業務進捗管理

こんな課題をお持ちのチーム・プロジェクトの管理者の方へ

自身の業務、他メンバーが持っている業務がどのようなものがあり、それぞれの進捗状況が分からない。その結果...

Jootoを活用すれば、チームやプロジェクトの業務進捗やタスクの残量を見える化し、効果的な進捗管理が可能になります。

日々の業務の進捗管理には、進捗状況をリスト名にする方式が有効。チームやプロジェクト全体の業務進捗やタスクの残量がひと目でわかります。

例えば、以下のような範囲でJootoのプロジェクトを作るのがおすすめ

やること/進行中/完了のように進捗状況ごとにリストを作成
厳密な進捗度合いを把握したい場合は、「担当者割当済」「担当者着手済」「上長確認中」のようにリスト名を設定することでより細かい進捗管理が可能
リスト名は、誰が見ても、どのような状況であるか分かるようにわかりやすい名称をつける。
リスト名称は他のメンバーでも理解できる名称に設定しましょう。リストの名称や定義が明確でないと、どのリストにタスクを配置してよいのか混乱の原因に
進捗状況のリストとは別に、共有事項リストを用意し、そのリストには、運用ルールや業務上のノウハウなどを記載したメモをタスクとして配置すると他のメンバーに情報共有が可能

大小問わず、チームが抱えているすべての業務を「タスク」にする。
どれくらいの仕事の塊を一つのタスクにするかは利用方法やビジネスプロセス次第。ただし、あまりに大きい業務や長期間に渡る業務を1つのタスクにすると、進捗が追いづらく、様々なコメントが入り乱れて管理しづらくなるため、分割を検討するのがおすすめ

チームメンバー、プロジェクトメンバーは自身が担当している業務をタスク化するようにしましょう。これが徹底されていないと、チームやプロジェクトの業務進捗が正しく把握できません。

タスクには「担当者」と「期間」、必要に応じて「ラベル」も設定しましょう。期限や担当者が不明確なタスクは、放置されてしまいがちです。
担当が2名以上いる場合、タスクの「担当者」には担当をする2名どちらも設定しましょう。同時に、責任者・主担当が明確になるように、責任者・主担当をタスクの説明欄に記入し、その方がタスクの進行に責任を持つようにしましょう。役割はチェックリストをつかって見える化しましょう。

一連の業務の流れの途中で担当者が変わる場合、そこで引き継ぎ漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。必要な情報がちゃんと引き継げるように、コメントや添付ファイルで情報を残しておき、引き継ぐ際には引き継いでもらう人にタグ付けをして連絡するようにしましょう。

Jootoをチームメンバーの前で投影しながらMTGを実施するのがおすすめです。その場で業務の状況を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。

タスクの確認MTG
・毎週月曜朝にJootoを投影しながら、各人が自分が担当者になっているタスクを5-10分で説明。
・それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じて、業務の割り振りや方針を見直す。
振り返りMTG
・毎週金曜日（週の最後の営業日）にJootoを見ながら各メンバーが、各リスト内の、完了したタスク、積み残しタスク、翌週以降に実施するタスクを5-10分で説明。
・管理者はそれに応じて翌週以降の業務の割り振りを検討。
業務のサイクルに合った頻度でMTGを実施する。サイクルが短い業務の場合、高頻度でのチェックが必要。

定例MTGに限らず、日々の会議の中でもJootoの画面を全員で見ながら、会議を実施するのがおすすめです。議事録を書くように、会議内で決まったことをすぐにタスク化して、会議中に担当者の設定などを行うことで、認識齟齬なく業務を進めることが可能です。