Webサイトは、企画からリリースまでにいくつもの工程を経て完成します。
すべての工程が予定通りに進捗すれば問題ありませんが、制作会社側やクライアント側に起因するさまざまな要因でサイト制作が遅れることがあります。
制作途中で頭を抱えた経験のあるWebディレクターは多いでしょう。
Webサイト制作が遅延するとその後のマーケティング活動に遅れが生じ、クライアント側に大きな損害が発生する場合があります。
そのため、Webサイト制作の遅れの原因や回避するためのポイントを知り、遅延を防止するための対策を講じることが大切です。
本記事では、Webサイト制作の遅延の原因や遅延を回避するためのポイントなどを紹介します。
Webサイト制作の遅延回避をサポートするツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
Webサイト制作が遅延する原因
Webサイト制作の遅延はさまざまな原因で発生しますが、大きくわけると制作会社側の要因とクライアント側の要因にわかれます。
一つひとつのタスクの遅れが積み重なり、当初予定した完成日に間に合わなくなると、大きな損害につながる恐れがあります。
また、納期に追われるあまりミスが発生したり質が低下したりすることも問題です。
遅延を回避するためにも、遅れの要因を把握しておくことが大切です。
制作会社側の要因
制作会社側の要因としては、以下の4つがあげられます。
- 無理のあるスケジュール
- タスクの進捗を管理できていない
- 必要なリソースを確保できていない
- 外注先とのコミュニケーション不足
それぞれについて詳しく解説します。
無理のあるスケジュール
Webサイト制作に必要な時間の見積りがあまく、遅延につながってしまうことがあります。
通常、プロジェクトがスタートする前にすべてのタスクを洗い出し、リソースと照らし合わせて必要な時間を割り出し、スケジュールを立てていきます。
この際の見積りが正確であれば問題ありませんが、見積りにズレがあるとスケジュールの遅れにつながってしまうのです。
Webサイト制作の進行途中にコンテンツの追加や変更が生じることは珍しくありません。
そのため、追加タスクの発生に備えて、スケジュールには一定の余裕を持つ必要があります。
タスクの進捗を管理できていない
Webサイト制作は、複数のメンバーがタスクを分担しながら進行していきます。
メンバーによってはタスクの遅れを放置したり、誤った方法でタスクを進めてしまったりする場合があるでしょう。
そのため、ディレクターはすべてのタスクの進捗を管理し、遅れやトラブルが生じているタスクに対して適宜必要な対応を取る必要があります。
これが不十分だと、遅延に気づいたときには深刻な状態になっていることが多く、リカバリーに時間がかかってしまいます。
必要なリソースを確保できていない
Webサイト制作を進めるためには規模に応じた人員や予算、時間などのリソースが必要ですが、これが十分に確保できなければ、スムーズに制作が進みません。
特に、人員の不足は最も大きな問題と言えるでしょう。
1つのサイトを制作するためには、エンジニアやデザイナー、コーダー、エディターなど、さまざまな専門スキルを持った人材の確保が不可欠です。
必要な人材が確保できない状態でプロジェクトがスタートしてしまうと、スケジュールの遅延が生じるだけでなく、成果物のクオリティを確保できなくなる恐れがあります。
また、時間の確保も重要な要素です。
Webサイト制作には、プロジェクトの企画、サイト設計、デザイン制作、テストなど、多くのステップが必要です。
時間の不足はクオリティの低下やコストオーバーにつながります。
外注先とのコミュニケーション不足
Webサイト制作の工程の一部を外注先に依頼することがあるでしょう。
その場合、情報共有や進捗の把握を怠ると、遅延が発生するリスクが高くなります。
認識に齟齬があるまま作業が進んでしまうと、大幅なスケジュールの遅れにつながる恐れがあるため、注意が必要です。
仕事を依頼したら終わりではなく、こまめにコミュニケーションを取り、問題が発生した際はすぐに対応することが大切です。
クライアント側の要因
クライアント側の要因としては、以下の3つがあげられます。
- 素材の提供に時間がかかる
