オフラインユーザー交流会 Jooto MeetUP 第2回開催レポート

明日からの仕事を一歩前に進めるためのオフラインイベント

Jootoをご利用のユーザーさま同士が交流し、明日からの仕事を一歩前に進めるためのオフラインイベント『第2回 Jooto MeetUP』を2024年11月6日（水）に東京・渋谷のSpacemarket-Loungeにて開催いたしました。

お二人のゲストスピーカーをお迎えし現場でのリアルな悩みとその解決法を共有する『Jootoを活用したサクセス事例紹介』やユーザー同士のコミュニケーションが活発だった懇親会など、大盛況のイベントの様子をお届けいたします。

新しいチームのあり方を模索する中で出会ったJooto
「座組み」「仕組み」「仕掛け」の3つのポイントが業務改善の鍵

多くの方にご参加いただいた本イベントは、Jooto事業部長の山田真輔による開会挨拶からスタート

登壇中の株式会社PR TIMES 執行役員兼 Jooto事業部長山田の画像 — ＜株式会社PR TIMES 執行役員兼 Jooto事業部長山田真輔＞

山田自身もユーザーとしてJootoを活用していた経験を持ち、その実体験を皆様に共有いたしました。コロナ禍で個人の働き方がバラバラだった中、新規事業の立ち上げと既存事業の運営を行うという難易度の高い場面に直面した際、Jooto を活用することでなんとか乗り切れたという当時の経験は、参加の皆様にも共感をいただけた様子でした。

ツール導入・展開による業務改善は『座組み（ザグミ）』『仕組み（シクミ）』『仕掛け（シカケ）』の3つのポイントを押さえるのが鍵となることをお伝えし、このあとのJootoを活用したサクセス事例紹介のゲストスピーカーにバトンを渡しました。

〜Jootoを活用したサクセス事例 ①〜　愛知製鋼株式会社河野剛建氏
『状況の見える化とコミュニケーションの促進』

自動車産業はもとより、産業機械・IT・エレクトロニクス・医療・農業に至るまで、暮らしの中で利用される多くの製品に向けた様々な素材を世界に供給している愛知製鋼株式会社。同社にて磁気センサー製品の電気設計を担当しながら、製品開発のリーダーという立場もこなしプレイングマネージャーとして活躍する河野剛建さんに、Jootoを導入したきっかけや活用事例をご紹介いただきました。

登壇中の愛知製鋼株式会社河野氏の画像 — ＜愛知製鋼株式会社開発本部未来創生開発部ソサイエティー部品開発室試作・評価チーム長河野剛建氏＞

「Jooto導入のきっかけは、プレイヤーからプレイングマネージャーへと立場が変化したことでした。これまでマネージャー経験がなく、タスク漏れや進捗管理などに不安があり、そこをクリアにするためJootoで解決しよう、と考えました。」

河野さんが当時プレイヤーとして感じていた課題は、不要な会議の実施や軽い相談のしにくさ、記録の場所が不明瞭といった点。また、マネージャーとしては進捗状況が不明瞭、連絡/報告の内容があちこちに分散していて把握しづらいという点を解決したいと感じていたのだそう。

Jootoは、こうした課題を解決し、必要な情報を一元管理するためのプラットフォームとして位置付けられるようになりました。新しいツールを社内に浸透させるためには、導入推進者が主体的に動くことが重要だと河野さまは話します。

「プレイヤー、マネージャーのどちらもその価値を体感できなければツールは定着しないと感じていましたので、活用するために3つの取組みを行いました。

1. 使う人を迷わせないための基本ルールの制定。細かな点もルールを明文化。
2. テンプレートプロジェクトの作成。使い方をチーム内で統一。
3. 報告する側の心理的ハードルを上げない。プレイヤーの目線で運用方法を決定。

他にもJootoを使っていることに感謝し、声掛けをするということも実施しました。」

こうした細やかな取り組みの結果、導入3ヶ月後のアンケートではメンバーの80%がJootoに満足していると回答。また、Jooto導入後の主要メンバーの使用率はなんと100％に達しています。
また、マネージャーが漏らしてしまった点をメンバーがカバーしてくれるという嬉しい動きも。
活用するために行った3つの取り組みは、まさに『基本ルールの制定』=『座組み』、『テンプレートの作成』=『仕組み』、『心理的ハードルを上げない取り組み』=『仕掛け』に当てはまります。
今後は定期業務のテンプレート化や個々のメンバーが自立するための運用方法の確立も進めていく予定とのこと。
河野さまのお話は、状況の見える化とコミュニケーションの促進を実現した好事例と言えます。課題感は共感できるポイントも多かったようで、参加者の皆さまがうなずく場面も度々みられました。

