プロジェクト運営におけるチケット管理とは？

プロジェクトを遂行するにあたり、タスク管理を効率よくおこなうことはチームの生産性に直結する重要な要素です。
そんなタスク管理の手法の一つとして「チケットによる管理」があります。
タスクを「チケット」として発行・管理することで、タスクの優先度把握が容易になり、タスクを漏れなく管理できる手法です。

他にも「ToDoリスト管理」などがありますが、チケットによる管理法は視認性が高く、詳細情報を参照しやすいという利点があります。

本記事では、チケットによるタスク管理の方法やメリット、注意点、タスク管理ツールの選び方などをご紹介します。

ToDoリストでタスク管理をしよう！ToDoリスト作成のポイント！

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チケットによるタスク管理とは

チケット管理とは、プロジェクトにおいて取り組むべきタスクを「チケット」として発行し、管理する方法です。
タスクを細分化しやすいという特徴があり、作業が多くなりがちなアジャイル開発などにおいても活用できます。

通常、タスクが発生するたびにチケットを発行します。
チケット管理において、「タスク」と「チケット」はほぼ同義です。
タスクが発生した場合でもチケットを発行しなければタスクとして扱われないため、注意しましょう。

チケットには、下記のような項目を登録しておくことが多いです。

作業内容

タスク名を登録します。
チームメンバー全員が齟齬なく理解できるよう、具体的に書きましょう。

必要に応じて、タスクをさらに細分化した「サブタスク」を設定することがありますが、サブタスクは個別に詳細が設定できないため、タスク漏れに注意しなければなりません。
タスクを個別に管理したい場合は、サブタスクではなく一つのタスクとしてチケットを発行しましょう。

担当者

タスクを実施する担当者を登録します。
場合によっては複数人登録する場合もあります。
また、途中で担当者が変更になった際は忘れずチケットも変更しましょう。

優先度

タスクにとりかかる優先度を登録します。
チケットの数が多くなればなるほど、どのタスクからとりかかればいいか迷ってしまうことがあります。
優先度を設定しておくことで、メンバーの間で取り組むべき順番が明確になり、プロジェクトの遅延が発生するのを防ぎます

チケットの発行日

チケットの発行日を登録します。
チケットの発行日は、タスクの発生日と同義だといえるでしょう。
登録しておくことで、期日チケットを見返したとき、タスクの着手から完了までにどれくらいの日数がかかったかを把握できます。

期日

期日、つまりタスクを完了させる締切日を登録します。
プロジェクトが滞りなく進行できているかを確認する一つの指標となるので、必ず登録するようにしましょう。

ステータス

未着手、進行中、完了、保留など、タスクの状態を登録します。
ステータスはプロジェクト進行中、状態が変わるたびに更新しましょう。

仕様や要件、議事録などのメモ

タスクに関連する仕様や要件、議事録、関連資料などをメモとして登録します。
タスクの担当者が複数人いる場合や、進行中で担当者が変更になる場合など、メモに詳細を登録しておくと引き継ぎがスムーズになります。
また、関連情報が多岐にわたる際にはナレッジとしても活用できます。

プロジェクトの作業内容に応じて複数のチケットを発行し管理することで、プロジェクト全体のプロセスや進捗状況、業務量を可視化できます。
また、タスクの優先順位もわかるので、プロジェクトマネージャーやチームメンバーも俯瞰して進捗状況を把握・管理できるようになります。

チケットによるタスク管理のメリット

チケットでタスクを管理すると、下記のようなさまざまなメリットがあります。

タスクの詳細が把握しやすい
作業進捗が把握しやすい
過去の作業内容を参照しやすい
ガントチャートを作成しやすい

一つずつ詳しくご紹介します。

タスクの詳細が把握しやすい

チケットには作業内容や担当者、期日、優先度などの情報を紐づけるので、タスクの詳細を把握しやすくなります。

また、タスクを「大タスク」「中タスク」「小タスク」などのタスクの規模に沿ったカテゴリーに分類したり、優先度や重要度が高いチケットにマークをつけたりしながら管理することも可能です。

タスクを規模や優先度ごとに確認できるため、プロジェクトマネージャーがタスクの詳細や状態について確認しやすくなります。

作業進捗が把握しやすい

チケットの発行数や消化した数を把握することで、プロジェクトの進捗状況を確認・共有しやすくなります。

また、プロジェクトに遅延が生じた際には、「どのチケットが原因で遅れているのか」を遡ることも可能です。
トラブルの原因を早期に特定し、対策を講じることができるでしょう。

過去の作業内容を参照しやすい

プロジェクトによっては、長期にわたるケースも多く、作業内容が変更されることもしばしばあります。
必要に応じて、過去の作業内容を確認することもあるでしょう。
チケットの内容は完了後も参照できるので、この先取りかからなければいけないタスクを把握したり、トラブル発生時の原因を究明したりするときに確認することが多いです。

また、タスクの発生日と完了日を記録しておくことで、類似プロジェクトが走り始める際、作業工数や所要時間を見積・集計しやすくなり、スケジュール作成に役立つでしょう。

ガントチャートを作成しやすい

ガントチャートとは、工程管理に使用される表の一種です。
縦軸・横軸に日付とタスクを並べて、タスクごとにスケジュールや進行状況を入力することで、視覚的にプロジェクトの現状と予定が把握できます。

