ChatGPTを駆使した効果的なタスク管理術と有効なプロンプト例をご紹介！

この記事の概要

米国の研究機関であるOpenAIが開発した言語モデルChatGPTは、タスク管理に活用することができます。

ChatGPTにプロンプト（AIに対する質問）をテキスト入力すると、WEBページで公開されている膨大な情報から適切な回答を予測し、導き出してくれます。
タスクの細分化や優先順位の決定、スケジュールの計画などをChatGPTに任せれば、業務の効率化が実現するでしょう。

ChatGPTを使用したタスク管理には、以下の3つのメリットがあります。

• タスクの漏れ・抜け防止
• スケジュール管理の効率化
• 優先順位の明確化

多くのメリットがある一方で、指示の出し方によって回答の精度に差が生じることや、誤情報が含まれる可能性があるなど、リスクも存在します。
安全で効率的なタスク管理のためには、管理ツールの導入がおすすめです。

ChatGPTを使ったタスク管理の方法について解説します。

2022年11月にOpenAI社によって公開されて以来、世界中から注目を集めている対話型のAI（人工知能）であるChatGPT。
ChatGPTをビジネスに活用することで、業務を効率的に進められ、生産性を向上できることから、活用の幅が広がっています。
より高度な機能が利用できる有料版のChatGPTを仕事やプライベートで使用している人や企業も増えてきました。

ChatGPTを使ったタスク管理や、効果的なプロンプトの例について解説しますので、ビジネスにChatGPTを活用して、効率化を図りたいという方はぜひ参考にしてください。

ChatGPTとは

ChatGPTとは、米国の研究機関であるOpenAIが開発した言語モデルです。
使い方は簡単で、アカウントを登録すれば誰でもすぐに無料で始められます。

AI（人工知能）相手にまるで人間と会話しているようなチャット形式の対話ができることが特徴です。
その機能は質問への回答やテキスト生成、翻訳、文章の要約、画像の生成、プログラミングなど、多岐にわたります。

プロンプトをテキスト入力すると、ChatGPTがWEBページで公開されている膨大な情報から適切な回答を予測し、導き出してくれます。
これにより、タスク管理の効率化や品質向上が期待できます。

対話型AIサービスは、ChatGPTの他にもGoogle社が開発した「Google Bard」も有名です。

ChatGPTでできること

ChatGPTは、主に以下のことに活用できます。

• アイデア出し
• 会話・相談
• 要約・まとめ
• 翻訳
• 相談
• プログラミング
• スケジュール生成
• タスク管理

アイデア出しでは、自分のアイデアをChatGPTに提示して他によいアイデアがないかとプロンプトを入力することで、おもしろいアイデアを得られるかもしれません。
相手はAI（人工知能）なので、他人には気軽に話しづらい悩みの相談もできます。
多言語に対応していることから、翻訳も可能です。
ChatGPTに長い文章の要約やまとめを任せれば、効率的に仕事を進められるでしょう。

注意点は、情報の正確性が保証されていないことです。
ChatGPTの特性上、質問によっては誤った回答が返ってくることも珍しくありません。
必要に応じて専門家の判断を仰ぐことも視野に入れてください。

ChatGPTを使ったタスク管理の方法

タスク管理とは、仕事を進める際に必要なタスク（作業・仕事）を適切に管理して目標達成までの道筋を明確にする仕事術で、ビジネスパーソンにとって重要なスキルの1つです。

ChatGPTは会話の中からタスクを抽出し、情報を整理してくれます。
タスクの細分化や優先順位の決定、スケジュールの計画などをChatGPTに任せることで、効率的なタスク管理が実現します。

しかし、ChatGPTはあくまでチャットボットであるため、本格的なタスク管理には別のツールを使うほうがよいでしょう。
補助的な役割でChatGPTを活用することで、業務を効率化できます。

ChatGPTを使った効果的なタスク管理の方法は、以下のとおりです。

• リマインダーの設定
• タスクのリスト化
• 優先順位を判断してもらう
• スケジュールの自動生成

詳しく解説します。

ChatGPTを使ったタスク管理の方法①
リマインダーの設定

2025年に新規機能として追加されたChatGPTタスクを活用すると、タスクにリマインダーを設定できます。

リマインダーの設定をすることで、タスクの期日が近づくとリマインドが送られてきます。
タスクの遅延や漏れを防止できるほか、目標達成へのモチベーションの向上にもつなげられ、進捗管理に役立ちます。