〜Jootoを活用したサクセス事例②〜株式会社豊橋設計佐伯竜一氏
『やるべきことに集中するための体制づくり』

続いてご登壇いただいたのは、製造業を支援する総合エンジニアリング企業の株式会社豊橋設計で執行役員を務め、管理部統括部長である佐伯竜一さんにJooto導入のプロセスと活用方法をご紹介いただきました。

自動車、半導体、生産設備、ロボット、プラントなど多岐にわたる業界に設計からAI開発まで手掛け、人工知能特許を取得した日本式AI開発を行っている同社が目指すのは、”5年後に管理部のメンバーを総入れ替えしても、業務に影響なく対応できる体制づくり”です。

しかし、業務が属人化してしまっている、メンバー退職時の引き継ぎが円滑に行われないなど、様々な課題が山積し、目標までの道のりを阻んでいました。そんな中で出会ったのがJootoだったと言います。目標実現のための取り組みやJootoをさらに使いやすくするために行ったカスタマイズについてお話いただきました。

登壇中の株式会社豊橋設計佐伯氏の画像 — ＜株式会社豊橋設計執行役員管理部統括部長佐伯竜一氏＞

「当時私たちが目標実現のためにツールに求めていたことは、操作が簡単、属人化していた業務の可視化、無駄な作業の自動化による作業時間の削減、複数名でサポートできる環境づくりなど。Jootoは理想に近かったものの、いくつかカスタマイズが必要な状況でした。」

具体的に行ったJootoのカスタマイズは3つ。1つ目は定期タスクを毎月自動でタスク作成されるように設定。2つ目は未完了タスクへのリマインド数の増加と責任者への通知、3つ目は未完了タスクの自動アーカイブでした。この取組を行う中で、佐伯さんはある重要なポイントに気付いたのだそう。

「特に重要と感じたのは、業務をより細分化してリストアップすること。これにより、今まで見えていなかった業務が可視化され、日々変化する業務についてリアルタイムで対応することも可能になりました。
また、自動化・外注化できそうな業務も発見できるメリットも。少数のチームで業務を進めていくために、本当にこれはやるべきことだろうか？というのを見直し、効率化を図ることができました。」

”5年後に管理部のメンバーが総入れ替えしても業務に影響なく対応できる体制づくり”の進捗率は導入前の50%から90％へ大幅にUP。目からうろこのカスタマイズの数々に、参加者が熱心にメモをとるシーンも多く見受けられました。

一歩目を決める。進捗が見える。
そこからまわる好循環を目指した『Jootoロードマップ』

小休憩を挟んだ後に、Jooto事業部の平野より直近のリリース情報や今後実装予定の機能をご紹介しました。

登壇中の株式会社PR TIMES Jooto事業部 CRチーム平野の画像 — ＜Jooto事業部平野貴詞＞

Jootoが目指すのは、一歩目を決めることで進捗が見え、進捗が見えることで仕事が進み、仕事が進むことで成果が見えるという好循環と新しい行動が起きる世界観です。
まだまだ目指す姿に対しての提供機能は一部に留まるものの、「進捗が見える」ダッシュボード機能、「仕事が進む」API連携支援、「成果が見える」分析レポートサービスなどをリリースいたしました。
また、このほかにAIとの連携によるタスク生成機能も実装しています。

10月に公開されたばかりの『Jootoアシスト』シリーズは、ブラウザ拡張機能を活用し、タスク作成時の手間を軽減する便利な機能です。

・Jootoアシストタスク：APIを利用して、Jootoを開かずにタスクを追加できます。これにより、入力や記録の手間を省き、タスクの記録漏れを防ぎやすくなります。（本機能は有料プラン限定でご利用いただけます。）
・Jootoアシストビュー：タスクの並べ替えや重要なタスクを目立たせるハイライト機能を備えています。視認性を向上させ、確認漏れの防止に役立ちます。

このほか、今後リリース予定の新機能もこの日参加した皆様だけにお知らせ。今後のJootoにご期待ください！