カンバン方式で業務を見える化できる！メリットやツールをご紹介

カンバン方式をご存じですか？
製造業の生産現場で働いたことのある方や生産管理、在庫管理、仕掛品管理を行ったことがある方には馴染みのある管理方法かもしれません。

カンバン方式とはトヨタ自動車が考案したトヨタ生産方式（TPS）のことで、必要なものを、必要なときに、必要なだけ生産するジャストインタイム（JIT）を実現するための方式のことです。
このトヨタ生産方式は製造業だけでなく異業界でも幅広く取り入れられ、効果を発揮しています。

アナログな方法だと思われがちなかんばん方式ですが、デジタル化することでタスク管理やプロジェクト管理に活用できます。
カンバン方式をどのようにタスク管理に活用できるのか、詳しく解説します。

タスク・プロジェクト管理を
シンプルにわかりやすく

Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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カンバン方式とは

カンバン方式とはトヨタ自動車の「必要なものを必要な時に必要なだけつくる」というあらゆるムダを省いたトヨタ生産方式（TPS）のことですが、このカンバン方式を最初に考案したのは、大手自動車メーカーであるトヨタ自動車の2代目社長、豊田喜一郎氏です。

製品に「カンバン」と呼ばれる製品カード（指示書）をつけ、そこに生産量や運搬の指示などの生産に必要な情報を書き、伝達する方法を考案しました。

カンバンには仕掛けカンバンと引き取りカンバンの2種類があり、仕掛けカンバンは補充生産の指示のために用いられます。
一方の引き取りカンバンは、後工程が前工程から部品や製品を引き取るためのツールの役割を果たします。
これら2つのカンバンを適切に運用することで、カンバン方式の円滑な運用が実現するのです。

トヨタのカンバン方式はシンプルな仕組みでリードタイムなどの知識がなくても実行できるアナログな方法ですが、その効果は絶大です。
従来の大量生産方式では需要予測に基づいて製品を生産していましたが、カンバン方式は実際の需要に応じて生産するため、過剰在庫を抱えるリスクを抑えられ、原材料や仕掛品、完成品の在庫管理や保管に要するコストを大幅に削減できます。

また、リードタイムを短縮できるため、顧客にいち早く製品を提供できるのです。
カンバン方式は幅広い業種で活用でき、多品種の生産管理においても効果的です。

一方で、カンバン方式は最小限の在庫しかもたないため、欠品が発生しやすい側面があります。
欠品リスクに対応するために、安全在庫の設定や、システムを導入するなどしてより正確な生産量を予測する必要があります。

かんばん方式（トヨタ生産方式）が生まれた背景

製造業に革新をもたらしたトヨタ自動車のトヨタ生産方式（TPS）は、どのように誕生したのでしょうか。

1960年頃のアメリカの自動車産業では、あらかじめ立てた生産計画に従ったプッシュ型（押出型）と言われるMRPを用いた生産方式が主流でした。
しかし、当時の日本は貧しかったこともあり、MRPはシステムが高額であることや、過剰在庫を抱えなくてはならないことから、トヨタ自動車は「導入できない」と判断しました。

そこで生まれたのがトヨタ生産方式（TPS）の柱であるジャストインタイム（JIT）です。
ジャストインタイム（JIT）とは、前工程から後工程へ品物を供給する通常の生産方式ではなく、後工程が「必要なもの」を「必要なとき」に前工程の在庫置き場へ取りにいく生産計画・方式のことです。
この工程間で情報伝達の際に使用するツールが「カンバン」です。

ジャストインタイム（JIT）は大量生産方式のデメリットである「顧客ニーズの変化に応じた柔軟な対応が難しい」「過剰在庫の処理にコストがかかる」といったデメリットを解消できる方法として、注目を集めました。

