属人化しやすい情報システム部門の管理業務に。
「Jootoの上手な使い方」を参考に仕事の標準化を目指す

株式会社ダイキアクシスは、愛媛県松山市と東京都中央区の2拠点に本社を置き、水に関連したさまざまな事業を展開する「環境創造開発型企業」だ。「環境を守る。未来を変える。」を使命とし、日本国内のみならず、アジア・東アフリカを中心とした海外へも進出している。

同社では、情報システム部門における3つのプロジェクトでJootoを活用中だ。プロジェクトボード作成時には「Jootoの上手な使い方」のページを手本とし、完成イメージを持ったという。

今回、記事に登場いただくのは、同社経営企画部 東谷 秀平（ひがしだに　しゅうへい）さん。システム導入や運用、採用活動における具体的な活用方法や導入効果について詳しくお話を聞いた。

「環境を守る。未来を変える。」を使命とし、
水関連事業を海外にも展開

―　御社の事業内容について教えてください。

当社グループは、環境機器関連事業・住宅機器関連事業・再生可能エネルギー関連事業など、水に関連した事業を中心とした人と自然にやさしい未来創造のソリューションを提供しています。会社設立10周年の2016年には、コーポレートスローガン“PROTECT×CHANGE”を定めました。そのコンセプトである「環境を守る。未来を変える。」を使命に、「環境創造開発型企業」として国内にとどまらず海外にも進出しています。

―　東谷さんのお仕事についてお聞かせください。

私は経営企画部に所属しています。経営企画部には、経営計画策定、IR、M&A業務、予実管理等を担う経営企画課と、業務システムの運用、ITインフラの管理等を担う情報企画課（情報システム部門）があるのですが、私は経営企画部の直下として2つの課の仕事を横断的に行っています。

カンバン方式とガントチャートを併せて
使えることが決め手

―　Jooto導入の背景についてお聞かせください。

組織変更により経営企画部配下の課が2つに分かれた際、所属長がメンバーの業務管理のためにJootoを導入しました。物理的にもフロアが離れていて、働く様子を直接見ることができないため、各課の業務を見える化したいというニーズが発生しました。また、業務を進める中で、ボトルネックになりうる部分を把握したいということでタスク管理ツールを探していました。最終的な決め手は、ユーザーフレンドリーな操作性やカンバン方式とガントチャートの両方を使える点でした。

システム運用、システム導入、採用活動の
3プロジェクトに活用

―　具体的にどのような業務でJootoを運用していますか？

現在は、業務システムの運用、ITインフラの管理等を担う情報企画課の業務で活用中です。2022年末頃から使い始め、私が運用を担当している人事系システムを利用する人事部メンバーを含む15名ほどで使っています。

1つ目は、人事系システムの運用業務です。人事部からの要望や必要な作業をタスクカードに入れて進捗を管理しています。人事部が「未着手」リストに追加したタスクを確認し、作業が終われば「完了」リストへと移動していきます。月に一度の定例MTGでもJooto画面を共有し、作業の棚卸しを行っています。

2つ目は、業務システムの導入プロジェクトです。現在は勤怠管理システムのリニューアルに向けた工程管理にJootoを使っています。タスクカードはWBSを意識して作成し、何をいつ誰がやるべきかを業務の工程ごとにまとめています。ここでは、カンバン方式とガントチャートを簡単に切り替えられるのが良いですね。工程管理にはガントチャートが必要だと考えていますが、従来はスプレッドシートを活用していたため作成や修正に手間がかかっていました。Jootoではタスクカードの日付がガントチャートに自動反映されるので便利に感じています。

※「WBS」についてはこちらの記事でご紹介しております。ぜひご覧ください。

3つ目は、採用活動における候補者管理です。部門として採用に関わり始めたのが今年の1月からなので、試行錯誤中ではありますが、人事部メンバーと一緒にJootoを使っています。タスクカードに候補者情報を記載し、採用フェーズが進むごとに、左から右のリストへと移動していく形ですね。応募書類などは、フォルダのURLを記載し集約しています。

今はまだこの3プロジェクトが主ですが、今後は経営企画課の業務管理や情報企画課のERPなどの他の業務システムの運用管理でJootoを利用していきたいと考えています。

「Jootoの上手な使い方」を参考に
プロジェクトボードを作成

―　Jootoを使うにあたり、便利だなと思う点はありましたか？

Jootoのプロジェクトボードは、業務全体の進捗が視覚的にわかるのが良いですね。画面ひとつで業務進捗状況の報告、協議、意思決定、合意が完結するので定例ミーティングでも話がスムーズです。

また、以前はスプレッドシートでWBSとガントチャートを作成していたのですが、操作性に不便な点もありました。Jootoではドラッグ＆ドロップで、ガントチャートの行を自由に動かせたり、タスクバーを左右に動かし期間を変更できたりと、修正作業が非常に楽です。画面についても、「以前より見やすいデザインだ」という他の社員の声がありました。

さらに、「Jootoの上手な使い方」のページの内容はすごく参考になりました。ページの内容をお手本にプロジェクトボードを作成できたので、開始直後から運用の成功イメージがわきました。

Jootoにタスク管理の全てを集約。
仕事の標準化を目指す

―　Jooto導入の効果について教えてください。

特に、人事系システム運用業務のタスク管理をすべてJootoに集約できたのは良かったです。

これまでは、さまざま手段でバラバラに要望が上がってきたのですが、Jootoに集約したことで計画を進めやすくなりました。要望をあげる人事部側でも、パッと見るだけでタスクの進捗状況がわかるため「Jootoに記載すれば、作業を進めてもらえる」という信頼を得られたと思います。小さな成功体験の積み重ねで、社内のJooto利用は徐々に広がってきています。

また、現在、Jootoを活用しながら採用活動を行っておりますが、今後入社された方にも、Jootoを見れば業務内容の全体像が掴めるようになっていますので、Jootoひとつで、業務の説明や引継ぎを行えると考えています。

―　Jootoを活用して、今度どんなことをしたいですか？

当社に限らず、情報システム部門の仕事は期間が長く、かつ粒度の異なるタスクが大量にあることが多いために業務管理が属人化しやすいのではないでしょうか。

しかし、安定的にシステム運用をしていくためには仕事の標準化が大事だと考えています。

過去案件も含めて情報集約できるほか、Jootoにはタスクごとの標準化を助けてくれるチェックリスト機能もあります。それらを活用して属人化を脱し、仕事の標準化を目指していきたいと思います。