Copilotでタスク管理を効率化する方法とは？プロンプトの事例も紹介！

この記事の概要

Copilot（コパイロット）とは、Microsoft社が開発したAIアシスタントのことです。
OutlookやExcel、PowerPoint、OneNote、TeamsなどのMicrosoft 365の製品と連携させることで、便利に活用できることが最大の特徴です。

主な機能は、以下の5つです。

• 文章の生成・要約
• 画像の生成
• 翻訳
• 質問への回答
• 音声会話

日々の業務にCopilotを活用すれば、今まで人間が手作業でこなしていた面倒な業務を自動化し、効率的に処理できるようになります。

Copilotとは、Microsoft社が開発したAIアシスタントのことです。
Microsoft 365のアプリケーションとシームレスに統合し、便利に活用できることが最大の強みです。
Copilotを活用すれば、日々発生するタスクの管理や整理、タスクの処理の効率が向上するでしょう。

一方で、AIモデルの特性上、生成される回答に誤情報が含まれる可能性があるため、業務で活用する際は注意が必要です。
当記事では、Copilotの機能やプロンプトの出し方のポイント、活用にあたっての注意点などを解説します。

Copilotとは

Copilot（コパイロット）とは、Microsoft社が開発したAIアシスタントのことです。
AIアシスタントツールとしては、OpenAI社が開発したChatGPTも有名ですが、CopilotにはChatGPTと同じGPT-4を含む大規模言語モデル（LLM）が搭載されています。
LLMとは、膨大なテキストデータを学習し、その内容からテキストの生成や質疑応答などを行う技術のことです。

ユーザーがCopilotに自然言語で命令（プロンプト）を伝えるだけで、タスクの実行や情報の検索、文章の生成などを行うことができます。
Copilotを、OutlookやExcel、PowerPoint、OneNote、TeamsをはじめとするMicrosoft 365の製品と連携させることで、さらに便利に活用できることがCopilotの特徴です。

日常のタスク管理にCopilotを活用すれば、今まで人間が手作業でこなしていた面倒な業務を自動化し、効率的に処理できるようになります。

Copilotの主な機能

AIアシスタントツールは、さまざまなことを自律的に処理できます。
Copilotの主な機能は、以下のとおりです。

• 文章の生成・要約
• 画像の生成
• 翻訳
• 質問への回答
• 音声会話

それぞれについて詳しい内容を解説します。

文章の生成や要約

Copilotを活用すれば、さまざまなタイプの文章を生成できます。
例えば、以下のような文章を生成することが可能です。

• 受信メールに対する返信文の下書き
• 顧客へ提示する新サービスの提案書
• ミーティングの議事録とアクションプランの作成
• 業務マニュアル

また、論文のような長い文章を要約することも簡単にできます。
「ポイントを箇条書きで示す」「専門用語をわかりやすく説明しながら要約する」といったニーズにも対応可能です。

画像の生成

Copilotに画像のイメージを伝えるだけで、簡単に画像生成ができます。
「会議室で3人でミーティングしているビジネスパーソンの画像を生成してください」などと、具体的に指示を出すことがポイントです。
生成された画像に対して複数の指示を出して画像の精度を調整していくこともできます。

翻訳

Copilotはリアルタイムに指定した言語に翻訳できるため、「海外の顧客と翻訳しながらチャットのやり取りをする」といったことが可能です。

また、コンテキストを読み取る能力があることもCopilotの特徴です。
単語を日本語に置き換えるだけでは、前後のコンテキストと合致せず、会話が分断されてしまうことがあります。

しかし、Copilotなら前後のコンテキストを考慮したうえで最適な翻訳を提供してくれるため、スムーズなコミュニケーションが実現するのです。

質問への回答

仕事をしていて何かわからない言葉があったときや調べ物をしたいとき、Copilotに質問すればすぐに回答が得られるため、自分で調べる必要がありません。
「タスク管理を効率化する最新のツールは？」「Excelの条件付き書式の設定方法は？」といった質問を入力すれば、Copilotが情報を検索し、瞬時にまとめてくれます。

音声会話

Copilotは音声での会話に対応しており、人間同士が会話するようなやり取りができます。Copilotに聞きたいことを文字入力ではなく音声で入力すると、すぐに回答が得られるため、入力に要する手間を省けます。
音声会話でやり取りした内容をあとからテキストで確認することも可能です。

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プロンプトの出し方のポイント

生成AIツールを活用していて「期待する答えが返ってこない」と感じることがあるでしょう。
Copilotはプロンプトに基づいて応答や回答をするため、プロンプトの出し方がポイントとなります。

