業務マニュアル作成を楽にするテンプレート7選！選び方・活用方法を紹介

業務マニュアル作成において、テンプレートは作成者の負担を大幅に軽減できるツールです。
「業務マニュアルの作成に、思った以上の時間がかかっている」といった悩みを感じている作成者は少なくありません。

テンプレートを活用することで、従業員は理解しやすく、修正もスムーズに行える点がメリットです。

本記事では、業務マニュアル作成におすすめのテンプレートや選び方、作成方法、注意点、運用のコツを解説します。

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業務マニュアル作成はテンプレートの活用で効率化できる

業務マニュアルテンプレートを活用することで、ゼロから構成を考える手間を省き、短時間で均一化された業務マニュアルを作成できます。

マニュアルの作成は従業員が同じ手順で業務を進められるようになり、属人化を防ぐことを目的としています。

見やすいマニュアルを作成するには構成を整える必要がありますが、最初から自作すると膨大な工数がかかります。
テンプレートを使用することで書式が完成しているため、作成者は中身の品質向上に専念できます。

テンプレートの活用は、具体的に次のような効果が得られます。

• フォーマット設計の手間を大幅に削減できる
• 文章の書き方や構成を統一しやすい
• 社内共有が円滑に進められる

業務マニュアルを効率的に整備したい企業は、まずテンプレートを基盤に作成することをおすすめします。

業務マニュアル作成におすすめのテンプレート

ここからは、業務マニュアル作成に適したテンプレートを紹介します。
おすすめのテンプレートは、次の7つです。

• 【Google】スプレッドシート「プロジェクトのタイムライン」
• 【Google】スプレッドシート「ガントチャート」
• 【Google】ドキュメント「新入社員向けの文書」
• 【Microsoft】Excel「プロジェクトのToDoリスト」
• 【Microsoft】Powerpoint「マイルストーンと履歴のタイムライン」
• 【Microsoft】Powerpoint「縦方向のストーリーボード」
• 【bizocean（ビズオーシャン）】Word・Excel・Powerpoint「業務フロー図」

自社の目的に合わせたテンプレートを選ぶことで、スムーズに業務マニュアルを作成できます。

【Google】スプレッドシート「プロジェクトのタイムライン」

業務マニュアルを社内外で管理するならGoogleスプレッドシートの「プロジェクトのタイムライン」が最適です。
プロジェクトのタイムラインは、フェーズを軸にして進捗確認ができるため各部署との連携がスムーズに行えます。

特に全体像の把握が難しい新入社員にとって、他部署とのつながりを可視化することで仕事の優先順位をつけやすくなります。

プロジェクトのタイムラインは、業務進行を見える化しながら、チーム全員での活用に効果的なマニュアルが作成可能です。

参考：Googleスプレッドシート「プロジェクトのタイムライン」

【Google】スプレッドシート「ガントチャート」

手順書と業務マニュアルを一元管理したい企業はGoogleスプレッドシートの「ガントチャート」が有効です。
ガントチャートは「いつ・誰が・どの順番」で業務を行うかが可視化できます。

Googleスプレッドシートはクラウド上で共同編集できるため、リアルタイムでマニュアルの修正や更新を行いやすい点がメリットです。

ガントチャートのテンプレートは、属人化の防止とマニュアルの精度を同時に高められます。

参考：Googleスプレッドシート「ガントチャート」

【Google】ドキュメント「新入社員向けの文書」

Googleドキュメントの「新入社員向けの文書」は、基本的な業務内容を整理しやすく、部署異動時の引継ぎマニュアルとして活用できるテンプレートです。

新入社員向けの文書は、構成や見出しのレイアウトがすでに整っています。

それぞれの部署向けに、業務フローや異動後にまずやるべきチェックリストに置き換えればよいため、短時間での作成が可能です。

新入社員向けの文書テンプレートは急な部署異動にも対応しやすく、引継ぎ業務をスムーズに行えます。

参考：Googleドキュメント「新入社員向けの文書」

【Microsoft】Excel「プロジェクトのToDoリスト」

細かいタスクを可視化して手順の抜け漏れを防止したい場合は、Excelの「プロジェクトのToDoリスト」が適しています。

ToDoリストは担当者による業務のばらつきを防ぎ、誰でも一定の品質を出す仕組みづくりに有効です。
メモの項目には作業を進めるうえでの注意点や操作ルールを簡潔に記載しておくことで、実務に沿ったマニュアル作成ができます。