- 制作会社からの連絡の返信に遅れが生じる
- 作業が進んだ段階で計画の変更を要求する
それぞれについて詳しく解説します。
素材の提供に時間がかかる
Webサイトを制作するためには、クライアント側の協力が不可欠です。
例えば、サイト内に使用する社内の画像や社員の写真、サイト内に掲載したいテキストなどは、クライアント側が用意する必要があります。
しかし、素材を用意するのに想定以上に時間がかかり、予定していた締切日までに間に合わないケースは多いでしょう。
どのような素材がいつまでに必要なのかを具体的に伝え、締切日までに確実に提出してもらうような働きかけが必要です。
制作会社からの連絡の返信に遅れが生じる
Webサイトの制作過程では、クライアントに確認を取りながら進めなければならない作業が複数存在します。
しかし、クライアント企業の担当者が多忙などの理由から、返信が滞ることがあります。
制作会社からクライアントに対して何度も返信を促すことが憚られる場面もあるでしょう。
クライアントの確認の遅れはその後の作業の遅れに直結します。
何らかの仕組みを構築して、スムーズにコミュニケーションがとれるよう工夫する必要があるでしょう。
作業が進んだ段階で計画の変更を要求する
作業が進んだ段階で、クライアント企業の担当者や上長の意向で計画の変更を要求される場合があります。
前工程に戻って作業し直すことになると、倍の時間がかかってしまい、スケジュールに遅延が生じます。
クライアント企業側の社内の合意形成が不十分な状態でプロジェクトがスタートしてしまった場合などによく起こるケースです。
途中での大幅な変更には対応できない場合があることを伝えておく必要があるでしょう。
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Webサイト制作の遅延が発生した場合の対処法
Webサイト制作に遅延が生じてしまった場合、できるだけ早く対処する必要があります。
主な対処法は、以下の3つです。
- リソースを追加投入する
- タスクを同時並行で進める
- 残作業を明確にしてスケジュールを再構築する
それぞれについて詳しく解説します。
リソースを追加投入する
遅延の原因がリソース不足にある場合、人員やツールなどのリソースを追加投入して、時間の短縮を図ります。
ただし、むやみに人員やツールを投入すると、思うような効果があがらないことがあります。
例えば、Webデザインの知識を持つ人材が不足しているにもかかわらず実務経験に乏しいWebデザイナーを投入すると、余計なコミュニケーションコストがかかり、かえって作業効率が低下するでしょう。
どのようなリソースを投入すれば良いかの見極めが大切です。
タスクを同時並行で進める
現在取り組んでいるタスクと、後工程で取り組む予定のタスクを同時並行で進めることで、時間短縮を図ります
前工程のタスクの完了を待たずに次のタスクに取り掛かれるため、大幅なスピードアップが期待できます。
ただし、前工程のタスクに問題が生じた場合、後工程のタスクに変更が生じる可能性が高く、場合によっては作業した内容が無駄になることがあります。
また、同時に複数のタスクの進捗を管理しなければならないため、Webディレクターの負担は大きくなるでしょう。
残作業を明確にしてスケジュールを再構築する
当初のスケジュールを変更する必要がある場合、残りの作業がどのくらいあるのかを明確にし、スケジュールを再構築する必要があります。
納期の変更はできる限り避けるべきですが、やむを得ない場合はできるだけ早くクライアントに状況を説明し、具体的なスケジュール案を提示すべきです。
遅延の原因や現在の進捗状況、今後の見通しを具体的に伝えることで、クライアント側の理解を得やすくなるでしょう。
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Webサイト制作の遅延を回避するポイント
遅延が発生した場合の対処法を解説しましたが、できる限り遅延を回避する行動を取ることが大切です。
Webサイト制作の遅延を回避するポイントは、以下の5つです。
- 無理のない計画を立てる
- タスク管理を徹底する
- 必要なリソースを確保する
- クライアントや外注先と密にコミュニケーションを取る