ポイントは、以下のとおりです。

• 曖昧な表現は避け、簡潔かつ具体的に質問する
• 質問の背景や意図を伝える
• Copilotに具体的な役割を与える
• 参考となる情報や回答例を提供する

それぞれについて詳しい内容を解説します。

曖昧な表現は避け、簡潔かつ具体的に質問する

質問内容が曖昧で冗長だと、期待するようなアウトプットを得にくくなります。
「よいアイデアを出して」「素敵な画像をつくって」といった曖昧な指示では、Copilotは具体的に何を求められているのか判断できません。

5Ｗ1Ｈを明確にしたり文章の構成を指定したりするなど、回答の筋道を示すことが大切です。

質問の背景や意図を伝える

精度の高い回答を得るためには、質問の背景や意図を伝えることが大切です。
例えば、「集客のためのアイデアを出してください」と指示するのではなく、「新商品の発売記念イベントを実施予定ですが、ターゲットとなる30代男性の集客状況がよくありません。原因を分析して、解決策を提案してください」と指示することで、精度の高い回答が導き出せるでしょう。

Copilotの立場を指定する

Copilotに指示を出す際に、どのような立場で回答すべきか示すと、回答の精度を上げられます。
例えば、「プロジェクトマネージャーとして回答してください」「プロのコンサルタントとして回答してください」などとすることで、専門性の高い回答を導き出せます。

参考となる情報や回答例を提供する

プロンプトを入力する際に、回答に関する情報や回答例を提供することも大切なポイントです。
「以下に記載する参考情報をもとにA社に関する動向をまとめてください」と指示を出せば、参考情報を考慮したうえで有効な情報を抽出し、まとめてくれるでしょう。

あるいは、「B社について、歴史・代表者・注力しているサービスの内容を含めてわかりやすくまとめてください」などと、具体的にどのようなアウトプットを望むのか指示を出すことで、期待するアウトプットが得やすくなります。

プロンプトの具体例

ここからは、具体的なプロンプト例を以下のケースごとにご紹介します。

• 受信メールからタスクを抽出する
• タスクの優先順位を決める
• 文書の作成を依頼する
• プレゼンテーション資料を作成する
• データの分析と可視化

それぞれについて詳しい内容を解説します。

受信メールからタスクを抽出する

多くのメールを処理していると、やるべきことを見落としてしまいがちです。
処理すべきタスクを確実に実行するために、Copilotを活用できます。
プロンプトの例は、以下のとおりです。

「今日受信した未読メールのなかから処理しなければならないタスクを抽出し、ToDoリストで提案してください」

タスクの優先順位を決める

日々の業務を効率的に処理するためには、タスク（to do)を整理して優先順位をつけることが不可欠です。
以下のようなプロンプトを入力すれば、Copilotがタスクの重要度や緊急度を考慮して最適な優先順位を提案してくれます。

「今週末が期限のタスクに優先順位をつけて、リストアップしてください。所要時間や必要なリソースも教えてください」

文書の作成を依頼する

議事録や企画書、提案書などの作成をCopilotに指示する際は、文書の作成目的を明確にし、どのような観点から作成すべきかを示すことが大切です。
プロンプトの例は、以下のとおりです。

「新商品の開発にあたって、明日、私のチームでこのWord文書の内容をもとにコンセプトを議論します。Word文書の内容を要約するとともに、競合企業の状況を踏まえて今後着目すべき商品開発のポイントを3つ抽出してください。競合企業とは、A社およびB社のことです」

プレゼンテーション資料を作成する

Copilotはプレゼンテーションの準備にも役立ちます。
資料作成を指示する際は、プレゼンテーションの目的や対象者、スライド数、キーワードなどを伝えると効果的です。
プロンプトの例は、以下のとおりです。

「大学生向けの会社説明会で使用するプレゼン資料を作成します。30ページ程度で当社のサービスの特徴を伝える内容にしてください。特に、4月にリリースされた新サービスの内容をメインに伝えてください」

データの分析と見える化

Copilotを活用すれば、複雑なデータの分類・分析、見える化も可能です。
高度な関数の知識が必要な処理でも、自然言語で指示を出すだけで視覚的に理解しやすい形で提供してくれます。
プロンプトの例は、以下のとおりです。

「これらの売上実績データをもとに、売上が低迷している要因を分析してください。さらに、前年同月との比較をグラフ化してください」

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CopilotとMicrosoft 365の製品を連携させて便利に活用する方法

Copilotのサブスクリプションには個人向けと法人向けの2種類があり、法人向けの有料版を利用することですべてのMicrosoft 365の製品と連携させてさらに便利に活用できます。

以下の5つのツールとの連携について解説します。

• Outlook
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Teams

Outlook

CopilotとOutlookを連携させれば、メールの下書きや内容の要約、会議設定などが簡単に行えます。
例えば、「A社に対して報告資料送付のお礼を伝えるメールを下書きしてください。できるだけ丁寧な文体にしてください」と指示を出せば、A社との過去のメールのやり取りをもとに最適なメールを下書きしてくれます。

