API連携による自動化と柔軟な権限設定、
ナレッジツールとしての活用により工数削減を実現

静岡県浜松市に拠点を置く遠州鉄道株式会社は、1943年の創業以来、公共交通事業者として地域の交通を支えてきた。現在では、鉄道・バスを中心とする運輸事業に加え、不動産、百貨店、旅行、自動車販売など多角的な事業を展開している。

同社では、業務効率化と情報共有の円滑化を目的に「Jooto」を導入。同社経営企画部営業推進課でデジタルマーケティングデイレクターを担う石橋正義（いしばし・まさよし）さんは、導入から数年が経過した現在、着実に導入効果が表れていると感じている。今回は石橋さんに、改めてJooto導入の経緯を伺うと同時に、業務にもたらした変化について話を聞いた。

案件の進捗を「見える化」して
業務の属人化の解消を実現

―　Jooto導入の背景について、改めてお聞かせください。

当社は遠州鉄道を中心とした15〜16社のグループ企業で事業を展開しています。遠州鉄道単体でも「運輸」「介護」「保険」「住宅・不動産」など30以上の事業があり、各々に販促や制作物が必要です。営業推進課では社内のデザイナーや進行管理スタッフと連携し、パンフレットやチラシ、Web広告バナーなどあらゆるものを制作しています。

Jooto導入前は、社内における業務連絡はグループウェアを利用していました。しかし、外部の方はアクセスできません。メールや電話などでのやり取りが発生し、コミュニケーションコストが高くなっていました。部署内で、案件の進捗状況を共有できるツールもありませんでした。「この業務は誰が作業しているのか？」「今、どのような状況なのか？」と情報が錯綜し、混乱が生じていました。毎朝、案件の進捗ミーティングを行っていましたが、30分から1時間をかけており、時間コストの高さが気になっていました。

Excelで案件を一元管理しようと試みたものの、全てを逐一入力するのは難しかったことからJootoの導入に至りました。

―　導入直後、どのような効果を感じていましたか？

業務効率が大幅に向上しました。進捗状況を「見える化」したことにより、毎朝1時間かけていた進捗確認が不要となり、月20時間のコスト削減を実現。クライアントや協力会社にJootoへ参加してもらい、コミュニケーションがスムーズになったことで迅速に案件を進められるようになりました。

API連携や検索性の向上により、
業務効率が大幅に向上

―　Jootoを導入して数年が経過しましたが、現在、石橋様はどのような形でJootoに携わっていますか？

Jootoを導入した頃は、主に住宅・不動産事業を担当していました。業務のDX化が進む中で他の事業にも関わるようになりました。現在は、グループ全体のデジタルマーケティングにおけるパフォーマンス改善に携わっています。Jootoについては、不動産事業本部での取り組みが軌道に乗ったことから、他部署での運用を始めました。チラシ作成など比較的細かい案件の全体管理はJooto、Web制作やシステム開発など規模の大きな案件については別のプロジェクトマネジメントツールと使い分けています。

―　API連携による自動化が実現したと伺いました。詳しくお聞かせください。

各案件には6桁の制作管理番号を設定し、Jootoと並行して使用していたグループウェア上のデータベースに登録して管理していました。Jootoをグループ全体で本格運用しようという話が出た際、制作管理番号をどのように登録・運用するかが議論になりました。JootoがkintoneとAPI連携できると分かったため、kintoneに案件情報を登録すると、自動的にユニークID付きのタスクがJootoに生成される仕組みを構築しました。案件情報の二重入力が不要になり、制作進行における作業品質とスピードが飛躍的に向上しました。

―　Jootoを導入後から現在までにおいて「便利だ」と感じた点はありますか？

メンバーごとにプロジェクトの権限を管理できる点です。権限管理を細かく設定し、担当者が自身の業務に集中できる体制を実現しました。具体例を挙げると、弊社では社内のデザイナーをゲストとして招待しています。制作会社とのやり取りといったデザイン領域以外のタスクに閲覧制限を設けるためです。担当外のタスクを見えなくすることで、デザイナーが本来の業務に集中できる状況にしています。

過去の案件に関する情報を迅速に確認できる検索性も高まりました。現在、私は制作業務には直接携わっていません。Jootoによる案件管理の仕組みを整え、すべての業務を部下に引き継ぎました。Jootoでは過去の案件を効率的に検索できるため、スムーズに引き継ぎを終えられたと感じています。今後も、ナレッジツールとして活用していきたいです。

―　案件管理以外に、どのような場面でJootoを活用していますか？

社内研修です。プロジェクトボードに「基礎全般」「クリエイティブ・デザイン」など領域ごとにリストを作成。タスクにセミナー動画をアップしてメンバーに共有できるようにしました。新たに入社したメンバーには専用のプロジェクトを作成し、必要な動画をアップしたタスクを複製して、「期限までに観てください」と伝えています。

Jootoのメリットを丁寧に説明、
慎重に全社的な導入を進めた

―　現在、Jootoを全社的に導入する取り組みをされているとのことですが、社内ではどのような反応ですか？

初めて導入する時は部署内で案件管理における課題を共有できていた上、利用するメンバーも不動産事業部に限られていたため、比較的スムーズに導入できました。しかし、全社で導入するとなると、管理方法が変わることに戸惑いを覚えるメンバーが少なからず見られました。

不安を払拭すべく、該当部署のメンバーには「業務効率が上がり、働き方が変わる」といったJooto導入のメリットを粘り強く説明しました。説明会を実施し、導入後のフォローアップも行いました。強引に進めることもできたと思います。しかし、経験則で、それでは上手くいかないと分かっていたので、一人一人の理解と同意を得た上で導入を進めることを心がけました。

「トライアンドエラー」を繰り返して
設計を固めた

―　Jooto導入時、困ったことはありましたか？

Jootoの導入時、自由度の高さゆえに「プロジェクトボードの設計をどうするのが最適か」と悩みました。リストを担当者別にするのか、フェーズ別にするのか、重要度で分けるのかなど、選択肢が多かったためです。最終的に「まずは走ってみよう」と決めて、改善しながら設計を固めていくことにしました。「決め打ち」にせず、メンバーの意見を取り入れて柔軟に対応しています。

―　プロジェクトボードを設計する時に心がけていることは何ですか？

「分かりやすさ」と「直感的であること」です。私自身、プレゼン資料を作る際は「伝わりやすいか」「美しく見えるか」を心がけています。その心がけが、Jootoの設計にも表れているのかもしれません。ただし、現在のプロジェクトボードは、最初から今の状態に設計できたわけではありません。「トライアンドエラー」を繰り返しながら、現在の形にしてきました。Jootoは、柔軟かつ迅速に「PDCA」を回せるツールです。Jootoの運用方法に悩んでいるのであれば、まずは「走って」みて、使いながら体裁を整えていくことを勧めます。