ジャストインタイム（JIT）は、海外ではJIT、TPS、リーン生産方式とも呼ばれ、製造現場の過不足をなくす手法として普及しています。

ジャストインタイム（JIT）の他に、「工場ラインに異常が発生したら機械がただちに停止して、不良品を造らない」という考え方（自働化）も、トヨタ生産方式（TPS）の柱の一つです。
不良品を後工程に送らないことで、製品の品質を高い水準で保てます。
また、不良品発生の要因を速やかに特定し対策を講じることで、品質改善のPDCAサイクルを回せることがメリットです。

このジャストインタイム（JIT）と自働化に基づく生産方法により、トヨタ自動車は顧客ニーズに合う質の高い車をスピーディに提供することを実現しています。

なお、現在は受注書や発注書、納品書などのやり取りをデータ化できる電子かんばんが導入されており、電子かんばんの導入はトヨタの関連企業以外でも徐々に広がりを見せています。
電子かんばんを導入することで、ヒューマンエラーが発生しやすいというカンバン方式の欠点を補い、カンバン方式のメリットを最大化することが可能です。

タスク・プロジェクト管理にもカンバン方式

製造業の生産現場で生まれたトヨタのかんばん方式は、タスク管理やプロジェクト管理に応用できます。
抱えているタスクをかんばん化して、進捗に応じてそのカンバンを移動させる方法です。

プロジェクトをマネジメントする際、常に顔と顔を合わせて指示を出せるわけではありません。
また、逐一報告を受けてタスクの進捗を確認するにも限界があります。
しかし、カンバンをデータ化することで、離れた場所で働く人とも共有することができ、業務効率化を図れるのです。

また、プロジェクト管理の目的であるQCD（品質・コスト・納期）の最適化にも、かんばん方式が役立ちます。
タスクの担当者や進捗状況をリアルタイムに把握できないと、計画と実績にズレが生じ、納期に遅れが出てしまうことがあります。
その結果、コストオーバーや品質低下を招いてしまうことがあるでしょう。

かんばん方式を活用するために業務を平準化したり、こまめに進捗状況を確認したりすることで業務が円滑に進み、結果としてコストの削減につながっていきます。

タスク管理やプロジェクト管理にカンバン方式を導入する場合、WordやExcelなどを活用して運用できますが、より効率化するためには、かんばん方式のタスク・プロジェクト管理ツールの活用が便利です。

タスク管理にカンバン方式を導入するメリット

カンバン方式を活用することによって様々なメリットがある。進捗状況の見える化や、業務の流れの把握、急なトラブルへの早急な対応などがあげられる。

カンバン方式のタスク管理は、業務の効率化や生産性向上に寄与します。

具体的なメリットは、以下の5つです。

チーム全体のタスクの進捗状況が可視化される
情報管理が容易になる
業務の3M ムリ・ムダ・ムラが解消され、業務が平準化される
適正な人事評価が行いやすくなる
トラブルが起きたときにすぐに対応できる

それぞれについて詳しく解説します。

チーム全体のタスクの進捗状況が可視化される

カンバン方式を導入すれば、チーム全体のタスクの進捗状況が可視化され、仕事の進み具合が一目で把握できます。

タスクの状況は日々変動します。
カンバン方式なら、誰がどの仕事に取り組み、進み具合が順調かどうか、ボードを見るだけでわかるのです。

そのため、チーム内でサポートし合うことが容易になります。
例えば、あるタスクの進捗が「進行中」のまま進まない場合、手の空いている他のメンバーがサポートに回ることができます。
カンバンを介してタスクの引き継ぎを行えるため、連携がスムーズにいくでしょう。
大きなトラブルに発展する前に気づき、対処できるようになります。

情報管理が容易になる

カンバン方式でタスク管理すると、情報を入力して管理するフォーマットが統一されるため、情報管理が容易になります。
プロジェクトの規模が大きくなると、管理すべき情報量は膨大なものになります。

担当者がそれぞれのフォーマットで情報を管理していると、重要な情報を見逃すリスクが高くなるでしょう。
あらかじめカテゴリを作成してどのように情報を管理するか決めておけば、プロジェクトに関する情報共有がスムーズになります。