ただし、ChatGPTタスクは有料版でしか使うことができないため、注意が必要です。

ChatGPTを使ったタスク管理の方法②
タスクのリスト化

タスク管理を行う際、その仕事やプロジェクトを実行するためにどれだけのタスクがあるのか、洗い出すことからはじめます。
ChatGPTを使ってタスクをリスト化することで、洗い出しの作業を簡略化できます。

タスクをリスト化するための例として、以下のプロンプトを入力します。

• クライアントとの企画会議のタスクをリスト化してください

ChatGPTからは下記の画像のような回答がありました。

事前準備やアジェンダの作成から会議のフォロー、プロジェクトの進捗報告まで細かく、ToDoをリスト化してくれます。
粒度の大きなタスクを細分化するのに役立ち、読むだけで今から何をするべきなのかがすぐにわかります。

ChatGPTを使ったタスク管理の方法③
優先順位を判断してもらう

タスク管理において、優先順位の決定は非常に重要です。
ChatGPTに複数のタスクを提示することで、優先順位を判断してもらえます。

例として以下のようなプロンプトを入力します。

• 会議室の予約
• 請求書の作成
• メール確認と返信
• 報告書の作成
• 予算見積もり
• クライアントへのアポ取り

以上の優先順位を教えてください。

ChatGPTからは以下のような回答がありました。

ChatGPTを使ったタスク管理の方法④
スケジュールの自動生成

ChatGPTをスケジュール管理に活かすことも可能です。
やるべきタスクと期限を提示することで、スケジュールを自動で生成してくれます。

その日のToDoと勤務時間を入力すれば、スケジュールが作成されます。
前項で優先順位の判断を依頼したあと、例として以下のプロンプトを入力しました。

• 会議室の予約
• 請求書の作成
• メール確認と返信
• 報告書の作成
• 予算見積もり
• クライアントへのアポ取り

先ほどの優先順位をもとに今日のスケジュールを提案してください。
勤務時間は9時から18時です。

ChatGPTからは以下の画像のような回答を得ることができました。

上記の画像のように時間配分もしてくれるため、遅れが生じにくくなり、進捗の管理に役立ちます。
このとおりにスケジュールを組む必要はありませんが、一から考える必要がなくなるため、時短になり、業務を効率化できます。

今回は「今日の予定（ToDo）」を生成しましたが、長期にわたるプロジェクトの場合でもやるべきことと完了までの期限を指定してプロンプトとして投げかけることで、同じようにスケジュールを生成できます。

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ChatGPTでタスク管理をするメリット

ChatGPTを使用したタスク管理には、以下の3つのメリットがあります。

• タスクの漏れ・抜け防止
• スケジュール管理の効率化
• 優先順位の明確化

詳しく解説します。

ChatGPTでタスク管理をするメリット1
タスクの漏れ・抜け防止

目の前の仕事に追われていると、タスクの漏れや抜けが発生してしまうことがあります。
これらの課題を解決するために、ChatGPTが役立ちます。

リマインダー機能を活用すれば、タスクを忘れてしまうことを防止できます。
また、粒度の大きなタスクを細分化できるため、タスクが漏れるのを防ぐ効果もあります。

特に、大量のタスクを抱えている場合、ChatGPTによってタスクを整理することで、効率的にタスクを進めることができ、生産性も大幅に向上します。

ChatGPTでタスク管理をするメリット2
スケジュール管理の効率化

タスク管理とスケジュール管理は切っても切れないものですが、スケジュール計画を立てるのは時間も手間もかかります。
ChatGPTにタスクと期限を提示することで、簡単なスケジュールを組んでくれるため、時間の節約になり効率的なスケジュール管理が可能です。

また、急なトラブルでスケジュールを変更しなければならないときにも、ChatGPTに伝えると、解説方法や対策を提示してくれ、柔軟なスケジュール調整が可能になります。

