一元管理とは、組織内で管理されている多様なデータを一カ所に集約し、統一的なルールを定めて管理していくことです。
企業が成長を続けるためには、経営資源を適切に管理し、活用していく仕組みの構築が不可欠です。
一元管理は、業務効率化や生産性向上、意思決定の迅速化など、多くのメリットを企業にもたらします。
当記事では、一元管理の意味や対象となる経営資源をはじめ、一元管理のメリット・デメリットなどを解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
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目次
一元管理とは
一元管理とは、「分散している社内の情報を一カ所に集約し、効率的に活用できる状態にすること」です。
「一元」には「すべての事物の根源がただ一つであること」の意味があり、「一元化」や「一元的」などの言葉で使用されます。
「一元化」には「いくつかに分かれている問題や機構・組織などを統一すること」の意味があり、ビジネスシーンで「一元管理」の言葉が使われる場合、「部署や部門ごとに別々の方法で管理している情報を集約し、管理方法を統一すること」を意味します。
「一括管理」「集中管理」「同期」との違い
一元管理と近い意味を持つ言葉に「一括管理」や「集中管理」があります。
これらの言葉には、「担当者や部署ごとに別々に管理している情報を集約して管理する」意味がありますが、管理方法の統一や最適化の意味合いは含まれていません。
「一元管理」には管理方法の統一の意味も含まれるため、一元管理が実現すれば、必要な時に必要なデータに速やかにアクセスできるようになるのです。
また、関連する用語として「同期」があります。
同期とは、異なるデバイス間で情報を共有し、ファイルやフォルダを同じ状態にできる機能を指す言葉です。
同期はあくまで機能の1つであり、一元管理のように管理方法としての意味はありません。
一元管理が求められる背景
一元管理の重要性が高まる背景として、以下の3つの要素が挙げられます。
- DXの推進
- 内部統制の強化
- セキュリティ対策の強化
それぞれについて詳しく解説します。
DXの推進
昨今では、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進を経営目標として掲げています。
DXの定義は、ICTによって製品やサービスだけでなく、業務プロセスや組織、企業文化なども含めて変革することで、企業の競争上の優位性を確立することです。
テクノロジーを活用して新たな価値を生み出すことを目的とするデジタルイノベーションとは異なります。
DXを推進して生産性向上や業務効率化を成し遂げるためには、情報をはじめとする社内のIT資産の一元管理によって社内のシステムを見える化するプロセスが不可欠です。
社内のシステム全体を可視化できなければ問題点を見つけ出すことができず、どこを改善すべきか見当をつけることが難しいためです。
一元管理は、DX推進の第一歩として重要な役割を担います。
内部統制の強化
内部統制とは、企業活動が適正な方法で行われている状態を維持するための制度や仕組みのことをいいます。
企業の健全な運営とリスク管理に欠かせない要素です。
内部統制を強化することで悪意のないミスや不正を防止でき、企業が健全に成長していくことができます。
内部統制の強化に取り組むにあたっては、社内の情報の一元管理が不可欠です。
財務会計・販売管理・生産管理・人事管理・在庫管理などのデータを個々に管理するのではなく、データを集約して一元的に管理することで、情報管理の精度を高められます。
セキュリティ対策の強化
デジタル化の進展により、オンプレミスやクラウドなど、企業内のシステムは多様化し、単一のシステムだけでなくさまざまなタイプのシステムを組み合わせて利用することが増えています。
システムそれぞれに対してセキュリティ対策を施す必要がありますが、複数のシステムを同時並行で管理することは難しく、手間もコストもかかります。
一元管理によってシステムを集約し管理方法を統一できれば、データの管理や追跡がしやすくなり、セキュリティ対策の強化につながるでしょう。
重要情報の紛失や流出といったトラブルも発生しにくくなります。
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一元管理すべき経営資源
経営資源の一元管理により、企業は重要な意思決定を速やかに行えるようになります。
一元管理すべき経営資源は、以下の4つです。
- ヒト
- カネ
- モノ
- 情報
それぞれについて詳しく解説します。
一元管理すべき経営資源①
ヒト
「ヒト」は、企業に属するすべての人的資源およびそのスキルのことを指します。
