広報の「取材対応」を仕組み化。犬飼奈津子氏監修「取材対応管理テンプレート」の活用術

Jootoではこの度、各分野の第一線で活躍するプロフェッショナルのノウハウを、そのまま自社の業務フローに落とし込める「有識者監修テンプレート」の提供を開始しました。

専門家の思考プロセスや効率的な業務の進め方がJootoのボード上に再現されているため、各企業が個別に運用設計を行わなくても、一定の再現性を持った形で業務プロセスを導入・運用できるのが特徴です。

今回はシリーズ第一弾として公開された、広報業務の要となる「取材対応管理テンプレート」をご紹介します。

広報の取材対応を属人化から「仕組み化」へ

メディア露出は自社の認知度を高める大きなチャンスですが、その裏側には煩雑な調整業務が存在します。メディアからの急な問い合わせ対応、社内各所へのヒアリング、そして現場への正確な情報共有——。これらの業務が担当者個人のスキルや経験に依存していると、対応の遅れによる機会損失や、情報伝達ミスによるトラブルを招くリスクがあります。

取材対応を「個人の力量」に頼るのではなく、誰が対応しても一定の質を保てる「仕組み」へと転換することは、広報チームの生産性を高めるだけでなく、メディアや自社現場との信頼関係を築く上でも極めて重要です。

本記事では、年間500件ものテレビ取材対応を経験してきたPRデザイナー・犬飼奈津子氏の知見をJootoで具現化した「取材対応管理テンプレート」の活用術をご紹介します。

「取材対応管理テンプレート」はこちら

犬飼奈津子氏の知見を「型」にした新テンプレート

専門家の思考プロセスをフロー化

今回のテンプレートを監修したのは、ジェイアール名古屋タカシマヤの広報として年間500件ものテレビ取材に対応してきた、PRデザイナーの犬飼奈津子氏です。

監修者：犬飼奈津子（いぬかいなつこ）氏

株式会社Wo-one 代表取締役。名古屋駅の百貨店「ジェイアール名古屋タカシマヤ」で15年広報を担当。『日本一露出する百貨店』を目標に、テレビ取材を年間500件近くへと導く。バレンタイン催事「アムール・デュ・ショコラ」では、多数のメディア露出を通じて30億円の売上に貢献、店舗リピート率や顧客ロイヤリティ向上に寄与。取材対応実績は1万件以上。現在は、企業広報内製化・広報担当者育成を伴走支援する他、KADOKAWA 広報・PR講座講師、中日新聞社ビズトレWEB社内報講座講師、社内報アワード審査員、亀山ブランドアドバイザー、PR TIMES社プレスリリースエバンジェリスト等を務める。著書「Passion Relations」（KADOKAWA）

本テンプレートは、単なるToDoリストではなく、犬飼氏が長年の経験で培った「現場がスムーズに動くために、いつ・どの情報を整理すべきか」という思考プロセスをJootoのボード上に再現したものです。

取材対応管理テンプレートの目的

本テンプレートは、これまで広報担当者が都度手作業で作成していた取材依頼書の作成業務を省力化するとともに、担当者ごとに異なっていた記載内容やフォーマットのばらつきを抑制し、社内共有プロセスの標準化を支援することを目的としています。

また、犬飼氏が提唱する「現場が即座に判断・行動できる情報」をあらかじめ入力項目として設計しているため、現場へ共有すべき情報の整理に迷うことなく、実務に即した形で取材対応フローを運用することが可能です。

取材対応管理テンプレートの設計思想

本テンプレートは、広報業務において属人化しやすい取材対応フローを、誰でも再現可能な形で運用できるよう設計されています。

「1取材＝1タスク」で一覧性を向上
取材対応は1つのタスクとして管理し、タスク名には「メディア名」「番組名」「取材日」といった進行管理上の重要情報のみに限定。不必要な情報の混在を防ぎます。
共有すべき情報の整理を標準化
タスク説明欄には、犬飼氏が提唱する「現場が即座に判断・行動できる情報」をあらかじめ入力項目として設計しています。
「取材依頼書」の自動生成
タスクを「取材依頼書生成」リストへ移動させるだけで、タスク説明欄の入力内容をもとに「社内向けの取材依頼書」を自動生成する仕組みを実装。書類作成の手間やフォーマットのばらつきを抑えます。
管理コストの低減
業務フロー上で使用するリストは「取材依頼」「取材依頼書生成」「取材完了」の3段階に限定。細かな進捗管理よりもタスク移動の頻度を抑える設計で、日常の運用負担を軽減します。
対応優先度の可視化
ラベルにはメディア種別を設定し、「テレビ生中継」など優先度の高い案件は色分けすることで、ひと目で判断できるよう支援します。

【実践】「取材対応管理テンプレート」の使い方 3ステップ

本テンプレートでは、情報を入力しタスクを移動させるだけで、社内共有用の「取材依頼書」を自動作成できる仕組みを構築しています。

STEP 1：タスクの複製

メディアから問い合わせが入った際、まずは「雛形や共有事項」のリスト内にあるタスク「メディア_番組名‗取材日」を複製します。一からタスクの項目を作成する必要はなく、プロの視点で厳選されたヒアリング項目がセットされた状態で取材の受付を開始できます。

STEP 2：取材情報の入力

複製したタスクに詳細を記入します。ここで重要なのは、犬飼氏が提唱する「現場が即座に判断・行動できる情報」の集約です。

基本情報：メディア名／番組名／企画・コーナー名／放送・掲載日時／取材日時
取材内容：目的・テーマ／撮影内容／商品準備数／インタビュー有無（対象、コメント内容）
取材当日担当者：担当者／連絡先

STEP 3：「取材依頼書生成」リストへの移動

入力完了後、タスクを右隣の「取材依頼書生成」リストへドラッグ＆ドロップします。これにより、あらかじめ設定されたGoogleドキュメントのフォーマットに先ほど入力した情報が反映され、タスク内に「社内向け取材依頼書」のURLが自動で生成されます。

作成された取材依頼書を現場担当者に共有することで、転記ミスや連絡漏れを防ぎながら、スピーディーな情報伝達が可能になります。

設定について
自動生成機能にはGoogle Apps Script（GAS）を使用しますが、テンプレート内の解説動画に沿って設定を行うことで、専門知識がなくても導入可能です。

広報チームにもたらされる変化

このテンプレートを導入することで、ヒアリングすべき項目が定型化されるため、広報チームはメディアからの急な問い合わせに対しても迷うことなく、迅速なレスポンスが可能になります。また、順番に入力項目を埋めるだけで取材準備が整うため、経験の浅いメンバーでもベテラン担当者と同等の精度で対応でき、チーム全体で対応クオリティの標準化が図れます。

さらに、これまで担当者の手元に留まりがちだった対応履歴がすべてJooto上に蓄積され、ナレッジの資産化につながります。過去の事例を容易に振り返ることができるため、今後の広報戦略や現場とのスムーズな連携に活かせるようになります。