時間管理のコツとテクニックをまとめてご紹介

業務を効率的に行おうと思っているのに、なぜかいつも仕事の締め切りに追われて忙しい。
そんな背景には、時間管理（タイムマネジメント）がうまくいっていないという原因が隠れているかもしれません。

本記事では、時間管理が苦手だと感じている方に、克服するためのコツと効果的なテクニックを詳しく解説していきます。

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時間管理（タイムマネジメント）が苦手な人の特徴とは？

時間管理が上手な人は、物事の優先順位を決めて業務時間内に終わらせることができます。
しかし、時間管理が苦手な人は一人で業務を抱え込むことになってしまい、個人だけでなくチームの業務全体に支障がでてしまう可能性もあります。

時間管理が苦手な人にはどのような特徴があるのでしょうか。

「いつも仕事の締切に間に合わない」「いつも会議の資料を短時間で作ってしまうのでクオリティーがあげられない」など、時間管理で困っている人は多いと思います。
そんな時間管理が苦手な人には、下記のような共通点があります。

タスクが把握・管理できていない
タスクの優先順位が適切でない
作業にかかる所要時間の見積もりが不正確
先延ばし癖がある

順に説明していきます。

タスクが把握・管理できていない

時間を有効活用するには、まず「自分は限られた時間のなかで何をしなければならないのか」という、タスクを把握することが必要です。
そしてタスクを適切に管理することで、自分が取りかかるべき作業が明確になり、無駄な時間をかけずに進めていくことができます。

タスクが把握・管理できていなければ、仕事を進めるなかで「あれもやらなくてはいけなかった」など急な仕事に対応しなければならなくなってしまいます。
そのため、うまく時間をコントロールできず、予定通りに仕事が進められなくなってしまうのです。

タスクの優先順位が適切でない

タスクを適切に管理するためには、タスクの優先順位づけが必要です。
通常、重要度が高いか低いか、緊急度が高いか低いかの2つの軸で考え、下記の4つに分類し、1から順番に取り組むといいとされています。

重要度高・緊急度高のタスク
重要度高・緊急度低のタスク
重要度低・緊急度高のタスク
重要度低・緊急度低のタスク

時間管理が苦手な人は、この分類がうまくできていない、もしくはできていても取り組む順番が適切でない場合があります。
突発で発生したタスクは本当にいま取り組むべきタスクなのか、落ち着いて優先順位をつけることが大切です。

時間管理のマトリックス（緊急度と重要度のマトリクス）によるタスクの優先順位の付け方

作業にかかる所要時間の見積もりが不正確

タスクの優先順位が決めてスケジュールに落とし込んでいく際には、「その作業を完了させるにはどれくらいの時間がかかりそうか？」という作業時間を見積もる必要があります。

時間管理が苦手な人は、この見積もりが甘い傾向があります。
例えば、金曜日に締切の資料を作成する際、「3日もあれば間に合うだろう」と見積もり、水曜日から取りかかったら、実際は調査などに時間がかかり3日以上の作業が必要で締切に間に合わなくなってしまった、などです。

そんな状況を回避するために、普段から自分はどのようなタスクにどれくらいの作業時間が必要かを把握する癖をつけておきましょう。

先延ばし癖がある

せっかく計画を立てても、先延ばし癖があれば計画通りにタスクを進めることができません。
傾向として、作業全体を把握できていない人に多い特徴です。
自分一人だけで完結できる仕事はそう多くはありません。
たいていは複数人でそれぞれ作業を受け持ち、「Aのタスクが完了してからBのタスクにとりかからなければならない」など、作業の流れや他作業への影響などを考えて動く必要があります。
これらを考慮できていないときに、「自分ができるときにやれば大丈夫」と仕事をあと回しにしてしまい、作業を先延ばししてしまうのです。

先延ばし癖をなおすには、自分が担当する仕事はどのような役割があるのかを理解し、作業時間を多く見積もる、締切ギリギリではなく早めに着手するなどの工夫が必要です。

時間管理を適切に行うメリットは？

タイムマネジメントを意識し、すべてのタスクを洗い出して可視化し、優先順位をつけてスケジュール管理を行うことで、生産性が向上。管理ツールを活用すれば進捗状況や所要時間を一目で把握でき、余裕ある配分で効率的に業務を遂行可能。結果、アウトプットの質が上がり目標達成に近づき、信頼やスキルアップにもつながる。仕事とプライベートの両立も可能