また、何度もやり取りが続き長くなり過ぎたメールに対して「要点を箇条書きでまとめて」と指示すれば、過去のやり取りをすべて読み返さなくても、要点を把握することが可能です。
さらに、「Copilotが会議の開催日程を提案し、参加者のスケジュールを確認する」といったことも自動的にできるようになります。

Excel

CopilotとExcelの連携により、関数の生成やデータの集計と分析、データのグラフ化などが簡単に行えます。
Excelを使いこなすためには関数の知識をつける必要があり、慣れていないとどの関数を使えばよいかわからず、データの扱いに時間を要する場合があります。

Copilotなら、「2つのデータをわかりやすく統合して推移をグラフで示して」と指示を出せば、瞬時にデータの読み込みとグラフ化が完了します。
関数のスキルに自信がなくても、高度な関数を活用してわかりやすい資料を作成できるようになるでしょう。

PowerPoint

CopilotとPowerPointを連携させれば、スライド作成に要する時間を大幅に短縮できます。Wordでスライドのアウトラインを作成し、それをCopilotに読み込ませて「この内容から5ページのスライドを作成してください。
適宜アニメーションを取り入れてプレゼンテーションできる状態にまとめてください」と指示を出せば、発表できる状態のスライドが完成するでしょう。

OneNote

デジタルノートアプリのOneNoteとCopilotを連携させることで、ノートの内容を要約したり、ノートの内容からToDoリストを作成したりできます。
長くまとまりのない文章でも、Copilotに「これらのメモの内容から今後のプロジェクトの進捗に影響がありそうな技術的な課題を箇条書きで5つにまとめて」と指示を出せば、瞬時に要点を把握できます。

ノートの内容に次に取るべきアクションが含まれている場合は、そこからToDoリストを作成することも可能です。

Teams

TeamsとCopilotを連携させることで、会議中にリアルタイムで議事録を作成したり、決定事項とアクションプランをまとめたりといったことが簡単にできます。
オンライン会議中にCopilotを起動しておくだけで、参加者の発言内容や決定事項をまとめてくれるため、会議中は会議の進行に集中しながら、あとから内容を細かく確認することができるのです。

会議の内容から重要なポイントを判別してアクションアイテムとして抽出することも可能なため、会議後のフォローアップに役立てられます。
この機能を活用すれば、「会議を開催したものの、具体的に何をすればよいかわからない」といった状態に陥ることを回避できるでしょう。

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Copilotをタスク管理に活用する際の注意点

Copilotは非常に便利なツールですが、活用にあたってはいくつかの注意点が存在します。

主な注意点は、以下の3つです。

• 誤った情報が含まれている可能性がある
• プロンプトの出し方によって回答に差が生じる
• セキュリティリスクがある

それぞれについて詳しい内容を解説します。

誤った情報が含まれている可能性がある

AIは過去の学習データに基づいて予測し、応答や回答をしますが、過去のデータの学習が不十分な場合などに、誤った回答を導き出すことがあります。
そのため、重要な資料は必ず人間が目を通し、問題がないかチェックするステップが必要です。

プロンプトの出し方によって回答に差が生じる

Copilotが生成する回答の精度は、プロンプトの出し方によって差が生じます。
実務に活用できる精度の高い回答を得るためには、プロンプトの仕組みを理解し、プロンプトの出し方を工夫する必要があるのです。
そのため、使いこなせるようになるまでに時間がかかる可能性があります。

セキュリティリスクがある

Copilotの無料版では、入力したプロンプトがAIモデルの学習に利用される場合があります。そのため、外部に漏洩してはならない重要な情報を入力してしまうと、ほかのユーザー向けの回答生成に利用される可能性があります

なお、Copilotのセキュリティ面の強さは、利用するプランによって異なります。
セキュリティリスクに万全に備えるためには、法人向けのプランへの加入を検討するとよいでしょう。

JootoのAI機能を活用してタスク管理を効率化しよう

Copilotは多くの機能を備えており、Microsoft 365の製品と連携させることで便利に活用できます。
これまで手作業を行っていた業務をCopilotに任せられれば、業務効率が大幅にアップするでしょう。

一方で、Copilotが生成した情報が100％正しいとは限らないことや、プロンプトの出し方によって回答に差が生じること、セキュリティリスクがあることなどの注意点も存在します。
「まずはタスクの洗い出しや優先順位付けなどを効率化したい」という場合は、Jootoの導入がおすすめです。

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プロジェクトの概要を入力すれば、AIがタスクと最適な管理ボードを自動生成してくれるため、プロジェクトの計画や進捗状況が一目で把握できるようになります。

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よくある質問

Copilotに関するよくある質問をまとめました。