プロジェクト管理におけるコストを導入前より約50%削減
Jootoで業務連絡と進捗を一括管理

東京都新宿区にあるZenken株式会社は、1975年に創業。学習教材の出版や学習塾の運営などの教育関連事業を手がけ、現在はマーケティングと海外人材のZenkenとしてマーケティング事業と海外人材事業に力を入れている。

今回、お話を伺ったのは、同社eマーケティング事業本部グローバルニッチトップ事業部マネージャーの岡田裕智（おかだ・ゆうじ）氏。岡田氏が所属するグローバルニッチトップ事業部では、マーケティングセグメントの中の「ニッチトップのWEBマーケティング事業」を担っており、クライアントの強みを発信できるWEB集客メディアの制作・運用を支援。コンサルティングから運用まで、コンテンツマーケティングを中心としたWEBマーケティングに関する全てをワンストップで提供できるのが特徴だ。

同社では、クライアントとのやり取りにメールとチャットツールを使用していた。その後、プロジェクト管理ツールの利用を始めたものの運用が上手くいかず、Jootoの導入に至ったという。Jooto導入後、同社のプロジェクト管理体制がどうなったのか。導入前の背景も含めて聞いた。

創業後、教育関連事業を手がけ
現在はIT事業や語学事業を展開

―　事業内容について教えてください。

弊社は1975年に創業した会社です。創業当初は、学習教材の出版や学習塾の運営などの教育関連事業を手がけてきました。現在はマーケティングと海外人材のZenkenとしてマーケティング事業と海外人材事業を行っています。

―　岡田様の担当業務についてお聞かせください。

eマーケティング事業本部グローバルニッチトップ事業部のSEOコンサルタントです。本事業部では、グローバルニッチトップ事業におけるポジショニングメディアやブランディングメディアの運用をしています。私はSEOコンサルタントとして、コンテンツマーケティングにおけるコンサルティング業務はもちろんのこと、チームメンバーの進捗管理や人材育成なども行っています。

―　どのような形でJootoを活用していますか？

Jootoを利用しているのはグローバルニッチトップ事業部のメンバーで、人数は30〜40人程度。業務におけるタスクが多いこともあり、私のチームがメインで使っています。もちろん、私のところ以外でもJootoを利用しているチームはあります。

シンプルな機能と分かりやすい説明
「誰もがすぐに使える」ツールを選択

―　Jooto導入前はどのようにして業務管理を行っていましたか？

Excelやスプレッドシートなどを使い、チームメンバー各々でプロジェクトを管理していました。クライアントへの連絡はメールとチャットツールを使用。各々が管理しているプロジェクトを共有する場面が少ないうえ、クライアントとのやり取りも個々で行っていたことから、「誰が何をどこまで進めているのか」をチーム内で把握できないのが課題でした。

―　Jootoを導入するに至った背景についてお聞かせください。

先述の課題を改善すべく、プロジェクト管理ツールを導入しました。これはJootoとは別のツールなのですが、海外製であることから、ヘルプページや機能説明において言語的に若干分かりづらさを感じていました。

また、利用できる機能が多いこと自体は悪くはなかったのですが、社内ではそれらの機能を余すことなく上手く使いこなすことができていませんでした。フルに使いこなせないことで、コスト面で「もったいない」と思う事もあり、他に何かないかを探していました。

そこで、「よりシンプルで使いやすい」ツールの導入を検討。Jootoを見つけ、無料プランで試しに利用してみました。試しに利用している段階でも疑問点を伝えるとすぐにJootoの営業担当の方から回答が来たので安心感がありました。

―　何が決め手となりJootoを選んだのでしょうか？

3点あります。まず、リスト機能が弊社のプロジェクト管理の方法に合っていると感じたことです。次に、Jootoは日本の企業が運営しているツールであること。言語面での問題がなく、社内の誰もが簡単に使えると感じました。そして、1ユーザーごとに500円から利用できること。それまで利用していたツールと比較し、コスト削減効果が高いと判断しました。

「ゲスト機能」を活用して
クライアントへの連絡もJootoで行う

―　具体的にどのような形でJootoを利用していますか？

案件単位でプロジェクトを作成してカンバン方式で使う形で、案件の進捗管理で活用しています。会議のアジェンダの管理もJootoで行っています。Jootoの利用方法についてはプロジェクト単位で一定のルールを定めてはいますが、基本的に「何かしらの進捗を見える化したい時は自由に使って問題ない」というスタンスで運用しています。メンバーの中には、Jootoで自身の行動目標の進捗管理をしている人もいるようです。

―　「ゲスト機能」でクライアントとのやり取りをされているとのことですが、詳しくお聞かせください。

Jootoの導入前はメールやチャットツールでクライアントとやり取りしていたのですが、「重要なメッセージが埋もれてしまう」「やり取りの流れが分からない」などの課題がありました。場合によってはクライアントに進捗状況を一から説明しなくてはならないケースもあり非効率だと感じていました。

そこで、進捗を都度説明しなくても問題ない仕組みを作りたいと考えて、クライアントとの連絡にJootoのゲスト機能を利用することにしました。Jootoではライセンス数に応じて「ゲスト」を無料で招待できるので、この点は大きなポイントだと感じています。

本部署のクライアントの中には、ITツールに対して苦手意識のある方もいます。しかし、Jootoくらいシンプルで分かりやすく、日本語対応もしているツールであればITに苦手意識を感じる人でも入りやすいと考えました。

―　Jootoで便利だと感じる機能は何ですか？

「チェックリスト機能」です。Jootoでは1つのタスクのなかに、「チェックリスト」の形でサブタスクを作成できます。以前のツールではサブタスクも1つの「タスク」として作成しなくてはならなかったので、各案件に紐付くコメント、その他のやり取りが分かれてしまっていました。Jootoでは1つのタスク内で全てを完結できるので、以前のツールと比較すると必要なメッセージを探す手間がなくなりました。

また、CSVのインポート・エクスポート機能も活用しています。ただし、欲を言うなら1回でインポートできる上限が増えるとより便利に使えるようになると感じています。

―　Jootoを導入して変わった点は何ですか？

以前のプロジェクト管理ツール利用時と比較すると、費用面で約50%のコスト削減効果を実現しました。価格がリーズナブルにもかかわらず、「チェックリスト機能」や「ゲスト機能」なども含めて、プロジェクト管理をするために十分な機能が備わっているのは魅力です。

各チームの仕事を「見える化」して
社内の誰もが成長できる環境づくりを目指す

―　Jooto導入の際、他の社員の皆さまはどのような反応でしたか？

「Jootoなら問題なく使えそうだ」との声が多くありました。実際、今、利用状況を見ると、以前のツールよりも負担なく使えている様子です。

―　今後、Jootoをどのように活用していきたいですか？

ツールによっては、使える機能が多すぎると逆に使いづらくなってしまう懸念もありますが、Jootoは余分な機能が削ぎ落とされており、使いやすいツールです。今後もJootoを活用して、無駄のないプロジェクト管理を進めていこうと思っています。

また、「ゲスト機能」を活用したクライアントとのプロジェクト共有も引き続き進めていきます。クライアントと一緒にJootoを活用する機会を増やし、今以上に案件を「見える化」して、お互いの業務効率化に繋げていけたらと思います。