タイムマネジメントとは、時間を有効活用して生産性を高めるための手法のことです。
周囲の人より高い成果をあげるハイパフォーマーの多くはタイムマネジメントを適切に実行し、自分の時間をうまくマネジメントしています。
一方で、タイムマネジメントのスキルを身につけていない人は、常にタスクに追われていたり、仕事を完遂できなかったりといった特徴があります。
当記事では、タイムマネジメントがもたらす効果や実践に移す方法、タイムマネジメントの手法などをお伝えします。
タイムマネジメントを効率化できる管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、計画的に物事を進めることによって生産性を向上させ、より効率的に目標達成するための方法のことです。
労働力の不足や働き方改革の推進などを背景に、タイムマネジメントの重要性は高まる一方です。
タイムマネジメントを実行するにあたっては、単純に「労働時間を減らす」ことよりも「同じ時間でより質の高い成果物を完成させられるように生産性を高める」視点で取り組むことが大切です。
タイムマネジメントは、単にスケジュールを管理することとは異なります。
スケジュール管理は、予定が重複しないようにスケジュールを調整したり、タスクを予定通りにこなしたりすることを基本としますが、これだけでは生産性向上につながりません。
タイムマネジメントは、会議や出張などの予定や日々のタスクを把握し管理することに加えて、業務の目標や優先順位を把握したうえでタスクを効率的にこなす方法を考え、計画を立てることを含みます。
つまり、タスクと時間配分を戦略的にコントロールおよびマネジメントする力が求められるのです。
タイムマネジメントが必要とされる理由
ビジネスシーンでタイムマネジメントが必要とされる背景には、少子高齢化の進行による労働力不足があげられます。
少子高齢化の傾向は今後も続くと見込まれており、労働力不足はますます深刻化するでしょう。
慢性的に労働力が不足するなかで企業がこれまで以上の成果をあげ、競争力を強化していくためには、タイムマネジメントによって生産性を高めていく必要があります。
従業員が自分の仕事をうまくマネジメントできるようになれば、より短い時間で高い成果をあげられるようになるでしょう。
また、グローバル化の進展とともに企業は国境の垣根を超えた競争にさらされています。
世界規模での競争に勝ち抜いていくためには、生産性を向上させながら新しい価値を提供していかなければなりません。
さらに、働き方改革を推進し、長時間労働を是正して多様な働き方ができる社会の実現も急務であり、タイムマネジメントはすべての企業およびすべての階層のビジネスパーソンに必須の取り組みといえます。
タイムマネジメントがもたらす効果
タイムマネジメントがもたらす具体的な効果は、以下の4つです。
- 業務効率化の実現
- 自己効力感の向上
- ワーク・エンゲージメントの向上
- ワーク・ライフ・バランスの改善
それぞれの詳細を説明します。
業務効率化の実現
タイムマネジメントのスキルを習得し、うまく実行できるようになれば、目の前のタスクを手当たり次第にこなすのではなく、優先順位をつけて成果に直結するタスクから順番に処理できるようになります。
その結果、無駄な業務に振り回されることがなくなり、短時間で最大限の成果が出せるようになります。
「日々のタスクに追われて恒常的に長時間労働をする」といった非効率から抜けだし、より重要度の高い業務に時間や労力を割けるようになるでしょう。
自己効力感の向上
自己効力感とは、自分の能力を信じ「自分ならできる」と思える心理状態のことで、仕事のパフォーマンスを高め、維持するうえで重要な要素です。
タイムマネジメントは、自己効力感の向上に効果を発揮します。
特に若手社員の場合、成功体験が少ないことから自己効力感が持てず、思うようなパフォーマンスを発揮できないことがあるでしょう。
タイムマネジメントは日々の自分の行動を自らコントロールし、小さな成功体験を積み重ねていくことに他なりません。
結果として、「自分はできる」という自己効力感を持てるようになり、物事へのモチベーションが向上していきます。
ワーク・エンゲージメントの向上
タイムマネジメントは、ワーク・エンゲージメントの向上にも効果を発揮します。
ワーク・エンゲージメントとは、従業員が自分の仕事に対してポジティブな気持ちで積極的に取り組める状態のことです。
適切なタイムマネジメントによって常にやるべきことが整理され、先の見通しがクリアな状態が保たれれば、物事に集中できる環境が整います。
ワーク・エンゲージメントが高い従業員が増えれば、自然に企業の生産性は向上していくでしょう。