プロジェクトのToDoリストは、正確さや再現性が求められる総務・経理部門に効果的です。

参考：Microsoft　Excel「プロジェクトのToDoリスト」

【Microsoft】Excel「アジャイルガントチャート」

Excelの「アジャイルガントチャート」は、タスクの進捗やスケジュールを柔軟に管理できるため、マニュアル更新の頻度が高い企業に最適なテンプレートです。

アジャイルガントチャートは業務を短いスパンに区切り、その都度手順や担当範囲を変更できます。
Excelのコメント機能を活用して改善内容を残しておくことで、次回以降の効率的な運用につながります。

Excelのアジャイルガントチャートは、マニュアル更新と同時に業務改善を進められるテンプレートです。

参考：Microsoft　Excel「アジャイルガントチャート」

【Microsoft】Powerpoint「縦方向のストーリーボード」

Powerpointの「縦方向のストーリーボード」は、図解を使用してわかりやすく手順を説明できるテンプレートです。

Powerpointは視覚的な訴求がしやすいツールで、画像や図解を自由に配置できます。
文字だけでは曖昧になりやすい作業の流れを1ステップずつ表現できるため、新人にも伝えやすい業務マニュアルが作成できます。

ストーリーボードのテンプレートは、社内システムの操作手順や製造工程などの現場作業に最適です。

参考：Microsoft　Powerpoint「縦方向のストーリーボード」

【bizocean（ビズオーシャン）】Word・Excel・Powerpoint「業務フロー図」

ビズオーシャンが提供する「業務フロー図」は、複雑な業務プロセスでも簡潔に整理できるテンプレートです。

各業務の流れを視覚的に図で示せるため、全体像を整理したい部署に適しています。
多くの従業員が関わる業務において、「誰が・どの工程を・どの順序」で行うかを共有する際に役立ちます。

業務フロー図はWord・Excel・Powerpoint形式を選べるため、社内で使い慣れたツールに合わせて活用できる点が魅力です。

参考：bizocean「業務フロー図」

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主なテンプレートの形式

ここからは、業務マニュアル作成で使われる主なテンプレートの形式を紹介します。
テンプレートは主に以下の2つに分類されます。

• 【ドキュメント型】手順を細分化できる
• 【図解型】視覚的に理解できる

テンプレートの使い分けについて、くわしく解説します。

【ドキュメント型】手順を細分化できる

ドキュメント型のテンプレートは文章を中心に、業務の詳細や手順を丁寧に記載したいときに最適です。

手順書のように作業工程を順序立てることで、業務の属人化を防ぎ、再現性を高められます。
特にルール遵守や手続きの明確化が求められる、管理部門やバックオフィス業務のマニュアル化に向いています。

体系的に整理されたマニュアルは、業務の透明性と標準化が促進され、組織全体の生産性向上に効果的です。

【図解型】視覚的に理解できる

図解型のテンプレートは、作業の手順を図やフローチャートで示すことで、直感的に把握しやすい業務マニュアルを作成できます。

図・写真・動画で説明する業務マニュアルは作業の流れに加えて、完成形が実際に確認できるため作業品質を一定に保ちやすくなります。
特に複数人が関わり、作業の質がばらつきやすい業務では、図解型の業務マニュアルが最適です。

誰が見ても同じ理解ができるマニュアルは、クレームやトラブルが減少し、業務効率化につながります。

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テンプレートの選び方

ここでは、テンプレートの選び方について解説します。
テンプレートを選ぶ際に意識したいことは、以下の3つです。

• 業務内容に応じて選ぶ
• 対象者に合わせて選ぶ
• 社内リソースの負担を考慮して選ぶ

順番に見ていきましょう。

業務内容に応じて選ぶ

業務マニュアル作成に使用するテンプレートは、作業の情報量や表現方法に合わせて選ぶことが重要です。
目的に適したテンプレートは情報が整理しやすく、修正に多くの時間を割かずに済みます。

