タイムマネジメントができない状態が続くと、仕事の効率が下がり、納期に追われるストレスも増加します。
「一日が24時間じゃ足りない」
「やることが多すぎて、何から手を付けていいかわからない」
そんな悩みを抱えている方は少なくありません。
結果として、生産性や、やる気を低下させ、長時間労働やメンタル不調にもつながる恐れがあります。
ビジネスパーソンとしての成長にも大きな壁となりうる問題です。
逆にうまく時間管理ができれば、短期間での目標達成や業務時間の短縮など、多くのメリットが期待できます。
本記事では、「時間管理が苦手」「時間術がうまくいかない」と悩む方に向けて、原因の深掘りから具体的な改善方法までを網羅的に解説します。
優先順位のつけ方、集中力を高める習慣、タイムマネジメント・マトリクスの活用法など、すぐに実践できるテクニックやヒントも紹介します。
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目次
タイムマネジメント（時間管理）とは？
タイムマネジメントとは、「限られた時間をいかに有効に使い、最大限の成果を得るか」を管理するスキルのことです。
単にスケジュールを詰め込んで目の前のタスクをこなすことではなく、「やるべきこと」と「やらないこと」を明確に区別し、メリハリのある行動をとるための自己管理力を指します。
時間は誰にとっても1日24時間しかありません。
その限られたリソースをどう使うかによって、生産性、成長速度、そして人生の満足度まで大きく変わってきます。
例えば同じ8時間働いていても、「タスクに追われる人」と「成果を上げる人」では、時間に対する意識と使い方がまったく異なります。
ビジネスを効率的に進めていくことができるかだけではなく、趣味や睡眠に時間を割り当てることができ、十分な休息やモチベーションの維持・アップにつなげることができるかも影響してきます。
つまり、時間の管理力は直近の業務効率の向上だけでなく、キャリアの成否をも左右する重要な要素なのです。
タイムマネジメント＝単なるスケジュール管理ではない
タイムマネジメントとスケジュール管理は混同しがちですが、実は似て非なるものです。
スケジュール管理は「時間の枠組みに予定を入れる作業」ですが、タイムマネジメントは「その時間に何をするべきか」「それが目的にどうつながるか」を考え、戦略的に行動を決めることを指します。
予定を詰め込むだけでは、効率的に動いているようで、実は非効率になってしまうこともあります。
例えば、重要だが長期的な目標に関するタスクが後回しになり、日々の「緊急対応」に時間を取られる、という悪循環に陥ってしまうケースです。
真のタイムマネジメントとは、日々の行動を目的とつなげ、全体最適を考えて意思決定するスキルなのです。
「成果を出すための時間の使い方」とは
成果を出すためには、ただ忙しくしているだけでは不十分です。
「重要だが緊急ではない仕事」にどれだけ時間を投資できるかが、仕事術としての時間管理力を大きく左右します。
自己成長、スキルアップ、戦略的思考など、未来への投資時間を確保することがカギとなります。
多忙を理由に将来への種まきを怠ってしまうと、短期的な成果は出せても中長期的にジリ貧になる可能性があります。
逆に「今は成果が見えにくくても、そのあとに効いてくる仕事」を習慣として継続できる人は、着実に成長の軌道に乗っていきます。
このように、「重要だが緊急ではない仕事」の時間に意識的に投資することが、本質的な成果への近道です。
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タイムマネジメントができない人の特徴
タイムマネジメントに課題を感じている人には、いくつかの共通した傾向があります。
以下で、代表的な特徴を整理します。
優先順位をつけられない
やるべきことが多すぎて、すべてを「重要」「急いでやらないといけない」と感じてしまう人は、優先順位の設定ができていないかもしれません。
結果として、時間がかかる仕事を後回しにしたり、重要ではないタスクに時間を費やしたりしてしまいます。
ToDoリストを作っても、全項目に同じような力を入れてしまい、重要なタスクに十分な時間が割けない、という状況に陥りやすくなるのが、このタイプの人の特徴です。
また、それ以前にタスクが多くてリストから漏れてしまっている場合もあります。
計画を立てられない・守れない