ワーク・ライフ・バランスの改善
タイムマネジメントによって長時間労働が是正されれば、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなります。
ワーク・ライフ・バランスの改善は従業員の満足度向上に直結し、メンタルヘルスの向上や人材の定着率アップにつながるでしょう。
また、時間に余裕が生まれることで、これまで着手できなかった新しい業務に挑戦したり、自己研鑽の時間をつくったりといったことが可能になります。
結果として、ワーク・ライフ・バランスの改善は自己効力感やエンゲージメントの向上にもつながっていきます。
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タイムマネジメント実践のステップ
タイムマネジメントを実践に移すステップは、以下の通りです。
- タスクを洗い出す
- タスクの所要時間を把握する
- 優先順位を決める
- 目標とスケジュールを設定する
- 定期的に振り返る
それぞれのステップについて解説します。
1.タスクを洗い出す
まずはすべてのタスクを洗い出し、見える化します。
頭のなかでタスクを思い浮かべるだけでは抜け漏れが発生しやすいため、メモ帳などに書き出すことが大切です。
書き出すことで頭の中が整理される効果もあります。
この際、できるだけタスクを細分化することが大切です。
例えば、「月末処理」といった大きな括りでタスクを表現してしまうと、所要時間が把握しづらくなってしまいます。
「伝票チェック」「システムへの入力」など、作業レベルまで落とし込んで書き出すことがポイントです。
まずは1日単位でおこなっている業務を洗い出し、次に1週間単位、月単位といった順番に業務を洗い出していくと、漏れなく洗い出せるでしょう。
作業内容が複雑な業務については、作業の具体的な流れを図式化しながら洗い出すと効率的です。
タスクの洗い出しのためのフォーマット（型）を作成しておき、型に沿って洗い出す方法もおすすめです。
2.タスクの所要時間を把握する
次に、タスクの所要時間を把握します。
実際にかかった時間と計画を比較し、「必要以上に時間がかかっているタスク」や「時間を割くべきタスクであるにも関わらず時間配分が足りないタスク」を明確にすることがポイントです。
こうすることで、タイムマネジメントによって改善すべき点が明らかになります。
3.優先順位を決める
次に、タスクの優先順位を決めます。
重要な仕事を後回しにしないためには、優先順位をつけてから作業に取りかかる必要があります。
優先順位は、タスクの納期と重要性をもとに決めていきます。
優先順位を決めることで、時間を割り当てるべき業務や効率化すべき業務が明確になります。
例えば「形骸化した会議」などの重要性の低い業務については「廃止を検討する」「オンライン開催など、他の開催方法を検討する」といった対応が取りやすくなります。
4.目標とスケジュールを設定する
タスクの優先順位が決まったら、タスクごとに目標を設定します。
単に時間配分を決めるのではなく、「何を・いつまでに・どのくらい取り組むのか」を目標として落とし込むことが大切です。
「不要な作業を省くことで作業時間を2割短縮し、納期までに成果物を完成させる」「今まで3人で分担していた作業を2人で担当し、残りの1人は全体の進捗を管理する」などと具体的に決めることがポイントです。
目標が決まったら、スケジュールも設定していきます。突発的なトラブルの発生に対応できるように、スケジュールにはバッファを設けるようにします。
作成したスケジュールは、プロジェクトメンバーやクライアントなど、関係者全員と共有することが大切です。
5.定期的に振り返る
タイムマネジメントを効果的なものにするために、定期的に振り返る機会を設けます。
予定通りに進まなかったタスクや、期待していた成果物が得られなかったポイントを洗い出し、原因を分析し、次のアクションプランへつなげます。
タスクの実行にかかった時間を記録しておき、振り返りの際に計画との差を比較できるようにしておくとよいでしょう。
タイムマネジメントは、すぐに思うような成果が出るものではありません。
継続的なフィードバックによって改善を繰り返すことが大切です。
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生産性を向上させるタイムマネジメントの手法
タイムマネジメントは、すでに確立されたテクニックを習得し活用することで、より効率的に行うことができます。
生産性向上に役立つタイムマネジメントの手法は、以下の2つです。