少子化による労働人口の減少が深刻化するなか、多くの産業で人材が不足しています。
これまでより少ない人数で高い成果を上げるためには、優秀な人材の確保や適材適所の人材配置の実現、教育研修制度の充実、従業員のモチベーションアップのための施策の実施など、さまざま人事戦略の実行が必要です。
そのためには、従業員のスキルや経験、人事評価情報などを一元管理することが不可欠です。
一元管理すべき経営資源②
カネ
「カネ」は、企業が所有する現金や株式、企業活動に必要な資金、負債などを指します。
企業が商品やサービスを創出して利益を出すためにはカネが必要であり、資産と負債の状況やカネの流れを常に把握しておく必要があります。
カネの流れを正確に把握できなければ、株主をはじめとするステークホルダーからの信頼を失うことにもつながりかねません。
会計システムなどを導入して、社内のカネの流れを一元管理する必要があります。
一元管理すべき経営資源③
モノ
「モノ」には、商品やサービスのほか、企業経営に必要な設備や機械、システムなどの物的資源全般が含まれます。
例えば、在庫に関する情報が一元化されていないと、過剰在庫や在庫不足に陥りやすく、最適な量の商品を市場に提供できなくなります。
生産数量や在庫数、納期などの情報を一元的に管理できるシステムを導入すれば、より正確な生産計画を立てられるようになり、利益率アップにつながるでしょう。
一元管理すべき経営資源④
情報
デジタル化が進む社会では、情報も重要な経営資源の1つです。
情報には、従業員や顧客に関するデータのほか、企業独自のノウハウやナレッジなども含まれます。
企業が持つ情報を有効活用するためには、多岐に渡る情報を一元的に管理できるシステムの導入が不可欠です。
情報の一元管理が実現すれば、部門の垣根を超えた情報やナレッジの共有が可能になります。
結果として、業務効率化や顧客対応のスピードアップなど、多くのプラスの効果をもたらすでしょう。
また、業務に関するノウハウやナレッジを一元管理することで業務の属人化を防止でき、業務品質の維持・向上に役立ちます。
一元管理のメリット
一元管理によって見込める具体的なメリットは、以下の5つです。
- 業務効率化の実現
- 情報管理のコストを削減できる
- 情報の正確性が向上する
- 適材適所に人材を配置できる
- コミュニケーションの活性化や意思決定の迅速化
それぞれについて詳しく解説します。
業務効率化の実現
情報を一つの場所に集約し、管理方法を統一することで、データの収集に要する時間や労力を減らすことができ、業務効率化が実現できます。
例えば、販売管理や在庫管理、顧客情報などを部門ごとに別々のシステムで管理していると、部門を横断して情報を集約したい場合に手間がかかります。
ビジネスデータを統一的に管理すれば必要な情報をすぐに取り出すことができ、より付加価値の高い業務にリソースを割けるようになるでしょう。
情報管理のコストを削減できる
一元管理は情報管理のコスト削減につながります。
部署や部門単位で別々のやり方で情報を管理している場合、各情報管理ツールの保守運用費やライセンス費、データ入力の人件費などが発生します。
これらを一元化して同じシステムで管理すれば、コスト削減につながるでしょう。
データの検索や照合に必要な時間や労力も減り、日々の労働コストの削減も実現します。
情報の正確性が向上する
一元管理は、情報の正確性向上にも役立ちます。
例えば、部門ごとに管理している情報を他の部門に伝達する場合、伝達ミスや連携ミスが生じる恐れがあります。
一元化された情報のなかから必要な人が必要なタイミングで情報を抽出できるようにすることで、情報伝達の際に発生するヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
適材適所に人材を配置できる
ビジネスをめぐる環境変化が激しい現代において企業が競争力を維持するためには、人的リソースを有効活用する必要があります。
そのためには、人事部門がすべての従業員のスキルや経験を把握し、適材適所に人材を配置することが不可欠です。
人事情報を一元化することで組織を多様な角度から俯瞰して把握でき、適材適所の人材配置が実現できます。
コミュニケーションの活性化や意思決定の迅速化
一元管理は、コミュニケーションの活性化やスピーディな意思決定にも効果を発揮します。
部門や拠点ごとに分散しているデータを集約していつでも参照できるようにすることで、部門の垣根を超えた情報共有がスムーズになり、意見交換や議論が促進されるでしょう。
部門をまたいだプロジェクトを推進する場合でも、関係者が必要な情報にタイムリーにアクセスできるようになるため、意思決定のスピードアップにつながります。
