新米フリーランス必見！めんどくさがりでも案件・タスク管理が捗るコツ

働き方が多様化した今、フリーランスという就業形態を選択する人が増えています。フリーランスは自由な分、あらゆる案件を自分で管理しなければいけません。これが予想以上に大変なんですよね。
最初のうちは案件ごとに進捗管理シートを作ってきっちり管理しようと躍起になっていると思います。しかし、案件が増えていくと管理が面倒になります。
気合を入れて作った進捗管理シートに細かく書き込むこと自体が面倒、とりあえずGoogleカレンダーに予定とタスクを突っ込んでいるけど、タスクの進捗がよくわからない。全案件のタスクがごちゃごちゃになって、どれが何の案件なのかわからず混乱・・・なんて状態に陥ってしまっていないでしょうか。
今回は、フリーランス4年目の筆者が経験してきたことを踏まえながら、新米フリーランスが最初につまずきがちな、案件管理のポイントをご紹介します。
また、めんどくさがりでも気負うことなくタスク管理ができるオススメツールもあわせてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください！

フリーランスになって１年以内の方が陥りがちな案件管理の罠

会社員からフリーランスに転身した時、想定外のタスクが多すぎてびっくりしませんか？これまでマネージャーがやっていたようなことを全部自分でやらなければいけないし、業務外の事務作業がポツポツ発生するし・・・気づいたらタスクにまみれて首がまわらないなんてことも。

まず、新米フリーランスの方が陥りがちな典型的な4つのトラブルを見てみましょう。

 

1.複数案件の進捗管理ができなくてパンクする

フリーランスをはじめたばかりの時期は、仕事がなくなる不安から多くの案件を抱える傾向にあります。
キャパを超える案件を抱えると、当然管理しきれずパンクしてしまいます。
そんな状態にある方は、まずタスクの処理時間を計って自分のキャパを把握するよう務めましょう。
キャパの把握は、スマートな案件コントロールへの第一歩です。ある程度掴めてきたら、自然と仕事量を調整できるようになるでしょう。

 

2.タスクのヌケモレが発生する

1番と関係しますが、複数の案件を同時並行で進めているとタスクのヌケモレが発生するリスクがあります。
案件によっては流れがストップして取引先に大きな迷惑をかけてしまうことも。全体のタスクリストを作る方法もありますが、案件ごとに分けて整理するのがオススメです。

 

3.取引先とのやり取りを把握しきれず案件を宙に浮かせがち

急ぎの連絡や重めのプロジェクトにかかりっきりになってしまい、他の取引先への連絡を怠ってしまうこともよくあります。
急な案件でなければリカバリーが効くこともありますが、連絡を怠ることは信頼関係に影響します。
フリーランス歴4年目の筆者の経験上「メッセージには即レス」がベストです。
どうしてもすぐに返事を返せない場合は、取り急ぎ返答する期限（何分後、今日中、明日までには、など）だけでも送りましょう。少なくとも取引先の不安は払拭できます。

 

4.そもそもタスクマネジメントに慣れていない

フリーランスになると、案件タスク管理の大変さを痛感する方が多いのでは。
会社員の頃は、案件管理はマネージャーが、タスク管理はディレクターやアシスタントが担当し、自分で細かく見なくても滞りなく進められるような環境にいた方は多いのではないでしょうか。

しかしフリーランスになると、当然案件もタスクもすべて自分自身で管理しなければいけません。チームプレーで補完されていたところを急に一人でやろうとしても、上手くいく確率は低いですよね。

 

案件管理をうまくこなさないと死活問題に

フリーランスの案件管理のコツは、「案件ごとの進捗を可視化し、管理の手間を減らしながら常に確認しておくようにしておく」ことに尽きます。

たとえば、カレンダーやTODOリストに今日やるタスクをザッと記載して終わり、というやり方は危険です。案件ごとにレギュレーションが変わるため、案件を横断してタスクをひとまとめにしてしまうと混同してしまうリスクがあります。ミスは誰にでも起こりうることですが、それを積み重ねてしまうと信用を失うことにつながるため注意しなければいけません。

また、カレンダーアプリではタスクの分類や進捗管理はできません。ヌケモレなく正確に案件管理をするためには、案件やタスクを管理するための専用ツールを使うのが1番です。中でもおすすめしたいのが、無料のタスク管理ツール「Jooto」です。

 

めんどくさがりな人にこそ「Jooto」がオススメな理由

管理専用ツールを使ったほうがいい、なんて頭では分かってはいるものの、案件が増え、タスクを処理しきれずパンク寸前になっている状態ではツール導入すら億劫に感じるかもしれません。
そんな方にこそ「Jooto」がオススメなんです。
Jootoにはタスク管理専門ツールならではの便利な機能が揃っていることはもちろん、とにかくシンプルで使いやすいんです。
めんどくさがりでも気がつけばきちんと管理できている！という状況を作れるため、筆者も愛用中です。

そこで、新米フリーランスにとって特にありがたいJootoの4機能をご紹介します。

 

1.パソコンでもスマホでも利用可能

Jootoの強みは、パソコンでもスマートフォンでも利用できること。
MacやWindows、iPhoneやAndroidなどデバイスやOS問わず利用できます。
例えば、ちょっとしたメモ書きにはスマートフォンアプリを使い、パソコンを開いたタイミングでササッと整理し直すという方法がオススメ。
どのバージョンでもタスク登録は非常に簡単。カレンダーに予定を書き込む手間とほぼ変わりません。

 

2.案件ごとに進捗管理可能。カンバン方式とガントチャートを併用できる

Jootoは案件ごとに進捗管理が可能。カンバン方式のタスク管理画面とガントチャート双方を利用できるので、タスクごとのステータスと案件全体の進捗状況を一気に確認できるんです。

また、タスクのステータスを変更する方法が直感的で簡単すぎる点もJootoの大きな特徴です。

ステータスを変更するには、タスクをドラッグアンドドロップで隣のボードに移動させるだけ。ちなみにファイルの添付もドラッグアンドドロップで完了できます。

 

3.複数人で案件を管理できる

Jootoでは、複数人で案件やプロジェクトを管理することができます。
取引先とのやり取りに使用するツールを自分で選択できるのであれば、Jootoを候補として挙げてみてはいかがでしょうか。
Jootoではタスクごとに期限と担当者を設定することができるので、ヌケモレを防ぎやすくなります。

 

4.他サービスとの連携機能も豊富

Jootoは、Googleカレンダー、Slack、チャットワークと連携させてタスクを共有できます。CSVデータとしてエクスポートすることも可能です。
タスクの更新があった場合に通知が飛ぶように設定することもできますので、複数のツールに振り回されることもなく安心です。

 

まとめ

いざフリーランスとして働きはじめてみると、予想以上に案件がなだれ込んできて気力を維持するのに精一杯な状態になりがちです。これは特別なことではなく、多くの方が経験することです(筆者もその一人…）。
今回ご紹介した案件・タスク管理ツール「Jooto」を使用すれば、めんどくさがりさんでも気がつけば案件整理できて余裕ができた！という状態を保つことができるはず。
管理ツールジプシーから抜け出せないという方も、ぜひ一度「Jooto」を試してみてください！