業務の3M ムリ・ムダ・ムラが解消され、業務が平準化される

「業務の3M」とは、ムリ・ムダ・ムラを総称するもので、業務効率化を進めるうえで有効なフレームワークです。

ムリ：業務量が多くなり、処理能力を超えて過剰な負担がかかっている状態
ムダ：業務の重複などにより必要ない業務が行われていたり、処理能力以下の業務に従事している状態
ムラ：人によって業務量や業務のやり方にばらつきがあり、ムリやムダが発生している状態

カンバン方式のタスク管理によって業務を見える化することで3Mが解消され、業務が平準化されます。
業務の平準化が実現すると従業員の負担が軽減され、スムーズに仕事が進むようになります。

無駄な時間やリソースの過剰な消費がなくなるため、生産性の向上が期待できるでしょう。
従業員が本来の業務に力を注ぎやすい効率的な環境が整えば、従業員の満足度向上にもつながっていきます。

適正な人事評価が行いやすくなる

業務の見える化は適正な人事評価にもつながります。
担当者ごとのタスクを見える化し、記録しておくことで、印象やコミュニケーション力といった曖昧な基準ではなく、事実に基づいた公平な人事評価が行いやすくなります。

チームでプロジェクトを進めていると、誰か一人に業務が偏ってしまうことはよくあります。
業務を見える化することで業務量が可視化され、一人が抱えるタスクの量がわかり、適正な人事評価が可能になるのです。
適切な人事評価は、メンバーのモチベーションのアップにつながります。

トラブルが起きたときにすぐに対応できる

プロジェクトの進行過程でトラブルが発生することは珍しくありません。
当初の計画通りに進まず遅れが生じてしまったり、部品の調達が上手にいかなかったりといった問題点が発生した場合に、業務が可視化されていればボトルネックにすぐに気づくことができ、被害を最小限に抑えられます。

かんばん方式でタスク管理する手法

デジタル化が進む20205年以降、管理ツールを活用するとより効果的にタスク管理することができる。

かんばん方式のタスク管理には多くのメリットがあることを解説しました。
かんばん方式のタスク管理は、付箋などを使ってアナログな方法で行うことが可能ですが、管理ツールを活用するとより効率的です。

ここでは、タスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」を活用してかんばん方式でタスクを管理する方法をご紹介します。

Jootoを活用したタスク管理の手順は、以下のとおりです。

リストの作成
タスクの洗い出しと細分化
タスクカードのラベル設定
進捗に応じてタスクを移動

それぞれについて詳しく解説します。

1.リストの作成

まずは、リストと呼ばれる縦の軸を用意します。
リストには任意の名前をつけて、タスクの分類ができます。

例えば「ToDo（やること）」「Doing（やっていること）」「Done（やり終えたこと）」のような進捗状況にしてもよいですし、作業工程や担当者名にしてもよいでしょう。

ワークフローに合ったカンバンのレーンを設計し、そこにリストに配置して進捗に応じて移動させることでタスクの状況を見える化するのが、かんばん方式のタスク管理・業務管理の基本です。

今回は進捗状況のリストを作成しています。

2.タスクの洗い出しと細分化

まずは、タスクの洗い出しと細分化をします。
個人でタスク管理する場合は、抱えているタスクを全て洗い出します。
プロジェクト管理の場合は、立ち上げから終結までのタスクを洗い出し、抜けや漏れがないか他のメンバーにも確認しましょう。

タスクの洗い出しが終わったら、タスクを細分化します。
具体的な作業レベルまでタスクを分割することで、タスクにかかる所要時間が見積もりやすくなり、チーム内で分業することが可能になります。

Jootoでは細分化したタスクをタスクカードに入力します。
納期や担当者がわかっている場合はそれらも入力し、タスクをリストごとに仕分けましょう。
入力したタスクカードが、カンバンになります。

3.タスクカードのラベル設定

Jootoではそれぞれのタスクにラベルを設定できます。
ラベルで優先度を指定すれば、どのタスクから取り掛かるべきなのかが明確になります。

その他にも、「指示待ち」や「保留中」「書類添付」といったラベルがあり、新規ラベルを追加して使うこともできます。
ひとつのタスクに複数のラベルを設定することも可能です。