以下を参考に、テンプレートを選びましょう。

• 手順を細分化したい業務：ドキュメント
• 進行状況や担当者が変わる業務：ガントチャート・タイムライン
• 同じ手順を繰り返す業務：チェックリスト

業務の特徴を踏まえたテンプレートを選ぶことで、マニュアルの実用性が高まります。

対象者に合わせて選ぶ

業務マニュアルのテンプレートは、読み手の理解度や立場に合わせて選びましょう。
読み手に伝わりにくい表現は、活用されない業務マニュアルになりかねません。

対象者に合わせたテンプレートの選び方は、以下のとおりです。

• 新入社員向け：図やチェックリスト中心のテンプレ
• 中堅・管理職：根拠を明記できる文書形式
• 複数部門での共有：汎用的なレイアウトのテンプレ

作成者は誰が読むかを最初に決めることで、一貫した方向性で設計できます。

社内リソースの負担を考慮して選ぶ

業務マニュアル作成を効率化するためのテンプレートは、修正や運用にかかる社内リソースを考慮することが不可欠です。
見やすい業務マニュアルを作成しても、現場が運用できなければ形骸化してしまいます。

社内リソースを圧迫しないテンプレート選びは、次のとおりです。

• ITリテラシーが高くない職場：操作がシンプルなテンプレ
• 複数人で管理：共同編集できるテンプレ

社内体制に合わせて、使いやすい業務マニュアルは運用コストを抑えられます。

テンプレートを利用する際の注意点

ここでは、テンプレートを利用する際の注意点について解説します。
作成者は、次の2つを意識する必要があります。

• 業務ごとの雛形作成に時間がかかる
• 書式を優先しすぎると内容の具体性が薄れる

くわしく説明していきます。

雛形作成に時間をかけすぎると非効率になる

テンプレートを自社の業務に合わせるための雛形作成に時間をかけてしまうと、本来の目的である効率化が損なわれてしまいます。

作成者は最初から完璧を目指すよりも、現場のフィードバックを取り入れながらブラッシュアップしていくことが大切です。
まずは、テンプレートの項目に沿って、手順・担当・注意点といった必要な情報だけをまとめ、運用していきましょう。

現場に合わせてテンプレートを修正していくことで、結果的に完成度の高い業務マニュアルに仕上がります。

書式を優先しすぎると内容の具体性が薄れる

テンプレートは書式やフォーマットよりも、中身の具体性を重視して作成することが重要です。

もとのテンプレートの書式にこだわりすぎてしまうと、肝心の手順や判断基準が曖昧になりかねません。
一方で、多少レイアウトが崩れてしまっても、現場のリアルなナレッジや注意点を盛り込むほうが実用性が高くなります。

テンプレートはベースとして活用し、現場で迷わず業務を進められるマニュアル作成を目指しましょう。

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テンプレートを活用した業務マニュアルの作り方

テンプレートを活用した業務マニュアルの作り方について解説します。
作成方法は、以下のとおりです。

1. 既存のナレッジをベースに整理する
2. 使用するテンプレを決め、5W1Hで要点をまとめる
3. 従業員からフィードバックを受けて完成度を高める

作り方を理解して、わかりやすい業務マニュアルにしましょう。

テンプレートを活用した業務マニュアルの作り方①
既存のナレッジをベースに整理する

マニュアルを効率よく作成するためには、まず社内にある業務メモや議事録から手順を洗い出しましょう。

ゼロから情報を整理するよりも、実際に運用されている知見を活かすことで精度が高まります。
作成者は現場にヒアリングを行い、認識のズレをなくしておくことが大切です。

ここで不要な手順や重複業務を見つけておくと、効率的なマニュアル作成ができます。

テンプレートを活用した業務マニュアルの作り方②
使用するテンプレを決め、5W1Hで要点をまとめる

整理した業務内容をもとに、最適なテンプレート選定と要点のまとめを行いましょう。

情報は、When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の5W1Hを意識してまとめることが大切です。

