業務プロセス可視化は業務改善につながり、生産性や顧客満足度の向上を目指す第一歩として有効な方法です。
業務の図式化により見える化を図るとボトルネックを発見しやすくなったり、業務の属人化を防いだりするメリットがあります。
特に製造・金融・医療・IT業界など、業務プロセスが複雑化しやすい業界で導入が進められています。
業務プロセスを可視化するためには、担当部署へのヒアリングなどから作成する業務フローが欠かせません。
そこで本記事では、業務プロセスの見える化に必要な業務フローの作成と可視化の手順を解説します。
業務プロセス可視化を支援するツールも紹介するので、業務改善の方法に悩んでいる担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
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目次
業務プロセスの可視化とは
業務プロセスとは、企業が目標達成のために行う業務の一連の流れを指します。
一方、業務プロセスの可視化とは社内の業務活動の流れを言語化したり、図式化したりして視覚化することです。
企業のおける業務は単純な一つの流れではなく、いくつもの業務が組み合わさって連なり遂行されます。
業務フローとの違い
業務プロセスに似た意味を持つ言葉として、「業務フロー」が挙げられます。
業務フローは次工程までの業務の流れを図やフローチャートなどで表したものです。
業務の全体像を図式で表す業務プロセスの可視化とは異なり、全工程のうち一つの工程ごとに作成されます。
つまり、業務プロセスの可視化に取り組む場合は業務全体が対象になるのに対し、業務フローは次工程までの流れを図表で表します。
そのため、業務フローの作成は業務プロセスの可視化における重要な手順の一つです。
業務プロセスを可視化する重要性
各工程はマニュアル化されていたとしても、業務プロセスが可視化されていない場合は担当者ごとに異なる進め方が定着しやすくなり、業務の属人化が起こるリスクが高まります。
また、業務がブラックボックス化してしまうことで、課題に気付きにくかったり問題点をすぐに見つけられなかったりと業務改善しにくい環境になりがちです。
業務プロセスの可視化により、客観的・俯瞰的な視点で業務効率化を図れるようになり、結果としてカスタマーサービスの向上につながります。
業務プロセスを可視化する6つのメリット

業務プロセスの可視化により期待できるメリットは、主に以下の6つです。
- 共通認識による業務効率化
- ボトルネックの特定による課題の発見
- 内部統制の強化
- 業務の属人化防止
- コスト削減
- DXの推進
それぞれのメリットを詳しく解説します。
業務プロセスを可視化するメリット①
共通認識により業務効率化を図れる
業務プロセスが可視化されていないと、各担当者がそれぞれの業務内容や手順を把握しにくいため、認識のズレが生じて業務に支障が出る恐れもあります。
可視化により誰がいつどこでどんな業務を行っているかが視覚的に把握できるようになり、共通認識を持って業務に取り組めるようになります。
お互いの理解が進むため業務全体が効率化され、生産性の向上につながることがメリットです。
業務プロセスを可視化するメリット②
ボトルネックを特定し課題を見える化できる
業務プロセスの可視化は現状を把握しやすくなるため、業務の流れを阻害している原因、いわゆる「ボトルネック」の特定に役立ちます。
業務が停滞している場合、改善したくても原因がわからなければ施策を検討できません。
業務プロセスを可視化できていれば潜在的な課題が目に見える形で浮かび上がるため、洗い出す作業が効率化され改善策に取り組みやすくなります。
業務プロセスを可視化するメリット③
業務の属人化を防げる
業務プロセスを可視化するときに作成された業務フローやマニュアルにより、担当者間で異なる手順を統一できることもメリットです。
属人化により業務の進め方やノウハウを特定の担当者しか知らない状態になっていると、その担当者が不在のときや退職した際に業務が停滞する原因になります。
業務プロセスの可視化は社内・部署など広範囲に情報共有されるため、業務の属人化を防いで担当者の違いによる品質低下を防止します。
業務プロセスを可視化するメリット④
コスト削減できる
一つの工程に要する時間はどれくらいか、業務全体の流れを見える化することで、無駄な作業や人員を把握しやすくなってコスト削減につながります。
部門ごとの業務プロセスが見えないと、作業が重複したり連携が遅れたりしてコストの増加が発生するリスクが高まります。
また、業務プロセスの可視化により従業員のリソース管理がしやすくなり、人員配置の最適化やリソースの再配分が効率的に実施できることもメリットです。
業務プロセスを可視化するメリット⑤
内部統制が強化される
