Jootoではこの度、各分野の第一線で活躍するプロフェッショナルのノウハウを自社の業務フローに落とし込める「有識者監修テンプレート」の第2弾として、株式会社WACUL代表取締役・垣内勇威氏の監修による「案件異常検知テンプレート」および「Keep in Touchテンプレート」の提供を開始しました。
専門家の思考プロセスや業務フローがJootoのボード上に再現されているため、各企業が個別に運用設計を行わなくても、一定の再現性を持った形で業務プロセスを導入・運用できるのが特徴です。
クライアントとの関係値管理をテーマにした「Keep in Touchテンプレート」の活用術をご紹介します。案件異常検知テンプレートについては、こちらの記事をご覧ください。
目次
「担当者まかせ」から抜け出す、クライアント関係管理へ
クライアントとの関係値を継続的に管理するには、SFAなどのツールを使った本格的な顧客管理は入力・更新のコストが高く、日常業務のなかで続けるのが難しいのが現実です。結果として、フォローの頻度やタイミングは「担当者の意識や頑張り」に委ねられがちです。
担当者が意識を持って動けているうちはいいのですが、繁忙期が続いたり、別案件に集中していたりするうちに、気づけばひと月以上連絡が途絶えていた——そんな経験はないでしょうか。「あのクライアント、最近どうなってる？」とマネージャーが尋ねて初めて、状況が共有される。本来であれば、こうした確認は仕組みとして先回りできるはずです。
本テンプレートでは、クライアントとの関係値をフェーズで管理し、前月の接触状況を自動で検知する仕組みをJootoに落とし込みました。担当者個人の頑張りに頼らず、チーム全体で顧客関係を可視化・標準化することができます。
垣内勇威氏の知見を「型」にした新テンプレート
専門家の思考プロセスをフロー化
今回のテンプレートを監修したのは、株式会社WACUL代表取締役の垣内勇威氏です。
監修者：垣内 勇威（かきうち ゆうい）氏
東京大学卒。株式会社ビービットから、2013年に株式会社WACUL入社。改善施策の提案から施策効果の検証までデジタルマーケティングのPDCAをサポートする自動分析・改善提案ツール「AIアナリスト」を立ち上げ。2019年に産学連携型の研究所「WACUL Technology & Marketing Lab.」を創設し、所長に就任。現在、 研究所所長および代表取締役として、事業のコアであるナレッジ創出を牽引。新規事業や新機能の企画・開発および大企業とのPoCなど長期目線での事業推進の責任者を務める。2022年5月、代表取締役に就任。
本テンプレートは、「なぜこの人がキーマンなのか」を言語化し、どう関係を深めていくかを記録する、垣内氏が実務の中で自然に行ってきた動き方をそのままJootoのボード上に再現したものです。
テンプレートの目的
本テンプレートは、トップレベルのビジネスパーソンが自然に実践しているクライアントとの関係値管理を、誰でも再現できる形でJootoに落とし込んだものです。
垣内氏が「経験豊富なビジネスパーソンでも実践できている人は少ない」と語るほど、クライアントとの関係値を継続的に育てることは、経験と感覚が求められるハードルの高いスキルです。重要性を理解していない人もいれば、重要とわかっていてもどう動けばよいかわからない人も多いのが現実です。
「垣内さんのような人は、どうやってクライアントとの関係を築いているのか」——その問いに答える形で、垣内氏が実務のなかで自然に行ってきた関係値管理の動き方を言語化・構造化し、フェーズ管理の仕組みとしてJootoに落とし込みました。担当者の経験や意識に依存しがちなフォロー業務を構造化することで、チーム全体で一定水準の関係値マネジメントを実現できるよう設計しています。
テンプレートの設計思想
- フェーズ別のリスト管理で関係値の進捗を可視化
クライアントを「キーマン候補」「キーマン確定（関係値：弱）」「キーマン確定（関係値：強）」「ファン」のフェーズ別に管理。関係が深まるにつれてリストを移動させることで、組織全体の顧客関係の現在地がひと目で把握できます。 - 接点ログをコメントで記録する
各キーマンのタスクに、「どんなきっかけで連絡し、どんな反応だったか」という毎月の接点ログをコメントで記録します。新たに得たパーソナル情報があれば詳細欄のカルテも更新し、更新した旨もコメントに残しておきましょう。後から「いつの接点でその情報を得たか」が振り返れるようになります。このコメントの有無が、翌月のマンスリーレポートでのアクション確認にも活用されます。 - マンスリーレポートでチーム全体の状況をすりあわせ
