賃貸物件の退去管理
退去管理業務をもれなく効率的に進めたい賃貸物件管理会社さまにおすすめ
Jootoを活用すれば、賃貸物件の退去管理に伴う以下のような課題を解決可能です
- 複数物件の退去管理業務が並行で行われており、特に入退去が重なる新年度などに、対応に漏れが発生している
- 退去物件の状況確認や、社内関係者への状況報告のために大量のやりとりが発生している。
- 退去日が決まった物件の状況が社内で共有されておらず、新規入居希望者の内見の機会を逃してしまっている。
- 各物件の、退去立会い時の写真や関連書類などファイルが整理できておらず、必要な情報を見つけるのに時間がかかっている。
Jootoの基本用語説明
Jootoは上図の通り、プロジェクト・リスト・タスク・ラベルなどの要素で構成されています
Jootoのボードのイメージ
賃貸物件の退去管理業務には、業務の工程/進捗状況に沿ってリストを作る方式が有効。各物件の状況や、退去管理業務の進捗把握に最適です。
Jootoを実際に設定しましょう
プロジェクト：管理者/責任者が管轄する物件を全てまとめてプロジェクトを作成
- 例えば、A地域の物件とB地域の物件で管理者/責任者が異なる場合には「A地域退去物件」「B地域退去物件」というJootoプロジェクトをそれぞれ作成し、それぞれの管理者/責任者がプロジェクトを管理します。
リスト：退去管理業務のステップにあわせてリストを作成
- 例えば、「退去通知受領」「退去立会日決定」「解約精算」「原状回復」「内見開始」といった名称をリストに設定することで、各物件が今どの段階にあるのかを一覧することが可能です。
- 自社の退去管理業務の流れに沿った工程名をリストに設定しましょう。
- 一番左には、共有事項や運用ルールなどをまとめた「共有事項」のリストを作成しましょう。
タスク：1つの物件・部屋を1つのタスクにする
- タスクの名前に、物件名と部屋番号を入力し、説明欄には、契約者名、入居者名、退去日なども記載すると、必要な情報が探しやすくなります。
ラベル：物件の分類はラベルで管理
- 地区単位などでさらに細かく物件の管理を行いたい場合はラベルで管理をしましょう。ラベルを使用することでフィルターが可能になります。
チェックリスト：各業務におけるToDoをチェックリスト化
- 退去立会い時のチェック項目や、解約精算時の送付資料のリストなどをチェックリストとすることで、漏れを防ぐことが出来ます。
運用方法
- 退去通知が届いたら、「退去通知受領」のリストにタスクを作成しましょう。その際にタスクのタイトルには物件名と部屋番号などを記載しましょう。間違いがないよう、説明欄に入居者名なども記載しましょう。
- 退去立ち会い日が決まったら「退去立会日決定」のリストにタスクを移動させて、実際に現地で立ち会う担当者も割り当てましょう。
- 退去の立会いが終了したら、「解約精算」にタスクを移動させ、精算処理を進めましょう。
- その後「原状回復」のリストにタスクを移動させ、クリーニングや工事が完了し、内見ができるようになったら、「内見開始」に移動させましょう。
- 「内見開始」リストに蓄積しているタスク（物件）は一定期間経過したら、アーカイブをして整理しましょう。
運用のポイント
各工程の期限を細かく設定する
- リストを移動させるたびに、その工程の期限をタスクの期限として登録しましょう。期限を登録することで、通知を受け取ることが可能です。
コメントや添付ファイルで修繕必要箇所など、物件の状況を共有
- 物件担当者は退去物件立ち会い時に、物件の状態を写真撮影してそのままJootoのタスクに添付をすることで、事務所にいるメンバーともすぐに状況の共有ができるようになります。
- また、各物件名がついたタスクに写真を添付をすることで必要なときにすぐに写真が取り出せるようになります。
この使い方で役立つ機能
フィルター
- 各物件に担当者を設定していれば、フィルター機能を使って、担当者ごとにかかえる物件の状況を確認できます。同様に、物件の分類をラベルを使って設定すれば、物件の分類での絞り込みが可能です。
- 担当者でフィルターを掛けることで、各担当ごとの業務を見える化できます。業務量の把握に役立ちます。
- 「マイタスク」をクリックすることで自身の担当する業務を見える化できます。
フォロー
管理者の場合は自分では担当しないが、注視しておきたい案件があるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。
関連するテンプレート
賃貸物件の退去管理のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。
※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。
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