- タイムブロッキング
- ポモドーロ・テクニック
それぞれについて詳しく解説します。
タイムブロッキング
タイムブロッキングとは、特定の時間に特定のタスクを割り当てることで、効率的に処理していく手法のことです。
1日を30分や1時間程度のブロックに分け、ブロックにタスクを割り当てていきます。
学校の時間割をイメージするとわかりやすいでしょう。
タイムブロッキングのメリットは、やるべきことが明確になり、時間の無駄を削減できることです。
また、特定の時間にあらかじめタスクを割り当てておくことで、集中力を高める効果もあります。
ポモドーロ・テクニック
ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業時間と5分間の休憩を繰り返す時間管理のテクニックです。
集中力を維持しながら生産性を高められる手法として知られています。
25分間集中力を切らさずに作業に取り組むことで、時間を決めずに作業した場合と比較してより多くのタスクをこなせたり、作業の質が高まったりといった効果が見込めます。
5分間の休憩は脳をクールダウンさせ、次の作業への集中力を高めるための時間です。
集中力を高めたい場合や、限られた時間で多くのタスクを実行したい場合に最適な手法です。
タスクの優先順位付けに役立つ考え方
時間を有効活用するためには、すべてのタスクを横並びで捉えるのではなく、優先順位をつけて取り組むことが重要です。
優先順位付けに役立つ考え方として、以下の3つがあります。
- パレートの法則
- アイゼンハワーマトリクス
- フィジビリティスタディ
それぞれについて詳しく解説します。
パレートの法則
パレートの法則とは「全体の2割が組織の成果の8割を生み出している」という考え方のことです。
タイムマネジメントにパレートの法則を適用すると、「全体の2割のタスクで8割の成果物を生み出している」と考えられます。
つまり、2割に該当する重要性の高いタスクを後回しにせず優先して実行することで、生産性を高められるのです。
重要性の高いタスクを見極めるためには、次に解説するアイゼンハワーマトリクスを活用するとよいでしょう。
アイゼンハワーマトリクス
アイゼンハワーマトリクスとは、元アメリカ大統領アイゼンハワー氏によって提唱された時間管理のテクニックです。
アイゼンハワーマトリクスでは、タスクを重要性と緊急性を軸に4つの領域に分類していきます。
具体的には、以下の4つの領域です。
- 重要性も緊急性も高いタスク
- 重要性は高いが、緊急性が低いタスク
- 重要性は低いが、緊急性が高いタスク
- 重要性も緊急性も低いタスク
このように分類することで、どの業務に注力すべきかが明確になります。
さらに、後回しになりがちな「重要だが緊急ではない」タスクに意識して時間を割くことで、長期的な成果につなげられます。
フィジビリティスタディ
アイゼンハワーマトリクスでタスクの優先順位を決めることが難しい場合に有効なのが、フィジビリティスタディです。
フィジビリティスタディは「実現可能性調査」「実行可能性調査」「成立可能性分析」などと呼ばれ、実現可能性と得られる成果の大きさによって優先順位を決めていくテクニックのことです。
具体的には、マクロ環境や市場の動向、技術面、コスト面などを分析して優先順位を検討します。
緊急性と重要性の軸だけでタスクの重要度が判断できない場合は、フィジビリティスタディによって優先順位を決めるとよいでしょう。
タイムマネジメントに役立つその他のフレームワーク
その他にも、目標設定やゴールイメージの具体化に関する以下の3つのフレームワークを知っておくことで、より効率的な時間のマネジメントが可能になります。
- SMARTの法則
- HIROEN
- QCDRS
それぞれについて詳しく解説します。
SMARTの法則
業務やタスクの目標を設定する際に意識したいのが、1981年にジョージ・T・ドランが発表したSMARTの法則です。
SMARTの法則では、目標達成するために欠かせない目標の要素として、以下の5つをあげています。
- Specific（具体的であること）
- Measurable（測定可能であること）
- Assignable（割り当て可能であること）
- Realistic（現実的であること）
- Time-bound（期限が設定されていること）
これらの5つの項目を満たした目標を設定することでパフォーマンスが向上し、より高い成果があげられます。
HIROEN
SMARTの法則によって目標を定めたあとに活用するフレームワークとして、HIROENがあります。
HIROENは、以下の言葉の頭文字を取った略語です。