前月にコメントが投稿されていないキーマンと、同フェーズに長期滞留しているキーマンを月次で自動集計し、マンスリーレポートとして出力します。担当者ごとのフォロー状況をマネージャーが一覧で把握し、次のアクションを一緒に考える場として活用できます。
本機能にはGoogle Apps Script（GAS）を使用した初期設定が必要です。設定方法については別途ガイドを公開予定ですが、設定でお困りの際はお気軽にサポートまでお問い合わせください。
【実践】テンプレートの使い方 5ステップ
本テンプレートでは、クライアントをタスクとして登録し、接触のたびにアクションを記録するだけで、月次の自動通知からマネージャーとのすりあわせまでをJooto上で完結できます。
STEP 1：雛形タスクを複製してキーマンを登録する
ボード内にある「※コピーして使用_〇〇株式会社【氏名】【役職】」タスクを複製し、タスク名を管理したいキーマンの情報（会社名・氏名・役職）に変更します。担当者に自分を設定し、現在の関係値に合ったフェーズのリストに配置しましょう。
STEP 2：詳細欄にカルテ情報を記入する
タスクの詳細欄に、キーマンの「カルテ」情報を記入します。最初に把握すべきビジネス情報（部門のミッション・評価基準・組織上の立ち位置・なぜキーマンなのかの言語化など）は初期登録時に記入し、パーソナル情報（コミュニケーションの好み・話題の傾向・過去のやり取りの履歴など）は関係が深まる中で随時追記していきます。
STEP 3：意図的に接触し、コメントにログを残す
メール・電話・対面など、仕事以外の「意図的な接触」を実行します。接触後はコメント欄に接点ログを記録しましょう。新たに得た情報があれば詳細欄のカルテも更新し、更新した旨もコメントに残しておくと、後から「いつの接点でその情報を得たか」が振り返れます。
STEP 4：チェックリストが完了したら次のフェーズへ移動する
各フェーズのチェックリストが全て完了したら、カードを次のフェーズのリストへ移動します（キーマン候補→キーマン確定（関係値：弱）→キーマン確定（関係値：強）→ファン）。目安期間を過ぎてもフェーズが上がっていない場合は、次のSTEPでマネージャーと状況を確認します。
STEP 5：マネージャーと月次で状況をすりあわせる
毎月1日に、前月アクションがなかったキーマンと同フェーズに長期滞留しているキーマンの一覧がマンスリーレポートに通知されます。1on1や定例ミーティングでマネージャーと状況をすりあわせ、次のアクションをコメントに記録することでフォローの抜け漏れを防ぎます。
チームにもたらされる変化
メンバーの場合
このテンプレートを導入することで、前月アクションがなかったキーマンをJooto上で自分自身が確認できるようになります。マネージャーから指摘を受けて動くのではなく、仕組みが先に教えてくれるため、自発的なフォローのきっかけが生まれます。また、カルテ項目を埋めていくなかで、「この人は本当にキーマンなのか」「何を把握しておくべきか」という視点が自然と身につき、フォローの質そのものが変わっていきます。コメント欄に蓄積された記録は「あの時どんなやり取りをしていたか」を振り返る材料になり、次の接点の精度を上げてくれます。
マネージャーの場合
担当者からの報告を「待つ」のではなく、マンスリーレポートを確認するだけで、チーム全体のフォロー状況を先に把握できる状態になります。接触が止まっているキーマンや関係が停滞しているキーマンを一覧で確認できるため、適切なタイミングでのフォローアップ指示も可能に。担当者が変わっても、詳細欄のカルテやコメントに蓄積された情報をもとに引き継ぎがスムーズになり、長期的なクライアント関係の構築がチームの力として根づいていきます。
タスク管理から「業務フロー基盤」へ
Jootoの「有識者監修テンプレート」は、タスク管理ツールにとどまらず、専門家のノウハウを「仕組み」として組み込んだ職種別の業務フロー基盤です。
「Keep in Touchテンプレート」は、担当者個人の意識や頑張りに依存しがちなクライアント関係管理を、チームで可視化・継続できる仕組みとしてJootoに落とし込んでいます。毎月のレポート確認が習慣になるにつれて、「気づいたら関係が冷えていた」を防ぐチームへと変わっていくことを実感いただけるはずです。まずは担当キーマンの登録から、試してみてください。
なお、本テンプレートの内容は2026年5月26日（火）開催のセミナー「トップコンサルタントが語る『ざわめき』の察知術」にて垣内氏にご紹介いただきました。セミナーのアーカイブ視聴については近日公開予定です。
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