スケジュール管理や調整が苦手な人は、試してみるとよい結果が得られるかもしれません。

ChatGPTでタスク管理をするメリット3
優先順位の明確化

タスク管理において、優先順位の決定は大変重要です。
ChatGPTは、タスクの重要度や緊急度の判定の手助けもしてくれます。
ChatGPTの導き出した回答に応じて、優先順位の高いタスクから取り組むことが可能になります。

ChatGPTはWEB上の膨大なデータをもとに予測して回答しているため、必ずしも優先順位が正しいわけではありません。
しかし、ChatGPTを活用することで一般的な優先順位を知ることができ、自社の業務と比較できるようになるため、より確度の高い順位決定を行うことが可能になります。

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ChatGPTでタスク管理を行う注意点

ChatGPTを使ったタスク管理にはいくつか注意点があります。
主な注意点は、以下のとおりです。

• 段階的に指示を出す
• 指示を鵜呑みにしない
• 機密情報を入力しない
• タスク管理ツールとの併用がおすすめ

詳しく見ていきましょう。

段階的に指示を出す

ChatGPTを利用していると、的外れな回答が得られることがあります。
曖昧なプロンプトを送っても、曖昧な答えしか返ってこないため、具体的な質問をするようにしましょう。

また、「企画会議に必要なタスクは何ですか？」「優先順位を教えてください」「それぞれのタスクの所要時間を教えてください」など、段階的に指示を出すことで、回答の精度は向上します。

指示を鵜呑みにしない

ChatGPTはAI（人工知能）が膨大なデータを分析して回答を作るサービスで、必ずしも完璧な答えが得られるとは限りません。
あなたの質問を正しく理解しないこともありますし、回答が間違っていることもあります。
指示を鵜呑みにせず、おかしいと思ったことは自身で確認したり、目的に合う形にタスクの修正を指示することも必要です。

機密情報を入力しない

ChatGPTは、入力されたデータを学習して蓄積していきます。
そのため、社内の機密情報を扱う際は十分な注意が必要です。
「〇〇社への〇〇の件での提案資料作成」「〇〇さんへの〇〇についての連絡」など具体的な個人名や社名、売り上げなどの数字をプロンプトとして入力すると、情報漏洩につながる可能性があります。

ホーム画面の左下にあるユーザー名から設定を選択し「データ制御」の「チャット履歴とトレーニング」をオフにすることで、入力情報を学習させないような設定が可能になります。

タスク管理ツールとの併用がおすすめ

ChatGPTは、タスクのリスト化や優先順位の決定、スケジュールの作成などに役立つことがわかりましたが、プロジェクトなどでチームのタスクを管理するには、タスク管理ツールとの併用をご検討ください。

タスク管理にはJootoがおすすめ

ChatGPTはタスク管理のサポートとして使えることがわかりましたが、本格的なタスク管理にはJootoをおすすめします。
Jootoにはタスク管理に必要な機能がまとめられています。

シンプルで使いやすい、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」。
基本操作はドラッグ&ドロップだけと、直感的に使えるシンプルなデザインが魅力で、特別な知識がなくても誰でもすぐに使えるようになります。

進捗状況を可視化できるガントチャート機能が搭載されており、メンバーそれぞれが進捗を入力することで、最新情報がガントチャートに反映されます。
また、タスクごとにメッセージを残せるので、チャットとしても使うことができます。
タスクにファイルを添付することも可能で、情報共有や情報の一元管理に役立ちます。

タスクDXプラン

大規模プロジェクトや、従業員の数が多い場合は「タスクDXプラン」がおすすめです！
膨大なストレージで、すべての従業員をフォローでき、すべての情報を一元管理できるため、業務効率化を実現できます。

従来より提供しているビジネスプランの全機能が提供されるとともに、セキュリティ面においてもビジネスプランの強固なセキュリティが適用されるため、機密情報を扱う場合でも、安心して使うことができます。

そして、サポート体制が充実しているのもうれしいポイントです。
Jooto導入時の説明や指導などの業務を、Jootoメンバーが伴走して支援・代行するので、担当者の負担を軽減できます。

さらに、「Jooto API」によって、API連携でJootoを外部サービスと連携することで、業務の自動化の実現が可能です。

タスク管理にお困りの方は、ぜひお気軽にJootoまでお問い合わせください。

よくある質問

ChatGPTとタスク管理についてよくある質問をまとめました。