業務内容に適したテンプレートと5W1Hをかけ合わせることで、実務的な業務マニュアルが完成します。

テンプレートを活用した業務マニュアルの作り方③
従業員からフィードバックを受けて完成度を高める

一通り業務マニュアルをまとめられたら、従業員に共有し、実際に使えるかテストしましょう。

作成者は改善要望をもとに、テンプレート項目の改善や手順の抜け漏れを修正していきます。
フィードバックは一度きりではなく、運用後も定期的に実施することが重要です。

マニュアルの更新を習慣化することで、高い完成度を維持しやすくなります。

テンプレートを見やすい業務マニュアルに仕上げる工夫

ここでは、テンプレートを活用した際の工夫について解説します。
誰が見てもわかりやすい業務マニュアルにするコツは以下のとおりです。

• 必要に応じてフローチャートやチェックリストを用いる
• 箇条書き・図・太字・赤字を使う
• 専門用語の使い方を明確にする

作成者は従業員が迷わず理解できるように、ポイントを意識して取り入れましょう。

必要に応じてフローチャートやチェックリストを用いる

見やすい業務マニュアルにするためには、文章だけでなくフローチャートやチェックリストを適切に使用することが大切です。
視覚的な情報は業務の流れがひと目で理解でき、判断ミスを防げます。

特に業務経験の浅い新人や引継ぎ直後の従業員にとっては、活用しやすくなります。

作成者はフローチャートやチェックリストを、情報の整理と理解の補助に役立てていきましょう。

箇条書き・図・太字・赤字を使う

業務マニュアルは重要なポイントや注意点を強調し、視認性を高めましょう。
わかりやすい業務マニュアルは読み手の負担を減らせるため、理解度の向上に効果的です。

ただし、テンプレートはもともとデザイン性が高く、太字や赤字を使いすぎてしまうと、かえってわかりにくくなります。

作成者はテンプレートの配色とのバランスに注意し、メリハリを意識することが重要です。

専門用語の使い方を明確にする

業務マニュアル作成では、専門用語や略語の扱い方をあらかじめ決めておきましょう。
ルールを統一しておくことで、マニュアル全体の読みやすさと整合性が保たれます。

作成者は、以下のポイントを整理しておくことが大切です。

• 注釈として記載するか
• 用語集でまとめるか
• どのレベルや範囲を専門用語としてとらえるか

作成者は、読み手が同じ意味で理解できる表現で作成できているかを複数人でチェックするとよいでしょう。

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業務マニュアルを効率的に標準化する方法

ここからは、業務マニュアルの標準化について説明します。
標準化に欠かせないポイントは、以下のとおりです。

• 現場からの定期的なヒアリングをもとに修正する
• 内容の見直しを年間スケジュールに盛り込む

作成者は、現場と連携を取りつつ仕組みを整えていきましょう。

現場からの定期的なヒアリングをもとに修正する

業務マニュアルを標準化するためにはヒアリングを実施し、実際の運用状況に合わせて修正することが欠かせません。
作成時に最適だった手順は、新しいツールの導入や体制の変更により、マニュアルが実態と合わなくなっていることがあります。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのテンプレートは、リアルタイムで共有が可能なため、コメント機能で改善点を報告する方法も効果的です。

定期的な見直しの仕組み化は、マニュアルの品質を維持しやすくなり、効率的な標準化につながります。

内容の見直しを年間スケジュールに盛り込む

業務マニュアルの見直しを年間スケジュールに組み込むことで、更新漏れを防ぎ、継続的な標準化が可能です。

忙しい現場では目の前の作業に追われてしまい、本来であれば効率化につながる業務マニュアルの改善が後回しになることも少なくありません。

あらかじめ見直しのタイミングを決めておくと、常に活用される業務マニュアルを維持できます。

スケジュール設定は日付だけでなく、複数人で管理する体制を整えておくことで、一人あたりの負担軽減につながります。

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業務マニュアルのテンプレートは、フォーマット設計や構成が統一されているため、作成効率を高められます。
社内の体制に合ったテンプレートを活用することで、業務マニュアルの共有・運用が円滑に進み、業務効率化にもつながります。

ただし、多くのテンプレートは汎用性が高く、自社に合わせた調整が不可欠です。その結果、フォーマット設計に時間がかかってしまう作成者は少なくありません。

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よくある質問

業務マニュアルテンプレートに関するよくある質問をまとめました。