Jootoの連携機能をフル活用、
情報の一元化で採用業務を大幅改善

滋賀県彦根市に本社を置く株式会社ヨシハラシステムズは、1959年の創業以来、地域密着型のクリーニング事業をはじめ、宅配クリーニングサービス「せんたく便」の提供やクラウド管理システム「Cleaning.shop」の開発・運用など多角的に事業展開している。同社は、採用管理における業務課題に対し、Jootoを活用。今回は、同社代表取締役吉原保（よしはら・たもつ）さんに、Jootoをどのように活用して業務改善に繋げたのかを伺いました。

地域の「御用聞き」から全国へ
独自の宅配クリーニングシステムを開発

―　御社について教えてください。

弊社は1959年に「御用聞きスタイル」で祖父が創業しました。私は3代目です。現在は、滋賀県を中心にクリーニング店を運営。2009年には宅配クリーニングサービス「せんたく便」を開始し、配送業者と連携して全国の顧客へクリーニングサービスを提供しています。

―　「せんたく便」についてお聞かせください。

「せんたく便」は、インターネットから24時間いつでも申し込める宅配クリーニングサービスです。往復送料や手数料、会費等はかかりません。料金体系につきてましては、「ワイシャツ」「スーツ」などの品目別ではなく、衣服の点数で価格を決める「パック」を導入。撥水や汗抜きなどの加工を希望するのであれば、パック料金にプラスしてオプション料金が追加されます。

一般的なネットショップとは異なり、「せんたく便」には「集荷バッグのお届け」「衣類の集荷」「クリーニング後の衣類のお届け」という3つのステップが存在します。衣類の追跡状況を管理するため、独自のシステムを開発。ネットショップの機能に加えて顧客情報や衣類管理を一元化し、確実な衣類追跡や配送遅延防止に役立てています。企業や個人事業主を対象とした法人向けの宅配クリーニングも行っています。

―　御社の「せんたく便」のシステムをOEM提供していると伺いました。詳しく教えてください。

「せんたく便」を長く運営する中で培ったノウハウをもとに宅配クリーニング専用のクラウド管理システム「Cleaning.shop」を開発し、OEM提供しています。一般的なネットショップを構築することなく、宅配クリーニング事業を始められます。納期遅延といった同業者が抱える課題解決にも役立つと思います。

JootoとGoogleフォームの連携で
応募者情報の入力を自動化

―　採用管理にJootoを利用していると伺いましたが、具体的にどのような使い方をしていますか？

弊社では、Googleフォームで採用申し込みフォームを運用しています。そこで、JootoとGoogleフォームを連携し、タスクとして採用管理のボードへ自動的に応募者情報が登録されるようにしました。また、Chatworkとも連携し、Jootoにタスクが作成されたら自動的に通知が採用関係者へ届くようにもしました。

タスクは、応募者1人に対して1つ作成されます。タスクが作成されたら人事部のChatWorkへ通知が届きます。通知を見たら人事部が応募者へ連絡して面接日時を案内し、各部署の担当者が面接を実施。選考が進むにつれてタスクを右へ移動し、「誰がどの選考段階にいるのか」を視覚的に把握しています。

面接予定日時の入力や選考過程の管理は面接担当者が行います。選考テストの結果や配属先もJootoで管理。人事担当者と面接官、一部の管理職のみに閲覧権限を与えて情報管理の徹底を図っています。採用管理のボードは、Jootoのテンプレートをもとに作成しました。

―　Jooto導入前は、どのようにして採用管理を行っていましたか？

Googleフォームとスプレッドシートを用いた採用管理を行っていました。面接の進捗状況やテスト結果、採用判断といった情報については、各担当者が個別に記憶やメモで管理。しかし、担当者間での情報共有がなされず、ミスに繋がることもありました。このため、採用に関する情報を一元管理する必要があると考えました。

採用に関する情報をJootoで一元管理
共有不足によるミスも軽減

―　Jootoを導入後、採用管理業務にどのような変化がありましたか？

Jootoで採用に関する情報を一元管理しているため、面接担当者以外のメンバーでも選考状況を把握できるようになりました。情報共有がなされないことで発生していたミスもなくなり、採用管理業務の効率化に大きく貢献しています。

―　Jootoで便利だと感じる機能を教えてください。

シンプルなカンバン形式である点です。他にもカンバン形式のツールはありますが、機能が多すぎて使いこなせない懸念がありました。その点、Jootoはシンプルなカンバン形式のツールなので、社内に浸透させやすそうだと感じました。もともと社内のコミュニケーションツールとして利用しているChatWorkとの連携機能も便利です。

デザインや販促物の制作進行管理
採用以外でもJootoが活躍

―　採用管理以外でJootoを活用している場面はありますか？

店舗ポスターやチラシ、DMなどのデザイン制作進行管理に活用しています。作業の進捗状況を左から右へ移動させるシンプルな方法で管理。デザイナーが作成した制作物は、全てJootoに保存しています。料金やセール内容など過去の制作物に修正を加えたい時も、Jootoを見れば迅速に検索できます。採用管理と同様に、Chatworkと連携して通知が届くようになっているので、情報共有もスムーズです。

―　他にJootoを活用したい場面はありますか？

店舗の納品管理にJootoとGoogleフォームの連携を活用できると考えています。例えば納期が過ぎても店舗に届いていない品物があれば、店舗スタッフは工場へ連絡する必要があります。しかし、現時点で店舗と工場がやり取りする手段は電話もしくはFAXです。必要な書類も紙での管理だと煩雑になりがちなので、課題だと感じていました。

Jootoを導入すればシステム上で品物の状況を把握できるため、電話やFAXでの確認作業がなくなります。これもまたGoogleフォームと連携すればフォームに必要項目を入力して送信するだけで、Jootoに一覧表示できる仕組みが作れます。先の未着品の問い合わせの場合、店舗名と担当者情報、問い合わせ日、品物詳細、管理番号などを送ればJootoにタスクが作成されます。画像も添付できるので、迅速かつ効率的な未着品の捜索に繋がるはずです。

クリーニング業界の新たな可能性を見出し、
事業成長を図る

―　今後、どのようにJootoを活用したいとお考えですか？

Jooto導入により、採用や制作物に関する情報整理の負担が軽減されました。今後は、Jootoの活用範囲を広げ、他の業務でも使える部分があれば積極的に活用していきたいと考えています。

まず考えているのが、店舗の備品管理における活用です。宅配クリーニング事業ではWebサービスである特性上、メールやLINEでお客さまとやり取りするなどデジタル化が進んでいます。一方で、店舗運営はアナログな部分が多く残っている状況です。特に備品の注文はFAXで行っているため、情報共有が円滑ではありません。今後は全店舗にタブレットPCを配布予定でもあることから、備品の注文や店舗と工場のやり取りにJootoを活用していきたいです。

―　御社の今後の展望についてお聞かせください。

クリーニングは今後も必要とされる業種であるものの、人口減少によって市場全体の縮小は避けられないだろうと考えています。このような状況の中で重要になってくるのが、クリーニング業界における「新たな取り組み」です。ただクリーニングをサービスとして提供するだけに留まらない事業展開も視野に入れています。また、法人向けのクリーニングサービスやOEM提供などの「他社とのコラボ」を通じて、事業を成長させたいと思います。