミングで、案件（お客様）の引き継ぎを失念してしまうこともあります。
カンバン方式で案件を管理することで、案件の取りこぼしを防止する効果が期待できます。
また、タスクごとにチャット機能を活用でき、ファイルの添付も可能なため、タスクについての情報をすぐに得ることができ、引き継ぎの際も情報の取りこぼしがありません。
データは履歴として残るので、ナレッジの蓄積にも役立ちます。
モバイルデバイスにも対応
Jootoはマルチデバイスに対応しています。
モバイル端末でも使用できるため、外出の多い営業職でも、外出先ですぐに情報を確認したり、入力したりということが可能です。
例えば、営業先で受け取った名刺の情報をすぐにJootoに入力することで、チーム全体で顧客情報を共有できます。
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カンバンツールJootoでの案件管理のポイント
カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」のメリットは理解いただけたでしょうか。
次は、実際にJootoで案件を管理するポイントについて説明していきます。
ボード上のリストの分類を適切に設定する
Jootoのカンバン方式では、各ボードにリストを並べ、そのなかにタスクを表示しますが、リストを分ける単位が重要になります。
細かい単位で分け過ぎると全体を把握しづらくなり、進捗がわかりづらくなってしまいます。
リストの単位は、進捗状況ごとや顧客ごと、担当者ごとなど、プロジェクトによって最適なものは異なります。
実際に運用しながら最適な単位を見つけていくのがよいでしょう。
情報を一元管理する
案件を管理するときは、できるだけ情報を1箇所に集約しましょう。
案件の更新や追加があったときに、対象となる箇所がどこにあるのかわからなければ本末転倒です。
一つのカードに案件を記入したら、その案件に関する情報は同じカードに追記していくようにするとよいでしょう。
Jootoは、タスクカードに画像やテキストファイルを添付できます。
どのような情報をタスクカードへ入力するのか、あらかじめルールを決めておくとよいでしょう。
チェックリストやコメント機能を積極的に活用し、情報を集約させるとより効果的に仕事を進められます。
定期的にチェックする仕組みを作る
案件管理を効率的に進めるために、ボードを定期的にチェックする習慣を作りましょう。
定期的なチェックで案件の更新漏れを防ぎ、進捗を定点観測することができます。
毎日の、あるいは週1回のミーティング時などにボードを確認する時間を取れば、チームメンバー全員で状況を確認することができ、「納期に遅れることなく仕事をこなすためには何が必要か」「何を優先させるべきか」という共通認識を持つことができます。
カンバン方式のツールであればすぐに案件の状況が把握できるので、チーム内で共有するには最適です。
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大企業向け「タスクDXプラン」もおすすめ
Jootoでは以下の４つのプランを提供しています。
- フリープラン
- スタンダードプラン
- ビジネスプラン
- タスクDXプラン
大企業には「タスクDXプラン」がおすすめです。
利用人数に応じて料金が変わるのではなく、ライセンスは無制限、定額で利用できます。
従業員の数の多い大企業にも対応可能です。
部署をまたいだ管理も可能なため、営業活動と基幹業務の連携を図ることもできます。
法人向けに提供をしているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティが適用されるため、顧客情報などの機密情報を扱う、案件管理でも安心です。
また、サポート体制が充実している点も嬉しいポイントです。
導入時の説明や指導などの業務を、タスクマネジメントのプロであるJootoメンバーが伴走型で支援、代行する「導入支援プログラム」を実施します。
これにより、担当者の負担を軽減するほかにも、せっかくツールを導入しても現場に定着しないで終わるといった事態を防ぐことにもつながります。
外部サービスとの連携が可能になる「Jooto API」でJootoを、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）などと連携させることで、業務の自動化を実現することが可能です。
よくある質問
案件管理に関するよくある質問をまとめました。
案件管理とは？
案件管理とは、営業活動の進捗状況や顧客情報を可視化し、案件ごとに情報管理することです。
案件管理の目的は？
案件管理の目的は、営業目標をスムーズに達成することです。
顧客に対して適切な提案をし、成約へ導くことも大きな目的です。
案件管理とプロジェクト管理の違いは？
案件管理は、取引や顧客対応を管理することを指します。
一方、プロジェクト管理は目標達成のためのプロジェクト全体を計画・進行管理をすることです。
案件と商談管理とのちがいは？
案件は顧客との取引全体、商談管理は案件内の個別の話し合いや交渉プロセスを指します。案件のなかに複数の商談があります。
案件管理の項目とは？
案件管理における具体的な管理項目は以下のとおりです。
- 顧客管理と担当者
- 進捗管理
- 受注予定日（受注見込日）
- 売上予定金額
- 失注した場合の理由
自社の製品やサービスによって項目が追加されます。
案件管理のメリットは？
進捗が可視化され、情報共有できるようになることで、属人化が解消され、売上予測精度も向上します。業務改善、生産性向上、顧客満足度向上につながります。
案件管理にエクセルは使えるか？
Excel（エクセル）は案件管理に使うことができます。
データを集計したりグラフ化したりするなど、自社にとって使いやすいようにカスタマイズして使うことができます。
複雑なデータ分析も可能です。
案件管理にスプレッドシートは使えるか
Googleスプレッドシートは、Excel（エクセル）と同じように使うことができるため、案件管理にも使えます。
Googleアカウントがあれば無料で使用できます。
案件管理におすすめのツールは？
案件管理におすすめのツールは主に以下の5つです
- SFA（Sales Force Automation）
- CRM（Customer Relationship Management）
- Excel（エクセル）
- Googleスプレッドシート
- タスク管理ツール
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