業務プロセスの可視化により業務フローや責任者が明らかになるため、内部統制が強化されます。
内部統制とは、企業が目標を達成するためのルールや仕組みを整えて運用することです。
業務プロセスに関係する内部統制は、企業活動を遂行する際の不祥事を防ぎ、財務報告の信頼性を確保するために実施される取り組みを指します。
内部統制に必要な「フローチャート」「業務記述書」「RCM(リスクコントロールマトリクス)」は、業務プロセスの可視化により作成が容易になり、内部統制の強化にもつながります。
業務プロセスを可視化するメリット⑥
DX推進の基礎づくりになる
業務プロセスの可視化は、DX(デジタルトランスフォーメーション)を進める際の基礎として欠かせません。
業務全体の変革を目指すDXの実現には、デジタル化する業務の優先順位を決定し、業務の自動化が可能か判断する必要があります。
業務プロセスの見える化により業務の内容や優先順位が明確になり、より効率的なDX推進が期待できる施策です。
DXの促進は厚生労働省が推し進める「働き方改革」とも密接に関係しており、業務プロセスを可視化して改善することで、結果的に従業員の働きやすさに影響を与えることがあります。
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業務プロセス可視化による業務改善の手順

業務プロセスの可視化から業務改善までは、主に次の手順で行います。
- 業務フローの作成
- 課題・問題点の洗い出し
- 戦略の策定
- 施策の実行と改善
業務プロセス可視化による業務改善の手順①
業務フローの作成
最初のステップでは、現状の業務の流れを正確に把握し、業務フローとして視覚化します。
この手順が「業務プロセスの可視化」に当たり、現場担当者や関係部門へのヒアリングを通じて業務の全体像を明らかにし、工程ごとの入力・出力・担当者・使用システムなどの情報を整理する段階です。
業務フローの作成では、フローチャートやBPMN(ビジネスプロセスモデリング表記法)などの図解ツール、タスク管理ツール、プロセスマイニングツールを活用すると、効率よく可視化を進められます。実際のフロー作成手順は後述します。
業務プロセス可視化による業務改善の手順②
課題・問題点の洗い出し
業務フロー作成により業務プロセスを可視化できたら、どの工程に無駄や属人化、ボトルネックがあるのかを分析し、具体的な課題や問題点をリストアップします。
問題点を洗い出していく過程においては単なる業務の遅れや手間だけでなく、情報の重複、承認の遅延、システムの使いにくさといった観点も含めて検討することが重要です。
洗い出した課題には、経営方針や事業目標との整合性、実際に業務にあたる現場の意見などをもとに優先順位をつけて整理します。改善効果が高いものから着手することで、効率的な業務改革が可能になります。
業務プロセス可視化による業務改善の手順③
戦略の策定
浮き彫りになった課題や問題点の優先順位をもとに、課題解決のための改善戦略を立てます。
解決策を導き出す際は改善の方向性を明確にし、処理時間の短縮率や担当者の負担軽減割合など、具体的な目標数値を設定することが重要です。
また、改善の影響範囲や関連部門の連携も考慮し、オペレーションの「どの部分を」「どのように」変更するかを検討します。
策定した戦略は文書化して関係者と情報共有したうえで、必要に応じて業務マニュアルやSOP(標準業務手順書)を更新します。
施策のスムーズな運用開始には、関係部署向けの説明会や研修の実施が必要です。
業務プロセス可視化による業務改善の手順④
施策の実行と改善
改善戦略に基づいた新たな業務プロセスを実際に導入し、運用を開始したあとはKPI(重要業績評価指数)や定性評価などを用いて改善の効果を測定・検証します。
問題点が適切に解消されたか、新たな課題が発生していないかを確認し、必要に応じて施策の再考や関係部署へのフィードバックを行うことも重要です。
業務は一度改善したら終わりではなく、定期的なモニタリングと改善を繰り返すPDCAサイクルの運用が欠かせません。
業界の動きや組織体制の変化にも対応できるよう、柔軟なプロセス管理体制の構築に取り組むことも大切です。
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業務プロセス可視化のための業務フローの作成方法

業務プロセスの可視化には、複雑な業務の手順を表や図で表現した業務フロー表の作成が欠かせません。
フロー表作成は、主に以下の4つのステップで進めていきます。
- タスクと関係者の洗い出し・分類
- スイムレーンの設計
- タスクのフロー上への配置
- 各タスクの詳細情報の記入
業務プロセス可視化のためのステップ①:タスクと関係者の洗い出し・分類
業務フロー作成のファースト・ステップは、対象となる業務のなかで行われているすべてのタスクの洗い出しです。
