チームメンバーの業務管理

こんな課題をお持ちの管理職の方へ

チームメンバーが何をしているのかよくわからない。その結果...

  • 適切な業務配分ができているかわからない
  • 仕事を振っていいのかどうかわからない
  • 期限通りに期待していたアウトプットが本当にでてくるのか不安
  • 仕事の緊急度や重要度の認識にずれが生まれていそうで不安

Jootoを活用すれば、チームの業務を見える化し、効果的なマネジメントが可能になります。

Jootoのボードのイメージ

チームメンバーの業務管理には、メンバー単位(人単位)でリストを作る方式が有効。メンバーの稼働状況をひと目で把握するのに最適な方式です。

リストをメンバー名にすることで、各メンバーが担当しているクライアントやタスクを全員がボードで確認できます。

Jootoの使い方・構成の例

プロジェクト:管理者の管轄範囲でひとつのプロジェクトを作成

例えば、部の中に課があるような組織の場合...

  • 課ごとにプロジェクトを作って、各プロジェクトは課長が管理
  • 部長は複数のプロジェクトを横断して業務状況をチェック
  • 人事評価など管理者に限定した業務がある場合は、部長と課長だけのプロジェクトを作るのもおすすめ

リスト:担当者単位で一つのリストを作成

  • 各リストが担当者のTodoリストになるイメージ
  • 担当が2名いる場合はそのタスクの責任者・主担当のリストにタスクを配置
  • 担当者のリスト以外に、担当者がついていない業務を置く「チームTodo」のリストやメモやチームに共有したいタスクを置く「共有事項」リストを作成すると便利

タスク:各業務を一つのタスクにする

  • 大小問わず、とにかく各メンバーが抱えているすべての仕事を「タスク」にする。
  • どれくらいの仕事の塊を一つのタスクにするかは利用方法やビジネスプロセス次第。ただし、あまりに大きい業務や長期間に渡る業務を1つのタスクにすると、進捗がおいづらく、様々なコメントが入り乱れて管理しづらくなるため、分割を検討するのがおすすめ

ラベル:進捗状況をラベルで管理

  • リストを人単位で作ると進捗状況が一見わかりづらくなるので、「やること」「進行中」「完了」などのラベルで進捗状況が補完するようにする。(これにより進行状況でフィルタリングすることも可能に)
  • 「完了」ラベルがついたタスクは一定期間ごとにアーカイブをすることで整理整頓するのがおすすめ。完了したタスクの置き場として「完了リスト」というリストをつくってもOK。

運用のポイント

Jooto上にすべての業務を見える化するよう徹底

各メンバーは自分が持っている業務をすべて自分のリストの中に入れるよう徹底しましょう。これが徹底されていないと、管理者にとってのブラックボックスが生まれ、「チームメンバーが何をしているのかよくわからない。」という課題は解決されません。

担当者・期限・ラベルを必ず設定

  • タスクは担当者のリストに入れるだけでなく、「担当者」と「期限」と「ラベル」も付与しましょう。期限や担当者が不明確なタスクは、放置されてしまいがちです。
  • 担当が2名いる場合はそのタスクの責任者・主担当のリストにタスクを配置しましょう。同時に、タスクの中で設定をする「担当者」には担当をする2名どちらも設定し、役割はチェックリストをつかって見える化しましょう。

定例MTGでタスクを棚卸し

Jootoをチームメンバーの前で投影しながら定例MTGを実施するのがおすすめです。その場で業務の状況を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。

Jootoを使った定例MTGの例

  • 毎週月曜朝にJootoを投影しながら、各人が自分のリストにあるタスクを5-10分で説明。
  • それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じて、業務の割り振りや方針を見直す。

振り返りMTG

  • 毎週金曜日(最後の営業日)にJootoを見ながら完了したタスク、積み残しタスク、翌週の方針を5-10分で説明。
  • 管理者はそれに応じて翌週以降の業務の割り振りを検討。

業務のサイクルに合った頻度でMTGを実施する。サイクルが短い業務の場合、高頻度でのチェックが必要。

この使い方で役立つ機能

フィルター

  • リストを人単位で作ると各メンバーの業務量がわかりやすくなる一方で、進捗状況がぱっとみで見えづらくなります。「やること」「進行中」「完了」などのラベルをつけておけば、フィルター機能で、進行中のタスクや未着手のタスクだけに絞り込むことも可能です。
  • 中にはメインの担当者ではないけど、他のメンバーの様々なタスクをサポートしているという人もいます。担当者でフィルターを掛けることで、それが見える化されます。

フォロー

管理者の場合は自分では担当しないが、注視しておきたいタスクがあるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。

関連するテンプレート

チームメンバーの業務管理:以下のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。

※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。

Jootoを活用した組織管理の事例

“個人別でボードを作ることにしました。これで、誰が、今どの程度の仕事量を抱えているのかが一目で見て分かるようになりました。株式会社古田土経営 佐藤篤 さん ”

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