案件進捗管理

こんな課題をお持ちの管理職の方へ

問い合わせや営業案件など、処理する案件の数が増えてきて、各案件の状況がわからなくなってきた。その結果...

  • 各案件が滞りなく期限内に完了するのかわからない
  • 早期に対処すべき滞留中の案件を見落としがち
  • 案件の担当者が変わるときに引き継ぎもれが発生しがち
  • 新しい案件を誰に割り当てるべきかわからない

Jootoを活用すれば、案件が業務の流れのどこに位置するのかを見える化し、効果的な案件の管理が可能になります。

Jootoのボードのイメージ

問い合わせ管理、営業案件管理、採用管理など、案件の進捗状況管理には、業務の流れに沿ってリストを作る方式(フロー型)が有効。案件の進捗状況をひと目で把握するのに最適な方式です。

Jootoの使い方・構成の例

プロジェクト:管理者が管轄する一連の業務の流れでひとつのプロジェクトを作成

  • 営業課の「営業管理プロジェクト」
  • お客様サポート部の「顧客対応プロジェクト」
  • 人事部採用課の「中途採用プロジェクト」

リスト:案件の進捗ステップ1つにつき1リスト

  • 営業管理の場合:問い合わせ/商談/見積もり/受注 などのリスト
  • 顧客対応の場合:未対応/対応中/対応済み/保留 などのリスト
  • 採用管理の場合:書類選考/一次面談/最終面談/採用 などのリスト
  • 一連の業務の流れの中で担当者が変わるステップがあれば、そこでリストを分けると、各リストの責任者が明確になり管理が容易に

タスク:1つの案件を1つのタスクにする

  • タスクの名前に案件名、顧客名、案件番号 などを登録すると案件が見つけやすく、検索ができるので便利

ラベル:案件の分類などをラベルで管理

  • 上記のようにリストを進捗ステップでわけると、各案件の分類がわかりづらくなるので、案件の分類(営業案件であれば製品の種類や顧客の種類など)をラベルで補完するのがおすすめ

チェックリスト:案件に必要な各種手続きを管理

  • 各案件の中で、必ず必要な手続き(営業案件であれば見積書作成/見積書承認/発注書作成など)がある場合は、それをチェックリストで管理
  • チェックリストの各アイテムにも期限と担当者をつけて、完了したものは必ずチェック。これにより各手続きにおける責任や進捗状況が明確に。

運用のポイント

期間を必ず設定する

  • 「期間」を設定してないと、案件の進捗が予定通りかどうか把握するのが困難になります。
  • 案件が発生した日を「期間」の開始日として設定しておけば、案件発生から日数が経過しているにも関わらず進捗していないタスクを見つけられるよになります。
  • 「期間」の終了日の定義は、案件の種類によって異なりますが、営業案件であれば受注予定日、制作案件であれば納品日、問い合わせ対応であれば問い合わせ対応期限などを終了日として設定するのが良いでしょう。
  • 同じ期限のものが複数ある場合は、管理者がラベルを付けて優先度の高い案件を明確化しましょう。

担当者・ラベルも設定することで絞り込みが可能に

  • タスクには、「担当者」と「ラベル」を付与しましょう。
  • 案件の分類を「ラベル」で付与しておけば、フィルター機能を使って、各案件分類ごとの進捗状況が把握できます。
  • 同様に「担当者」を設定しておけば、フィルター機能を使って、各担当が抱えている案件を確認できます。
  • 担当が2名いる場合は担当をする2名どちらも「担当者」に設定し、役割はチェックリストをつかって分担しましょう。

ステップ間の引き継ぎに注意

  • 一連の業務の流れの途中で担当者が変わる場合、そこで引き継ぎ漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。必要な情報がちゃんと引き継げるように、コメントや添付ファイルで情報を残しておき、引き継ぐ際には引き継いでもらう人にタグ付けをして連絡するようにしましょう。

定例MTGで各案件の進捗を確認

  • 定期的にJootoをチームメンバーの前で投影しながら進捗確認MTGを実施するのがおすすめです。その場で案件の進捗状況や滞留している案件の問題を確認できるだけでなく、「Jootoを更新しなくてはいけない」という意識の醸成にもつながります。
  • Jootoを使った定例MTGの例:進捗確認MTG

    ・毎朝Jootoを投影しながら、各人が自分の担当する案件の進捗状況を5-10分で説明。
    ・それに対して管理者や他メンバーがコメント、必要に応じて、案件の優先度や割り振りを見直す。

  • 業務のサイクルに合った頻度でMTGを実施する。サイクルが短い業務の場合、高頻度でのチェックが必要。

この使い方で役立つ機能

フィルター

  • 各案件で担当者を設定していれば、フィルター機能を使って、特定の担当者がかかえる案件の状況をチェックできます。同様に、案件の分類をラベルを使って設定すれば、案件の分類での絞り込みが可能です

フォロー

管理者の場合は自分では担当しないが、注視しておきたい案件があるものです。そのような場合には、タスク詳細の右上の星をクリックしてフォローをすることで、更新状況が通知されるようになります。

タスク・チェックリストの複製

同様の手続きを伴う案件が繰り返し発生する場合は、タスクやチェックリストを複製すると便利です。 必要な手続きがチェックリストとして組み込まれたタスクを、複製用に一つ作っておき、案件が新たに発生したときは、それを複製して使うのがよいでしょう。

関連するテンプレート

案件進捗管理:以下のテンプレートを使えば、このページで説明したようなJootoの設定があっというまに出来上がります。

※テンプレートをご自身のJootoのページに複製してご利用いただくことができます。

Jootoを活用した組織管理の事例

“以前は毎朝1時間かけていた進行確認の時間が不要になったため、それだけで月20時間の効率化が実現しています。また、進行状況がすべて「見える化」されたことにより、確認の漏れや抜けが起こりにくく、その点でも効率化されています” 遠州鉄道株式会社 グループ経営推進本部経営企画部営業推進課 石橋 正義さん”

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