「タスクを書き出すだけで満足してしまう」「理想だけが先行し、現実的な見積もりができていない」など、計画倒れに陥る人も少なくありません。
また、突発的な予定変更や依頼に対して臨機応変に対応できず、すぐに計画が崩れてしまうという人もいます。
こうした場合には、バッファ（余裕時間）を設けることや、「完璧にスケジュールをこなすより、柔軟に運用していこう」という意識を持つことが必要です。
「緊急」と「重要」の区別がつけられない
「今日中にやる必要はないけれど大切な仕事（例：資料作成や提案準備）」よりも、「急ぎのメール返信」や「突発的な依頼」にすぐ反応してしまう人が多いのが実情です。
日々のタスクに追われて、自分が何に時間を使っているのかを振り返る余裕がなくなっている場合、「重要なことが後回し」になるリスクが高まります。
「これは本当に今やるべき仕事なのか？」を常に自分に問いかける癖をつけるといいでしょう。
マルチタスクに頼ってしまう
一見効率的に見えるマルチタスクですが、実は集中力を分散させ、生産性を低下させる原因です。
特に注意力が必要な作業においては、一つひとつのことに集中した方が短時間で質の高い成果を出せます。
例えば「会議中にメール返信」「資料作成しながらチャット対応」などを繰り返していると、脳は都度リセットされ、想像以上にエネルギーを消耗してしまいます。
タイムマネジメントができない原因
タイムマネジメントができない原因は様々です。
自分の精神面や能力面などの内的要因や、環境や人間関係などの外的要因があり、それらが単独、または複合してタイムマネジメントができない原因となっています。
自分には何が当てはまるのか、以下の原因から考えてみてください。
思考の整理ができていない
タイムマネジメントができない人のなかには、膨大なタスクを抱えてしまい、頭の中が常に散らかっている状態の人がいます。
そんななかで新たなタスクが増えるなどしては、いったい何にどれだけの時間をかけるべきか判断がつきません。
脳のリソースは有限であり、情報が多すぎると「決断疲れ」に陥ります。
まずは自身が抱えているタスクを洗い出し、書き出すことで全体像を把握するのがおすすめ。
そのうえでカテゴリー別に分けて視覚的に整理するといった、思考の棚卸しが必要です。
自己理解不足
集中力の波や、得意・不得意な作業タイプを把握していないと、時間の使い方が非効率になります。
例えば「朝型」なのか「夜型」なのかによって、最も頭が冴える時間帯は変わりますし、「自分が集中できる時間帯」「疲れが出やすいタイミング」「時間がかかる作業」などを把握していないと、適切な時間配分ができません。
時間術とは、自己観察に基づく戦略でもあります。自分のリズムに合った時間帯に、重要タスクを配置するだけで作業効率は大きく向上します。
企業の組織風土・マネジメント体制
会社において常に「即レス」「即対応」が求められるような組織文化では、深い思考や創造的な仕事に集中する時間が取れません。
上手にタイムマネジメントしていくためには、経営者や管理職の上司、同僚の働き方に引っ張られすぎず、自分のスタイルを確立することが大切です。
組織全体の意識を改革するよう自社に働きかけるのも、長期的には有効なアプローチです。
仕事の見える化不足
業務の棚卸しがされておらず、「何にどれだけ時間がかかっているか」という作業の所要時間が把握できていない人は多くいます。
「1日に何度もスマホを見てしまっていた」「会議に思った以上に時間を割いていた」など、見える化して初めて気付くことも多いです。
作業時間を記録するアプリやアナログのタイムログなど、自分に合った方法で取り組みましょう。
集中力を妨げる環境
通知が頻繁に届くスマホやチャットツール、オープンな職場環境など、現代の働く場には集中を妨げる要素が溢れています。
集中力を確保するためには「環境を整えること」も大切な戦略です。
集中したい時間には「通知を切る」「静かな場所に移動する」「時間制限付きで作業する」など、環境を整える工夫を積極的に取り入れましょう。
どうしても集中できないときは、締切を設定し、あえて自分にプレッシャーをかけ、追い込むのも効果的です。
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タイムマネジメント力を高める5つのステップ
タイムマネジメントを習得するためには、段階的なアプローチが効果的です。
以下では、初心者でも実践しやすい5つのステップにわけて、それぞれのポイントを紹介します。
1. 時間の使い方を見える化する