- Hear（聞く）
- Inform（知らせる）
- Request（依頼する）
- Operate（作業する）
- Examine（調べる）
- Negotiate（交渉する）
効率的に仕事を進めるためには、段取りが重要です。
仕事の段取りをする際に上記の6つの視点でタスクを分けることにより、タスクの抜け漏れを防止し、業務効率化を実現できます。
HIROENの6つのタスクのうち、Operate（作業する）とExamine（調べる）以外は他者が関係するため、他のタスクよりも早めに対応する必要があります。
QCDRS
QCDRSとは、以下の5つの言葉の頭文字をとった言葉で、業務に着手する前に成果物のイメージを固めるために役立つフレームワークです。
- Quality（品質）
- Cost（費用）
- Delivery（納期）
- Risk（リスク）
- Scope（範囲）
例えば、プロジェクトに取り組む際に成果物の質やコスト、納期、リスク、作業の範囲を明らかにすることでプロジェクトのゴールが明確になり、プロジェクトをスムーズに進めることができます。
場合によっては、上司からQCDRSが曖昧な仕事の指示を受ける場合があるでしょう。
QCDRSが不明確なまま作業を進めてしまうと、無駄な作業が発生する可能性が高いため、注意が必要です。
QCDRSの具体的な内容を上司に確認してから取り組むことが大切です。
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効率的なタイムマネジメントのコツ
タイムマネジメントをさらに効率的に行うためには、以下のようなコツがあります。
- 現実的な目標やスケジュールを設定する
- 進捗状況を把握する
- 人材の配置を工夫する
- 管理ツールを導入する
それぞれについて詳しく解説します。
現実的な目標やスケジュールを設定する
目標やスケジュールは適切に設定することで効果を発揮します。
目標を設定する人と実際に作業を行うメンバーが異なる場合に現実離れしたゴールを掲げてしまうことがありますが、実現不可能な目標はメンバーのやる気を削ぐ要因になりかねません。
目標やスケジュールは、過去の実績や活用できるリソースと照らし合わせて、現実的なものとする必要があります。
進捗状況を把握する
特にプロジェクトを実行する場合など、複数人で業務を進める際は進捗状況を把握することが大切です。
進捗状況をリアルタイムで把握することにより、タスクの遅延を防止し、問題をいち早く発見できます。
進捗状況を把握するためには、1週間ごとや1ヶ月ごとなど、定期的に進捗確認のミーティングを実施したり、ガントチャートを作成して進捗を可視化したりする方法が効果的です。
人材の配置を工夫する
複数のメンバーにタスクを割り振る際は、メンバーの経験やスキルを考慮して最適な人材配置を目指すことが大切です。
メンバーの特性を考慮せずにタスクを機械的に割り当てると、想定以上に時間がかかったり、全体の効率が低下したりする恐れがあります。
人材育成を目的としてあえてチャレンジングなタスクを特定のメンバーに割り当てる場合は、フォローできるメンバーを確保しておくことも大切です。
管理ツールを導入する
管理ツールを導入すれば、さらに効率的なタイムマネジメントが実現します。
タイムマネジメントはWordやExcelなどを活用して行うことが可能ですが、タスクの洗い出しや優先順位決め、作業時間の記録などが簡単にできる管理ツールを導入すれば、さらに効率的な時間管理が可能になります。
JootoTimerで作業時間を見える化し、タイムマネジメントを効率化しよう
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
まるで付箋を貼るような感覚で直感的に操作できるため、誰でも簡単に使いこなせます。
Jootoのブラウザ拡張機能である「JootoTimer」には、以下のようなタイムマネジメントを支援する機能が塔載されています。
- タスク単位の作業時間記録
- 作業履歴の自動保存
- 累計作業時間の自動計算
- タスク完了時の作業レポート
- 作業時間のタスク実績への反映
- CSV形式でのデータエクスポート
これまで手作業が必要だった作業時間の記録や計算、レポート作成がすべて自動化できるため、タイムマネジメントのために要していた手間を大幅に削減できます。
手間が削減されて時間を有効活用できるようになれば、より付加価値の高い業務にリソースを割り当てることができるでしょう。
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