ルール作りがタスク管理環境を変えた—Jootoで鍛えるチームの仕事の推進力

抱えていた課題

それぞれのタスクの状況をヒアリングしないと進捗が分からない

管理者が一つひとつ仕事をたな卸ししなければならない

解決したこと

タスクの進捗が可視化されスピーディーな企画捌きが可能に

メンバーが自主的にタスクに取り組んでくれるように

「日本中の中小企業を元気にする」という使命感(ミッション)を掲げる古田土(こだと)会計グループは、会計事務所をルーツとする経営コンサルティンググループである。数人程度の小規模な会計事務所が多い中、現在250人ほどの社員が在籍し、創業以来赤字の年度は一度もなく、毎年売り上げも右肩上がりの企業だ。

今回は、古田土経営の新規企画を担う「マーケティングチーム」を率いるチームリーダー佐藤篤(さとう・あつし)さんに、Jootoを上手に活用するヒントや、クライアントを持つからこそ感じるタスク管理の重要性などのお話を伺った。

経営相談や同業者向けeラーニングなど、
会計事務所には珍しい経営スタイル

— まずは御社の事業の特徴から教えていただけますか?

佐藤篤(以下、佐藤):当社は中小企業をお客さまとしている会計事務所を母体とした経営コンサルティンググループです。会計事務所といえば決算書を作成して税金を計算することが一般的な業務ですが、我々はその数字をどのように経営に活用するか、という点が非常に重要だと考えています。そこで、「どこに手を打てば利益がでてお金が残るか」がわかる当社オリジナルの業績レポート「古田土式月次決算書」と、会社の方向性や価値観を全社員と共有する経営計画書の作成支援の2つを軸に、毎月2時間ほどの経営相談の場を作っているという点が特徴の会計事務所です。

株式会社古田土経営 佐藤篤 さん
株式会社古田土経営 佐藤篤 さん

またこうしたノウハウを他の同業者にもオープンにし、eラーニングを通じて提供するサービスも取り扱っています。我々マーケティングチームは、中小企業向け・同業者向けそれぞれに向けたサービスを企画・運営する部署として1年半前に立ち上がりました。

— 会計事務所にマーケティングチームがあるのは珍しいですよね。お仕事の内容を詳しく教えていただけますか?

中小企業向け同業者向け共に、サービスの企画から広告物(チラシやランディングページ)の制作、メルマガやSNS配信をしつつ、同業者向けについてはe-ラーニングサービスの運用や機関誌の発行など様々なことを行っています。マーケティングチームは社長直下のチームでメンバーは10名おります。私の役割は企画のディレクションやチーム全体の統括で、他には企画のアシスタント、ライター、デザイナー、システム保守がそれぞれ1名ずつ、残り5名のパートさんがサービスの運用支援をしています。

昨年社長が事業承継し、若い世代が会社の中心となる中で、属人的だった広告活動やマーケティングを刷新し、組織立ててやっていこうということになったのです。そこで約1年半前にマーケティングチームが立ち上がり、社長から降りてきたプロモーションなどの企画を形にするという役割を果たしています。

スピード感を求められる企画捌きにタスク管理ツールの必要性を感じ、Jootoを導入

— 立ち上がったばかりのチームでは課題も多かったのでは無いでしょうか。

佐藤:はい、社長からは新たな企画が次々にやってきますから、それを整理しながら10名近くの担当者に仕事を割り振るのは簡単なことではありません。月に3〜4本のランディングページが立ち上がるほどのスピード感で仕事をこなしており、さらに私自身もお客様を10社ほど担当していますので、常に事務所に居るわけでもないという状態です。

そんな状況下でチーム全体を俯瞰して、誰が今どれくらいの業務量を抱えているのか、どの程度仕事を進めているのかを把握するにはどうすればいいのか。設立当初はチーム運営に頭を抱えていました。そこで社長から何かツールを導入すると良いのではないかという提案を受け、タスク管理ツールの導入を検討しました。

「使いこなせない」からのスタート。
オンライン相談やセミナーをヒントに自社にあった運用ルールを作成

— Jootoを選んで頂いた理由をお聞かせいただけますか?