各タスクに関わる部門、担当者、顧客、外注先などの関係者もリストアップして人員配置を把握し、フロー図に反映させやすいように分類します。
この工程では洗い出すタスクの漏れを防ぐため、業務マニュアルや業務報告書などの既存資料に加えて、実際に現場で業務を行っている担当者へのヒアリングを行うことが重要です。
実務ではマニュアルどおりに進まないケースや、担当者ごとにやり方が異なる場合もあるため、現場の実態を正しく反映させることが精度の高い業務フロー作成のポイントとなります。
洗い出したタスクはフロー図に載せるタスクと載せる必要がないタスクに分類して工数を管理し、のちのステップで扱いやすくしておきます。
業務プロセス可視化のためのステップ②:スイムレーンの設計
次に、業務に関与する関係者や部門ごとの役割を明確にするため、スイムレーンを作成します。
スイムレーンとは、業務フローを横方向あるいは縦方向に分割し、誰が何の作業を行っているのかを一目で把握できるようにするための図解手法です。
例えば、営業部、経理部、顧客、外注先など関係者ごとにレーンを分けて業務を整理して記載すると、情報の流れや責任の所在が明確になり、部門間の連携や手戻りの発生箇所なども把握しやすくなります。
業務プロセス可視化のためのステップ③:タスクのフロー上への配置
洗い出したタスクを、時系列に沿ってスイムレーン上に配置していきます。
このとき、タスク同士の前後関係や依存関係、情報や書類の受け渡しタイミングも矢印を使って明確に表します。
配置の際は、できるだけシンプルかつ直感的に理解できる構成にすることが重要です。
必要に応じて処理手順を簡略化したフローチャート記号を活用し、視覚的にわかりやすいフロー配置を心がけます。
業務プロセス可視化のためのステップ④:各タスクの詳細情報の記入
タスクを配置したあとは、所要時間、使用するツールやシステム、文書フォーマット、承認者、関連ルールを補足するなど、各工程に関する詳細情報を記入することでより実務に近い業務フローを作成できます。
また、改善ポイントやリスクの発生しやすい箇所に注釈を入れておくことで、業務改善の検討材料としても活用しやすくなります。
作成した業務フローは時間とともに属人化が進んだり、現場にそぐわない部分が出てきたりすることがあるため、業務の変化や改善施策に合わせて随時更新していくことが重要です。
最新版を常に関係者間で共有することで、プロセスの標準化や属人化防止にもつながります。
業務プロセス可視化を成功に導くポイント

業務プロセスの可視化は、業務改善に欠かせないステップです。
失敗してしまうと企業活動全体に影響を及ぼしかねないため、手順や目的を明確にして導入する必要があります。
ここでは、業務プロセスの可視化を成功させるポイントを解説します。
適切なKPIを設定する
業務プロセスの可視化で業務改善を図るには、適切なKPI(重要業績評価指数)の設定も重要です。
KPIとは、目指すべきゴールに向けて進捗状況を定量的に数値化したものを指し、「中間目標」として位置付けられる指標です。
「業務時間」「残業時間」「リードタイム」などをKPIに設定すると、業務プロセスの可視化による業務改善の評価基準になります。
例えば、働き方改革を推進するうえでも重要な残業時間の短縮は、業務プロセスを可視化して無駄な業務を排除することで、従業員が働きやすくなるだけでなく、コスト削減にもつながります。
スムーズな運用のため十分に導入準備をする
業務プロセス可視化の際は、該当する業務に関わる従業員すべてが導入の重要性や運用の目的など、共通認識のもとで取り組むことが重要です。
導入の意図が伝わっていない場合、必要な協力を得られなかったり適切に運用されなかったりするトラブルが起きる可能性があります。
また、新しいツールを導入するなど従来のルール・マニュアルが変更される際は、導入前に研修や説明会などで目的や使い方を説明する機会も必要です。
目標達成に向けて課題や問題点を共有し、従業員が主体的に取り組むことができるように、運用前後のヒアリングを実施するなど事前に入念な準備を整え、スムーズな運用を図る必要があります。
継続的な効果測定と施策の見直しを行う
業務プロセスの可視化により業務改善を図る際は、定期的な効果測定により継続した成果が出ているかを確認します。
万が一、期待する成果が出ていない場合は施策を再考して迅速に改善を図ることが必要です。
例えば、製品の受注から納品までのリードタイム短縮をKPIに設定した場合、施策の実施にも関わらず短縮できていなければ、いずれかの工程に課題が残っている可能性があります。
顧客満足度を向上させるためには継続的に効果測定を行い、必要に応じて対策を講じることが重要です。
自社で対応できないときはBPOも活用する
業務プロセスの可視化により、自社で解決できない場合はBPOの活用も視野に入れましょう。
BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)とは、業務プロセスの一部を外部委託(アウトソーシング)することです。
自社のリソースでは対応できない業務を企画から実行まで専門家に外部委託すると、人的コストをかけずに業務改善できます。
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業務プロセス可視化に便利なツール

業務プロセスを効率的に可視化するためには、便利なツールの活用も重要です。
作業を自動化して業務効率化するために、余計な手間を省く手助けをしてくれるツールを紹介します。
図解ツール
業務プロセスを視覚化するために活用される「図解ツール」には、フローチャート作成ソフトやBPMNツールなどがあります。
複雑な操作は必要なく、ドラッグ&ドロップなどで簡単に図を作成できることがメリットです。
図解ツールの使用により業務プロセスを誰もが理解できる形で表せるため、新人教育にも役立ちます。
RPAツール
RPAツールはパソコン操作を自動化するソリューションで、大幅な業務効率化によるコスト削減を図るものです。
通常、RPAの導入には業務プロセスを見える化する必要があるため、RPAツールのなかには業務プロセスを可視化する機能を持っているものもあります。
RPAツールを活用することで業務プロセスを可視化し、業務の自動化による課題改善が可能となります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、業務のタスクを整理して適切に管理するためのツールです。
タスクの進捗状況を可視化できるため、誰がどの工程をどれくらいまで進めているか、目で見て把握しやすい環境を作れます。
日頃のタスク管理はもちろん、業務プロセスの可視化においても、業務フローを作成する際にタスクの洗い出しや分類に役立つツールです。
Jootoを活用して業務プロセスを可視化しよう

業務プロセス可視化には、タスクの管理や業務フローの作成が欠かせません。
Jootoは、かんばん方式を採用したタスク・プロジェクト管理ツールで、シンプルで直感的な操作性とタスクに関する情報共有のしやすさが特徴です。
タスク管理を自動化でき、洗い出しや分類をスムーズに行えるため、業務フローの作成も効率的に進められます。
さらに、Jootoはビジネスチャットツールなど外部ツールとの連携にも対応しており、業務全体の効率化や見える化をサポートします。
業務プロセスを整理・改善し、カスタマー対応の質向上や業務に要する時間の短縮を図るなら、Jootoの導入が効果的です。
業務プロセス可視化の第一歩として、ぜひJootoの導入をご検討ください。
よくある質問
業務効率化の可視化についてよくある質問をまとめました。
業務プロセスとは?
業務プロセスとは、企業が目標達成のために行う業務の一連の流れを指します。
業務プロセス可視化とは?
業務プロセスの可視化とは、社内の業務活動の流れを言語化・図式化するなどして、見えるようにすることです。
業務プロセスを可視化する方法とは?
業務プロセスを可視化する方法は、フローチャートを作成し、業務の流れや手順、担当者、使用ツールなどを図や文章で明確にすることで実行できます。
業務プロセス可視化の重要性とは?
業務プロセスが可視化されていない場合は担当者ごとに異なる進め方が定着し、業務の属人化が起こるリスクが高まります。
業務プロセスを可視化することで、客観的な視点で業務効率化を図れるようになります。
業務プロセスの最適化とは?
業務プロセスの最適化とは、業務プロセスを分析・改善し、効率性、生産性、品質を向上させることです。
業務フローとの違いは?
業務フローは次工程までの業務の流れのことです。
業務フローを可視化する際は、業務の全体像を図表で表す業務プロセスの可視化とは異なり、全工程のうち一つの工程ごとに作成されます。
業務プロセス可視化でコストは削減できますか?
業務全体の流れを見える化することで、無駄な作業や人員を把握しやすくなってコスト削減につながります。
業務プロセスの洗い出しって?
業務のなかで行われているすべてのタスクを書き出すなどして、すべて把握できる状態にすることです。
各タスクに関わる部門、担当者、顧客、外注先などの関係者もリストアップして分類します。
業務プロセス可視化を成功させるには?
「業務プロセス可視化」を成功させるには、主に以下の取り組みが重要になります。
- 適切なKPIを設定する
- 十分に導入準備をする
- 継続的な効果測定と施策の見直しを行う
- 自社で対応できないときはBPOも活用する
業務プロセス可視化に便利なツールとは?
業務プロセス可視化を実行する際に便利なツールの種類は以下のとおりです。
- 図解ツール
- RPAツール
- タスク管理ツール
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