業務領域別の業務管理

こんな課題をお持ちの管理職の方におすすめの使い方

  • 自チームの業務が多岐にわたり、各業務領域の状況が把握できていない
  • 自チームで起きていることの全体像や各業務領域の概況を端的に関係者に説明できない
  • 各業務の最新の状況を把握するために、メールや文書の検索で、長時間を要している
  • 各業務領域で適切な活動が行われているのかわからない
  • 各業務領域間の業務量のバランスがとれているかわからない

Jootoの基本用語説明

Jootoの基本用語説明

Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています

Jootoのボードのイメージ

Jootoボードイメージ

自チームの業務領域が多岐に渡る場合、業務の領域別にリストを分けることで、各領域の状況がひと目で把握しやすくなります。

Jootoの使い方・構成の例

プロジェクト:管理者の管轄範囲でひとつのプロジェクトを作成

例えば、部の中に課があるような組織の場合...

  • 課ごとにプロジェクトを作って、各プロジェクトは課長が管理
  • 部長は複数の課のプロジェクトを横断して業務状況をチェック
  • 人事評価など管理者に限定した業務がある場合は、部長と課長だけのプロジェクトを作るのもおすすめ
プロジェクト

リスト:業務の領域ごとに一つのリストを作成

業務の領域ごとにリストを設定。例えば

  • マーケティング部の場合「PR」「広告」「イベント」「Webサイト」 などの領域で分類
  • 企画部の場合は「製品A」「製品B」「製品C」など製品単位でのリストの設定も考えられます。

リストに設定する業務領域の大きさはタスクの量に合わせて要調整。1リストの中に10タスク程で収まる大きさで1つのリストを設定するのがおすすめ。

リスト

タスク:各業務を一つのタスクにする

  • 大小問わず、チームが抱えているすべての業務を「タスク」にする。
  • あまりに大きい業務や長期間に渡る業務を1つのタスクにすると、進捗が追いづらく、様々なコメントが入り乱れて管理しづらくなるため、タスクを分割して、タスクの登録を行いましょう。
タスク

ラベル:進捗状況をラベルで管理

  • 「やること」「進行中」「完了」などのラベルで進捗状況を分かるようにしましょう。
  • 「完了」ラベルがついたタスクは一定期間ごとにアーカイブをすることで整理整頓しましょう。
ラベル

チェックリスト

  • タスクに決まった手順や従ってほしい手続きがある場合は、チェックリストを作成し、タスクを細分化して登録することで、担当者が具体的に何をすべきかがより明確になります。
  • 定型業務はチェックリストを保存することで、再度チェックリストを作成する手間なく、同じチェックリストを利用できるようになります。
チェックリスト

運用のポイント

Jooto上にすべての業務を見える化するよう徹底

  • チームメンバーは自身が担当している業務を全てタスク化するようにしましょう。

担当者・期限・ラベルを必ず設定

担当者・期限・ラベル設定 data-src=

この使い方で役立つ機能

フィルター

  • ラベルを設定していれば、フィルター機能で、ラベルごとに閲覧したいタスクだけに表示を絞り込むことも可能です。
  • フィルター機能
  • 担当者でフィルターを掛けることで、各担当ごとの業務を見える化できます。業務量の把握に役立ちます。
  • 「マイタスク」をクリックすることで自身の担当する業務を見える化できます。

フォロー

管理者の場合は自身では担当しないが、注視しておきたいタスクがあるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。

フォロー機能

関連するテンプレート

業務領域別の業務管理:業務領域別の業務管理のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。

業務領域別の業務管理

※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。

Jootoを活用した組織管理の事例

“案件数が倍々に増えてきた現在でも、Jootoはプロジェクトの一覧性があるので、常にマルチタスクで動いているメンバーはとても助かっています。マネジメントをしている私の立場としても、全体を見渡せる設計はありがたいです。” Sansan株式会社 小池亮介さん

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新しいプロジェクト管理を始めましょう。

まずはチームで体験してみましょう。Jootoなら、誰でもカンタンに使えます。