まずは、自分が1日にどの案件にどの程度、時間を使っているのかを記録して自己分析してみましょう。
紙の手帳でもよいですが、アプリなどのツールを使うと手軽に可視化しやすくなります。
無駄な時間や、だらだらとした作業の傾向を明らかにすることができます。
また、「この作業はこの日に急いでやらなくても問題なかった」など、作業にとりかかるべき順番を振り返ることもできるはずです。
2. 目標の明確化と優先順位づけ
目の前のタスクに追われる前に、「何のためにその仕事をしているのか」という目標を明確にすることが重要です。
目標を具体的・測定可能な指標・達成可能な範囲・現実的・期限付きで設定し、それに沿ってタスクを分類しましょう。
3. タイムマネジメント・マトリックスを活用する
タイムマネジメント・マトリックス（アイゼンハワー・マトリックス）を活用すれば、タスクの優先順位を明確にすることが可能です。
アイゼンハワー・マトリクスとは、緊急度と重要度でタスクを整理し、優先度を決定する手法です。
優先度を正しく設定することで、業務を効率化することが可能になります。
アイゼンハワー・マトリクスには以下の4つの領域があります。
・第1領域：緊急かつ重要（例：締切直前の仕事）
・第2領域：緊急でないが重要（例：スキルアップ、戦略立案）
・第3領域：緊急だが重要でない（例：電話対応、急ぎの依頼）
・第4領域：緊急でも重要でもない（例：SNSチェック、ネットサーフィン）
タスクがどの領域に当てはまるのか見極めることで、優先順位が明確になります。
4. 集中力を高めるための習慣
集中力を高めるには、マインドフルネス瞑想やポモドーロ・テクニック（25分間集中＋5分間休憩のサイクル）などが効果的です。
特に午前中は脳が冴えている時間帯なので、重要業務を優先的に配置するとよいでしょう。
5. 定期的な振り返りと改善サイクル
週末や月末に、自分の時間の使い方を振り返る習慣をつけましょう。
うまくいった点・改善したい点を洗い出し、翌週の行動に反映させることで、PDCAサイクルが回ります。
改善は一日にしてならず。続けることも意識しましょう。
一朝一夕で改善に取り組もうとするのではなく、自分のやり方を振り返りながら継続していくことこそが改善の第一歩であり、最大の時間術です。
Jootoを活用してタイムマネジメント力を高めよう
「Jooto」は、直感的に使えるレイアウトと親しみやすいシンプルなデザインが特徴の、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスクに担当者や期日、優先順位などを設定することもでき、カンバン方式やガントチャート方式などの表示方法で可視化できるので、個人のみならずチーム全体のスケジュール管理にも役立ちます。
また、一つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理することもできるので、複数のプロジェクトに参加している場合にも有効です。
また、円滑にプロジェクトを進めていくためには、すばやく連絡・報告・相談するなど、プロジェクトメンバー内のコミュニケーションの活性化が必要不可欠です。
Jootoではタスクごとにコメントを投稿でき、履歴も参照できるため、チャットのように活用することもでき、連絡を見逃してしまうリスクを回避できます。
この他にも、Jootoにはタスクと時間を適切に管理できる機能が多く搭載されています。
タスクごとの時間が計測できる「Jooto Timer」
Jootoでは、タスクごとの作業時間を正確に計測・記録できるブラウザ拡張機能「Jooto Timer」が2025年4月に提供開始されました。
「Jooto Timer」を使うことで、下記のようなことができるようになります。
- タスク単位の作業時間を記録することができる
- 作業の履歴を自動的に保存できる
- 累計作業時間を自動計算してくれる
- タスクが完了したときに作業レポートをコメントで自動投稿できる
- 作業時間の実績を自動記録できる
Jootoでタスクの洗い出し・スケジュール立案を行い、JootoTimerを活用して作業時間を管理することで、適切に時間管理されたスムーズなプロジェクト進行を実現できるでしょう。
ツールを有効活用してタスクや時間の管理を効率的に行っていきたい、という方はぜひJootoの導入をご検討ください。
© 2024 Jooto
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