業務領域別の業務管理

こんな課題をお持ちの管理職の方におすすめの使い方

Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています

自チームの業務領域が多岐に渡る場合、業務の領域別にリストを分けることで、各領域の状況がひと目で把握しやすくなります。

例えば、部の中に課があるような組織の場合...

業務の領域ごとにリストを設定。例えば

リストに設定する業務領域の大きさはタスクの量に合わせて要調整。1リストの中に10タスク程で収まる大きさで1つのリストを設定するのがおすすめ。

大小問わず、チームが抱えているすべての業務を「タスク」にする。
あまりに大きい業務や長期間に渡る業務を1つのタスクにすると、進捗が追いづらく、様々なコメントが入り乱れて管理しづらくなるため、タスクを分割して、タスクの登録を行いましょう。

タスクに決まった手順や従ってほしい手続きがある場合は、チェックリストを作成し、タスクを細分化して登録することで、担当者が具体的に何をすべきかがより明確になります。
定型業務はチェックリストを保存することで、再度チェックリストを作成する手間なく、同じチェックリストを利用できるようになります。

タスクには「担当者」「期間」、進行度合いを表す「ラベル」を設定しましょう。担当者や期間が不明確なタスクは、放置されてしまいがちです。
担当が2名いる場合はそのタスクの責任者・主担当をタスクの説明欄に記入し、その方がタスクの進行に責任を持ちましょう。同時に、タスクで設定をする「担当者」には担当をする2名どちらも設定し、具体的な役割はチェックリストをつかって見える化しましょう。

一連の業務の流れの途中で担当者が変わる場合、そこで引き継ぎ漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。必要な情報がちゃんと引き継げるように、コメントや添付ファイルで情報を残しておき、引き継ぐ際には引き継いでもらう人にタグ付けをして連絡するようにしましょう。

Jootoをチームメンバーの前で投影しながらMTGを実施するのがおすすめです。その場で業務の状況を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。

タスクの確認MTG
・毎週月曜朝にJootoを投影しながら、各業務領域（リスト）の責任者が自分のリストにあるタスクを5-10分で説明。
・それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じて、業務の割り振りや方針を見直す。
振り返りMTG
・毎週金曜日（週の最後の営業日）にJootoを見ながら完了したタスク、積み残しタスク、翌週の方針を5-10分で説明。
・管理者はそれに応じて翌週以降の業務の割り振りを検討。
業務のサイクルに合った頻度でMTGを実施する。サイクルが短い業務の場合、高頻度での確認が必要。

日々の会議の中でもJootoの画面を全員で見ながら、会議内で決まったことをタスク化して、会議内でタスクの作成や担当者の設定を行うことで、認識齟齬なく業務を進めることが可能です。