タスクをチケット化しておくことで、各作業の工数を見積もることができ、ガントチャートの作成にも活用できます。

チケットによるタスク管理の注意点

チケットによるタスク管理はメリットが豊富ですが、下記のような注意点があります。

入力に手間がかかる
優先順位がわかりにくい
全体像が把握しにくい

これからチケットでタスクを管理していきたいと考えている方はどうぞ参考にしてください。

入力に手間がかかる

先述したとおり、チケットはタスクが発生するたびに発行する必要があります。
また、一つのチケットにつき、複数の項目を正確に入力しなければならないため、手間がかかります。
入力する情報が多ければ多いほど詳細の把握に役立ちますが、入力作業だけで時間がかかってしまうため、効率がよくありません。
さらに、入力内容を間違えてチケット発行してしまうミスも発生する可能性が高くなります。
そのため、プロジェクトの内容や体制にあわせて入力項目を最低限の数に絞るなど、運用のしやすさを重視して項目を取捨選択することも重要です。

優先順位がわかりにくい

チケットによるタスク管理は作業量を把握しやすい一方、チケットの数が多くなると優先順位がわかりにくくなることがあります。

プロジェクトを効率的に進行するためには、タスクの優先度把握・管理は重要です。
優先度をわかりやすくするため、チケットに優先度は必ず記載するようにしましょう。

全体像を把握しづらい

チケット管理ではタスクごとにチケットを把握するため、プロジェクトの全体像が把握しにくくなる恐れがあります。
プロジェクトの進行状況は把握しやすくなりますが、全体像が見えないために、課題や改善策に気づけない可能性があります。

チケット同士の関係性をチーム内で共有し、タスクに取り組んでいくことが大切です。

チケットによるタスク管理ツールの選び方

タスクを管理する際、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールを利用している企業も多くあります。
しかし、更新の手間や情報共有のしにくさなどの操作性・利便性を考えると、チケットによるタスク管理ツールの導入を検討するのがよいでしょう。

タスク管理ツールとは、その名のとおりタスク管理に特化したツールのことです。
その多くはブラウザ、もしくはアプリで提供されています。
また、外部ツールと連携できるものもあるため、業務効率化にも役立ちます。

本章では、タスク管理ツールを選定するポイントを紹介します。

操作性はどうか、使いやすいか

タスク管理ツールはプロジェクト進行中、常に利用することになるため、現場で実際に使うメンバーにとって使いやすいかどうかは非常に重要な要素です。
便利な機能を多く搭載していても、メンバーにとって扱いにくいユーザーインターフェースであれば効率があがりません。

ツールによっては無料で試用することができる期間が設けられていることもあります。
ツール導入前に試用機会を設けるなどして、メンバーの誰もが使いやすいツールなのかどうかを確認するようにしましょう。

必要な機能は搭載されているか

各ツールによって搭載機能は異なります。
自社やプロジェクトにとってどのような機能が必要か、事前に明確にしておくことが大切です。
明確にしておくことで不要な機能を備える必要がなく、余計なコストがかかることを避けることができます。

必要な機能を把握するには、今までのプロジェクトの作業内容を振り返ったり、直近のタスク管理における課題を整理したいすることが有効です。

マルチデバイス対応か

パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからでも利用できるツールであれば、社内のみならず外出先、リモートワーク先からチケット管理が可能です。

例えば社外での打ち合わせにてタスクに変更が生じた際、社外からチケットの詳細を変更できれば、リアルタイムで変更情報を共有できます。
パソコンのみの対応であれば、一度オフィスに戻ってから変更を共有する必要があるなど、手間と時間がかかってしまいます。

外部ツールと連携は可能か

プロジェクトを進行する際、タスク管理ツールだけでなくスケジュール管理ツール、コミュニケーションツールなどさまざまなツールを活用しているかと思います。
それらの外部ツールと連携できるかが業務効率に影響するため、こちらも重要な選定ポイントだといえるでしょう。

例えば、下記のようなツールと連携させることで、より効果的な運用が期待できます。

OutlookカレンダーやGoogleカレンダーなどの、スケジュール管理ツール
SlackやChatwork、Discordなどのコミュニケーションツール
OutlookやGmailなどのメーラー
DropboxやGoogle Driveなどのファイル管理ツール

スケジュール管理ツールと連携できればタスクの期日を自動的にスケジュールに登録できます。
また、コミュニケーションツールと連携すれば、タスクに変更があった際に担当者に通知を送るなどもできます。

コストは予算内か

料金体系はツールによって異なりますが、月額制、従量課金などの料金体系であることが多いです。
導入前に、どのくらいの初期費用とランニングコストがかかるのか、予算内におさまるのかを確認しておきましょう。
従量課金制の場合、発行するチケット数や使用する人数によって変化することがありますので、事前にある程度の目安を把握しておくのがよいでしょう。
また、搭載したい機能を追加することによってオプション料金がかかることもあるので、そちらもチェックしておく必要があります。

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チケットによるタスク管理ツールの一つに、「Jooto」があります。
Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるレイアウトや親しみやすいシンプルなデザインが特徴で、利用ユーザー数は40万人を突破しました。

Jootoには下記のような機能が搭載されています。

タスク管理機能

チームメンバーの進捗管理や、タスクの全体量が視覚的にわかりやすい機能が備わっています。
タスクのステータスを一目で把握できたり、タスクの担当者を複数人設定できたり、チェックリストやカテゴリー設定をしたりすることも可能です。
また、コメント機能でタスクの認識齟齬を防ぎます。

進捗管理機能・ガントチャート

大規模プロジェクトの進捗管理に役立つガントチャート表示もできます。
分単位でタスクの開始・締切日時の設定が可能です。
また、直感的にタスクを移動してスケジュールを調整することもできます。
通知設定も自由にカスタマイズでき、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるのも特徴の一つです。

これらの他にも、複数プロジェクトを横断して管理できる「プロジェクト横断管理機能」、タスク内でコミュニケーションがとれる「コミュニケーション機能」、GoogleカレンダーやSlackと連携できる外部連携機能なども備わっています。

Jootoでは31日間の無料トライアルが用意されているので、まずは試してみることをオススメします。
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