導入支援プログラムによる伴走で
Jooto活用のイメージが固まりスムーズに利用を開始できた

大阪府和泉市にある「株式会社グローヴアーツ」は、南大阪を中心にエクステリアや植栽、外構などの設計・デザイン、工事を行う専門会社だ。「エクステリア」とは、門扉や駐車場、敷地の囲い、庭など住宅の外回り全体のこと。「喜びを絆へ」の経営理念のもと、依頼者が求める以上の価値を生み出して喜びに繋げるべく、日々業務に励んでいる。

同社では、一案件に対して「営業部」「設計部」「施工管理部」「施工部」「事務」の5つの部署が携わる。さらに受注から完工までの業務フローも複雑なことから、効率的にタスク管理できるJootoの導入を決めたのだという。

Jootoの利用状況や導入の効果について同社営業部主任の小川翼（おがわ・つばさ）さんに詳しくお話を伺った。

お客さまの“喜び”に貢献すべく奮闘する
エクステリアやお庭工事の専門会社

―　御社の事業内容について教えてください。

弊社は、平成16年に創業したエクステリア、外構工事、植栽工事を行う外構・お庭工事の専門会社です。南大阪エリアを中心に住む人のライフスタイルに合わせて、実用性と美しさを兼ね備えたプランの提案から工事までを行っています。また、上質な外構やお庭を通じ、どのような提案をしたらお客さまの喜びに貢献できるかを日々追求しています。

―　Jootoを利用している部署についてお聞かせください。

社内全体で利用しています。弊社には、「営業部」「設計部」「施工管理部」「施工部」「事務」の5つの部署があります。営業部は、お客さまの窓口として施工から完工までの間、お客さまのご要望やお困り事を伺います。そして、お庭の完成イメージの設計デザインをするのが設計部で、実際に工事を行うのが施工部です。施工管理部は上質な外構・お庭の完成に向けて工程や原価、品質を管理し、事務は経理や庶務などの事務作業を担っています。

―　小川様はどのような業務を担っていますか？

私は営業部に所属しています。営業部は私を含めて3名。初回の打合せから完工までにおいて、窓口としてお客さまに寄り添い、安心して工事を任せてもらえるようにさまざまなご要望に対応しています。さらに設計部や施工管理部と連携し、完工までの全体の進捗を管理しています。私自身は営業部主任として、部署のメンバーの稼働管理と業務進捗管理も任されています。

複数のメンバーで効率的に複雑な業務を
管理できるようにJootoを導入

―　Jooto導入前は、どのようにしてタスク管理を行っていましたか？

GoogleスプレッドシートとChatworkで管理していました。特に課題を感じていたのは、スプレッドシートにおけるタスク管理です。まず、仕事を受注したらスプレッドシートに案件と各部署のタスクを入力。タスクが完了したらチェックを入れて期日までに完了したかを確認していました。しかし、タスクの数が多くて一画面に収められない、タスクを追加する度に該当フォルダを探す必要がある、記入漏れなどの課題もありました。

また、全体の業務を把握するためのシートと、案件ごとに進捗を記入するためのシートの2つのシートで管理していたため、二重に入力しなければならずシートの入力作業に時間を取られていました。

―　Jootoを採用した決め手は何ですか?

弊社の業務は、一案件に対して部署ごとに複数のメンバーが携わります。そのうえ、先述のとおりスプレッドシートでは各タスクの役割や進捗が把握・管理しにくい状況でした。そこで、全ての部署の担当者で情報を共有しながらタスクを管理し、上長も効率的に進捗全体を把握できるツールの導入を検討し始めました。

どのツールを利用するか悩んでいたところ、Jootoを見つけました。Jootoは使い方に応じたカスタマイズの自由度が高く、視覚的にも非常に分かりやすいと感じました。さらに、これまでタスク管理に使用していたスプレッドシートの内容をほぼ再現できそうであった点も決め手となり、導入に至りました。

タスクを記入する時間が大幅に短縮、
会議も効率的に進められるようになった

―　どのようにJootoを利用していますか？

主にお客さまの案件管理に活用しています。基本的に全部署が各案件に携わっているため、複雑な業務フローの中でタスク漏れが無いように、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を共有しています。また、各案件の管理監督者が適切な指示ができるよう、全体の進捗を把握する目的でも利用しています。