4.進捗に応じてタスクを移動

まずはToDoや未着手などのリストに全てのタスクカードを置き、進捗に応じてタスクカードを該当するリストへ移動させます。
そうすることで、現在そのタスクがどのような状況にあるのかすぐにわかります。
優先順位のラベルがついていれば、どのタスクから手をつければよいかも一目瞭然です。

完了しているタスクの数が視覚的に確認できることで、プロジェクトが確実に進行していることを実感でき、メンバーのモチベーションアップにも有益です。

かんばん方式のタスク管理の注意点

かんばん方式を導入する際は、デメリットも把握しておくことが重要。タスク同士の関係性やどのくらいの所要時間・作業時間のタスクの負荷がわかりにくいことがある。

万能に思えるかんばん方式によるタスク管理にも、注意点（デメリット）が存在します。
それらを事前に把握し、対処方法を理解しておくことで、かんばん方式のメリットを最大限に引き出すことが可能になります。

かんばん方式のタスク管理において注意すべきこと（デメリット）は、以下の3点です。

タスクの状況はある時点を切り取ったものである
タスクの負荷がわかりにくい
タスクの関係性がわかりにくい

詳細な内容と解決方法を解説しますので、かんばん方式のタスク管理を始める前に確認しましょう。

タスクの状況はある時点を切り取ったものである

タスクが示されるかんばんは、ある時点を切り取ったものである以上、その前後にどのような仕事があるのかは見えづらくなってしまいます。
例えば、現在タスクを複数抱えており一時的に忙しく見える人が、翌日には全ての処理が終わり、手が空くこともありえます。

前後にどのような仕事があるのかといったことや、あるタイミングの業務量を見るためには、ガントチャートやカレンダーで時間軸を含めて確認するとよいでしょう。

タスクの負荷がわかりにくい

カンバン方式ではタスクが全部同じ大きさに見えてしまうため、工数や負荷が伝わりづらい側面があります。

ある担当者のタスクが一つのみで負担が小さいように見えても、それが実は負荷のかかる大きなタスクの可能性があります。

タスクにラベルをつけてタスクの大きさを書くなど、誤解を防止する必要があるでしょう。
あるいは、タスクの粒度を揃えるように細分化すれば、タスクの分配がしやすくなります。

タスクの関係性がわかりにくい

カンバン方式では、タスクが個別に表示されるため、タスク同士の関係が見えにくくなる欠点があります。

作業には守らなければいけない順序などの制約があり、それを守らずに進行すると、前の作業に戻ってやり直さなくてはいけなくなったり、他のメンバーを待たせることになったりといったムダが発生します。
納期の遅延につながってしまうこともあるでしょう。

大タスクと小タスクにタスクを分類したり、ラベルづけを工夫したりといった手間や調整が必要になります。
そのためにも、かんばん方式でのタスク管理にはJootoのようなタスク・プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。

カンバン方式のタスク管理ツールJotooで業務を可視化

Jootoはシンプルな使い方が特徴のかんばん方式のタスク管理ツールです。
簡単な設定のみで運用を開始でき、業務の見える化をすぐに実現できます。

メンバーが各自のタスク情報を入力していくだけで、工程管理に役立つガントチャートを自動で作ることが可能です。
タスクの状況に変更が生じた際は、進捗に応じたリストへタスクカード（カンバン）を移動させれば、ガントチャートにリアルタイムで変更が反映されます。
今まさにメンバーが抱えているタスクの進捗状況が一目で把握でき、情報共有がスムーズになります。

タスクごとにチャットができたり、資料を添付したりできるのも嬉しいポイントです。
外部連携機能も充実しており、SlackやChartwork、Googleカレンダーとの連携が可能です。

チームや業務の拡大により、業務効率化が急務な場合は、ぜひJootoを用いた業務の見える化をお試しください。