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一元管理のデメリット
一元管理には多くのメリットがあることを解説しましたが、注意すべきデメリットも存在します。
主なデメリットは、以下の4つです。
- 導入コストがかかる
- 業務プロセスの見直しが必要な場合がある
- 運用ルールを定める必要がある
- 社内の意識改革が求められる
それぞれについて詳しく解説します。
導入コストがかかる
一元管理の実現にあたっては、ERPや情報管理ツールを導入する方法が一般的です。
ERPは「統合基幹業務システム」とも呼ばれ、企業の経営資源を集約して管理し、有効活用する考え方やそれを実現するためのシステムのことです。
情報管理ツールにはさまざまなタイプがありますが、クラウド上でデータを管理できるツールを導入することで、部門や拠点の垣根を超えた情報共有が可能になります。
ERPや情報管理ツールの導入には、当然ながらコストがかかります。
これらのシステムは業務効率化や生産性向上を実現するための手段に過ぎません。
過剰にコストを投入することは避け、できるだけコストを抑えて導入する方法を模索する必要があるでしょう。
業務プロセスの見直しが必要な場合がある
例えば一元管理を目的としてERPシステムを導入する場合、既存の業務プロセスの見直しが不可欠です。
業務プロセスの見直しは一時的に現場の混乱を招き、業務の効率性を低下させる恐れがあります。
ERPシステムの導入前後で業務プロセスがどのように変わるのか一覧にまとめるなどして管理する必要があるでしょう。
運用ルールを定める必要がある
一元管理の仕組みを継続させるためには、社内の運用ルールづくりが必要です。
情報の一元化によってデータの保管場所や保管方法、フォルダ体系、情報共有の方法に変更が生じることがあるでしょう。
これらの変更点を明確化してルールとして明文化しておくことでスムーズな運用が実現します。
社内の意識改革が求められる
一元管理を実現するためには、経営資源の管理方法を大きく変えなければなりません。
既存のシステムや業務プロセスに慣れた従業員のなかには、管理方法の変更に抵抗感を抱く人もいるでしょう。
一元管理を継続させ、業務効率化や生産性向上へつなげるためには、現場の社員が一元管理のメリットや目的を正しく理解していることが必要です。
社内の意識改革のために一元管理の導入目的を丁寧に説明したり、定期的な教育や研修の機会をつくったりするなど、意識改革に向けた取り組みが求められます。
一元管理を実現するポイント
効率的に一元管理を実現するためには、以下のポイントを押さえることが大切です。
- 優先順位を決めて取り組む
- 社内の協力体制を構築する
- マニュアルを作成する
- システムや管理ツールを導入する
それぞれについて詳しく解説します。
優先順位を決めて取り組む
すべての経営資源を同時に一元化するのは現実的ではありません。
優先順位を決めて一元化に取り組む必要があります。
一般的には、経営資源のなかでヒトが最も重要であると言われていますが、自社の置かれている状況によっては他の経営資源から一元化に取り組むべき場合もあります。
経営状況や市場の動向などを総合的に分析して見極める必要があるでしょう。
社内の協力体制を構築する
一元管理を成功させるためには、社内の協力体制が必要です。
一元化の目的や効果を伝えたうえで、各部門から一元化にあたっての要望や課題をヒアリングするとよいでしょう。
一元管理の仕組みを定着させるための研修の実施も効果的です。
経営陣のトップダウンだけでなく、各部門のリーダーや現場の社員も巻き込んで推進していくことがポイントです。
マニュアルを作成する
一元管理の仕組みを構築しても、担当者によって異なる使い方をしていては効果が半減してしまいます。
そのため、システムの利用法や運用上のルールをマニュアルに落とし込み、現場に定着・浸透させる必要があります。
具体的には、データ入力のルールを明文化して表記のバラつきをなくすことで、データの検索性が向上するでしょう。
また、重要情報にアクセスできる権限について一定のルールを定めることで、セキュリティリスクを軽減させられます。
自社に合ったシステムや管理ツールを導入する
一元管理を実現するためには、自社に合ったシステムや管理ツールを導入する必要があります。
社内の基幹業務を統合できるERPや顧客データの管理に役立つCRM、営業活動のデータを管理するSFAなどが代表的な例です。
その他にも、さまざまな情報をクラウド上で管理・保管できる管理ツールを導入して一元化を推進する進め方もあります。
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