佐藤:まずアプリがあることが魅力でした。先述したとおり、私はいつも社内に常駐しているわけではないため、出先でメンバーたちの進捗やタスクの状況が確認できるかを重要視していたんです。App Storeで検索し、いくつかトライアル版を使ってみる中で、Jootoのインターフェースの分かりやすさ、かんばん方式のスタイルを気に入り導入を決めました。

ただ、実は導入当初はタスクをうまく管理するところまで使いこなせていなかったんです。そこでJootoのセミナーに参加したり、個別に使い方をオンライン相談したりしたのですが、これが本当に役に立ちました。

紹介された事例などをヒントに自分自身で運用方法を変え、運用ルールを作ったことで、それからは非常にJootoをうまく活用できるようになりました。とにかく自分たちのスタイルに合わせてルールを作ることと、それをチーム内で徹底することが肝でした。実際にルールを作ってからは、最初はJootoを持て余してしまっていたチームメンバーも、今は有効活用してくれていると感じでいます。

— 具体的にはどのように使われていらっしゃるのでしょうか?

佐藤:まず、個人別でボードを作ることにしました。これで、誰が、今どの程度の仕事量を抱えているのかが一目で見て分かるようになりました。

実際のボード
実際のボード

それからラベルの使い方についてもルールを決めました。まず依頼者である私がタスクを作り、各人に担当を割り振りします。担当者は仕事を振られたら、「そのタスクを確認したよ」という印として「未着手」のラベルを貼ってもらいます。そこから作業に取り掛かっている間は「仕掛中」のラベルを、作業が終われば、終わったというエビデンスを残した上で「完了」のラベルを貼ってもらうようにしています。

また、「完了」にしたタスクは担当者がアーカイブしないようにルールづけています。というのも、担当者は完了したと思っている仕事でも、依頼者から見るとまだ完了していないというケースもあるので、その齟齬を防ぐためにも、残したままにしてもらっています。

仕事の「見える化」が進み、個々のメンバーが自分から仕事を見つけられるように

また毎週月曜日の10時〜は「Jootoミーティング」という定例会議を開催しています。ここではガントチャートを見ながら、まずは「完了」のラベルがついているものだけを表示し、担当者と一緒に仕事が本当に完了しているかを確認し合ってアーカイブに移す作業を行います。それから表示ラベルを「仕掛中」「未着手」に絞り、それぞれの進捗を対面でコミュニケーションをとりながら把握するようにしています。

— Jootoを導入されて変化した点はありますか?

佐藤:私がチーム全体を俯瞰してみることができるようになったことはもちろんですが、いろいろな業務が「見える化」したことで、メンバーが積極的に仕事を見つけ、取り組んでくれるようになりました。

以前、同業者向けの事務所見学会を企画したのですが、私は集客の企画で手一杯で、当日の運営の中での細かな部分——例えば来場者に配るお茶や弁当の発注はどうするのか、懇親会場の手配をどうするのかといった小さなタスクまで手が回っていなかったんです。するとJootoのボードを見たメンバーが自分から「懇親会のお茶は、何本必要ですか?」と聞いて手配までしてくれました。

こうした小さな変化が、一人ひとりの仕事のコミットメント力にも繋がっていると思いますし、みんなが仕事の全体感を把握できるようにもなっているなと実感します。

採用難の時代だからこそ、
“やらないことを決めること”が重要

— ありがとうございます。最後に、クライアントに経営のアドバイスもされている佐藤さんだからこそ感じられる「タスク管理」や「生産性向上」のポイントがあれば教えてください。

佐藤:人の採用が難しくなってきた時代の中で、どうしても目の前の業務に忙殺されてしまうというのは、私の担当するお客様からもよく伺うことです。「取るに足らない仕事だから、社内でやってしまおう」と社内リソースを使い、本来やりたかったことに着手できないケースを避けるためにも、私は“やらないことを決めること”が重要だと考えています。人件費や労務リスクと比較しても、多少費用をかけてでも、アウトソーシングやオンラインサービス、Jootoのようなツールを積極的に活用することが望ましいと思っています。

また私自身、Jootoを導入するまで、タスクの整理は全て自分の頭の中で完結してしまっていましたが、こうしてチームを持つ上で、タスクを可視化して共有することは不可欠だと今感じています。

それはもちろん一つ一つの仕事をしっかりこなしていくためでもありますが、自分たちがどこをゴールとして掲げ、そのゴールを目指してしっかりと歩めているのかどうかを確認するためにも欠かせないものなのです。

チーム一丸となって目指す場所を共有すること、そのゴールに向かって一つずつ階段を積み上げていくという作業が、タスク管理の意義だと思います。これからも会計事務所の枠に囚われないアイディアを、一つひとつチームみんなで形にしていきたいと思います

取材・編集:田代 くるみ@Qurumu 撮影:関 竜太

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