- 管理ツールを導入する
それぞれについて詳しく解説します。
無理のない計画を立てる
スケジュールを考える際は、予期せぬトラブルや追加タスクの発生が起こることを想定し、無理のない計画を立てることが大切です。
余裕のないスケジュールを立ててしまうと不測の事態に対応できずメンバー全員に負荷がかかり、ミスの発生や質の低下を招く恐れがあります。
また、適切な計画を立てるためには、タスクを洗い出し、優先順位を明確にするステップが不可欠です。
優先順位の高いタスクから取り組むことで、余裕をもってプロジェクトを進められるでしょう。
タスク管理を徹底する
プロジェクトがスタートした後も、適宜タスクの進捗状況を確認し、管理する必要があります。
予定通りに進んでいないタスクがある場合は、スケジュールの再調整や他のメンバーの協力を仰ぐなどの対応をとらなければなりません。
進捗状況の把握は、縦軸に担当者やタスクの開始日・完了日、横軸に進捗率や日時が示されたガントチャートを活用すると便利です。
ガントチャートを作成するとプロジェクトの全体像を視覚的に把握できるため、問題点を発見しやすくなります。
必要なリソースの確保と管理をする
遅延を発生させないためには、人員や時間、ツールなどの必要なリソースの確保と適切なマネジメントが大切です。
特に人員については社内に適任者がいない場合は外部の人材をアサインすることを検討しなけれななりません。
余裕を持ったスケジュールで人材確保に努める必要があります。
また、Webサイトの質を高めるためには時間や情報などの管理も大切な要素です。
限られたリソースを有効活用するために、必要に応じて作業を効率化できるシステムや管理ツールの導入を検討すると良いでしょう。
クライアントや外注先と密にコミュニケーションを取る
プロジェクトの制作過程でクライアントや外注先と密にコミュニケーションを取ることで、コミュニケーション不足による認識の齟齬の発生を防止できます。
成果物の品質や要件に対する認識に齟齬があると適切なタスクの設定ができず、クライアントが望むような成果物を完成させることは難しいでしょう。
事前にヒアリングの場を設け、互いの認識を擦り合わせる必要があります。
また、制作途中でも重ねて方向性を確認しながら進めることが必要です。
作業が進んでから修正が発生すると、大幅な時間のロスになります。
適宜コミュニケーションを図り、修正の発生を最小限に抑えることがポイントです。
管理ツールを導入する
より効率的にWebサイト制作の遅延を防止したい場合は、管理ツールの導入が効果的です。
先述のとおり、Webサイト制作の遅延の原因は製作会社側の要因とクライアント側の要因があります。
制作会社側の要因に関しては事前に対策を講じることである程度回避できますが、クライアント側の要因を100％コントロールすることは難しいでしょう。
例えば、クライアント側の遅延に対して自動でリマインドの連絡ができるような管理ツールを導入すれば、制作会社側の負担を大きく軽減できます。
Jootoを活用してWebサイト制作の遅延を防止しよう
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
タスクに担当者や締切日、優先順位などの情報を設定するだけで、プロジェクトのタスク管理に便利なガントチャートを自動で作成できます。
タスクのスケジュールに変更が生じた際は、Jooto上で情報を更新するだけでガントチャートにも自動で最新情報が反映されます。
さらに、JootoはWebサイト制作に効果的な納期遅延パッケージを実装しています。
例えば、クライアント側の素材の提供が遅れている場合、制作会社が直接連絡するのではなく、JootoのAIがスケジュールの遅延を判断し、自動でクライアントに対してリマインドメールを送付します。
制作会社側がスケジュールをこまめにチェックしてリマインドする作業を省くことができます。
クライアントに対して催促しなければならない心理的なストレスも大きく軽減できるでしょう。
Webサイト制作の遅延を防止し、効率的なマネジメントを実現したい場合は、ぜひJootoの導入を検討ください。
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