チームメンバーの業務管理

こんな課題をお持ちの管理職の方へ

チームメンバーが何をしているのかよくわからない。その結果...

Jootoを活用すれば、チームの業務を見える化し、効果的なマネジメントが可能になります。

チームメンバーの業務管理には、メンバー単位（人単位）でリストを作る方式が有効。メンバーの稼働状況をひと目で把握するのに最適な方式です。

リストをメンバー名にすることで、各メンバーが担当しているクライアントやタスクを全員がボードで確認できます。

例えば、部の中に課があるような組織の場合...

大小問わず、とにかく各メンバーが抱えているすべての仕事を「タスク」にする。
どれくらいの仕事の塊を一つのタスクにするかは利用方法やビジネスプロセス次第。ただし、あまりに大きい業務や長期間に渡る業務を1つのタスクにすると、進捗がおいづらく、様々なコメントが入り乱れて管理しづらくなるため、分割を検討するのがおすすめ

リストを人単位で作ると進捗状況が一見わかりづらくなるので、「やること」「進行中」「完了」などのラベルで進捗状況が補完するようにする。（これにより進行状況でフィルタリングすることも可能に）
「完了」ラベルがついたタスクは一定期間ごとにアーカイブをすることで整理整頓するのがおすすめ。完了したタスクの置き場として「完了リスト」というリストをつくってもOK。

各メンバーは自分が持っている業務をすべて自分のリストの中に入れるよう徹底しましょう。これが徹底されていないと、管理者にとってのブラックボックスが生まれ、「チームメンバーが何をしているのかよくわからない。」という課題は解決されません。

タスクは担当者のリストに入れるだけでなく、「担当者」と「期限」と「ラベル」も付与しましょう。期限や担当者が不明確なタスクは、放置されてしまいがちです。
担当が2名いる場合はそのタスクの責任者・主担当のリストにタスクを配置しましょう。同時に、タスクの中で設定をする「担当者」には担当をする2名どちらも設定し、役割はチェックリストをつかって見える化しましょう。

Jootoをチームメンバーの前で投影しながら定例MTGを実施するのがおすすめです。その場で業務の状況を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。

業務のサイクルに合った頻度でMTGを実施する。サイクルが短い業務の場合、高頻度でのチェックが必要。

リストを人単位で作ると各メンバーの業務量がわかりやすくなる一方で、進捗状況がぱっとみで見えづらくなります。「やること」「進行中」「完了」などのラベルをつけておけば、フィルター機能で、進行中のタスクや未着手のタスクだけに絞り込むことも可能です。
中にはメインの担当者ではないけど、他のメンバーの様々なタスクをサポートしているという人もいます。担当者でフィルターを掛けることで、それが見える化されます。