弊社では、作業のフェーズごとに左側から右側へ流れるようにリストを作成。案件を受注したらカードを作成し、タスクが完了するごとに右側へカードを移動して進捗管理をしています。

―　Jooto導入後、どのような変化が起きましたか？

タスクの入力漏れが解消されました。また、タスクの入力作業にかける時間も導入前の半分で済むようになったと感じています。導入前は顧客ごとの細かな進捗チェック用と、全体把握用の2つのスプレッドシートに入力する必要がありました。Jootoでタスクを管理するようになってからは、各案件のタスクカードに必要事項を入力するだけで全体の進捗状況が見えるようになりました。もちろん、二重入力の手間もなくなりました。同じ手順で進行する案件については、タスクを定型化し複製して使える点も便利だと思います。

また、以前はスプレッドシートを見ながら会議を行っていたのですが、進捗確認をしている中で未記入の箇所があればその場で入力するなど必要以上に時間がかかっていました。今はJootoで進捗状況を把握できるため、会議では不明な点のみを確認するだけになりました。今までは会議に1時間はかかっていましたが、Jooto導入後は10〜15分程度の時間短縮に繋がり、会議の質も上がったと感じています。

―　従業員の皆さまは、どのような反応でしたか？

操作性と見やすさの両面でシンプルであるためなのか、特に大きな反発や使いづらいといった声はありません。使用頻度により各個人で浸透度は異なるものの、これまで導入してきた他のシステムと比較しても、Jootoの使用に慣れるのが早いメンバーが多かった印象です。

「お庭工事の専門会社」として業界のパイオニアとなるべく事業を展開していきたい

―　Jootoで便利だと思う機能は何ですか?

いくつかあるのですが、まずフィルターのパターンが豊富な点です。また、チェックリストにもURLを貼り付けられるので、各項目で使用する既存のファイルへすぐにアクセスできるのは便利だと思います。さらに、一目で全体の案件が見渡せること、ラベル機能で各案件の特記事項をすぐに認識できることもありがたいです。

―　導入支援プログラムを利用されましたが、いかがでしたか？

Jootoの担当者さんが非常に親切で、こちらの質問に対しても細やかに分かりやすく対応してくれました。マニュアルも分かりやすく、導入時の説明で聞き逃したり、失念してしまった部分もマニュアルを見返すことで改めて理解できました。

正直なところ、Jootoに今まで使っていたスプレッドシートの内容を反映できるのかとの不安もありました。しかし、導入支援プログラムの担当者さんが最初の型を作ってくれたおかげで「これなら業務の効率化に繋がる」とイメージを固めることができました。

導入時は、オンラインでJootoの説明会を開いてもらいました。社員全員が参加できるよう、事前に「1時間」と時間を決めていたのですが、時間内でJootoについてきちんと伝わるのかとの懸念がありました。いざ実施してみると、特に問題なく時間通りに終わり、社員も十分にJootoの使い方を理解している様子でした。

※「導入支援プログラム」は有料のオプションサービスとなります。エンタープライズプランをご契約の場合はプランに含まれております。詳しくは営業担当へお問い合わせくださいませ。「導入支援プログラム」についてはこちらのページでもご紹介しております。

―　今後の目標をお聞かせください。

我々は、より多くの働く人が輝き、働きやすい環境を整えて、企業として事業規模の拡大を目指しています。外構・お庭工事の専門会社として業界のパイオニアとなるべく、引き続き新しいやり方を積極的に取り入れて、業務における時間効率を上げていこうと考えています。無駄な業務や時間をかけすぎている部分を把握し、業務の効率化を図るためにもJootoを上手く活用していけたらと思います。

そして、業務の効率化により生まれた時間を、お客さまのさらなる「喜び」に貢献するために活かしたいです。確実にタスクを実行する、問題が発生した際に何が原因でいつ発生したかの究明及び業務改善を行うなど、お客さまに迷惑をかけないためにも、やれることは積極的に取り組んでいきたいです。