ここでは、時間管理を適切に行えばどのようなメリットがあるのかを説明していきます。
時間をうまく管理することで、次のようなメリットが生まれます。

仕事の効率がアップする
アウトプットの質が向上し成果につながる
周囲から信頼される
個人的なスキルアップを図れる
仕事とプライベートが充実し、両立できる

順にご説明しましょう。

仕事の効率がアップする

限られた時間のなかでより多くの仕事をこなす必要がある場合、いかに時間を適切に管理するかが鍵となります。
時間管理が適切に行われると、自分が今、何をすべきかが明白になります。
無駄な作業に時間を費やすことなく、効率的に仕事を進めることができるでしょう。

時間と気持ちに余裕が生まれれば、定常業務だけでなく、「今の業務をより効率的にできないか？」といった、業務全体の課題解決や新しいソリューションの提案にも取りかかることができます。

アウトプットの質が向上し成果につながる

時間管理を適切に行うことで、アウトプットの質が高まり、結果的に成果物のクオリティーの向上につながります。

資料を作成するときにも、時間がないなかであわてて体裁だけを守って作った資料と、時間管理ができて充分に内容を検討した資料では、その質は異なります。
よりよい成果物を作りだし生産性を高めていくためには、時間管理を適切に行うことが必要です。

周囲から信頼される

時間管理ができない人は時間の余裕がないので、ちょっとしたミスで遅刻してしまったり、仕事の納期を守れなかったりします。
すると、周囲の人々からは「あの人は時間にルーズな人だ」「人との約束を破れない人だ」と敬遠されてしまい、信頼されなくなってしまうのです。
時間管理がうまい人は、人との約束を守ることができるので、信頼され、仕事を任されるようになります。
その仕事もしっかり提出期限を守ったり打ち合わせに遅刻したりすることもないので、評価が高くなる傾向にあるのです。

個人的なスキルアップを図れる

時間管理が上手であれば、同じ仕事量でもスピーディーに終わらせることができ、時間に余裕が生まれます。
その時間で資格勉強や新しいスキル取得に取り組めば、個人的なスキルアップを図ることができるでしょう。
また、時間管理を適切に行えば学習効率も向上し、比較的早めに新しいスキルや資格を取れ、さらにレベルの高い仕事に取り組めるなど、よい循環が生まれます。

仕事とプライベートが充実し、両立できる

1日は24時間であることはすべての人に共通ですが、その中の「自由時間」は適切な時間管理によって増やすことができます。
時間管理をしっかり行うことで生まれた時間で趣味や家族との時間を楽しむことで、プライベートも充実したものになるでしょう。

適切な時間管理を行う9つのステップ

適切なタイムマネジメントには、まずすべてのタスクを洗い出して可視化し、優先順位と緊急性で整理することが重要。timecrowdやフォトラクション、googleカレンダー、Jootoなどの管理ツールを活用すれば、スケジュール管理や進捗状況、所要時間を一目で把握可能。中途半端な作業を断捨離し、余裕を持たせた配分や予備日設定で効率的にこなすことも可能。振り返る習慣を取り入れ、曖昧な工数からの脱却できる

なぜ時間管理がうまくいかないのかという理由や、時間管理を行うことによるメリットなどを紹介してきました。
ここからは実際にどのようにすれば上手に時間を管理することができるのか、9つのステップに分けてご説明します。
9つというと多い感覚がありますが、慣れてくると意識せずともできるようになることばかりです。
まずはこの方法を実践してみて、しっかり時間管理の習慣をつけられるように意識してみてください。

すべてのタスクを洗い出し現状把握する

まずは自分が抱えるタスクをすべて洗い出し、自分の仕事の全体量を把握しましょう。
コツは、些細なタスクも含めて漏れなく書き出すことです。
漏れがあると途中で急な対応を迫られ、うまくコントロールできなくなってしまいます。
それを避けるためにも、事前に何をすべきかをすべて洗い出しておきましょう。

思いきってタスクを断捨離する

タスクを一つひとつ見直し、「本当にこのタスクに取り組むべきか？」を考えてみましょう。
取り組む必要性が低いタスクが紛れ込んでいる可能性があります。
すべてに取り組もうとすると時間が足りなくなってしまうので、優先順位の低いタスクは思いきって断捨離することをおすすめします。

タスクを断捨離することで優先順位の高いタスクにより多くの時間を割くことができるようになるでしょう。

逆算思考をする

タスクをスケジュールに落とし込んでいく際、「逆算思考」で考える癖をつけてください。
逆算思考とは、目標達成に向けて、ゴールからスタートに向けて逆方向に必要な手順を考えていく思考法です。

