新人も直感的に把握できるカンバン方式で
タスク管理のストレスは大幅削減！議事録も不要に

トーセイ·アセット·アドバイザーズ株式会社は、不動産ファンドのアセットマネジメント業務を行う企業だ。投資家ニーズに合う不動産の売買や賃貸稼働率の向上などを担い、受託不動産の価値最大化に貢献している。

同社では、業務推進部とリスク・コンプライアンス室ほか複数部署でJootoを導入している。業務推進部 マネージャー 佐藤 さおり（さとう・さおり）さんと、リスク・コンプライアンス室 エグゼクティブマネージャー 遠松 渉様（とおまつ・わたる）さんにJooto導入の背景や具体的な利用状況、導入前後で変化したことなどについてお話を伺った。

「まずは、使ってみよう」
タスク管理のDX推進のためJootoを導入

―　御社の事業内容と、お二人が所属する部署についてお聞かせください。

佐藤：当社は、不動産価値を最大化するためのアセットマネジメント業務を行なっている企業です。私が所属する業務推進部 DX推進チームは、8人のメンバーが所属し、その名の通りDX推進による社内業務効率化をミッションにしています。適切なITツール選定、導入、運用にのせるまでを担当しています。現在は、「まずは、使ってみよう」というチャレンジ精神で積極的なツール導入を進めているところです。

遠松：私は、社長直下でリスク管理とコンプライアンスを担うリスク・コンプライアンス室の所属です。正式メンバーは2名。業務上関連ある部署のメンバー2人と、4名でJootoを使っています。

社外メンバーもゲスト権限で活用
導入の決め手はカンバン方式の使いやすさ

―　各部署におけるJootoの利用状況についてお聞かせください。

佐藤：チーム内のプロジェクト管理に活用しています。複数のITツール導入プロジェクトが走る中、運用にのせるまでのタスクをJootoのプロジェクトボード上で管理しています。サービスによってはSIerさんやサービスの営業担当者さんなど、社外の方にゲスト権限でJootoに入ってもらうこともあります。記録に残るので、社外の方への依頼事項を後々でも確認できるのが良いですね。チャットツールは併用していますが、プロジェクトに紐づくやりとりはJooto内に集約されつつあります。

遠松：チームとしては、週1回の定例MTGでの業務報告の際に活用しています。ミーティングまでにJootoを更新しておき、画面を見ながら報告する形ですね。プロジェクトボードは、やるべきことが一覧化されていて、かつ最新の状態であるようにしています。今は部員が2人だけなので、日々の更新は私が行うことが多いですが、タスクに動きがあれば、すぐに更新するようにしています。電車の中からでもスマホでサッと更新できるので使い勝手がいいですね。

―　Jooto導入のきっかけや決め手についてお聞かせください。

佐藤：DX推進チームとして、タスク管理の効率化を検討する中、上司から紹介されたのがきっかけです。導入の決め手となったのは、カンバン方式であることでした。直感的に使えるカンバン方式は、操作にストレスがなく導入しやすかったです。また、営業担当や導入支援担当の方に丁寧に説明、サポートいただいたことも安心要素でした。

※「カンバン方式」について詳しく知りたい方はこちら

Jootoでタスクを一覧化
全体把握が容易になり会議の質も向上した

―　Jootoを導入したことで状況は変化しましたか？

佐藤：以前はグループウェア内のチャット機能で同様の管理をしていました。プロジェクトごとにグループを作成し、やりとりしていたのですが、チャットが流れてしまうため検索性が悪く、過去の履歴を遡って探すのが手間でした。Jootoに移行してからは、必要な情報を探す時間は大きく減りました。DX推進チームも毎週のミーティングでJootoを使用しています。画面共有しながら効率的に、質の高い議論ができるようになったと思います。

チームメンバーも違和感なく導入でき、主体的に使ってくれるメンバーも増えました。タスク管理について皆が悩んでいた部分をJootoがクリアにしてくれた。皆にとって、やりやすいツールが見つかったなと思います。

遠松：導入前は、エクセルを使っていました。管理内容は今とほぼ同じ内容ですが、更新が手間で、画面は見にくいものでした。業務の全体像が見えにくく、新人社員への業務説明にも工数がかかっていました。Jootoでは、タスクを一覧化できるので新人社員でも業務の全体や流れを直感的に把握しやすく、プロジェクトボード上で詳細確認まで完結できています。また、以前は会議内容を紙の議事録に記録していましたが、今は議論にあがったアイディアや決定事項などをその場でJootoに入力しています。

Jootoにほぼ全ての情報を集約できており、タスク管理のストレスは激減しました。

クリップボードからの
画像の貼り付け機能を便利に活用

―　便利だなと思う機能やお役に立てている支援があれば教えてください。

佐藤：導入支援プログラムには大変助けられています。Jootoは導入も使用も簡単ではあるものの、ほかのツール導入も同時に進んでいるので時間がないのが問題でした。導入初期の設定や運用ルールの作成などを支援してくれたからこそ、最短最速で運用できているのだと思います。

遠松：私も導入支援でサポートいただきました。エクセルからJootoに移管するにあたっては、実際にJootoの導入支援担当の方にお会いしたうえで細かい部分まで提案いただき、スムーズに進みました。

佐藤：機能については、クリップボード（テキストや画像をコピーした際に一時的に保存される場所）から「Ctrl＋V」（ペースト）で画像貼り付けできるようになったのは大変ありがたいです。特に外国人メンバーとの情報共有に、画像は欠かせないので。切望していた機能だったので、顧客の声もちゃんと反映してくれるのは嬉しいです。貼り付け機能は、私と同じ業務推進や情報システムなど、画像をよく使うであろう部門の方にとって大変便利だと思います。

※「導入支援プログラム」はエンタープライズプランをご契約の場合、プランに含まれております有料サービスとなります。詳しくは営業担当へお問い合わせくださいませ。「導入支援プログラム」についてはこちらのページでもご紹介しております。

過去履歴を参照することで
効率化を図れる仕事にJootoはおすすめ

―　Jootoは、どんな方におすすめできるでしょうか？

佐藤：不動産業界はアナログな作業が残っており、ITツールを使うのが比較的苦手だと思います。でも、定期的に発生するルーティン業務や事務処理も多いので、Jootoで履歴を参照することで一気に効率化を図れると思います。不動産業界だけでなく、過去業務からヒントを得られる仕事をしている方には合っていると思います。

遠松：リスク・コンプライアンス室には、必ず期限を守らなければ法律違反になってしまうような、リスクある届出作業も多いです。もちろん同じ不動産業界におすすめですが、そうした期限厳守の業務が多い方にもおすすめです。