タスクの締切を起点として手順をさかのぼり、タスクに取りかかるタイミングを計画することで、納期に遅れるリスクを回避できます。

タスクを見える化する

逆算思考してまとめたタスクとスケジュールを見える化しておきましょう。
そのタスクに取り組む環境、例えば会社のデスクなどでいつでも閲覧できるようにしておくのがおすすめです。
いつでも見える状態にしておくことで次に取り組むべきタスクが明確になり、スムーズに取りかかることができます。
また、遅れが発生した場合にもいち早く気付けるので、早期にスケジュールを修正することができ、致命的なミスを防げます。

スケジュールに予備日を設定する

計画を立てる際、スケジュールに少し予備日を設けるようにしましょう。
時間管理を適切に行っても、不測の事態が起こることはありえます。

部下の体調不良や承認が必要な上司の急な出張、天候不良など、あなたがコントロールできないことがタスクの遅延につながることもあります。

そのため、可能であればスケジュールに予備日を設けておき、何かアクシデントが起きたときに対応できる段取りをしておきましょう。

時間を区切って仕事をする

人は長時間にわたって集中し続けることはできません。
そのため、一定の時間に集中して取り組み、適度に休憩を挟むことが効率的に望ましいとされています。
時計やタイマーを用意し「30分」や「1時間」など、時間を区切って仕事に取り組むようにしましょう。
細かく仕事を切り分けることで、終わらせたときの達成感を味わうこともできますし、集中を持続させることもできます。

マルチタスクを避ける

マルチタスクとは、複数のタスクを並行して進めることです。
大きなプロジェクトの進行中にはどうしても複数のタスクに取りかからなければいけない場面も出てきます。
そのような場合でも、複数に一度に取りかかるのではなく、一つのタスクを終わらせてからもう一つのタスクに取り組むようにしましょう。
複数のタスクを並行して進めると、別のタスクの進捗が気になるといったことから意識が散ってしまい、集中できずに効率が下がってしまうからです。
タスクは細かく区切り、一つずつ終わらせることを心がけましょう。

振り返りの時間を取り入れる

今日や今週の終わりに、振り返りの時間を設けるようにしましょう。
自身が事前に立てていた計画に対し、実際はどのくらいの時間がかかったのかを比較・把握することで、作業の所要時間の見積もりの精度がだんだんと上がっていきます。
すると、無駄や無理のないスケジュールを立案できるようになり、より時間管理が上手になっていきます。

ツールでタスク管理を行う

タスク管理を行うために、タスク管理ツールを導入することもおすすめです。
タスク管理に時間をかけてしまっては、元も子もありません。
タスク管理に特化したツールを使えばタスクの見える化やスケジュール管理が自動的にできるので、スムーズに時間管理できるようになります。

Jootoでうまく時間とタスクを管理して、仕事の効率を上げよう

「Jooto」は、直感的に使えるレイアウトと親しみやすいシンプルなデザインが特徴の、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

タスクに担当者や期日、優先順位などを設定することもでき、カンバン方式やガントチャート方式などの表示方法で可視化できるので、個人のみならずチーム全体のスケジュール管理にも役立ちます。
また、一つのダッシュボードで複数のプロジェクトを管理することもできるので、複数のプロジェクトに参加している場合にも有効です。

また、円滑にプロジェクトを進めていくためには、すばやく連絡・報告・相談するなど、プロジェクトメンバー内のコミュニケーションの活性化が必要不可欠です。
Jootoではタスクごとにコメントを投稿でき、履歴も参照できるため、チャットのように活用することもでき、連絡を見逃してしまうリスクを回避できます。

この他にも、Jootoにはタスクと時間を適切に管理できる機能が多く搭載されています。

タスクごとの時間が計測できる「Jooto Timer」

Jootoでは、タスクごとの作業時間を正確に計測・記録できるブラウザ拡張機能「Jooto Timer」が2025年4月に提供開始されました。

「Jooto Timer」を使うことで、下記ができるようになります。

タスク単位の作業時間を記録することができる
作業の履歴を自動的に保存できる
累計作業時間を自動計算してくれる
タスクが完了したときに作業レポートをコメントで自動投稿できる
作業時間の実績を自動記録できる
作業履歴をCSVでエクスポートし、レポート作成などに活用できる

Jootoでタスクの洗い出し・スケジュール立案を行い、JootoTimerを活用して作業時間を管理することで、適切に時間管理されたスムーズなプロジェクト進行を実現できるでしょう。

ツールを使ってタスクや時間の管理を効率的に行っていきたい、という方はぜひJootoの導入をご検討ください。

時間管理が苦手な人必見！時間管理のコツとテクニックをまとめてご紹介